Sollicitatiegegevens bewaar je maximaal vier weken na afwijzing. Met toestemming van de kandidaat verleng je die termijn naar maximaal een jaar. De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert deze richtlijn op basis van de AVG.
Toch bewaren veel recruiters cv’s, gespreksnotities en assessmentresultaten langer dan toegestaan, soms zonder het te beseffen.
Hier lees je per type gegeven welke bewaartermijn geldt, waar je gegevens over het hoofd ziet, en hoe je dit in de praktijk regelt.
Bewaartermijnen voor sollicitatiegegevens
Van sollicitatie tot talentpool en personeelsdossier: zo bewaar je cv’s en kandidaatgegevens conform de AVG.
Wat zijn sollicitatiegegevens volgens de AVG?
Sollicitatiegegevens zijn alle persoonsgegevens die je verzamelt tijdens het recruitmentproces. Dat begint bij het cv en de motivatiebrief, maar gaat veel verder.
Een deel van de recruiters denkt dat alleen het cv en de brief onder de AVG vallen. Dat klopt niet. Ook deze gegevens zijn persoonsgegevens: de notities die je maakt tijdens een selectiegesprek, resultaten van een pre-employment screening, e-mailcorrespondentie met de kandidaat, en LinkedIn-profielinformatie die je opslaat.
De AVG zelf noemt geen concrete bewaartermijnen. In plaats daarvan geldt het principe van opslagbeperking: bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor je ze verzamelde.
Bewaartermijnen per type gegeven
De bewaartermijn hangt af van de uitkomst van de sollicitatie. Hieronder vind je de drie situaties die je als recruiter tegenkomt.
Afgewezen kandidaten: de 4-weken-regel
De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert om sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken na het einde van de procedure te verwijderen. Dit geldt voor alle gegevens: cv, brief, gespreksnotities, assessmentresultaten en e-mails. Start de termijn op het moment dat je de afwijzing verstuurt.
Let op: vier weken is een richtlijn, geen harde wettelijke termijn. Een gemotiveerde afwijking is juridisch toegestaan. Een recruiter die zes weken aanhoudt omdat er nog een proeftijd loopt van de gekozen kandidaat, heeft daar een verdedigbaar argument voor. Een bewaartermijn van zes maanden “voor de zekerheid” is dat niet.
De NVP Sollicitatiecode (versie september 2025) bevestigt deze vierwekentermijn en voegt toe dat je kandidaten altijd informeert over de bewaartermijn in je privacyverklaring. Die transparantie is ook een belangrijk onderdeel van een goede candidate journey.
Talentpool: bewaren met toestemming (max 1 jaar)
Wil je een kandidaat in je talentpool opnemen? Dan vraag je daar actief toestemming voor. Die toestemming geeft je het recht om gegevens maximaal een jaar te bewaren.
Na dat jaar vraag je opnieuw toestemming. Stilzwijgend verlengen is niet toegestaan. Reageert de kandidaat niet op je verzoek? Dan verwijder je de gegevens. Dit actieve verlengingsproces is een uitdrukkelijke eis in de NVP Sollicitatiecode 2025.
Drie voorwaarden voor een conforme talentpool: de toestemming is specifiek en schriftelijk vastgelegd, je informeert de kandidaat vooraf over het doel (toekomstige vacatures), en je biedt een duidelijke optie om toestemming in te trekken.
Aangenomen kandidaten: overgang naar personeelsdossier
Bij aanname mag je relevante sollicitatiegegevens opnemen in het personeelsdossier. Het cv, de arbeidsovereenkomst en eventuele screeningsresultaten krijgen dan een nieuwe bewaartermijn op basis van de arbeidsrelatie.
Voor een kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring geldt een fiscale bewaarplicht van vijf jaar na uitdiensttreding. Voor overige dossiergegevens adviseert de AP een bewaartermijn van twee jaar na uitdiensttreding.
Gegevens die niet relevant zijn voor de arbeidsrelatie (zoals aantekeningen over andere kandidaten die je in dezelfde procedure sprak) verwijder je alsnog binnen vier weken.
Waar recruiters gegevens vergeten te verwijderen
De meeste recruiters configureren hun ATS correct. De bewaartermijnen staan ingesteld, en het systeem verwijdert automatisch. Toch blijven kandidaatgegevens op andere plekken staan.
Veelgemaakte fout: gegevens buiten je ATS
Je ATS is opgeschoond, maar cv’s staan nog in je mailbox, op een gedeelde schijf, in een Excel-bestand of in een WhatsApp-groep met de hiring manager. Al deze kopieΓ«n vallen onder dezelfde bewaartermijn. Verwijder gegevens overal tegelijk, niet alleen in het systeem dat je het eerst te binnen schiet.
De plekken die recruiters het vaakst over het hoofd zien: e-mailbijlagen met cv’s en assessmentrapporten, gedeelde mappen op SharePoint of Google Drive, berichten in Teams- of WhatsApp-groepen met hiring managers, printversies van cv’s die na gesprekken op bureaus blijven liggen, en LinkedIn-notities of InMail-gesprekken.
Een praktische aanpak: maak een checklist van alle plekken waar kandidaatgegevens terechtkomen in jouw organisatie. Loop deze checklist door bij elke verwijderronde. Zo voorkom je dat gegevens onbedoeld blijven bestaan.
Anonimiseren als alternatief voor verwijderen
Niet alle data hoef je te verwijderen. Anonimiseren is een volwaardig alternatief. Geanonimiseerde gegevens vallen niet meer onder de AVG, omdat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon.
Dit is bijzonder nuttig voor je recruitmentdata. Je wilt weten hoeveel kandidaten je per vacature spreekt, hoe lang je time-to-hire is, en welk percentage kandidaten afhaakt na het eerste gesprek. Die inzichten heb je nodig om je proces te verbeteren, en daarvoor zijn geen namen of contactgegevens nodig.
Anonimiseren betekent wel dat de gegevens op geen enkele manier meer te herleiden zijn. Alleen een voornaam verwijderen is niet voldoende als de combinatie van functie, datum en woonplaats iemand alsnog identificeert.
Wat doe je bij een inzage- of verwijderverzoek?
Kandidaten hebben het recht om te vragen welke gegevens je over hen bewaart (inzagerecht) en om verwijdering te vragen (recht op vergetelheid). Je reageert binnen vier weken op zo’n verzoek.
Bij een inzageverzoek geef je een compleet overzicht: welke gegevens je hebt, waarvoor je ze gebruikt, hoe lang je ze bewaart, en met wie je ze deelt. Vergeet hierbij niet de gegevens buiten je ATS, in mailboxen en op gedeelde schijven.
Bij een verwijderverzoek verwijder je alle gegevens, tenzij je een wettelijke grondslag hebt om ze te bewaren. Een lopende selectieprocedure is een geldige reden om niet direct te verwijderen. Na afronding van de procedure geldt de reguliere bewaartermijn.
Documenteer elk verzoek en je reactie. Zo toon je aan de Autoriteit Persoonsgegevens dat je zorgvuldig met rechten van kandidaten omgaat. Wil je dit onderwerp praktisch verdiepen met collega-recruiters? In een training werk je met concrete scenario’s en krijg je direct toepasbare templates.
Arbeidsrecht bij werving en selectie
Van AVG-bewaartermijnen tot de NVP Sollicitatiecode en AI Act: lees alles over de juridische kaders.
Veelgestelde vragen over bewaartermijnen sollicitatiegegevens
Hoe lang mag je een cv bewaren van een sollicitant?
Na afwijzing bewaar je het cv maximaal vier weken. Dit is de richtlijn van de Autoriteit Persoonsgegevens. Met actieve, schriftelijke toestemming van de kandidaat verleng je de bewaartermijn naar maximaal een jaar. Na dat jaar vraag je opnieuw toestemming of verwijder je de gegevens.
Mag je het cv van een sollicitant bewaren voor een talentpool?
Ja, maar alleen met uitdrukkelijke toestemming van de kandidaat. Je informeert de kandidaat waarvoor je de gegevens bewaart en biedt altijd de optie om toestemming in te trekken. De maximale bewaartermijn is een jaar, waarna je actief opnieuw toestemming vraagt. Stilzwijgend verlengen is niet toegestaan volgens de NVP Sollicitatiecode 2025.
Wat zijn de AVG-regels voor sollicitatieprocedures?
De AVG schrijft voor dat je alleen gegevens verzamelt die relevant zijn voor de selectie, kandidaten informeert over de verwerking via een privacyverklaring, gegevens niet langer bewaart dan nodig, en kandidaten het recht geeft op inzage, correctie en verwijdering. De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert vier weken als gebruikelijke bewaartermijn na afwijzing.
Vallen gespreksnotities en assessmentresultaten ook onder de bewaartermijn?
Ja. Alle persoonsgegevens die je verzamelt tijdens het selectieproces vallen onder dezelfde bewaartermijn. Dat geldt voor gespreksnotities, assessmentresultaten, referentiechecks, e-mailcorrespondentie en screeningsrapporten. Verwijder ze tegelijk met het cv.
Wat als een kandidaat vraagt om verwijdering tijdens de selectieprocedure?
Je hebt het recht om gegevens te bewaren zolang de selectieprocedure loopt, mits je daar een geldige grondslag voor hebt. Na afronding geldt de standaard bewaartermijn van vier weken. Reageer binnen vier weken op het verzoek en documenteer je reactie.
Hoe voorkom je dat cv’s op meerdere plekken blijven staan?
Maak een checklist van alle locaties waar kandidaatgegevens terechtkomen: ATS, e-mail, gedeelde mappen, chat-apps en printversies. Loop deze checklist door bij elke verwijderronde. Werk bij voorkeur met links naar het brondocument in je ATS in plaats van kopieΓ«n te versturen.
Over de auteur
Jacco Valkenburg is recruitment architect, auteur en trainer met 25 jaar ervaring. Hij is auteur van meerdere recruitmentboeken waaronder Recruitment 4.0 en Eerlijk over selectie.
