ATS recruitmentsysteem kiezen? Een expert gids

Binnen recruitmenttechnologie is het vinden van het juiste recruitmentsysteem, ook wel Applicant Tracking Systeem (ATS) genoemd, van groot belang voor je recruitmentproces. Met maar liefst 46 verschillende aanbieders van recruitmentsystemen in Nederland alleen al, zien veel organisaties door de bomen het bos niet meer.

In deze expert gids neem ik je mee door het maken van een shortlist voor een ATS-systeem, met aandacht voor veelvoorkomende valkuilen en praktische tips.

1) Waarom HR-administratiesystemen geen ATS zijn

Laten we direct duidelijk zijn: een HR-administratiesysteem is géén ATS. Dat zeggen deze leveranciers vaak zelf ook, letterlijk.

Je herkent het vast: je IT-afdeling of HR-management komt enthousiast met het “goede nieuws” dat jullie het HR-administratiesysteem gebruiken voor alles, ook voor recruitment. Dat is vergelijkbaar met een vork gebruiken om soep te eten. Het is in eerste instantie een prima plan (het is immers ook bestek), maar je komt er snel achter dat het niet bepaald ideaal is.

Een HR-administratiesysteem is fantastisch in wat het doet:

• Financiële administratie
• Personeelsadministratie
• Salarisverwerking
• Urenregistratie

Maar het is niet ontworpen voor:

• Een recruitmenttool zijn (dat is echt een ander vak)
• Kandidaten sourcen (daar hebben ze niet over nagedacht)
• Je recruitment workflow regelen (dat laten ze graag aan anderen over)

Zoals Nina, een recruiter die dagelijks met een HR-systeem werkt, het verwoordt: “Wij werken met ons HR-systeem en hebben wat aanpassingen laten doen, zodat het een beetje werkbaar is, maar we hebben een tijd terug demo’s gekregen van twee ATS providers en we zagen onze droom tot leven komen. Nu doen we zoveel handmatig. Het systeem voor ons laten werken, dat lukt niet met ons HR-systeem.”

De oplossing? Koppel een echt ATS aan je HR-systeem. De meeste HR-systemen hebben daar goede integraties voor. Het is als een perfect huwelijk: beide partners doen waar ze goed in zijn, en samen maken ze elkaar sterker.

2) Hoe een shortlist te maken? Een werkend stappenplan

“Welk ATS kies ik?” Deze vraag zie je regelmatig in Facebook-groepen of op LinkedIn. Hoewel het verleidelijk is direct naar ervaringen van anderen te vragen, is dit niet de beste aanpak. Elke organisatie is uniek met specifieke processen, cultuur en behoeften. Wat voor een ander werkt, past soms niet bij jouw organisatie.

Hieronder vind je een doordacht stappenplan om een goede shortlist te maken, gebaseerd op enkele belangrijke keuzepunten:

Keuzemoment 1: Nederlands(talig)e leverancier of internationale oplossing?

De eerste belangrijke keuze betreft een Nederlandstalige contactpersoon, documentatie, helpdesk, etc. Dit bepaalt je keuze uit 46 Nederlandse ATS-leveranciers of uit 1000+ buitenlandse partijen.

Voordelen Nederlandse leverancier:

• Lokale ondersteuning in je eigen taal
• Bekend met Nederlandse wet- en regelgeving
• Gemakkelijker persoonlijk contact
• Systeem is vaak ingericht op de Nederlandse arbeidsmarkt

Voordelen internationale leverancier:

• Vaak meer innovatieve functionaliteiten
• Soms lagere kosten (schaalvoordelen)
• Betere oplossingen als je internationaal werft
• Meer ervaring met complexe, grootschalige implementaties

Keuzemoment 2: Wat is jouw primaire business activiteit?

Als je gekozen hebt voor een Nederlands(talig)e leverancier, dat zijn er 46, dan is de volgende vraag: zoek je een corporate recruitmentsysteem, een bemiddelingssysteem, een detacheringssysteem of een uitzendoplossing?

Dit reduceert je keuze aanzienlijk:

• Corporate recruitmentsystemen: 29 opties
• Bemiddelingssystemen: 17 opties
• Detachering/uitzendoplossingen: 10 opties

Kies het type dat past bij je kernactiviteit. Een verkeerde keuze hier veroorzaakt jaren van frustratie en inefficiëntie.

Keuzemoment 3: DIY of professionele implementatie en ondersteuning?

Stel je zoekt een Nederlands corporate recruitmentsysteem (29 ATS-en), dan is de volgende vraag: kies je voor een do-it-yourself implementatie of heb je hulp en maatwerk nodig?

DIY-oplossingen zijn ideaal als:

• Je een beperkt budget hebt
• Je een eenvoudig recruitmentproces hebt
• Je intern technische expertise hebt
• Je snel start zonder uitgebreide implementatie

Oplossingen met professionele begeleiding zijn beter als:

• Je recruitmentproces complex is
• Je specifieke wensen hebt die maatwerk vereisen
• Je geen interne resources hebt voor implementatie
• Je een vlekkeloze integratie wenst met bestaande systemen

Keuzemoment 4: Budget en organisatiegrootte

Als je kiest voor hulp bij implementatie of maatwerk, dan bepalen de grootte en het budget van jouw organisatie de volgende keuze.

Grotere organisaties (500+ medewerkers, substantieel budget):

• ATS-systemen die zich onderscheiden door flexibiliteit (zoals customisation en integraties) en volledige ontzorging door een goede implementatie en nazorg.
• Systemen die als ondergrens minimaal 500 medewerkers en €50K implementatiebudget hanteren.
• Enterprise-oplossingen van grote HRIS-leveranciers, houd rekening met dure en lange implementatietrajecten, en het eventueel aannemen van een extra HRIS-medewerker.

Middelgrote organisaties:

• Er zijn verschillende systemen die zich richten op de middenmarkt
• Deze bieden een goede balans tussen functionaliteit en prijs

Kleinere organisaties met beperkt budget:

• Er zijn diverse toegankelijke oplossingen voor kleinere organisaties
• Deze systemen bieden eenvoudige implementatie en beheer

Na deze keuzestappen

Nadat je deze vier keuzestappen hebt doorlopen, blijft er een behapbare shortlist van ongeveer 3-5 systemen over om verder te onderzoeken. Met deze shortlist neem je de volgende stappen:

1. Een gedegen briefing/request for proposal opstellen
   Beschrijf je proces en de functionele en technische eisen waaraan het ATS voldoet.
2. Demos en gesprekken plannen
   Nodig leveranciers uit voor een demo en gesprek om je specifieke situatie te bespreken.
3. Oriënteer je bij andere werkgevers
   Vraag naar ervaringen met deze specifieke systemen bij vergelijkbare organisaties.

3) De specificaties per type ATS: Corporate, bemiddeling, detachering of uitzenden

Zoals in het stappenplan vermeld, is een van de belangrijke keuzes of je een corporate ATS / recruitmentsysteem kiest of een systeem specifiek voor bemiddeling, detachering of uitzenden. Het lijkt een simpele keuze, maar in de praktijk blijkt dit vaak lastiger dan gedacht. Veel leveranciers claimen dat hun software geschikt is voor meerdere doeleinden, maar de realiteit is genuanceerder.

Corporate recruitmentsystemen (29 opties in Nederland)

Corporate systemen zijn gebouwd vanuit het perspectief van een werkgever die eigen personeel werft. Ze blinken uit in:

• Employer branding functionaliteiten
• Candidate experience en sollicitantenportals
• Workflow management voor hiring managers
• Integratie met interne HR-systemen
• Onboarding-modules

De focus ligt op het realiseren van een professionele ervaring voor de kandidaat en de interne stakeholders, zoals hiring managers en HR.

Recruitmentsystemen voor bemiddelaars (17 opties in Nederland)

Bemiddelingssystemen zijn geoptimaliseerd voor werving & selectiebureaus die kandidaten bij verschillende opdrachtgevers plaatsen. Ze blinken uit in:

• Kandidaat-matching functionaliteit
• CRM-integratie voor opdrachtgeverbeheer
• Financiële modules voor facturatie
• Talentpool management
• Geavanceerde zoekfunctionaliteit in kandidatenbestanden

Deze systemen zijn ontworpen om snel de juiste match te maken tussen kandidaat en opdrachtgever en het commerciële proces te ondersteunen.

Detacherings- en uitzendsystemen (10 opties in Nederland)

Detacherings- en uitzendsystemen hebben specifieke functionaliteiten gericht op het uitzenden en detacheren van personeel:

• Complexe planningsmodules
• Urenregistratie en -goedkeuring
• Contractbeheer voor flexibele arbeidskrachten
• Verloning en facturatie
• Compliance-functionaliteit rondom flexwetgeving

Ze ondersteunen het gehele traject van plaatsing tot en met facturatie en verloning.

De gevolgen van een verkeerde keuze

Het kiezen van het verkeerde type ATS heeft soms verstrekkende gevolgen:

1. Een corporate organisatie met een bemiddelingssysteem:
   • Te complexe interfaces voor hiring managers
   • Onnodige functionaliteit die verwarring schept
   • Hoge gebruikersdrempel leidt tot lage adoptie
2. Een bemiddelingsbureau met een corporate ATS:
   • Mist belangrijke functionaliteiten voor kandidaat-matching
   • Geen goede ondersteuning voor het commerciële proces
   • Beperkte mogelijkheden voor talentpool management
3. Een uitzendorganisatie met een corporate of bemiddelingssysteem:
   • Problemen met urenregistratie en planning
   • Geen ondersteuning voor de complexe administratieve processen
   • Compliance-risico’s door gebrek aan specifieke functionaliteit

Kies het type systeem dat past bij je kernactiviteit. Een verkeerde keuze hier leidt soms tot jaren van frustratie, inefficiëntie en uiteindelijk een kostbare overstap naar een ander systeem.

4) DIY of professionele implementatie: De ware kosten en consequenties

Wat veel organisaties onderschatten is de impact van ATS software implementatie. Het is meer dan alleen het installeren van nieuwe software: het vraagt om een complete herziening van je recruitmentproces. Gebruikers trainen, data migreren, en processen aanpassen zijn dan de acties.

De ware kosten van DIY-implementatie

DIY-implementatie lijkt op het eerste gezicht goedkoper, maar de verborgen kosten zijn soms aanzienlijk:

Directe kosten:

• Lagere initiële implementatiekosten
• Meestal lagere licentiekosten

Verborgen kosten:

• Interne uren van je team (vaak 200-400 uur voor een middelgrote implementatie)
• Langere implementatietijd (gemiddeld 25-50% langer dan bij professionele implementatie)
• Hoger risico op fouten en herwerk
• Productiviteitsverlies tijdens de implementatiefase
• Soms verminderde adoptie door gebruikers

DIY-oplossingen bieden gebruiksvriendelijke interfaces en stapsgewijze handleidingen, maar voor complexere organisaties is dit vaak niet voldoende.

Wat heb je nodig voor een goede implementatie van een recruitmentsysteem?

Voor een goede implementatie heb je in ieder geval nodig:

• Een projectmanager met ruime ervaring op het gebied van recruitment
• Sterke projectmanagement vaardigheden
• Technische affiniteit en begrip van ICT-integraties
• Een gedetailleerd implementatieplan
• Duidelijke rolverdeling en verantwoordelijkheden

Workflows her- of beschrijven, technische en functionele eisen stellen, integratie met een website realiseren, standaard formulieren en brieven invoeren, gebruikers trainen, etc. Dit doet men zelden “er even bij”.

Professionele implementatie: Wat mag je verwachten?

Leveranciers met professionele implementatie bieden volledige ontzorging tijdens de implementatie:

1. Dedicated implementatieconsultant
   Een expert die je door het gehele traject begeleidt
2. Gestructureerde projectaanpak
   Met duidelijke mijlpalen en deliverables
3. Trainingen op maat
   Voor verschillende gebruikersgroepen (recruiters, hiring managers, etc.)
4. Integratie met bestaande systemen
   Professionele begeleiding bij het koppelen aan HRIS, website, etc.
5. Change management
   Ondersteuning bij het creëren van draagvlak in de organisatie
6. Nazorg en support
   Toegewijde ondersteuning in de periode na go-live

Succesfactoren voor DIY-implementatie

Als je toch besluit voor een DIY-aanpak, zorg dan in ieder geval voor:

1. Een multidisciplinaire werkgroep
   Met vertegenwoordigers van recruitment, HR, IT en belangrijke stakeholders
2. Een gedegen projectmatige aanpak
   Met duidelijke deadlines, mijlpalen en verantwoordelijkheden
3. Voldoende tijd en resources
   Reken op 3-6 maanden voor een volledige implementatie
4. Duidelijke communicatie
   Creëer een formeel communicatieplan voor alle stakeholders
5. Training en adoptie
   Investeer in goede training en begeleiding van eindgebruikers

Een veel voorkomende valkuil is het onderschatten van de changemanagement component. Zelfs met de beste ATS software, als recruiters of hiring managers deze niet gebruiken, heb je er weinig aan.

5) Maatwerk of standaardoplossing: De juiste balans vinden

Een belangrijke vraag bij de selectie van een ATS is: “Is maatwerk de optie?” Deze vraag heeft vergaande gevolgen voor kosten, implementatietijd en toekomstige flexibiliteit.

De mythe van het unieke recruitmentproces

Veel organisaties zijn ervan overtuigd dat hun recruitmentproces uniek is en daarom maatwerk vereist. De werkelijkheid is echter genuanceerder:

• 80-90% van recruitmentprocessen volgen dezelfde basisstappen (vacature publiceren, kandidaten screenen, interviews plannen, aanbiedingen doen, etc.)
• 10-20% is organisatiespecifiek en adresseer je vaak met configuratie in plaats van echt maatwerk

Dit verklaart waarom er zoveel standaardoplossingen bestaan die voor het merendeel van de organisaties prima werken.

Wanneer is maatwerk wél een goede keuze?

Maatwerk is in bepaalde situaties de juiste keuze:

1. Sterk gereguleerde sectoren
   Bijvoorbeeld in de financiële sector, gezondheidszorg of overheid, waar specifieke compliance-eisen gelden die standaard systemen niet ondersteunen.
2. Zeer specifieke of complexe recruitmentprocessen
   Bijvoorbeeld bij het werven van hooggespecialiseerde profielen met unieke assessmentmethoden of bij organisaties met zeer specifieke security clearance processen.
3. Integratie met bestaande systemen
   Als je organisatie werkt met zelfontwikkelde of niche-systemen waar een standaardkoppeling niet voor bestaat.
4. Schaalgrootte
   Bij zeer grote organisaties verdienen kleine efficiëntieverbeteringen door maatwerk zich terug door het volume aan vacatures en kandidaten.

De verborgen kosten van maatwerk

Maatwerk brengt echter significante nadelen met zich mee:

• Hogere initiële kosten: Ontwikkeling van maatwerk is duur, vaak €50.000-€200.000 bovenop de standaardimplementatie
• Langere implementatietijd: 50-100% langer dan een standaardimplementatie
• Complicaties bij updates: Aanpassingen aan maatwerk zijn vaak nodig bij nieuwe versies van het systeem
• Afhankelijkheid van de leverancier: Je zit vast aan de ontwikkelaar van het maatwerk
• Hogere onderhoudskosten: Maatwerk vereist specifiek onderhoud en support

De middenweg: Configureerbare recruitmentsystemen

Huidige ATS-systemen bieden een middenweg door verregaande configuratiemogelijkheden:

Configuratie vs. Maatwerk:

• Configuratie: Aanpassingen binnen de mogelijkheden van het systeem zonder code-wijzigingen
• Maatwerk: Aanpassingen die wijzigingen in de broncode vereisen

Sommige leveranciers onderscheiden zich door flexibiliteit via configuratie en integraties, zonder in echt maatwerk te vervallen. Dit biedt het beste van twee werelden: aanpasbaarheid aan specifieke behoeften zonder de nadelen van maatwerk.

Hoe maak je de juiste keuze van een ATS?

1. Begin met een grondige procesinventarisatie
   Welke processen zijn specifiek en belangrijk voor je organisatie?
2. Identificeer de “must-haves” vs. “nice-to-haves”
   Wees kritisch over wat je organisatie daadwerkelijk vereist.
3. Onderzoek configuratiemogelijkheden
   Vraag leveranciers specifiek wat de opties zijn zonder maatwerk.
4. Maak een ROI-berekening voor maatwerk
   Weegt de investering op tegen de verwachte voordelen?
5. Overweeg proces-aanpassing
   Soms is het aanpassen van je proces aan de standaardfunctionaliteit beter dan andersom.

Praktijkvoorbeeld: Grote multinationale organisatie

Een internationale organisatie met 10.000+ medewerkers koos voor een ATS met uitgebreide configuratiemogelijkheden in plaats van maatwerk. Ze gebruikten deze configuratiemogelijkheden om:

1. Verschillende workflows per land te ondersteunen
2. Compliance-eisen voor diverse regio’s te adresseren
3. Integratie met hun HRIS-systeem te realiseren
4. Employer branding per merk aan te passen

Het resultaat was een implementatie die 40% sneller verliep dan gepland en 30% minder kostte dan een maatwerkoplossing gedaan zou hebben.

6) De 10 meest voorkomende valkuilen bij ATS-implementatie

De implementatie van een ATS is waar de meeste projecten mislopen. Uit onze ervaring met tientallen implementaties identificeerden we de 10 meest voorkomende valkuilen, met speciale aandacht voor de risico’s van do-it-yourself implementaties.

1. Onderschatting van tijd en resources

Valkuil: “We hebben het binnen 6 weken live!”
Realiteit: Een ATS-implementatie duurt gemiddeld 3-6 maanden, afhankelijk van de complexiteit.

Bij DIY-implementaties zien we vaak dat men de initiële tijdsinschatting met factor 2-3 overschrijdt. Dit leidt tot frustratie, budgetoverschrijdingen en verminderd vertrouwen in het project.

2. Geen betrokkenheid van alle stakeholders

Valkuil: “HR regelt dit wel even.”
Realiteit: Goede implementaties vereisen een multidisciplinaire aanpak.

Een ATS raakt veel afdelingen: HR, recruitment, IT, marketing, en niet te vergeten de hiring managers. Als je deze stakeholders niet vroeg betrekt, ontstaat er weerstand tijdens de implementatie.

3. Onvoldoende procesbeschrijving vooraf

Valkuil: “We passen onze processen wel aan het systeem aan.”
Realiteit: Een recruitmentsysteem faciliteert het recruitmentproces, niet andersom.

Zonder duidelijke procesbeschrijvingen vooraf, eindig je met een systeem dat niet aansluit bij de werkelijke behoeften van je organisatie.

4. Gebrek aan interne expertise

Valkuil: “Hoe moeilijk is het?”
Realiteit: ATS-implementatie vereist specifieke technische én recruitment expertise.

Zonder de juiste kennis in huis is het lastig de juiste beslissingen te nemen tijdens de implementatie, wat leidt tot suboptimale configuratie.

5. Onvoldoende training en adoptie

Valkuil: “De interface is intuïtief, training is niet nodig.”
Realiteit: Zelfs de meest gebruiksvriendelijke systemen vereisen goede training.

Als je gebruikers niet goed meeneemt, gebruiken zij het systeem niet optimaal. Bij DIY-implementaties onderwaardeert men training vaak of plant deze te laat in.

6. Onrealistische verwachtingen van technologie

Valkuil: “Het systeem lost al onze recruitmentproblemen op.”
Realiteit: Technologie is een facilitator, geen wondermiddel.

Hoewel huidige ATS-systemen veel automatiseren en AI gebruiken voor matching en screening, blijft menselijk inzicht en beoordeling van groot belang in het recruitmentproces.

7. Onderschatting van data-migratie

Valkuil: “We zetten alle data over naar het nieuwe systeem.”
Realiteit: Data-migratie is complex en tijdrovend.

Het schonen, mappen en migreren van data uit oude systemen is vaak een van de meest uitdagende aspecten van een implementatie, zeker bij DIY-projecten.

8. Vergeten van de candidate experience

Valkuil: “We focussen eerst op de interne processen.”
Realiteit: De kandidaatervaring staat centraal.

In de focus op interne processen vergeet men soms de ervaring van kandidaten, terwijl dit juist een belangrijke factor is voor goede werving.

9. Onvoldoende aandacht voor rapportage en analytics

Valkuil: “We kijken later wel naar rapportages.”
Realiteit: De configuratie van het systeem bepaalt welke data je later analyseert.

Een goed ATS maakt het recruitmentproces meetbaar en inzichtelijk, maar alleen als je vooraf nadenkt over welke KPI’s en rapportages je gebruikt.

10. Implementatie zonder duidelijk changemanagement

Valkuil: “Mensen gebruiken het systeem vanzelf.”
Realiteit: Zonder goed changemanagement is adoptie een groot risico.

Een implementatie is niet alleen een technisch project, maar ook een verandertraject. Zonder formeel communicatieplan en changemanagement ontstaat er weerstand.

De oplossing: Professionele begeleiding bij implementatie

Sommige ATS-leveranciers onderscheiden zich door volledige ontzorging met een goede implementatie en nazorg. Hun aanpak is gebaseerd op jarenlange ervaring en bewezen best practices:

• Een toegewijde Customer Success Manager die samen met het Implementatie Team de onboarding projectmatig beheert
• Proactieve samenwerking met alle klanten gedurende de volledige contractperiode
• Gestructureerde implementatiemethodiek met duidelijke mijlpalen
• Training en support voor verschillende gebruikersgroepen
• Continue begeleiding, ook na de go-live

In plaats van zelf te worstelen met deze uitdagingen, bieden zij expertise en begeleiding tijdens het gehele traject. Dit verklaart waarom hun klanten vaak significant betere resultaten behalen dan organisaties die kiezen voor een DIY-aanpak.

Een doordachte keuze maken

Het kiezen van het juiste ATS is een marathon, geen sprint. Door het stappenplan uit deze gids te volgen, maak je weloverwogen keuzes die leiden tot een goede implementatie:

1. Begin met de basis: Kies tussen een Nederlandse of internationale leverancier
2. Bepaal je type organisatie: Corporate, bemiddeling, detachering of uitzend
3. Wees eerlijk over je capaciteiten: DIY of professionele implementatie
4. Ken je budget en schaalgrootte: Kies een oplossing die past bij je organisatie
5. Evalueer maatwerk: Configuratie biedt vaak een betere balans
6. Anticipeer op implementatievalkuilen: Een goede voorbereiding is het halve werk

Zoals het gezegde luidt: “Een slecht recruitmentsysteem is er niet, alleen verkeerde keuzes in de selectie.”

Met een doordachte aanpak en de juiste ondersteuning is een ATS-implementatie soms een game-changer voor je recruitmentproces. Het leidt tot efficiënter werken, betere kandidaatervaringen, kortere doorlooptijden en uiteindelijk betere hires.

Neem de tijd voor een gedegen selectieproces, betrek de juiste stakeholders, en wees realistisch over wat je verwacht. Recruiters (en kandidaten!) zijn je dankbaar.

Leestip: Het overzicht van alle recruitmentsystemen in Nederland (2025)

Dit artikel is geschreven door Jacco Valkenburg, een recruitment expert op basis van jarenlange ervaring met ATS-implementaties en hands-on gebruik van ruim 20 verschillende recruitmentsystemen.