Afwijzingsbrief voorbeelden: zo wijs je een sollicitant af

Een afwijzingsbrief is een professionele reactie waarin je een sollicitant respectvol laat weten dat hij of zij niet is geselecteerd voor de functie. Een goede afwijzingsbrief bedankt de kandidaat, geeft een korte uitleg, en houdt de deur open voor toekomstige kansen. Dit versterkt je werkgeversmerk en voorkomt negatieve reviews.

Je hebt twintig cv’s ontvangen en drie kandidaten uitgenodigd voor een gesprek. Eén persoon krijgt de baan. Wat doe je met de negentien anderen? Een standaard “bedankt, maar helaas” versturen voelt onpersoonlijk. Helemaal niets laten horen is nog erger. Toch worstelen veel recruiters met deze situatie.

In 25 jaar recruitmentpraktijk heb ik een patroon ontdekt: de beste afwijzingsbrieven volgen een specifieke aanpak die niet alleen kandidaten respecteert, maar ook je werkgeversmerk aanzienlijk versterkt. Deze methode leidt tot positievere reacties en zelfs tot ambassadeurs van afgewezen kandidaten.

In dit artikel leer je hoe je afwijzingsbrieven schrijft die kandidaten respecteren én je werkgeversmerk versterken. Je krijgt concrete voorbeelden voor elke fase van het recruitmentproces en praktische tips die je direct toepast.

Waarom een afwijzingsbrief belangrijk is voor je werkgeversmerk

Het versturen van een afwijzingsbrief gaat verder dan beleefdheid. Het is een investering in je werkgeversmerk, hoewel de resultaten niet altijd direct zichtbaar zijn. Onderzoek van CareerBuilder uit 2023 toont aan dat 72% van kandidaten hun ervaring deelt via sociale media. Een negatieve ervaring verspreidt zich drie keer sneller dan een positieve, wat de impact op je reputatie vergroot.

Tegelijkertijd betekent dit niet dat elke afwijzingsbrief automatisch tot een positieve ervaring leidt. De manier waarop je communiceert en de timing spelen een belangrijke rol in hoe kandidaten je organisatie onthouden.

Voordelen van professionele afwijzingsbrieven

Positieve employer branding: Respectvolle communicatie draagt bij aan je reputatie als werkgever. Afgewezen kandidaten vormen een ambassadeurspotentieel, hoewel dit geen garantie biedt voor positieve reviews.

Toekomstige talentpool: Volgens onderzoek van LinkedIn solliciteert 15% van afgewezen kandidaten opnieuw binnen twee jaar. Een positieve afwijzing verhoogt deze kans, maar is geen garantie voor toekomstige sollicitaties.

Juridische bescherming: In landen zoals de VS en het VK biedt een gedocumenteerde afwijzing bescherming tegen discriminatieclaims. In Nederland zijn de juridische risico’s bij afwijzingen minimaal, maar correcte documentatie toont professionaliteit.

Efficiëntie in het recruitmentproces: Standaard templates verminderen herhalende vragen van kandidaten over de status van hun sollicitatie, wat tijd bespaart in je dagelijkse werkzaamheden.

Wanneer verstuur je een afwijzingsbrief?

Timing bepaalt grotendeels hoe je afwijzingsbrief wordt ontvangen. Te vroeg voelt onpersoonlijk en overhaast, te laat frustreert kandidaten die op antwoord wachten. Het vinden van de juiste balans vraagt aandacht voor de fase waarin kandidaten zich bevinden en de intensiteit van het contact dat je al hebt gehad.

De Nederlandse Sollicitatiecode geeft richtlijnen voor reactietijden, maar deze zijn niet altijd praktisch toepasbaar in elke situatie. Organisaties hanteren daarom vaak eigen normen die beter passen bij hun recruitmentproces.

Praktische timing per fase

Na cv-screening: Binnen 1 week na sluitingsdatum vacature. Kandidaten verwachten op dit moment geen uitgebreide uitleg, maar wel een reactie die duidelijkheid biedt.

Na eerste gesprek: Binnen 3-5 werkdagen. Kandidaten hebben tijd geïnvesteerd en verdienen snelle duidelijkheid, hoewel complexe beslissingen soms meer tijd vragen.

Na meerdere gesprekrondes: Binnen 24-48 uur. Hoe verder in het proces, hoe persoonlijker en sneller je reageert, omdat de verwachtingen zijn opgebouwd.

Na assessment: Binnen 2 werkdagen. Geef uitgebreide feedback vanwege de intensieve procedure, hoewel dit extra tijd vraagt van je team.

De belangrijke onderdelen van elke afwijzingsbrief

Een effectieve afwijzingsbrief volgt een vaste structuur die respect toont en duidelijkheid biedt. Deze structuur is niet rigide, maar biedt houvast voor consistente communicatie die kandidaten waarderen.

De onderstaande onderdelen vormen het fundament van een professionele afwijzingsbrief, hoewel je deze aanpast aan de specifieke situatie en de fase waarin de kandidaat zich bevindt.

1. Persoonlijke aanhef

Gebruik altijd de naam van de kandidaat. “Beste sollicitant” of “Geachte heer/mevrouw” voelt onpersoonlijk en toont gebrek aan aandacht voor de individuele kandidaat. Dit kleine detail maakt een groot verschil in hoe je bericht wordt ontvangen.

2. Dankbetuiging

Erken de tijd en moeite die de kandidaat heeft geïnvesteerd. Dit toont waardering voor hun interesse in je organisatie, zonder overdreven dankbaarheid uit te stralen die onoprecht overkomt.

3. Heldere mededeling

Wees direct maar respectvol. Vermijd vage formuleringen die valse verwachtingen wekken of onduidelijkheid creëren over de definitieve beslissing.

4. Specifieke motivatie

Geef een beknopte, constructieve reden zonder in details te treden die persoonlijk kwetsend zijn. Balanceer tussen transparantie en tactvolheid.

5. Sluit op een positieve manier af

Eindig met een warme groet en wens succes voor de toekomst. Vermeld alleen toekomstige kansen als je deze realistisch acht en bereid bent deze na te komen.

Deze onderdelen tillen je afwijzingsbrieven naar een hoger niveau en zorgen voor extra positieve feedback:

6. Concrete context: aantal sollicitanten

Vermeld het aantal sollicitanten dat heeft gereageerd. “Van de 47 sollicitanten die reageerden…” maakt de afwijzing concreter dan een vage “we hebben gekozen voor een andere kandidaat”. Dit geeft kandidaten perspectief op de concurrentie en maakt de brief uniek.

7. Sociale media uitnodiging

Nodig de kandidaat uit om je bedrijf of jou als recruiter te volgen op LinkedIn voor nieuws over toekomstige functies. Voeg indien beschikbaar een link toe naar een job alert functie op je vacaturesite. Dit houdt de verbinding intact voor toekomstige kansen.

8. Feedback vraag over het proces

Vraag om feedback over de sollicitatieprocedure. Was de vacaturetekst duidelijk? Heeft de persoon adviezen om de gesprekken te verbeteren? Deze omgekeerde feedback toont dat je open bent voor verbetering en geeft kandidaten het gevoel dat hun mening waardevol is.

9. Sollicitatietips toevoegen

Voeg waardevolle tips toe die de kandidaat helpen bij toekomstige sollicitaties. Dit verlengt de brief natuurlijk en toont extra zorgvuldigheid.

10. Bonus: Custom-made kadootje

Wijs af met een klein, relevant geschenk zoals een reep Tony Chocolonely of een gift die past bij je organisatie. Rituals stuurde bijvoorbeeld 2 monsters naar sollicitanten  maar hun sollicitatieprocedure duurde dan ook 45 minuten om af te ronden. Het geschenk past bij de investering die kandidaten doen.

Andere creatieve ideeën: een bedrijfspen, plantenzaadje met groeikaart, lokaal product uit jouw regio, of een waardebon voor een kop koffie bij een lokale zaak.

Het effect van uitgebreide afwijzingsbrieven

“Zeven onderdelen voor een afwijzingsbrief? Wat lang!” Deze reactie hoor ik vaak van recruiters die gewend zijn aan korte, zakelijke afwijzingen die standaard uit een recruitmentsysteem rollen. Ze kijken me aan alsof ik voortel om elke kandidaat een handgeschreven brief van drie pagina’s te sturen.

Maar hier schuilt precies de kracht van mijn ontdekking.

Jarenlang experimenteerde ik met afwijzingsbrieven. Het resultaat? Uitgebreide brieven scoren systematisch beter dan korte, efficiënte varianten. En dat is niet alleen mijn observatie.

Zeer regelmatig krijg ik complimenten over mijn afwijzingsbrieven. Kandidaten waarderen de persoonlijke benadering en de tijd die ik neem voor een zorgvuldige reactie. Dit soort positieve feedback bevestigt dat deze aanpak echt werkt.

De psychologie erachter is fascinerend: kandidaten interpreteren meer woorden als meer aandacht. Een brief van 50 woorden roept het gevoel op van een haastig afgeraffeld klusje. Diezelfde boodschap uitgewerkt in 150 woorden straalt zorgvuldigheid uit.

Harvard Business Review bevestigt dit fenomeen: langere communicatie associëren we automatisch met meer empathie en betrokkenheid. De kernboodschap blijft hetzelfde, maar de ervaring verandert compleet:

• Van teleurstelling naar waardering.
• Van frustratie naar respect.
• Van een negatieve herinnering naar een positieve indruk van jouw organisatie.

Praktische toepassing

In plaats van “We hebben voor een ander gekozen” schrijf je: “Na zorgvuldige overweging van alle 23 kandidaten hebben we besloten verder te gaan met iemand die iets meer ervaring heeft in het specifieke vakgebied dat we zoeken.” De kernboodschap is hetzelfde, maar de uitwerking toont meer respect.

Toon, stijl en lengte per doelgroep

Dit artikel is géén pleidooi voor standaardmails of het vermijden van persoonlijk contact. Integendeel. Waar mogelijk is bellen of persoonlijk contact de beste optie, vooral bij intensieve procedures of gesprekken. Maar als je mailt, doe het dan met zorg, aandacht en oprechte waardering.

De manier waarop je een afwijzingsbrief formuleert, hangt sterk af van je doelgroep, het functieniveau en de intensiteit van het sollicitatieproces. Een junior developer verdient een andere benadering dan een CEO-kandidaat.

Wanneer bellen en wanneer alleen mailen?

Of je belt of mailt hangt af van meerdere factoren. Een telefoontje is niet altijd gewenst of nodig, ondanks dat veel HR-handboeken dit adviseren.

Bellen wordt gewaardeerd bij: Senior functies, uitgebreide procedures (assessment/meerdere rondes), kandidaten die expliciet om feedback vragen, of wanneer je tijdens het proces hebt aangegeven te bellen.

Mail is prima bij: junior functies, kandidaten die mailen prefereren (IT-professionals waarderen vaak schriftelijke feedback), of simpelweg wanneer je dit van tevoren hebt gecommuniceerd.

Houdt rekening met doelgroep: Sommige doelgroepen, zoals veel IT’ers, vinden het juist fijn om een uitgebreide mail te ontvangen die ze rustig kunnen doorlezen. Een onverwacht telefoontje wordt dan als storend ervaren.

De belofte nakomen: Als je hebt gezegd “ik mail je de uitslag”, dan is een mail volledig geaccepteerd. Als je “ik bel je volgende week” hebt beloofd, dan bel je ook.

De toon bepaalt de muziek: Een warme, uitgebreide mail met persoonlijke feedback wordt vaak meer gewaardeerd dan een korte, zakelijke telefoontje. Investeer in de kwaliteit van je communicatie, ongeacht het medium.

Functieniveau-specifieke aanpak

Senior/Executive functies: Formeler taalgebruik, uitgebreider (250-350 woorden), meer focus op strategische feedback en toekomstmogelijkheden. Deze kandidaten verwachten een gedegen motivatie.

Technische specialisten: Zakelijk maar respectvol, concrete technische redenen vermelden. “We zochten meer ervaring met cloud-native architectures” is directer dan vage formuleringen.

Creatieve functies: Mag persoonlijker en warmer geformuleerd worden, ruimte voor creativiteit in de toonzetting. Deze doelgroep waardeert authenticiteit en originaliteit.

Sales functies: Direct en eerlijk, zij waarderen transparantie. Vermeld concrete cijfers of resultaten waar mogelijk: “We kozen voor iemand met 5+ jaar B2B ervaring en bewezen track record van €2M+ omzet.”

Culturele en generationele aanpassingen

Nederlandse directheid: “We kozen voor meer ervaring in X” is volkomen acceptabel en wordt gewaardeerd om de duidelijkheid.

Internationale kandidaten: Iets diplomatiekere formulering wordt vaak gewaardeerd. Meer context en uitleg over de Nederlandse directe communicatiestijl helpt. Als je wilt bellen met een afwijzing, check dan even of ze dat prettig vinden.

Generatie Z: Korter, directer, in informele sectoren mogen zelfs emoji’s. Deze generatie waardeert snelheid en transparantie boven formaliteit.

Ervaren professionals (45+): Meer context en uitgebreide motivatie. Deze groep heeft vaak meer waarde aan gedegen feedback en respectvolle behandeling.

Lengte-richtlijnen per fase

CV-screening: 75-100 woorden volstaat. Kandidaten hebben beperkt geïnvesteerd en verwachten geen uitgebreide uitleg.

Na telefonische screening: 125-175 woorden is optimaal. Genoeg ruimte voor persoonlijke feedback zonder overdreven uitgebreid te worden.

Na interview of assessment: 200-300 woorden wordt gewaardeerd. Kandidaten hebben veel tijd geïnvesteerd en verdienen uitgebreide feedback.

Executive search: 300+ woorden met persoonlijke telefoon follow-up. Deze processen zijn intensief en vereisen de meest zorgvuldige behandeling.

Timing beïnvloedt je toon

Snelle afwijzing (binnen 24u): Gebruik een warmere toon met meer excuses voor de haast. “Vanwege de urgentie van deze vacature moest ik snel beslissen…”

Late afwijzing: Extra verontschuldiging en uitleg over de vertraging. Erken dat wachten frustrerend is en leg uit waarom het langer duurde.

Tijdens feestdagen: Meer persoonlijke, warme toon. Mensen zijn emotioneler tijdens deze perioden en waarderen extra aandacht.

Kernprincipe: Match jouw investering in de afwijzing met de investering die de kandidaat heeft gedaan in het sollicitatieproces. Hoe meer zij hebben geïnvesteerd, hoe zorgvuldiger jouw afwijzing.

Voorbeelden van afwijzingsbrieven per recruitmentfase

De onderstaande voorbeelden tonen verschillende benaderingen voor verschillende fases in het recruitmentproces. Ze integreren alle nieuwe elementen: concrete aantallen, sollicitatietips, sociale media uitnodigingen en feedback vragen.

Afwijzing na cv-screening

Afwijzing na eerste gesprek

Afwijzing na uitgebreide procedure

Sollicitatietips die waarde toevoegen

Het toevoegen van concrete sollicitatietips in je afwijzingsbrief dient een dubbel doel: je helpt de kandidaat daadwerkelijk verder én je verlengt de brief op een natuurlijke manier. Kandidaten waarderen deze toegevoegde waarde enorm, vooral wanneer de tips specifiek en toepasbaar zijn.

Top 10 sollicitatietips voor afwijzingsbrieven

1. Concrete voorbeelden voorbereiden: Bereid STAR-voorbeelden voor (Situatie, Taak, Actie, Resultaat) die je vaardigheden illustreren.

2. Onderzoek de organisatie: Toon dat je de missie, waarden en recente ontwikkelingen kent.

3. Vraag intelligente vragen: Bereid vragen voor die inzicht tonen in de functie en organisatie.

4. cv optimaliseren: Zorg dat je cv past bij de specifieke functie en gebruik relevante zoekwoorden.

5. Linkedin profiel bijwerken: Een volledig, professioneel LinkedIn profiel versterkt je kandidatuur.

6. Netwerk activeren: Gebruik je netwerk voor introductions en referenties.

7. Soft skills benadrukken: Communicatie, samenwerking en aanpassingsvermogen zijn steeds belangrijker.

8. Follow-up timing: Volg na een week professioneel op als je niets hoort.

9. Feedback vragen: Vraag altijd om feedback na afwijzing voor persoonlijke ontwikkeling.

10. Positief blijven: Behoud een positieve houding, ook na teleurstellingen.

Personaliseer de tips

Iets meer werk maar je kan bovenstaande tips specifiek voor de kandidaat maken. Of in plaats van generieke adviezen, verwijs naar iets dat opviel tijdens het gesprek: “Je technische kennis is sterk, overweeg om dit meer in de spotlights te zetten door middel van concrete projectresultaten in je cv.”

AI-tools helpen hierbij om persoonlijk te blijven en tijd te besparen. Voer bijvoorbeeld in ChatGPT in: “Geef een persoonlijke sollicitatietip voor iemand met sterke analytische vaardigheden maar beperkte presentatie-ervaring” en je krijgt een specifieke, constructieve tip die past bij de kandidaat.

Zeven veelgemaakte fouten bij afwijzingsbrieven

Zelfs goed bedoelde afwijzingsbrieven missen soms hun doel door veelvoorkomende valkuilen. Het herkennen van deze fouten helpt je betere communicatie te ontwikkelen, hoewel perfecte afwijzingsbrieven niet bestaan.

1. Te vage redenen geven

Problematisch: “Een andere kandidaat paste beter.”
Beter: “Van de 15 kandidaten kozen we voor iemand met meer ervaring in Python programmering.”

2. Valse verwachtingen wekken

Problematisch: “We houden je cv in het bestand” (zonder plan).
Beter: Alleen vermelden als je dit daadwerkelijk doet en vervolgstappen hebt.

3. Te korte, afstandelijke brieven

Problematisch: Drie zinnen zonder persoonlijke aandacht.
Beter: Uitgebreidere brief die zorgvuldigheid toont, zelfs als de kernboodschap hetzelfde is.

4. Onpersoonlijke aanpak

Problematisch: “Beste sollicitant”
Beter: Persoonlijke aanhef met naam, toont aandacht voor individu.

5. Juridisch riskante uitspraken

Problematisch: “Je bent te oud voor deze functie.”
Beter: Focus op functie-gerelateerde criteria die objectief meetbaar zijn.

6. Geen toegevoegde waarde bieden

Problematisch: Alleen mededelen zonder tips of vervolgstappen.
Beter: Voeg sollicitatietips of feedback vragen toe die de kandidaat helpen.

7. Onpersoonlijke afzender

Problematisch: “Met vriendelijke groet, Team HR” + no-reply mailadres.
Beter: “Met vriendelijke groet, Jacco Valkenburg, Senior Recruiter” + persoonlijk mailadres. Schrijf altijd in de ik-vorm en teken persoonlijk. Dit versterkt de menselijke verbinding en toont dat er een echt persoon achter de beslissing zit.

Juridische aspecten van afwijzingsbrieven

Een afwijzingsbrief heeft juridische implicaties die verder gaan dan beleefdheid. In Nederland zijn de juridische risico’s bij correcte afwijzingen beperkt, maar verkeerde formuleringen leiden nog steeds tot reputatieschade en mogelijk AVG-klachten.

In landen zoals de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk en Australië zijn de juridische implicaties groter. Daar leiden incorrecte afwijzingsbrieven vaker tot discriminatieclaims en rechtszaken. De Nederlandse situatie is gunstiger door de Wet Gelijke Behandeling en AWGB die duidelijke kaders stellen.

De Wet Gelijke Behandeling en de Algemene Wet Gelijke Behandeling stellen duidelijke kaders voor wat je wel en niet mag vermelden in afwijzingsbrieven. Kennis van deze regels beschermt zowel je organisatie als kandidaten.

Wat je wel mag vermelden

• Functie-gerelateerde vaardigheden en ervaring
• Specifieke technische competenties
• Werkervaring in relevante sectoren
• Opleidingsniveau indien functie-relevant
• Aantal sollicitanten voor context

Wat je niet mag vermelden

• Leeftijd, geslacht, afkomst
• Zwangerschap of kinderwens
• Religie of levensovertuiging
• Fysieke eigenschappen (tenzij functie-relevant)

Waarom documentatie belangrijk is

Bewaar afwijzingsbrieven gedurende de wettelijke termijn (meestal 4 weken na afloop procedure). Dit helpt bij:

• Aantonen van zorgvuldige behandeling bij klachten
• Leren van patronen in je afwijzingsmotivaties
• Consistentie in je recruitmentproces
• AVG-compliance door tijdige verwijdering na termijn

Let op: Bewaar niet langer dan nodig vanwege AVG-wetgeving. De meeste organisaties verwijderen sollicitatiegegevens na 4 weken, tenzij de kandidaat expliciet toestemming geeft voor langer bewaren.

Veelgestelde vragen over de afwijzingsbrief

Moet je elke sollicitant een afwijzingsbrief sturen?

Ja, dit is een vereiste uit de Nederlandse Sollicitatiecode. Alleen bij extreem veel reacties (100+) mag je een algemene mededeling plaatsen dat niet-geselecteerden niet persoonlijk bericht krijgen.

Hoe persoonlijk moet een afwijzingsbrief zijn?

Dit hangt af van de fase. Na cv-screening volstaat een vriendelijke standaard tekst. Na gesprekken verdient de kandidaat een persoonlijke benadering met specifieke feedback en toegevoegde waarde.

Waarom werken langere afwijzingsbrieven beter?

Kandidaten interpreteren meer woorden als meer aandacht en zorgvuldigheid. Een uitgebreidere brief toont respect, zelfs als de kernboodschap hetzelfde blijft. Het gaat om de beleving van persoonlijke aandacht.

Wat doe je als een kandidaat om uitgebreide feedback vraagt?

Respecteer deze vraag, vooral na gesprekken. Plan een kort telefoongesprek of uitgebreide mail. Dit toont professionaliteit en helpt de kandidaat groeien, hoewel het extra tijd kost.

Hoe voorkom je negatieve reviews na afwijzing?

Communiceer respectvol, geef concrete context (aantal kandidaten), voeg waardevolle tips toe, en bied sociale media verbinding aan. Een uitgebreide, zorgvuldige brief vermindert de kans op gefrustreerde reacties aanzienlijk.

Is het verstandig om feedback over je eigen recruitmentproces te vragen?

Absoluut. Het toont dat je open bent voor verbetering en geeft kandidaten het gevoel dat hun mening waardevol is. Vraag specifieke vragen over de vacaturetekst, gesprekken of communicatie. Deze omgekeerde feedback levert waardevolle inzichten op voor procesverbetering.

Een professionele afwijzingsbrief is een investering in je werkgeversmerk. Met de voorbeelden en templates uit dit artikel versterk je je reputatie als respectvolle werkgever. Kandidaten waarderen eerlijke communicatie, toegevoegde waarde en mogelijkheden voor verbinding, hoewel resultaten niet altijd direct zichtbaar zijn.

Start vandaag met het implementeren van deze aanpak. Uitgebreide, zorgvuldige communicatie met concrete tips en verbindingsmogelijkheden bouwt over tijd een positieve reputatie op die je helpt bij het aantrekken van toekomstig talent.