Je vacature staat al zes weken open. De hiring manager belt voor de derde keer deze week. Ondertussen heb je 40 cv’s bekeken, tien telefoongesprekken gevoerd, maar nog steeds geen geschikte kandidaat. Herkenbaar?
Time to hire verlagen staat bij veel recruitmentteams hoog op de agenda. De gemiddelde doorlooptijd in Nederland ligt op 42 dagen, terwijl een deel van de organisaties vacatures binnen 28 dagen vervult. Het verschil? Een goed ingericht proces waarbij geen tijd verloren gaat aan onnodige stappen.
Hier ontdek je 7 methoden om je time to hire te verkorten zonder kwaliteit in te leveren.
Sneller de juiste kandidaat vinden
Van definitie en benchmark tot zeven praktische methoden die je morgen toepast.
Wat is time to hire en hoe meet je het?
Veel recruiters verwarren time to hire met time to fill. Het verschil is relevant voor hoe je je proces analyseert:
| Metric | Meetpunt start | Meetpunt einde | Wat het vertelt |
|---|---|---|---|
| Time to hire | Eerste contact met kandidaat | Acceptatie aanbod | Hoe snel je selecteert |
| Time to fill | Vacature gepubliceerd | Acceptatie aanbod | Hoe lang de vacature openstaat |
Time to fill is vaak langer omdat het ook de tijd meetelt voordat geschikte kandidaten zich melden. Time to hire zegt iets over de snelheid van je selectieproces zelf. Beide metrics zijn waardevol, maar vertellen een ander verhaal. Wil je je cost per hire verlagen, dan is het verstandig om beide te meten.
De Nederlandse benchmark: hoe scoor jij?
Volgens onderzoek van Intelligence Group (2024) ligt de gemiddelde time to fill in Nederland op 42 dagen. De beste 25% van organisaties vult vacatures binnen 28 dagen. Voor schaarse functies in IT of techniek loopt dit op tot 56 dagen of meer. Deze cijfers fluctueren per kwartaal, dus check de meest recente arbeidsmarktdata voor jouw sector.
Cijfers vertellen niet het hele verhaal. Een time to hire van 20 dagen voor een junior administratief medewerker is lang. Dezelfde 20 dagen voor een senior data engineer is snel. Vergelijk jezelf daarom met soortgelijke functies in je eigen branche.
Waarom je time to hire te lang is
Een lange time to hire heeft zelden één oorzaak. Sommige factoren liggen binnen je directe invloed als recruiter, andere vragen om bredere organisatieveranderingen.
Procesfactoren (binnen je invloed)
Te late start. In een krappe arbeidsmarkt is wachten tot de vacature openstaat eigenlijk al een achterstand. Proactief werven via een talentpool scheelt weken. Lees meer over slim recruiten in een krappe arbeidsmarkt.
Te veel gespreksrondes. Drie of vier gesprekken plus een assessment plus een kennismaking met het team: het lijkt grondig, maar kandidaten haken af. Uit onderzoek van Robert Half blijkt dat 63% van de kandidaten interesse verliest bij een lang proces.
Trage besluitvorming. Na het laatste gesprek duurt het nog twee weken voordat de hiring manager beslist. Ondertussen accepteert je topper een aanbod elders. Voor schaarse profielen in IT of techniek geldt dat goede kandidaten vaak binnen twee weken een andere baan hebben. Voor bredere functies is deze druk minder acuut, maar snelheid blijft een voordeel.
Onduidelijke criteria. Als je niet weet wat je zoekt, duurt het langer om iemand te vinden. Een scherpe vacature-intake voorkomt weken zoeken in de verkeerde richting.
Organisatiefactoren (buiten je directe invloed)
Arbeidsvoorwaarden die niet matchen. Als je salaris of secundaire voorwaarden structureel onder de markt liggen, vertraagt dat je time to hire. Kandidaten haken af na het eerste gesprek of weigeren je aanbod. Dit los je niet op met procesverbetering, maar met een gesprek over positionering in de markt.
Onduidelijke of wisselende behoeften. Soms verandert het functieprofiel halverwege de zoektocht omdat de organisatie zelf niet helder heeft wat ze nodig heeft. Dat verlengt elk recruitmentproces.
Cultuur van consensus. In sommige organisaties moet iedereen akkoord geven voordat er een beslissing valt. Hoe meer stakeholders, hoe langer de doorlooptijd.
⚠️ Eerlijk kijken naar oorzaken
Niet elke vertraging is een procesprobleem. Als kandidaten structureel afhaken na het horen van het salaris, ligt de oplossing niet bij snellere screening. Breng in kaart waar kandidaten afhaken en waarom.
7 methoden om je time to hire te verlagen
1. Begin met een scherpe vacature-intake
De meeste vertraging ontstaat niet bij het werven, maar bij de voorbereiding. Een grondige intake van één uur met de hiring manager bespaart weken aan zoeken naar verkeerde profielen.
Bespreek niet alleen functie-eisen, maar ook: welk gedrag maakt iemand succesvol in deze rol? Wat zijn absolute must-haves versus nice-to-haves? En wanneer kan de hiring manager tijd vrijmaken voor gesprekken? Die laatste vraag vergeten veel recruiters, terwijl wachten op beschikbaarheid een van de grootste vertragingsfactoren is. Meer hierover in ons artikel over samenwerken met hiring managers.
2. Bouw een warme talentpool op
Als je pas begint met zoeken wanneer de vacature openstaat, loop je achter de feiten aan. Vooral voor schaarse profielen geldt: goede kandidaten zijn snel van de markt.
Bouw daarom een pool van interessante kandidaten voor functies die je regelmatig vervult. Houd contact via LinkedIn, nieuwsbrieven of informele koffiegesprekken. Zodra een vacature ontstaat, heb je al warme leads. Dit vraagt een investering vooraf, maar betaalt zich terug in snelheid wanneer het ertoe doet.
3. Versnel je screeningsproces met slimme criteria
De eerste selectieronde kost vaak te veel tijd. Definieer vooraf drie tot vijf knock-outcriteria: harde eisen waarop je direct filtert. Denk aan specifieke certificeringen, minimale werkervaring of een bepaald opleidingsniveau.
Een ATS helpt bij het filteren, maar wees voorzichtig met volledig geautomatiseerde selectie. Algoritmische filtering heeft een keerzijde: kandidaten die de juiste trefwoorden missen maar wel geschikt zijn, vallen onterecht af. Combineer automatische filtering daarom altijd met menselijke beoordeling van interessante profielen die net buiten de criteria vallen. Overweeg ook om delen van je proces te automatiseren, maar houd de eindafweging menselijk.
4. Plan alle gesprekken in één week
In plaats van gesprekken uitsmeren over drie weken, plan je alle eerste rondes in dezelfde week. Dat heeft drie voordelen: je vergelijkt kandidaten direct met elkaar, je houdt momentum in het proces, en kandidaten ervaren een professionele aanpak.
Blokkeer aan het begin van elke zoektocht direct agenda-tijd bij de hiring manager. Dit vraagt discipline, maar voorkomt dat het proces weken stilligt omdat niemand tijd heeft. Agile recruitment biedt een raamwerk om dit structureel aan te pakken.
5. Verkort de besluitvorming met duidelijke criteria
Na het laatste gesprek hoort de beslissing snel te vallen. Spreek vooraf af: binnen 48 uur na het eindgesprek maken we een keuze. Gebruik een scorecard waarop iedereen de kandidaat beoordeelt op dezelfde competenties.
Dit voorkomt eindeloze discussies over onderbuikgevoelens. Je hebt objectieve data om de beslissing te onderbouwen. Bovendien dwingt het iedereen om direct na het gesprek hun beoordeling vast te leggen, in plaats van weken later vanuit vage herinneringen. Bekijk onze competentievoorbeelden voor inspiratie.
6. Communiceer proactief met kandidaten
Stilte is de grootste kandidaatkiller. Uit onderzoek blijkt dat 41% van de kandidaten trage communicatie als grootste frustratie noemt bij solliciteren. Stuur daarom na elk contactmoment binnen 24 uur een update, ook als je nog geen definitief antwoord hebt.
Een simpel bericht als “We zijn nog in gesprek met andere kandidaten en verwachten volgende week dinsdag een beslissing” houdt kandidaten warm. Het voorkomt dat ze afhaken of een aanbod elders accepteren terwijl jij nog aan het nadenken bent. Meer tips vind je in ons artikel over candidate experience.
7. Meet en verbeter continu
Wat je niet meet, verbeter je niet. Analyseer maandelijks je time to hire per vacature en identificeer patronen. Waar zit de meeste vertraging: bij sourcing, screening, gesprekken of besluitvorming?
Bespreek de cijfers met je team en hiring managers. Vaak zijn kleine aanpassingen voldoende: een extra gespreksslot per week, snellere feedback na assessments, of duidelijkere afspraken over beslismomenten. Verbetering is geen eenmalige actie, maar een continu proces.
🎯 Sneller én beter selecteren
Leer gestructureerd interviewen en competentiegericht selecteren in onze hands-on training. Van scorecards opstellen tot STARR-vragen formuleren en oefenen met feedback.
Snelheid versus kwaliteit: een valse tegenstelling
Een veelgehoord bezwaar: “Als we sneller werven, gaat de kwaliteit omlaag.” Dat hoeft niet. De verbetering zit niet in snelheid zelf, maar in de structuur die snelheid mogelijk maakt.
Gestructureerd interviewen met vooraf bepaalde criteria leidt tot betere voorspellingen van werksucces dan ongestructureerde gesprekken, ongeacht de doorlooptijd. Wat gestructureerd werken ook oplevert: minder verspilde tijd aan onduidelijkheid, waardoor het proces automatisch sneller verloopt.
Daarnaast verlies je bij een lang proces juist de beste kandidaten. Zij hebben meerdere opties en kiezen voor de werkgever die professioneel handelt. Een korte time to hire is geen teken van haastig werken, maar van een goed georganiseerd proces.
Dat betekent niet dat snelheid altijd goed is. Overhaaste beslissingen zonder goede selectiecriteria leiden tot mismatches. Het gaat erom verspilling te elimineren: onnodige wachttijd, dubbele gesprekken, onduidelijke verwachtingen. Wat overblijft is een strak proces dat zowel snel als grondig is.
Wat kost een lange time to hire?
De kosten van vertraging variëren sterk per functie en organisatie. Voor een salesrol met directe omzetimpact of een gespecialiseerde engineer kunnen de kosten van een openstaande vacature oplopen tot meer dan €1000 per dag. Voor ondersteunende functies liggen de kosten lager, maar zijn ze nog steeds reëel.
Naast productiviteitsverlies leidt een lang proces tot:
- Hogere werkdruk: collega’s die taken overnemen raken overbelast
- Kandidaatverlies: een aanzienlijk deel van de kandidaten haakt af bij een lang traject
- Imagoschade: slechte candidate experience verspreidt zich via reviews en mond-tot-mondreclame
De exacte kosten berekenen is lastig en contextafhankelijk. Wat wel duidelijk is: elke dag vertraging heeft een prijs, ook als je die niet precies kunt becijferen.
Veelgestelde vragen over time to hire
Wat is een goede time to hire?
Een goede time to hire hangt af van de functie en branche. Voor standaardfuncties is 14 tot 21 dagen haalbaar. Voor specialistische rollen is 28 tot 35 dagen realistisch. De benchmark van Intelligence Group (2024) voor Nederland is 42 dagen gemiddeld, maar de beste organisaties scoren 28 dagen of minder. Vergelijk jezelf met soortgelijke vacatures in je eigen organisatie om een realistische doelstelling te bepalen.
Hoe bereken je time to hire?
Tel het aantal dagen tussen het eerste contact met de aangenomen kandidaat en de datum waarop deze het aanbod accepteerde. Voor een gemiddelde over meerdere vacatures: tel alle afzonderlijke time to hire-waarden op en deel door het aantal aangenomen kandidaten. De formule is: (Time to hire vacature 1 + Time to hire vacature 2 + …) gedeeld door aantal hires = gemiddelde time to hire.
Kun je time to hire verlagen zonder kwaliteit te verliezen?
Ja, mits je de juiste aanpak kiest. De kwaliteitsverbetering komt niet van snelheid zelf, maar van gestructureerd werken. Door vooraf duidelijke criteria te bepalen en alle kandidaten op dezelfde competenties te beoordelen, maak je betere selectiebeslissingen. Een bijkomend voordeel: een gestructureerd proces is ook een sneller proces, omdat je minder tijd verliest aan onduidelijkheid.
Wat is het verschil tussen time to hire en time to fill?
Time to hire meet vanaf het eerste kandidaatcontact tot acceptatie van het aanbod. Time to fill meet vanaf publicatie van de vacature tot acceptatie. Time to fill is meestal langer en zegt iets over je totale wervingskracht, inclusief hoe snel je geschikte kandidaten aantrekt. Time to hire zegt specifiek iets over de snelheid van je selectieproces zodra een kandidaat in beeld is.
Over de auteur
Jacco Valkenburg is recruitment architect, auteur en trainer met 25 jaar ervaring. Hij is auteur van meerdere recruitmentboeken waaronder Recruitment 4.0 en Eerlijk over selectie. Hij combineert wetenschappelijke inzichten met praktische ervaring uit tientallen interim recruitment projecten.
