Een hiring manager klaagt dat “de vacature al eeuwen openstaat”. Het management wil een KPI-rapportage. En jij weet: iedereen in de organisatie bedoelt iets anders met time to fill. Zelfs de formule varieert per afdeling.
Dit artikel geeft je een definitie, de juiste formule, de Nederlandse benchmarks en de valkuil die je cijfer onbruikbaar kan maken.
Time to fill is het aantal dagen tussen het moment dat een vacature wordt goedgekeurd en het moment dat een kandidaat het aanbod accepteert. De KPI meet de snelheid van het volledige recruitmentproces, inclusief sourcing en selectie.
Alles over time to fill
Wat is time to fill precies
Time to fill (TTF) meet de doorlooptijd van een vacature. Je telt de dagen tussen het moment waarop de vacature binnen de organisatie is goedgekeurd en het moment waarop een kandidaat het aanbod tekent. Alles wat tussen die twee momenten gebeurt, telt mee: briefing, vacaturetekst schrijven, publicatie, sourcing, selectie, gesprekken, referentiecheck en het uitbrengen van het aanbod.
De KPI geeft de business inzicht in hoe snel recruitment een open positie invult. Voor managers is het de meest tastbare maat: hoe lang moet een team wachten tot de plek bezet is?
Het startmoment is de grootste bron van verwarring. In de praktijk kun je kiezen uit meerdere momenten:
- De datum van opzegging door de vertrekkende medewerker
- De start van de aanvraag voor goedkeuring
- De formele goedkeuring van de vacature door HR of finance
- Het moment dat de vacature als notificatie bij de recruiter landt
- De publicatie van de vacature
Goedkeuring is het meest gangbare startpunt, omdat dan de werving feitelijk begint en de kosten oplopen. Maar welk moment je kiest maakt minder uit dan je denkt. Drie dingen wegen zwaarder:
- Consistentie. Kies een vast moment en hanteer dat voor elke vacature. Anders vergelijk je appels met peren.
- Eenvoud. Het gekozen moment moet zonder handwerk uit je systeem komen. Anders stopt de meting binnen drie maanden.
- Doel. Nog belangrijker: wat wil je meten, hoe en waarom? Wil je sturen op snelheid van recruitment, dan is goedkeuring logisch. Wil je het management tonen hoe lang een positie onbemand is, dan past de opzegdatum van de vertrekkende medewerker beter. De KPI volgt de vraag die je beantwoordt, niet andersom.
Time to fill berekenen: de formule
De formule is eenvoudig:
Time to fill = datum acceptatie aanbod minus datum goedkeuring vacature
Uitgedrukt in kalenderdagen, niet werkdagen. Weekends en feestdagen tellen mee, omdat de vacature ook op die dagen openstaat voor de organisatie.
Voor een gemiddelde TTF tel je alle individuele waardes van een periode bij elkaar op en deel je door het aantal ingevulde vacatures.
Een praktijkvoorbeeld: een marketingmanager-vacature wordt op 1 februari goedgekeurd. De gekozen kandidaat accepteert het aanbod op 15 maart. De doorlooptijd voor deze vacature is 42 dagen.
β οΈ Drie valkuilen in de berekening
Wachttijden tellen mee. Een hiring manager die drie weken geen feedback geeft, verlengt je cijfer. Dat is terecht: de vacature stond die weken gewoon open.
Opzegtermijnen tellen niet mee. De meting stopt bij acceptatie, niet bij de eerste werkdag. Daarvoor bestaat een aparte KPI (time to start).
Niet-vervulde vacatures vertekenen. Reken openstaande of ingetrokken vacatures apart. Anders maskeert het gemiddelde de moeilijke functies.
Time to fill vs time to hire: het verschil
De twee KPI’s worden vaak door elkaar gebruikt. Ze meten andere dingen.
| KPI | Startmoment | Eindmoment | Wat meet je? |
|---|---|---|---|
| Time to fill | Goedkeuring vacature | Acceptatie aanbod | Doorlooptijd van de vacature |
| Time to hire | Eerste contact kandidaat | Acceptatie aanbod | Snelheid van het selectieproces |
Time to fill kijkt vanuit de business: hoe lang duurde het tot de plek gevuld was? Time to hire kijkt vanuit de kandidaatreis: hoe snel doorlopen kandidaten het selectieproces?
Beide getallen zijn waardevol, maar in verschillende gesprekken. Leg je verantwoording af aan het management over openstaande posities, dan rapporteer je TTF. Analyseer je waar in het selectieproces vertraging zit, dan kijk je naar TTH. Voor een concrete aanpak van dat tweede cijfer, zie het artikel over time to hire verlagen.
Wat is een goede time to fill in 2026
De Nederlandse benchmark varieert sterk per organisatietype. Volgens het MrWork Recruitment Trends-onderzoek over 2024 lag de algemene Nederlandse benchmark op 45 dagen, terwijl de onderzochte respondenten zelf gemiddeld 22 dagen haalden. Recruitmentbureaus zijn sneller (18,4 dagen), het MKB zit in het midden (20,5 dagen) en corporates hebben de langste doorlooptijd.
De verwachting voor 2026 is dat deze getallen licht dalen. Dit sluit aan bij twee trends uit de Stand van Werven 2026: 48% van de recruiters verwacht dat werven makkelijker wordt en 91% gebruikt AI in het dagelijks werk, wat administratieve tijd verkort.
| Organisatietype | Gemiddelde time to fill (2024) |
|---|---|
| Recruitmentbureau | 18,4 dagen |
| MKB | 20,5 dagen |
| Corporate | 30+ dagen |
| Algemene Nederlandse benchmark | 45 dagen |
Bron: MrWork Recruitment Trends 2025, onderzoek onder ruim 150 Nederlandse organisaties.
Een goede score is altijd relatief. Een doorlooptijd van 25 dagen voor een operationele functie is traag, maar voor een senior specialist in een krappe markt is dat snel. Vergelijk binnen je eigen functiefamilies en met eerdere perioden.
Het gebruik van talentpools heeft een direct effect. Organisaties die putten uit een talentpool halen volgens dezelfde MrWork-data een gemiddelde doorlooptijd van 21,2 dagen, tegenover 27 dagen bij organisaties zonder talentpool.
Waarom een lage time to fill niet altijd beter is
Dit is waar de meeste rapportages de plank misslaan. Een lage doorlooptijd betekent niet automatisch goede werving. Het cijfer zegt niets over:
- Kwaliteit van de hire. Een vacature binnen 15 dagen invullen met een kandidaat die binnen een jaar vertrekt, is een duur record.
- Diversiteit in de pipeline. Snelle invullingen komen vaak uit hetzelfde kleine netwerk. Dat versterkt homogeniteit.
- Candidate experience. Druk op snelheid leidt tot overhaaste selectie, minder zorgvuldige feedback en een hogere afhaakratio bij sterkere kandidaten.
De kritiek op de klassieke recruitment-KPI’s groeit terecht. Intelligence Group pleit voor hiring velocity: het percentage vacatures dat binnen de afgesproken termijn is vervuld. Die KPI verbindt snelheid aan de werkelijke behoefte van de business, in plaats van aan een gemiddelde dat iedereen anders interpreteert.
Wil je weten of je werving werkelijk rendeert, dan combineer je deze doorlooptijd met quality of hire, cost per hire en retentie. Pas dan ontstaat een compleet beeld.
Time to fill in je recruitmentdashboard
Een bruikbaar dashboard bevat drie lagen:
Per vacature. Individuele doorlooptijd laat zien welke posities uitschieters zijn. Analyseer de top-5 traagste vacatures van de afgelopen 12 maanden. Daar zit de leerwinst.
Per functiefamilie. Een gemiddelde zonder segmentatie vertekent. Splits minimaal naar sales, tech, operations en support. Anders vergelijk je appels met peren.
Per kanaal. Time to fill per wervingskanaal laat zien waar je sourcing echt werkt. Referrals en talentpools scoren stelselmatig beter dan jobboards. Dit komt terug in de recruitment funnel en in de bredere recruitment KPI’s die je wilt meten.
Een vacature die buiten de norm valt, is zelden een solitair snelheidsprobleem. Meestal duiden uitschieters op onrealistische functieprofielen, onduidelijke intake of een trage hiring manager. Dat soort patronen zie je terug in het artikel over waarom niemand wordt aangenomen na maanden zoeken.
π― Stuur op recruitment-data met bewezen KPI’s
Leer hoe je time to fill, cost per hire en quality of hire correct berekent, presenteert aan management en inzet om je werving structureel te verbeteren.
Veelgestelde vragen over time-to-fill
Wat is time to fill in simpele taal?
Time to fill is het aantal dagen dat een vacature openstaat, gerekend van goedkeuring tot acceptatie van het aanbod door een kandidaat.
Wat is het verschil tussen time to fill en time to hire?
Time to fill meet de doorlooptijd van de vacature (vanaf goedkeuring). Time to hire meet de duur van het selectieproces (vanaf het eerste kandidaatcontact). Beide eindigen bij acceptatie van het aanbod.
Wat is een goede time to fill in Nederland?
De Nederlandse benchmark voor 2024 lag op 45 dagen gemiddeld. Recruitmentbureaus halen 18,4 dagen, MKB 20,5 dagen en corporates zitten boven de 30 dagen. Vergelijk binnen je eigen functiefamilies voor een zinvolle norm.
Hoe bereken je time to fill?
Trek de datum van goedkeuring af van de datum van acceptatie, in kalenderdagen. Voor een gemiddelde tel je alle waardes op en deel je door het aantal ingevulde vacatures.
Tellen openstaande vacatures mee in je gemiddelde?
Nee. Openstaande en ingetrokken vacatures reken je apart. Anders vertekent het gemiddelde doordat moeilijke functies onzichtbaar blijven in het rapport.
Is een lage time to fill altijd goed?
Niet per se. Een lage score zegt niets over kwaliteit, retentie of diversiteit. Combineer time to fill met quality of hire en cost per hire voor een compleet beeld.
Wanneer start time to fill: bij publicatie of bij goedkeuring?
Het meest gangbare startpunt is de goedkeuring van de vacature. Je kunt ook kiezen voor de opzegdatum van de vertrekkende medewerker, de start van de goedkeuringsaanvraag of het moment dat de vacature bij de recruiter landt. De keuze maakt minder uit dan consistentie: kies een moment, hanteer dat voor elke vacature en zorg dat je het eenvoudig uit je systeem kunt halen. Nog belangrijker is de vraag wat je wilt meten, hoe en waarom.
Over de auteur
Jacco Valkenburg is recruitmentarchitect en auteur van 9 vakboeken. Hij adviseert Nederlandse organisaties over KPI-sturing en bouwt voor hen recruitmentdashboards.
