Wet verbetering poortwachter: stappenplan voor werkgevers

Een medewerker meldt zich ziek. De eerste dagen wacht je af. Maar als na twee weken het einde van het verzuim niet in zicht is, krijg je als werkgever te maken met de wet verbetering poortwachter: een wet met vaste termijnen, verplichte documenten en een financieel risico van een vol jaar extra loondoorbetaling als je een stap mist.

Dit artikel legt uit wat je wanneer moet doen, waar het in de praktijk misgaat en hoe je een loonsanctie voorkomt.

Wat regelt de wet en voor wie geldt hij?

De wet verbetering poortwachter (WVP) is op 1 april 2002 van kracht geworden. Aanleiding was de explosief gegroeide instroom in de toenmalige WAO: werknemers die langdurig ziek waren, kwamen automatisch in een arbeidsongeschiktheidsuitkering terecht zonder dat er serieuze pogingen waren gedaan om hen aan het werk te houden. De wet veranderde dat ingrijpend door de verantwoordelijkheid bij werkgever en werknemer zelf te leggen.

De wet geldt voor alle werkgevers in Nederland met minimaal een werknemer in dienst, ongeacht de sector of de grootte van het bedrijf. Dat geldt ook voor tijdelijke contracten, zolang het contract loopt. Zelfstandigen zonder personeel, stagiairs zonder arbeidsovereenkomst en vrijwilligers vallen buiten de regeling. Heb je zzp’ers ingehuurd? Dan gelden voor hen andere regels. Meer daarover lees je in het artikel over schijnzelfstandigheid.

Het UWV treedt op als poortwachter: aan het einde van het tweede ziektejaar beoordeelt het UWV via de poortwachtertoets of werkgever en werknemer zich voldoende hebben ingespannen. De werkgever is eindverantwoordelijk. De werknemer is medeverantwoordelijk en verplicht mee te werken. Passief afwachten tot iemand beter is, volstaat niet.

Het poortwachter stappenplan: termijnen op een rij

De wet schrijft een reeks verplichte stappen voor, gebonden aan vaste termijnen. De eerste ziektedag is het startpunt van alle deadlines die volgen. Sla je een stap over of haal je een termijn niet, dan loopt het re-integratiedossier direct gevaar bij de poortwachtertoets. Zet de data direct in je agenda op het moment dat een ziekmelding binnenkomt.

Voor elke stap geldt: leg het schriftelijk vast en bewaar alle documenten in het re-integratiedossier. Dat dossier is het enige bewijs dat je bij de UWV-toets kunt overleggen. Mondeling afgesproken acties bestaan niet voor het UWV. Een stevige start bij nieuwe medewerkers verlaagt de kans op vroeg verzuim. Wat daar bij hoort, lees je in de checklist voor nieuwe medewerkers.

Loondoorbetaling bij ziekte

Als werkgever ben je verplicht de zieke werknemer twee jaar lang minimaal 70% van het laatste loon door te betalen. In het eerste ziektejaar mag de betaling nooit lager zijn dan het wettelijk minimumloon. In veel cao’s zijn hogere percentages afgesproken, soms 100% in het eerste jaar. Controleer altijd of jouw cao aanvullende verplichtingen bevat, want die gaan boven de wettelijke minimumeisen.

De loondoorbetalingsplicht loopt door zolang het dienstverband duurt. Eindigt een tijdelijk contract tijdens de ziekteperiode, dan stopt ook de loondoorbetalingsplicht. De werknemer heeft in dat geval recht op een ziektewetuitkering via het UWV. Werkgever en werknemer kunnen er samen voor kiezen de loondoorbetalingsperiode vrijwillig te verlengen als de werknemer naar verwachting binnenkort volledig herstelt. Zo’n verzoek moet uiterlijk 13 weken voor het einde van de wachttijd worden ingediend bij het UWV (bron: Arboportaal, rijksoverheid).

Rechten en plichten van de werknemer

De wet verbetering poortwachter legt niet alleen verplichtingen op aan de werkgever. Ook de werknemer heeft rechten én plichten. Die balans is bewust zo ontworpen: re-integratie lukt alleen als beide kanten actief meewerken.

De werknemer is verplicht mee te werken aan het re-integratietraject. Dat betekent: beschikbaar zijn voor gesprekken met de bedrijfsarts, afspraken nakomen en redelijke aanpassingen accepteren. Wie weigert zonder gegronde reden, riskeert stopzetting van de loondoorbetaling. Omgekeerd heeft de werknemer het recht om het eigen verhaal toe te voegen aan het plan van aanpak. Afspraken die de werknemer niet accepteert, hoeven niet te worden ondertekend, maar het bezwaar moet wel worden gedocumenteerd.

Verder heeft de werknemer recht op medische privacy. Als werkgever mag je niet vragen naar de aard van de ziekte, de diagnose of de medische achtergrond. Dat is uitsluitend voorbehouden aan de bedrijfsarts. Wat je als werkgever wel mag weten: of de werknemer arbeidsongeschikt is, hoe lang de verwachte uitval duurt en wat de werknemer nog wel kan. Ten slotte heeft de werknemer het recht een deskundigenoordeel aan te vragen bij het UWV als er onenigheid ontstaat over de re-integratie. Dat instrument werkt twee kanten op: ook de werkgever kan het gebruiken om te toetsen of de inspanningen voldoende zijn.

Eerste en tweede spoor uitgelegd

De wet maakt onderscheid tussen twee re-integratiesporen. Spoor 1 richt zich op terugkeer bij de eigen werkgever, in de eigen functie of in een aangepaste rol. Dit is altijd het startpunt. De bedrijfsarts beoordeelt wat de werknemer nog kan en welke aanpassingen nodig zijn, denk aan minder uren, andere taken of aanpassing van de werkplek. Pas als spoor 1 aantoonbaar niet haalbaar is, komt spoor 2 in beeld.

Spoor 2 betekent dat je als werkgever actief zoekt naar passend werk bij een andere werkgever. Dat traject vraagt begeleiding, vaak van een re-integratiebureau of arbeidsdeskundige. Een arbeidsdeskundig (AD) onderzoek is wettelijk niet als zodanig verplicht, maar in de praktijk vrijwel altijd nodig om spoor 1 aantoonbaar te hebben afgesloten. Het UWV verwacht dat je de interne re-integratiemogelijkheden grondig hebt onderzocht. Zonder een AD-rapport is dat bij de poortwachtertoets moeilijk hard te maken. Plan dit onderzoek rond week 42-52, zodat de uitkomst de eerstejaarsevaluatie kan voeden.

De keuze voor spoor 1 of 2 leg je vast tijdens de eerstejaarsevaluatie in week 52. Kies je voor spoor 2, start dan zo vroeg mogelijk: wie wacht tot diep in het tweede ziektejaar, heeft te weinig tijd om aantoonbare inspanningen te leveren. Goed werkgeverschap heeft ook een preventieve kant. Aandacht voor onboarding van nieuwe medewerkers en ontwikkeling van medewerkers draagt bij aan medewerkersbetrokkenheid en vermindert de kans op langdurig verzuim. Na herstel of re-integratie is ook reboarding een stap die veel organisaties onderschatten.

De meest gemaakte fouten

Veel werkgevers weten dat de wet verbetering poortwachter bestaat, maar lopen toch tegen dezelfde problemen aan. Drie van de vier fouten hieronder zijn puur organisatorisch: geen gebrek aan goede wil, maar aan bewaking van deadlines en dossiervorming.

• Te late melding bij de arbodienst. De wet schrijft voor dat je de ziekmelding uiterlijk binnen een week doorgeeft aan de arbodienst of bedrijfsarts. Sommige arbodiensten en verzuimverzekeraars eisen al een melding op dag een. Te laat melden tast de basis van het dossier aan.
• Plan van aanpak te laat of onvolledig. Na de probleemanalyse in week 6 heb je twee weken om samen met de werknemer een plan van aanpak op te stellen. Veel werkgevers wachten te lang, of stellen een plan op zonder de werknemer erin te betrekken. Beiden zijn tekortkomingen.
• Gebrekkige documentatie. Afspraken die niet op papier staan, bestaan niet voor het UWV. Leg elk voortgangsgesprek, elke bijstelling van het plan van aanpak en elke interventie schriftelijk vast. Let daarbij ook op de regels van de AVG: medische informatie mag je niet zomaar opslaan.
• De 42-wekenmelding vergeten. Dit lijkt een formaliteit, maar het UWV legt boetes op voor gemiste meldingen. Zet de datum direct in de agenda zodra een ziekmelding binnenkomt.
• Te laat starten met spoor 2. Als terugkeer bij de eigen werkgever niet lukt, begint spoor 2 idealiter voor week 52. Wie wacht tot het tweede jaar, heeft te weinig tijd om aantoonbare inspanningen te leveren voor de poortwachtertoets.

Loonsanctie: wat het inhoudt en hoe je het voorkomt

Rond week 93 beoordeelt het UWV of werkgever en werknemer voldoende hebben gedaan. Dit is de poortwachtertoets. Het UWV kijkt naar de volledigheid van het re-integratiedossier: zijn alle termijnen gehaald, zijn de inspanningen aantoonbaar en zijn beide sporen serieus onderzocht? Een onvolledig dossier is de meest voorkomende reden voor een negatief oordeel.

Als het UWV oordeelt dat de werkgever onvoldoende heeft gedaan, volgt een loonsanctie: de loondoorbetalingsplicht wordt verlengd met maximaal 52 weken. In het slechtste geval betaal je in totaal drie jaar loon door. Soms geeft het UWV een hersteltermijn om alsnog actie te ondernemen, maar je kunt hier niet op rekenen.

Wie tussentijds twijfelt over de voortgang, kan bij het UWV een deskundigenoordeel aanvragen. Dat is een relatief goedkoop instrument (€ 100 voor werkgevers in 2026, bron: UWV.nl) dat achteraf aantoont dat je als werkgever actief hebt gehandeld. Een goede basis in arbeidsrecht voor recruiters en HR helpt om dit soort situaties vroegtijdig te herkennen. Langdurig verzuim heeft ook gevolgen voor retentie en teamstabiliteit. Hoe je dat breder aanpakt, lees je in het artikel over retentie verbeteren.

Veelgestelde vragen over de wet verbetering poortwachter

Wat is de wet verbetering poortwachter?

De wet verbetering poortwachter (WVP) is een Nederlandse wet die werkgevers en werknemers verplicht samen te werken aan re-integratie bij ziekteverzuim. De werkgever is eindverantwoordelijk voor het re-integratietraject gedurende maximaal 104 weken en betaalt het loon minimaal 70% door. Het UWV beoordeelt aan het einde of alle verplichtingen zijn nagekomen.

Welke termijnen gelden voor werkgevers?

De belangrijkste termijnen zijn: melding bij de arbodienst binnen week 1, probleemanalyse door de bedrijfsarts uiterlijk in week 6, plan van aanpak uiterlijk in week 8, voortgangsgesprekken elke 6 weken, melding bij UWV in week 42, eerstejaarsevaluatie in week 52 en een re-integratieverslag richting week 91. Wie een termijn mist, riskeert een negatief oordeel bij de poortwachtertoets.

Wat is een loonsanctie bij ziekte?

Een loonsanctie is een maatregel van het UWV waarbij de loondoorbetalingsplicht van de werkgever wordt verlengd met maximaal 52 weken. De UWV legt deze sanctie op als de werkgever bij de poortwachtertoets niet kan aantonen dat alle verplichte stappen zijn genomen. In het ergste geval betaalt de werkgever drie jaar lang loon door.

Wat is het verschil tussen spoor 1 en spoor 2?

Spoor 1 is re-integratie bij de eigen werkgever, in de eigen of een aangepaste functie. Spoor 2 is re-integratie bij een andere werkgever, en komt in beeld als terugkeer bij de eigen werkgever niet haalbaar is. De keuze wordt vastgelegd bij de eerstejaarsevaluatie in week 52. Spoor 2 moet tijdig worden opgestart: wachten tot het tweede jaar geeft te weinig ruimte om aantoonbare inspanningen te leveren.

Geldt de wet ook voor kleine bedrijven?

Ja. De wet verbetering poortwachter geldt voor alle werkgevers in Nederland met minimaal een werknemer in dienst, ongeacht de grootte van het bedrijf of de sector. Daarnaast is elke werkgever op grond van de Arbowet verplicht een basiscontract te sluiten met een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts. Dat contract is de basis om aan de poortwachterverplichtingen te kunnen voldoen. Zonder dit contract kan de werkgever niet aan de wettelijke termijnen voldoen en loopt hij direct risico bij verzuim.

Wat mag er niet in het re-integratiedossier staan?

Medische informatie over de werknemer mag je als werkgever niet opnemen in het re-integratiedossier. De diagnose, klachten en medische achtergrond zijn uitsluitend voor de bedrijfsarts. Wat je wel vastlegt: de voortgang van re-integratiegesprekken, afspraken over werkhervatting, het plan van aanpak en de evaluaties. De AVG stelt strikte eisen aan de verwerking van persoonsgegevens van medewerkers.