Moeilijk vervulbare vacature? Stel eerst de diagnose

De eerste reflex bij een vacature die al weken openstaat is meer. Meer kanalen, meer budget, meer bureaus bellen. Zes weken later staat de vacature er nog, alleen duurder.

Het probleem zit zelden bij het aantal mensen dat je vacature ziet. Het zit bij de plek waar de kandidaten die je al had uit het proces verdwenen.

Hieronder vind je die plek terug. Vier meetpunten, met cijfers uit je eigen systeem. Reken op een half uur.

Mijn vacature staat al weken open. Wat doe ik verkeerd?

In de meeste gevallen ligt het niet aan het aantal sollicitanten. Het ligt aan wat er met de eerste sollicitanten gebeurde. Kijk daarom eerst naar de doorlooptijd per processtap en pas daarna naar je kanalen.

Die volgorde botst met je gevoel. Een lege inbox voelt als een wervingsprobleem, en dan koop je meer bereik. Bijna elke werkgever redeneert zo.

In het UWV Werkgeversonderzoek 2025 noemt 87 procent van de werkgevers met moeilijk vervulbare vacatures het gebrek aan reacties als reden. Let op wat daar staat. Dat is wat werkgevers zelf aanwijzen, niet wat onderzoekers vaststelden als oorzaak. Dat verschil telt, want een werkgever ziet de eigen doorlooptijd zelden als het probleem.

Het onderzoek liep van 15 september tot 12 december 2025, met een netto respons van 3.551 bedrijfsvestigingen. UWV publiceerde de uitkomsten op 18 februari 2026.

Ligt het aan de arbeidsmarkt of aan mijn proces?

Aan allebei, en de verhouding tussen die twee reken je zelf uit. De markt werd de afgelopen jaren ruimer, niet krapper. In het najaar van 2025 was 45 procent van de vacatures moeilijk vervulbaar. In 2024 was dat 53 procent, in 2022 nog 58 procent. Dat niveau ligt weer op dat van voorjaar 2019.

Daaruit volgt een simpele test. Duurt jouw vacature langer dan een vergelijkbare vacature twee jaar geleden? Dan wijst dat naar je eigen proces. Duurt die korter, dan profiteer je van de ruimere markt en zit je diagnose ergens anders.

Twee kanttekeningen. De landelijke cijfers verhullen grote verschillen per sector en per beroep. Techniek, ict en zorg blijven lastiger dan gemiddeld. En je eigen vorige vervulling is geen wetenschappelijke maatstaf. Wel de meest eerlijke die je hebt. Leg die vergelijking naast je recruitment KPI’s van vorig jaar.

Vier meetpunten waar de tijd weglekt

Pak je time to fill uit elkaar in vier stukken. Elk stuk vertelt een ander verhaal. Meet ze in deze volgorde, want een fout in stap 1 vervuilt alle cijfers erna.

1. Van publicatie tot eerste bruikbare reactie
2. Van sollicitatie tot eerste gesprek
3. Van laatste gesprek tot besluit
4. Van aanbod tot handtekening

Meetpunt 1: van publicatie tot eerste bruikbare reactie

Meet hoeveel dagen er zaten tussen publicatie en de eerste sollicitant die je serieus nam. Blijft die teller op nul na twee weken? Dan ligt het aan wat er in de advertentie stond. Niet aan waar die stond.

Loop drie dingen na. Staat het salaris erin, of laat je de kandidaat gokken. Staan er eisen in die het werk niet vraagt. En beschrijft de tekst het werk, of vooral de organisatie. De acht tips voor een goede vacaturetekst lopen die punten na.

Let ook op je meetmoment. Veel systemen tellen vanaf de goedkeuring van de aanvraag, niet vanaf publicatie. Zat er drie weken tussen die twee, dan verklein je je eigen probleem op papier.

Meetpunt 2: van sollicitatie tot eerste gesprek

Hier verdwijnt de meeste tijd, en hier merk je er zelf het minst van.

Een kandidaat solliciteert op maandag. Jij plant donderdag een belletje in. De hiring manager reageert de week erna. Het gesprek staat drie weken na de sollicitatie in de agenda.

Voor jou zijn dat drie normale werkweken. Voor de kandidaat is dat drie weken stilte, terwijl deze persoon bij twee andere werkgevers al aan tafel zat. Reken uit hoeveel van je afhakers in deze fase verdwenen. Dat getal staat in je systeem, en het verklaart een deel van je no-shows en ghosting.

Wil je hier snelheid winnen, kijk dan naar de zeven methoden om je time to hire te verlagen. Doe dat pas na de diagnose. Versnellen zonder te weten waar het lek zit levert een sneller lek op.

Meetpunt 3: van laatste gesprek tot besluit

Tel de dagen tussen het laatste gesprek en het moment waarop iemand ja of nee zei. Loopt dat op boven een week? Dan heb je geen selectieprobleem maar een besluitprobleem.

Vaak ontbreekt de afspraak wie beslist. De recruiter wacht op de manager. De manager wacht op de eigen leidinggevende. Niemand belt de kandidaat.

Leg voor de start vast wie tekent en binnen hoeveel dagen. Dat hoort thuis in de intake, niet in een mail achteraf.

Meetpunt 4: van aanbod tot handtekening

Tel hoeveel aanbiedingen je deed en hoeveel er getekend werden. Zeggen kandidaten nee op je aanbod? Dan heb je geen wervingsprobleem. Dan klopt je aanbod niet met de markt, of het proces ervoor liet een verkeerde indruk achter.

Van de werkgevers met moeilijk vervulbare vacatures noemt 36 procent salariswensen als knelpunt. Van die groep bood 47 procent daarna betere arbeidsvoorwaarden aan. Vergelijk dat met je eigen cijfer voordat je concludeert dat de markt te duur werd. Zet er ook je cost per hire naast, want een langer openstaande vacature verschuift die kosten alleen naar een andere post.

Wat je kandidaat ondertussen meemaakt

Een vacature die maanden openstaat kost jou geld en tijd. De kandidaat betaalt ook. Die hield ruimte vrij in de agenda, rekende de reistijd uit en besprak het thuis. Daarna zes weken niets.

Dat werkt twee kanten op. Wie netjes afgewezen wordt, solliciteert volgend jaar opnieuw of tipt een oud-collega. Wie in stilte verdwijnt, vertelt dat verhaal ook door.

Zet in je diagnose daarom een vijfde vraag. Hoeveel kandidaten kregen geen bericht van ons, en na hoeveel dagen kregen de anderen er wel een. Dat cijfer staat zelden in een rapportage. Het verklaart wel waarom je bij de volgende vacature minder reacties krijgt uit dezelfde doelgroep.

Voor het team dat de vacature draagt geldt iets vergelijkbaars. Bij een vacature die maanden loopt neemt iemand anders het werk over. Die persoon zit ondertussen aan de eigen grens. Neem dat mee in het gesprek met de manager, want het maakt de urgentie concreet.

Functie-eisen aanpassen? Let hierop

Van de werkgevers met moeilijk vervulbare vacatures verlaagde of schrapte 17 procent de functie-eisen. En 52 procent neemt vaker mensen aan die nog opgeleid worden. Beide sporen werken, alleen loopt het bij de uitvoering vaak scheef.

Schrap een eis pas als je opschrijft welk gedrag je in plaats daarvan beoordeelt. Anders verdwijnt het criterium en blijft het onderbuikgevoel over.

Hoe word ik hier zelf beter in?

Door de diagnose een terugkerende meting te maken in plaats van een eenmalige actie. Zet de vier meetpunten in je maandrapportage. Bespreek ze met de hiring manager voordat de volgende vacature opengaat.

Dat vraagt drie dingen. Een intake waarin je de beslisser en de doorlooptijd vastlegt. Een systeem waarin je per stap meet, niet alleen het totaal. En het gesprek met de manager over de uitkomst, ook als die uitkomst de manager niet bevalt.

Daar zit het verschil met uitbesteden. Een bureau lost deze vacature op. De volgende vacature loopt op dezelfde plek weer vast, want het proces bleef hetzelfde. Wie de meetpunten zelf leest, herkent het patroon de tweede keer binnen een week. Dat is geen pleidooi tegen bureaus. Bij een schaars profiel zonder eigen netwerk werkt een bureau prima. Alleen vervangt het je diagnose niet.

Veelgestelde vragen over een vacature die lang openstaat

Hoe lang mag een vacature openstaan voordat het een probleem is?

Er bestaat geen landelijke norm die voor elke functie klopt. De bruikbaarste maatstaf is je eigen doorlooptijd bij een vergelijkbare vacature in dezelfde functiegroep. Duurt deze vacature langer dan die vorige, zoek dan naar wat er in het proces veranderde. Duurt die korter, dan werkt je aanpak.

Wat is een moeilijk vervulbare vacature?

Een moeilijk vervulbare vacature vult een werkgever niet, of pas na lange tijd. Meestal komt dat door te weinig geschikte reacties. UWV gebruikt de term in het jaarlijkse Werkgeversonderzoek. In het najaar van 2025 gold dat voor 45 procent van de vacatures in Nederland, tegen 58 procent in 2022.

Ligt het aan de krappe arbeidsmarkt dat mijn vacature openstaat?

Deels, en minder dan twee jaar geleden. Het aandeel moeilijk vervulbare vacatures daalde van 58 procent in najaar 2022 naar 45 procent in najaar 2025. Staat jouw vacature nu langer open dan een vergelijkbare vacature in 2023? Dan wijst dat naar je eigen proces en niet naar de markt.

Waar in het sollicitatieproces haken de meeste kandidaten af?

Meet dat per stap in plaats van te gokken. In de praktijk verdwijnt de meeste tijd tussen de sollicitatie en het eerste gesprek. Daar merkt de werkgever er zelf het minst van. Drie normale werkweken aan de binnenkant voelen aan de kandidaatkant als drie weken stilte.

Helpt een hoger advertentiebudget bij een vacature die niet gevuld raakt?

Alleen als de diagnose wijst op te weinig bereik. Krijg je wel reacties, maar haken kandidaten later af? Dan koopt extra budget alleen meer afhakers. Kijk daarom eerst naar je doorlooptijd per stap en pas daarna naar je kanalen.

Wanneer schakel je een bureau in bij een vacature die blijft openstaan?

Bij een schaars profiel waar je zelf geen netwerk hebt, of bij een piek die je capaciteit overstijgt. Loopt de vacature vast op je eigen doorlooptijd of besluitvorming, dan lost een bureau die vacature op en niet de oorzaak. De volgende vacature loopt dan op dezelfde plek weer vast.