Referentiecheck regels: wat mag wel/niet?

Een recruiter belt de oud-leidinggevende van de kandidaat. Een gesprek van 5 minuten, 2 vragen, vriendelijke toon. In het dossier komt “referenties positief”. Daarop hakt het team de knoop door.

Aan dat telefoontje zitten 2 problemen vast. Zonder toestemming vooraf overtreed je de AVG en de NVP Sollicitatiecode, en 1 vraag over ziekteverzuim levert een discriminatieklacht op.

Het tweede probleem: dat gesprek van 5 minuten draagt hier het hele besluit, terwijl de referentiecheck daar te licht voor is. Als aanvulling verdient hij juist wel een vaste plek.

Mag je referenties opvragen zonder toestemming van de kandidaat?

Nee. En dat is geen formaliteit. De NVP Sollicitatiecode is kort: wie inlichtingen inwint bij derden, vraagt vooraf toestemming. De uitzondering geldt alleen bij een wettelijk voorschrift, zoals screening in de financiële sector.

De AVG stelt een tweede vraag: op welke grondslag verwerk je die gegevens? Daar zit een addertje. De Autoriteit Persoonsgegevens wijst op de afhankelijke positie van een sollicitant: wie bang is de baan te verspelen, geeft geen vrije toestemming. Juristen bepleiten daarom gerechtvaardigd belang als grondslag, met de toestemming uit de sollicitatiecode als extra waarborg.

Voor je werkwijze maakt die discussie weinig uit. Informeer de kandidaat vooraf, schriftelijk. Laat de kandidaat zelf de referenten aandragen. Bel niemand buiten dat lijstje. En zet in je privacyverklaring voor sollicitanten in welke fase de check valt.

In die toestemming horen 4 dingen: om welke functie het gaat, welke referenten je benadert, waarover je vragen stelt en hoe lang je de uitkomst bewaart.

Bel nooit de huidige werkgever zonder expliciete afspraak. De meeste mensen solliciteren zonder dat hun baas het weet. Dat ene telefoontje zet zo iemand klem en kost in het ergste geval de baan. Dan volgt een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens plus een schadeclaim. Spreek af dat je pas belt na een getekend aanbod, of houd het bij eerdere dienstverbanden.

Welke vragen mag je stellen bij een referentiecheck en welke niet?

De grens loopt bij de functie. Je vraagt naar het werk dat de kandidaat daar deed. Alles daarbuiten raakt de privésfeer of een discriminatiegrond uit de Algemene wet gelijke behandeling.

De vraag naar ziekteverzuim sneuvelt zelden uit zichzelf. Hiring managers vinden hem redelijk, want ze zoeken iemand die er staat. Toch is het verboden terrein: de Wet op de medische keuringen laat gezondheidsvragen alleen toe in een aanstellingskeuring door een arts. Een referent is geen arts.

Het salarisverleden is nieuw in dit rijtje. De EU-richtlijn loontransparantie verbiedt de vraag naar wat iemand eerder verdiende. De Nederlandse implementatiewet treedt naar verwachting op 1 januari 2027 in werking, terwijl de Europese deadline van 7 juni 2026 al verstreken is. Wachten heeft weinig zin: haal de vraag nu uit je scripts.

Achter een verboden vraag zit vaak een terechte zorg. Vertaal die naar gedrag. Niet “was er veel ziekteverzuim”, wel “hoe betrouwbaar was deze persoon in afspraken en planning”. Voorbeelden per competentie staan bij referentiecheck vragen, de opzet van het gesprek in de handleiding over een referentiecheck uitvoeren.

Wat een oud-werkgever zelf over iemand deelt

Vandaag bel jij. Volgende maand wordt jouw organisatie gebeld over een vertrokken collega. Dezelfde regels, andere kant van de lijn.

Je deelt alleen wat de functie-uitoefening raakt, en alleen met toestemming van die ex-medewerker. Een plicht om een referentie af te geven bestaat niet. Geef je er wel een, dan klopt wat je zegt: baseer je op beoordelingen en gespreksverslagen, niet op een verhaal uit de wandelgangen. Onjuiste informatie die iemand de baan kost, levert een aansprakelijkheidsclaim op.

Regel intern wie die telefoontjes aanneemt. In veel organisaties belt de ene manager de andere zonder dat HR het weet. Wijs 1 aanspreekpunt aan dat de toestemming controleert.

Hoe lang bewaar je de uitkomst van een referentiecheck?

De AVG noemt geen termijn. De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert sollicitatiegegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de procedure te verwijderen, en je referentienotities vallen daaronder. Houd je iemand langer in beeld, vraag dan expliciete toestemming voor maximaal 1 jaar. Daarna opnieuw vragen of weggooien. Stilzwijgend verlengen mag niet. Bij een aangenomen kandidaat geldt als richtlijn maximaal 2 jaar na het einde van het dienstverband.

Het lek zit zelden in je ats. Daar staat de termijn keurig ingesteld. Het zit in de mailbox van de hiring manager, in een appje en in dat ene Word-bestand op een laptop. De uitwerking per type gegeven staat bij bewaartermijn sollicitatiegegevens.

Wat een referentiecheck werkelijk voorspelt

In de meta-analyse van Sackett en collega’s (2022) scoort de referentiecheck .26 op voorspellende waarde. Het gestructureerde interview haalt .42. Op zichzelf klinkt .26 mager.

Zet er dan naast wat er in de praktijk meeweegt. Leeftijd scoort in dezelfde tabel −.01. Het beoordelen op opleiding en jaren ervaring komt op .11. En de motivatiebrief ontbreekt in het rijtje, want er is geen bewijs dat die iets voorspelt. Toch bepalen precies die 3 in veel procedures wie doorgaat.

Zo bekeken is .26 winst. Selectie werkt door valide instrumenten te stapelen: een gestructureerd interview, een werkproef, en daarbovenop een referentiecheck die feiten verifieert en twijfels uit het interview toetst. Wie de check schrapt om de bekende bezwaren (de kandidaat kiest zelf de referenten, referenten houden zich in), houdt zelden iets beters over. Die vervangt hem door onderbuikgevoel.

Als het misgaat: klachten, claims en boetes

Ontsnapt er toch een verboden vraag, stop dan die lijn direct. Het antwoord blijft buiten je beslissing, en je legt vast dat het gebeurde. Dat voelt ongemakkelijk en het beschermt je: bij een klacht laat die aantekening zien dat je het zag en corrigeerde. Lekt er informatie, dan meld je binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeer je de kandidaat.

De AVG kent boetes tot 20 miljoen euro of 4 procent van de wereldwijde jaaromzet volgens de officiële sanctierichtlijnen. Voor de meeste organisaties is dat theorie. De echte risico’s zitten dichterbij: een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens, een gang naar het College voor de Rechten van de Mens, een schadeclaim van iemand die door jouw telefoontje de baan verloor. En het verhaal dat daarna rondgaat in een kleine vakwereld. Meer over de kaders per fase staat bij AVG en recruitment.

Veelgestelde vragen over referentiecheck regels

Mag je een referentiecheck doen zonder toestemming van de kandidaat?

Nee. De NVP Sollicitatiecode vraagt om toestemming vooraf voordat je inlichtingen inwint bij derden. Alleen een wettelijk voorschrift, zoals screening in de financiële sector, vormt een uitzondering. Vraag die toestemming schriftelijk en specifiek: voor welke functie, bij welke referenten en waarover. Een algemene zin in je sollicitatieformulier volstaat niet.

Welke vragen zijn verboden bij een referentiecheck?

Vragen over gezondheid en ziekteverzuim, zwangerschap en gezinsplanning, geloof en politieke voorkeur, afkomst en seksuele gerichtheid, leeftijd en privéfinanciën. Sinds de EU-richtlijn loontransparantie hoort ook het salarisverleden erbij; de Nederlandse implementatiewet treedt naar verwachting per 1 januari 2027 in werking. Toegestaan zijn vragen over periode en functie, kwaliteit van het werk, samenwerking, omgaan met feedback en de reden van vertrek.

Hoe betrouwbaar is een referentiecheck als selectiemiddel?

Als losstaand oordeel matig, als aanvulling waardevol. In de meta-analyse van Sackett en collega’s (2022) haalt de referentiecheck .26, tegenover .42 voor het gestructureerde interview. Vergelijk dat met wat vaak zwaarder weegt: leeftijd scoort −.01 en beoordelen op opleiding en jaren ervaring .11. Stapel valide instrumenten en gebruik de referentiecheck om feiten te verifiëren en twijfels uit het interview te toetsen.

Hoe lang bewaar je de uitkomst van een referentiecheck?

De AVG noemt geen vaste termijn. De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert sollicitatiegegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de procedure te verwijderen. Wil je een kandidaat langer in beeld houden, vraag dan expliciete toestemming voor maximaal 1 jaar; stilzwijgend verlengen mag niet. Bij een aangenomen kandidaat geldt maximaal 2 jaar na het einde van het dienstverband. Vergeet mailbox en losse aantekeningen niet.

Mag je de huidige werkgever van een kandidaat bellen?

Alleen na een uitdrukkelijke afspraak met de kandidaat. De meeste mensen solliciteren zonder medeweten van hun werkgever. Zo’n telefoontje zet die persoon klem en kost in het ergste geval de baan, met een schadeclaim en een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens tot gevolg. Bel pas na een getekend aanbod, of beperk je tot referenten uit eerdere dienstverbanden.

Wat vertel je zelf als oud-werkgever over een ex-medewerker?

Alleen informatie over de functie-uitoefening, en alleen met toestemming van de ex-medewerker: periode, functie, taken, werkhouding en reden van vertrek. Medische gegevens en privéomstandigheden blijven buiten het gesprek. Een verplichting om een referentie af te geven bestaat niet. Geef je er wel een, onderbouw die dan met beoordelingen of gespreksverslagen. Onjuiste informatie die iemand de baan kost, levert een aansprakelijkheidsclaim op.

Disclaimer: deze informatie is algemeen van aard en geen juridisch advies. Raadpleeg bij een specifieke situatie een jurist.