Je hebt de perfecte kandidaat gevonden. Sterke ervaring, klikt met het team, wil graag beginnen. Eén detail: ze wonen in Duitsland. Of in Polen. Of werken vanuit Spanje voor jouw Nederlandse kantoor. En opeens stelt iemand van finance de vraag waar je niet op gerekend had: hoe betalen we deze persoon uit?
Welkom bij internationale payroll, het onderwerp dat recruiters pas ontdekken op het moment dat het aanbod al rond is.
Hier lees je wat er speelt zodra je iemand over de grens aanneemt. Je ziet welke vier routes je hebt om personeel te verlonen. En je leest wanneer je beter een specialist inschakelt.
Geen fiscaal college. Wel het overzicht dat je nodig hebt voordat je dat aanbod doet.
Wat je hier vindt over verlonen over de grens
Van werving tot de 4 modellen en de juridische basis: alles wat je moet weten voordat je een buitenlandse kandidaat een aanbod doet.
- Wat is internationale payroll?
- Waarom dit jouw probleem wordt, niet dat van finance
- De drie vragen die alles bepalen
- Vier manieren om personeel over de grens te betalen
- A1-verklaring, salary split en de 30%-regeling
- Wat het voor de medewerker betekent
- Wanneer je een specialist nodig hebt
- Veelgestelde vragen over internationale payroll
Definitie: Internationale payroll is het correct uitbetalen van medewerkers die in een ander land wonen of werken, volgens de lokale belasting-, sociale zekerheids- en arbeidsregels. Het gaat om meer dan loon overmaken: je houdt de juiste loonheffing in, draagt premies af in het juiste land en voldoet aan de regels van elk betrokken rechtssysteem.
Wat is internationale payroll?
Zodra een medewerker in een land woont en in een ander land werkt, raakt de salarisadministratie aan twee rechtssystemen tegelijk. Je krijgt te maken met belastingverdragen, twee socialezekerheidsstelsels en lokale arbeidsregels over verlof, minimumloon en ontslag. Een gewone Nederlandse payroll-aanbieder draait dit niet zomaar mee. Die is ingericht op het Nederlandse stelsel.
In de praktijk hoor je verschillende termen door elkaar. Internationale payroll is de activiteit: het verlonen over de grens. Global payroll is meestal de manier waarop je dat organiseert, vaak via een centraal platform of leverancier. En een Employer of Record is een specifiek model om het te regelen, niet hetzelfde als payroll zelf. Verderop zet ik de modellen op een rij.
De kern: je betaalt iemand in elk land volgens de juiste fiscale, juridische en administratieve regels, ongeacht waar diegene woont of werkt. Klinkt simpel. De complexiteit zit in de details, en die verschillen per land en soms per situatie.
Waarom dit jouw probleem wordt, niet dat van finance
De meeste artikelen over dit onderwerp zijn geschreven voor finance of voor directies die internationaal uitbreiden. Toch begint het probleem bij jou. Jij voert het gesprek met de kandidaat. Jij doet het aanbod. En jij bent degene die belooft dat alles geregeld wordt.
Stel je een recruiter voor die een ervaren developer uit Portugal benadert. Het gesprek loopt soepel. De developer wil graag remote werken vanuit Lissabon. De recruiter zegt: “We regelen het wel.” Twee weken later blijkt het tegen te vallen. Het bedrijf heeft geen entiteit in Portugal. De developer moet daar sociaal verzekerd zijn. En de hele constructie kost maanden om op te zetten. Het aanbod wordt ingetrokken. De kandidaat is weg. En het vertrouwen is beschadigd.
Dat scenario voorkom je door vroeg de juiste vragen te stellen. Niet om zelf fiscalist te worden, maar om te weten wat je belooft en wie je inschakelt. Een recruiter die deze basis kent, opent het gesprek op tijd. Dat scheelt teleurstelling aan beide kanten.
De 3 vragen die alles bepalen
Voordat je iets belooft, stel je jezelf drie vragen. Het antwoord erop bepaalt vrijwel de hele route.
Waar woont de kandidaat? Het woonland bepaalt vaak waar iemand sociaal verzekerd is en speelt een hoofdrol in de belastingvraag. Iemand die in Nederland woont en in Nederland werkt, is een gewone payroll. Iemand die in België woont en in Nederland werkt, is een grensarbeider met eigen regels.
Waar voert de kandidaat het werk uit? Het werkland mag in veel gevallen belasting heffen over het loon dat daar verdiend wordt. Dat heet het werklandbeginsel. Werkt iemand fysiek in Duitsland voor jouw Nederlandse organisatie, dan is Duitsland vaak het land dat heft. Komt iemand juist van buiten de EU naar Nederland, dan speelt ook de vraag of je een kennismigrant mag aannemen en welke vergunning daarbij hoort.
Hoe lang werkt diegene daar? De duur bepaalt of bijzondere regels gelden. Een veelgenoemde afspraak is de 183-dagenregeling. Werkt iemand minder dan ongeveer 183 dagen per jaar in het andere land, zonder dat het loon door een werkgever ter plaatse wordt betaald, dan mag het woonland vaak heffen. De exacte voorwaarden verschillen per belastingverdrag.
Met deze drie antwoorden weet je grofweg in welke richting je zoekt. En je weet of het een eenvoudige situatie is of een dossier voor een specialist.
Vier manieren om personeel over de grens te betalen
Er zijn grofweg vier modellen om iemand in het buitenland te verlonen. Geen enkel model is per definitie het beste. De juiste keuze hangt af van het aantal medewerkers, de duur van de samenwerking en je groeiplannen. Hier staan ze naast elkaar.
1. Eigen lokale entiteit
Je richt een eigen bedrijf op in het land waar de medewerker werkt en regelt daar de payroll, vaak met lokale adviseurs. Dit geeft je volledige controle en is logisch bij grotere teams of langetermijnplannen in een markt. De keerzijde: het opzetten kost tijd en geld, en je draagt zelf de verantwoordelijkheid voor lokale naleving. Voor een medewerker is dit zelden de moeite waard.
2. Lokaal payrollbedrijf per land
Je blijft werkgever vanuit Nederland en besteedt de lokale salarisadministratie uit aan een gespecialiseerd bedrijf in het betreffende land. Je houdt zelf de regie over de afstemming tussen landen. Dit past als je in een handvol landen actief bent en niet alles wil centraliseren. Het nadeel: bij meerdere landen krijg je meerdere aanspreekpunten en moet je zelf coördineren.
3. Global payroll provider
Eén centrale partij coördineert je salarisadministratie over meerdere landen en werkt samen met lokale specialisten. Je hebt een aanspreekpunt en vaak een dashboard met rapportages. Dit past bij organisaties met medewerkers in verschillende landen die centrale sturing willen. De kosten lopen op naarmate je meer landen toevoegt.
4. Employer of Record (EOR)
Een externe partij wordt formeel werkgever van de medewerker in het buitenland. Die partij regelt het arbeidscontract, de payroll en de naleving, terwijl jij de dagelijkse aansturing houdt. Je neemt iemand aan zonder zelf een entiteit op te zetten, vaak binnen enkele dagen. Het past goed bij een nieuwe markt testen of bij een klein team. De keerzijde: je betaalt een vaste vergoeding per medewerker per maand, en je deelt persoonsgegevens met een externe partij, dus let op gegevensbescherming en AVG.
Voor een recruiter die incidenteel iemand over de grens aanneemt, valt de keuze meestal tussen een lokaal payrollbedrijf en een EOR. Heeft je organisatie al een entiteit in het land? Dan ligt directe verloning voor de hand. Niet? Dan is een EOR vaak de snelste route. De finance-afdeling maakt de definitieve keuze. Jij weet nu welke opties op tafel liggen. En je weet dat het pakket meer omvat dan loon alleen: ook de secundaire arbeidsvoorwaarden verschillen per land en tellen mee in je aanbod.
Internationaal werven met een plan
Talent over de grens vraagt om een doordachte recruitmentstrategie, niet om losse acties. Leer hoe je je wervingsaanpak, doelgroepen en kanalen op elkaar afstemt, ook bij internationale rollen.
A1-verklaring, salary split en de 30%-regeling
Drie begrippen kom je vrijwel altijd tegen zodra het over de grens gaat. Je hoeft ze niet tot in detail te kennen, maar je herkent ze en weet wanneer ze spelen.
De A1-verklaring
Een A1-verklaring is een officieel document dat aantoont in welk EU-land iemand sociaal verzekerd is. Bij grensoverschrijdend werk binnen de EU is dit het bewijs dat voorkomt dat twee landen tegelijk premies willen. Vraag de verklaring op tijd aan, ruim voor de start. Zonder geldige A1 riskeer je boetes, en sommige opdrachtgevers weigeren mensen op hun terrein zonder dit document.
Let op: deze fouten kosten geld
- De fiscale woonplaats verkeerd vaststellen, waardoor je in het verkeerde land afdraagt
- De A1-verklaring niet of te laat aanvragen
- Een salary split op papier zetten die niet klopt met de werkelijke werkdagen
- Iemand als zzp’er inhuren terwijl het feitelijk een dienstverband is
De salary split
Werkt iemand in twee landen, dan kan het heffingsrecht over het loon verdeeld worden over beide landen. Dat heet een salary split. Het loon wordt toegerekend aan de werkdagen per land, via een dagenbreuk. In sommige gevallen levert dit de medewerker een belastingvoordeel op, maar dat is niet gegarandeerd. Bij bestuurders en bij bepaalde landen werkt het anders uit.
Belangrijk: een salary split moet de werkelijkheid dekken. Wie op papier 60 procent in België werkt maar in de praktijk 40 procent, komt bij een controle in de problemen. De Hoge Raad kijkt naar waar het werk fysiek wordt verricht, niet naar wat er in het contract staat.
De 30%-regeling
Voor werknemers die vanuit het buitenland naar Nederland komen met specifieke expertise, bestaat de 30%-regeling. Een deel van het salaris wordt dan onbelast vergoed. De regeling blijft 30 procent tot en met 2026 en daalt naar 27 procent vanaf 1 januari 2027. Voor 2026 ligt de salarisnorm op 48.013 euro bruto per jaar, en op 36.497 euro voor werknemers onder de 30 met een kwalificerende master. Lees meer in het artikel over de 30%-regeling voor recruiters.
Wat het voor de medewerker betekent
Internationale payroll gaat niet alleen over jouw administratie. De keuzes raken de medewerker direct. Waar iemand sociaal verzekerd is, bepaalt de toegang tot ziektewet, werkloosheidsuitkering en pensioenopbouw. Een verkeerde constructie kost de medewerker netto loon of zekerheid.
Neem pensioen. Wie deels in het buitenland werkt, bouwt over dat deel vaak geen Nederlands pensioen op. Of de medewerker krijgt te maken met een andere opbouw en een andere franchise. Dat is geen detail voor iemand die over twintig jaar met pensioen wil. Bespreek dit open. De kandidaat heeft er recht op te weten wat de gevolgen zijn. Werkt iemand structureel vanuit huis in het buitenland, dan spelen ook de voor- en nadelen van thuiswerken mee in de afweging.
Ook bij de zzp-route ligt een valkuil voor beide kanten. Iemand inhuren als zelfstandige lijkt simpel, maar als de relatie feitelijk een dienstverband is, loopt zowel de werkgever als de werkende risico bij handhaving op schijnzelfstandigheid. De Belastingdienst handhaaft hier sinds 2026 strenger op. Voor de afweging tussen tarieven helpt het artikel over zzp-uurtarief versus loondienst.
Wanneer je een specialist nodig hebt
Niet elke situatie is ingewikkeld. Een Nederlandse medewerker die af en toe een dag in het buitenland werkt, blijft meestal gewoon in Nederland verzekerd en belast. Daar heb je geen adviseur voor nodig.
De situatie wordt complex zodra meerdere landen het heffingsrecht claimen, zodra iemand structureel in twee landen werkt, of zodra je in een land aanneemt waar je geen entiteit hebt. Dan loont het om vroeg een fiscalist of een gespecialiseerde payrollpartij te betrekken. De uitkomst is sterk situatie-afhankelijk, en een fout in de inrichting kost later meer dan het advies vooraf.
Voor jou als recruiter is de taak niet om dit zelf op te lossen. Je taak is om de signalen te herkennen, de juiste vragen te stellen voordat je een aanbod doet, en op tijd de juiste mensen aan tafel te krijgen. Doe je dat, dan voorkom je ingetrokken aanbiedingen en teleurgestelde kandidaten. En dat is precies waar je werving sterker van wordt.
Veelgestelde vragen over internationale payroll
Wat is internationale payroll precies?
Internationale payroll is het correct uitbetalen van medewerkers die in een ander land wonen of werken, volgens de lokale belasting-, sociale zekerheids- en arbeidsregels. Je houdt de juiste loonheffing in en draagt premies af in het juiste land. Het verschilt van gewone payroll doordat je met minimaal twee rechtssystemen tegelijk te maken hebt.
Heb ik een eigen bedrijf in het buitenland nodig om iemand daar te betalen?
Nee. Een eigen lokale entiteit is een van de vier opties, maar niet de enige. Je kunt ook een lokaal payrollbedrijf inschakelen, een global payroll provider gebruiken, of via een Employer of Record werken. Bij een Employer of Record wordt een externe partij formeel werkgever, zodat je zonder eigen entiteit toch compliant iemand aanneemt.
Wat is het verschil tussen internationale payroll en global payroll?
Internationale payroll is de activiteit: het correct verlonen van mensen over de grens. Global payroll verwijst meestal naar de manier waarop je dat organiseert, vaak via een centraal platform of leverancier die meerdere landen vanuit een systeem beheert. In het dagelijks gebruik lopen de termen door elkaar.
Wat is een A1-verklaring en wanneer heb ik die nodig?
Een A1-verklaring toont aan in welk EU-land een medewerker sociaal verzekerd is. Je hebt die nodig bij grensoverschrijdend werk binnen de EU, bijvoorbeeld bij detachering of bij een grensarbeider. Vraag de verklaring tijdig aan, voor de start van het werk. Zonder geldige A1 riskeer je boetes en dubbele premieheffing.
Wanneer ontstaat een salary split?
Een salary split ontstaat als een medewerker in twee of meer landen werkt en meerdere landen het heffingsrecht over het loon hebben. Het loon wordt dan via een dagenbreuk toegerekend aan de werkdagen per land. De split moet de werkelijke verdeling van werkdagen dekken, anders ontstaan problemen bij controle.
Wie regelt internationale payroll, recruitment of finance?
Finance of een externe payrollpartij regelt de uitvoering. De recruiter speelt een rol aan de voorkant: de juiste vragen stellen over woonland, werkland en duur voordat een aanbod wordt gedaan, en op tijd de juiste specialisten betrekken. Zo voorkom je dat een aanbod later moet worden ingetrokken.
Over de auteur
Jacco Valkenburg is recruitment architect, auteur en trainer met 25 jaar ervaring in werving en selectie, onder meer als Corporate Recruitment Manager bij een internationale consultancy. Hij is auteur van Recruitment 4.0 en begeleidt organisaties bij het werven van talent, ook over de grens.
