Drie weken geleden kreeg je 47 sollicitaties op die nieuwe managementfunctie. Vandaag heb je er nog 3 over. De rest trok zich terug, reageerde niet meer of koos een andere werkgever.
Dat is geen pech maar candidate experience. Een sollicitant beoordeelt jouw organisatie vanaf de eerste regel van je vacature en stopt zodra de twijfel wint.
Bijna niemand belt om te vertellen waarom die afhaakt. Je merkt het pas aan een lege shortlist.
Weet je al waar je staat? Doe eerst de candidate experience scan van 2 minuten en lees daarna gericht verder.
Zo houd je sollicitanten vast met een betere candidate experience
Van de eerste 30 seconden bij je vacature tot de afwijzingsmail. Zo zie je waar je sollicitanten verliest en wat je eraan doet.
- Wat is candidate experience?
- Wat gebeurt er in het hoofd van een sollicitant?
- De 4 kernbehoeften van sollicitanten volgens het KETS-model
- De 5 redenen waarom sollicitanten afhaken
- Stop met selecteren en help de sollicitant kiezen
- Waar begin je met candidate experience verbeteren?
- Wat doet AI met de candidate experience?
- Wat levert een betere candidate experience op?
- Veelgestelde vragen over candidate experience
Wat is candidate experience en waarom bepaalt het wie je aanneemt?
Candidate experience gaat niet over een mooie werkenbij-site. Het draait om wat een sollicitant voelt bij elke stap in je proces. Hoe snel krijgt iemand antwoord en voelt het gesprek als een verhoor of als een kennismaking?
Die beleving telt mee in de keuze. In het Candidate Experience Report 2025 van CareerPlug zegt 66 procent van de sollicitanten dat een positieve ervaring meewoog. Die ervaring hielp bij de keuze voor het aanbod. En 26 procent sloeg in 2024 een aanbod af na een slechte ervaring. Let op, dit is Amerikaans onderzoek onder sollicitanten bij kleinere werkgevers.
De candidate journey is de route die een sollicitant aflegt en candidate experience is hoe die route voelt. De journey beschrijft de stappen en de experience de beleving bij elke stap.
Wat gebeurt er in het hoofd van een sollicitant?
De eerste 30 seconden bij je vacature
Een sollicitant ziet je vacature vaak niet uit wanhoop maar uit nieuwsgierigheid. Veel mensen hebben al een baan en vragen zich af of het beter kan. In die eerste halve minuut scannen ze je vacature op 4 vragen.
- Begrijp ik wat dit werk inhoudt?
- Spreekt dit me aan?
- Past dit bij mijn niveau?
- Vertrouw ik deze organisatie?
Bij veel vacatures loopt het hier al mis. Ze beginnen bij de organisatie (“Wij zoeken een…”) in plaats van bij de lezer (“Jij bouwt…”) en staan vol intern jargon.
Wat je schrijft en wat de sollicitant leest
Jij schrijft
“Wij zoeken een ervaren Marketing Manager die onze marketingactiviteiten verder professionaliseert in een levendige omgeving met volop groeikansen.”
De sollicitant denkt
“Professionaliseren betekent dat het nu een chaos is. Levendig betekent onduidelijke verwachtingen. En volop groeikansen zegt iedereen.”
Het moment van solliciteren
Overleeft je vacature de eerste scan, dan volgt de afweging. Is dit mijn tijd waard en wat moet ik allemaal aanleveren? Sollicitanten steken daar meer tijd in dan werkgevers denken. In een Amerikaans onderzoek van CareerArc en Future Workplace uit 2016 staken sollicitanten 3 tot 4 uur in 1 sollicitatie. De werkgever keek er gemiddeld minder dan 15 minuten naar.
Het onderzoek is 10 jaar oud en toch herken je die scheefgroei nog in veel processen. Werkgevers vragen veel en laten daarna weken niets van zich horen. Bij elke stap vraagt de sollicitant zich af of die er nog zin in heeft.
De 4 kernbehoeften van sollicitanten volgens het KETS-model
De wensen van sollicitanten vallen volgens loopbaanexpert Aaltje Vincent terug te brengen tot 4 begrippen. Ze vormen samen het KETS-model®, wat staat voor Kennis, Eenvoudig, Transparant en Snelheid. Met dat model bekijk je je recruitmentproces door de ogen van de sollicitant.
Kennis, zodat een sollicitant weet waar die aan begint
Sollicitanten willen zoveel mogelijk weten voordat ze zich vastleggen. Dat betreft niet alleen de functie maar ook het team, de cultuur en het salaris.
Dit werkt
- Een vacature die een gewone werkdag beschrijft
- Korte video’s van toekomstige collega’s
- Salaris en voorwaarden gewoon in de vacature
Dit werkt niet
- Vage termen als “uitdagende functie”
- Intern jargon dat alleen collega’s snappen
- Belangrijke informatie pas in het gesprek delen
Eenvoud, zodat solliciteren geen hindernisbaan is
Solliciteren kost tijd en energie. Hoe makkelijker je het maakt, hoe meer goede mensen de moeite nemen. Vraag een cv en een korte toelichting in plaats van een account, een motivatiebrief en referenties. En zorg voor een proces dat op een telefoon werkt.
Transparantie, zodat verwachtingen kloppen
Sollicitanten waarderen eerlijkheid, ook over de minder leuke kanten van het werk. Dat begint bij het salaris in je vacaturetekst en houdt niet op bij de werkdruk. Schrijf gerust “Dit is een drukke periode en overuren komen voor” als je daar ook de vrijheid tegenover zet die iemand krijgt.
Snelheid, zodat niemand afhaakt door het wachten
Sollicitanten hebben alternatieven. Hoe langer je proces duurt, hoe groter de kans dat iemand elders tekent. Noem de doorlooptijd vooraf en hou je eraan, bijvoorbeeld “Binnen 2 weken na je sollicitatie weet je of we verdergaan.” Haal je dat tempo niet, kijk dan hoe je je time to hire verlaagt.
Hoe scoort jouw organisatie? Doe deze scan 👇
Je kent nu de 4 kernbehoeften van sollicitanten. De scan hieronder vertaalt ze naar vragen over je eigen recruitmentproces. Na 2 minuten zie je per thema waar je staat en welk onderdeel je als eerste aanpakt.
De 5 redenen waarom sollicitanten afhaken
Sollicitanten haken zelden af om 1 grote reden. Meestal stapelen kleine irritaties zich op tot iemand afhaakt. Meer voorbeelden lees je in 5 manieren waarop je kandidaten onbewust afschrikt.
De sollicitant snapt niet wat het werk inhoudt
Jargon en vage omschrijvingen maken een gewone werkdag onzichtbaar. Leg je vacature voor aan iemand buiten je organisatie en vraag wat die persoon denkt dat het werk is.
Het proces voelt als tijdverspilling
Een traag en bureaucratisch proces roept een logische vraag op. Als ze nu al zo met mijn tijd omgaan, hoe ziet het er dan uit als ik hier werk? Maak elk contact nuttig door informatie te geven en de volgende stap te noemen.
De sollicitant vertrouwt je organisatie niet
Een recruiter belooft een reactie op vrijdag en die komt pas op dinsdag. Zo’n detail kleurt de rest van het proces. Doe wat je zegt en meld het vooraf als iets uitloopt.
Een andere werkgever is sneller en duidelijker
Goede mensen spreken ook met andere werkgevers en wie het snelst reageert heeft een voorsprong. Reageer binnen 2 werkdagen, ook als je nog geen besluit hebt.
De functie blijkt toch niet te passen
Een te rooskleurige vacature levert halverwege het proces teleurstelling op. Een eerlijke afwijzing aan het begin is beter dan een slechte aanname aan het eind.
Stop met selecteren en help de sollicitant kiezen
De grootste verandering in candidate experience zit niet in techniek maar in je hoofd. Stop met het idee dat sollicitanten zich eerst bewijzen en zie het als een gezamenlijk onderzoek naar een goede match. Je deelt dan informatie in plaats van die achter te houden en ziet een afwijzing als service in plaats van als oordeel.
Hoe beter je informatie, hoe beter sollicitanten zelf inschatten of ze passen. Dat vraagt lef om open te zijn over de minder aantrekkelijke kanten van het werk.
Voorbeelden van zelfselectie-informatie
- “Je overlegt regelmatig met collega’s in andere tijdzones.”
- “Je werkt veel zelfstandig en deadlines verschuiven soms onverwacht.”
- “We zijn een scale-up en veel processen zijn nog in ontwikkeling.”
Een deel van de lezers haakt hierop af en voelt zich bij jou ook niet thuis. Wie denkt dat het precies klopt, is je beste sollicitant.
Waar begin je met candidate experience verbeteren?
Je hebt geen nieuw systeem nodig om te starten. Begin bij de momenten die het langst blijven hangen. Stuur binnen 24 uur een ontvangstbevestiging met een tijdlijn. Wijs af met respect en een reden. In het CareerArc-onderzoek kreeg 65 procent van de sollicitanten zelden of nooit bericht over de beslissing. Templates vind je bij deze afwijzingsbrief voorbeelden.
Meet daarna waar je sollicitanten verliest, bijvoorbeeld met de cNPS voor candidate experience. Een uitgewerkt stappenplan staat in kandidaatervaring verbeteren met 12 praktische strategieën. Inspiratie vind je in 9 candidate experience voorbeelden zonder budget.
Wat doet AI met de candidate experience?
AI neemt in veel recruitmentprocessen een deel van het contact over. Chatbots beantwoorden vragen, tools screenen cv’s en sollicitanten doen een eenzijdig video-interview. Dat versnelt je proces en schept soms afstand. Volgens hetzelfde CareerPlug-rapport haakte 33 procent van de sollicitanten af bij een sollicitatie met een eenzijdig video-interview.
Zet AI in voor snelheid en duidelijkheid en laat het oordeel over mensen bij mensen. Vertel sollicitanten wanneer ze met een tool praten en wie de beslissing neemt. Een AI-interview werkt als het de sollicitant tijd bespaart en een mens daarna het echte gesprek voert.
Wat levert een betere candidate experience op?
De onderzoekers McFarland, Ployhart, Shepherd en Ward publiceerden eind 2022 in de Journal of Management een studie naar collectieve candidate experience. Ze keken niet naar losse sollicitanten maar naar alle sollicitanten binnen een bedrijfsonderdeel. Die gezamenlijke ervaring koppelden ze aan de resultaten van dat onderdeel.
Reputatie telt ook mee. In het CareerArc-onderzoek had bijna 60 procent van de sollicitanten weleens een slechte ervaring. Van die groep deelde 72 procent het verhaal online of in de eigen omgeving. Dit zijn Amerikaanse cijfers, maar een slecht verhaal reist in Nederland net zo snel via reviewsites en LinkedIn.
Hoe groot het effect bij jou is, verschilt per sector en type functie. Meet het daarom zelf, voor en na je aanpassingen. Help sollicitanten ontdekken of ze bij jou op hun plek zijn. Dan is candidate experience geen project meer maar de manier waarop je werkt.
Kijk met je team door de ogen van de sollicitant
In onze incompany training werk je met je eigen vacatures en je eigen proces. Je ontdekt hoe sollicitanten beslissen en je sluit af met een actieplan voor je eigen organisatie.
Veelgestelde vragen over candidate experience
Wat is candidate experience?
Candidate experience is hoe een sollicitant jouw recruitmentproces beleeft. Dat loopt van de eerste blik op je vacature tot het aanbod, de afwijzing of de eerste werkdag. In het Nederlands heet het ook kandidaatervaring. Die beleving bepaalt of goede mensen doorgaan, afhaken of een aanbod afslaan.
Wat is het verschil tussen candidate experience en candidate journey?
De candidate journey is de route die een sollicitant aflegt, van de eerste oriëntatie tot de eerste werkdag. Candidate experience is hoe die route voelt. De journey beschrijft de stappen en de experience beschrijft de beleving bij elke stap.
Hoe meet je candidate experience?
Meet hoeveel mensen een sollicitatie starten en afronden, hoeveel zich terugtrekken en in welke fase dat gebeurt. Vraag sollicitanten daarnaast na elke fase of ze jouw organisatie aanraden, op een schaal van 0 tot 10. Die score heet de cNPS. Stel de vraag ook aan afgewezen sollicitanten, want juist zij zijn eerlijk.
Waarom zou iemand nog solliciteren als je alle informatie vooraf geeft?
Goede sollicitanten krijgen juist meer interesse door een realistisch beeld. Ze zijn blij met een organisatie die eerlijk is over het werk. Openheid werkt als filter. Wie niet past haakt af en wie wel past raakt geïnteresseerd.
Wat als we te veel informatie weggeven aan sollicitanten?
Openheid levert vertrouwen en betere matches op. Sollicitanten die afhaken omdat je eerlijk bent over werkdruk of uitdagingen, voelen zich bij jou ook niet thuis. Helpt jouw informatie iemand om elders een betere match te vinden, dan voorkom je een mismatch bij jezelf.
Hoe krijg je hiring managers mee in een betere candidate experience?
Laat ze het verschil zelf horen. Laat ze meeluisteren met een tevreden sollicitant. Of lees samen de feedback van iemand die elders koos maar positief is over jullie proces. Concrete voorbeelden overtuigen beter dan uitleg.
Over de auteur
Jacco Valkenburg is recruitment architect, auteur van 9 vakboeken en trainer met ruim 25 jaar ervaring in werving en selectie. In recruitment-audits licht hij de sollicitatieprocessen van opdrachtgevers door en in interim recruitment projecten neemt hij vastgelopen vacatures over.
