Verzuim voelt op het eerste gezicht vaak als overmacht of pech. Iemand meldt zich ziek, je belt de arbodienst en je wacht af. Herkenbaar, maar het beeld klopt niet.
Een flink deel van het verzuim ontstaat op de werkvloer zelf: in de werkdruk, de sfeer en de manier waarop jij leidinggeeft.
Het CBS meldde over 2025 dat 23 procent van de verzuimers de afwezigheid geheel of deels aan het werk toeschrijft, met werkdruk als grootste oorzaak. Daar zit jouw invloed.
Hier lees je hoe je ziekteverzuim verlaagt met alledaagse dingen: aandacht geven, werkdruk sturen en het goede gesprek voeren, binnen de grenzen van de privacywet.
Grip op verzuim als leidinggevende
Een praktische aanpak voor leidinggevenden en MKB-ondernemers om verzuim te verlagen.
Verzuim is vaak een signaal, geen toeval
Griep en verkoudheid vormen de grootste groep ziekmeldingen. Het CBS noemt ze in 55 procent van de gevallen als reden. Die meldingen horen erbij en daar stuur je weinig op. Het verschil maak je bij het verzuim dat met het werk samenhangt.
Psychische klachten, overspanning en burn-out kwamen bij 9 procent van de verzuimers voor, en juist die zorgen voor de lange afwezigheid. Achter frequent kort verzuim zit vaak iets anders: te hoge werkdruk, een sluimerend conflict of een medewerker die zich niet gezien voelt. Meldt iemand zich telkens op maandag ziek, kijk dan niet naar de agenda maar naar het werk. Verzuim zegt meer over de werkomgeving dan over de persoon. Wie het teken oppikt, voorkomt dat een korte melding uitgroeit tot langdurige uitval. Meer over de mentale kant lees je in ons artikel over mentaal welzijn van medewerkers.
Vijf hefbomen die verzuim verlagen
Verzuim verlaag je niet met een verzekering of een protocol alleen. Het zit in de optelsom van gedrag dat je dagelijks laat zien. Vijf hefbomen leveren de meeste winst op.
Stuur actief op werkdruk
Werkdruk is de meest genoemde oorzaak van werkgerelateerd verzuim. Vraag je team elke week wat blijft liggen en waar de druk zit. Verdeel het werk opnieuw voordat iemand omvalt. Structureel overwerk is geen graadmeter voor loyaliteit, maar een signaal van een overbelast proces. Zet op tijd in op de betrokkenheid van je team, want een betrokken team trekt eerder aan de bel.
Geef oprechte aandacht
Mensen die zich gezien voelen, melden zich minder snel ziek en komen sneller terug. Een kort gesprek over hoe het gaat doet meer dan een extra vergadering. Ken je mensen: wie loopt op zijn tenen, wie bloeit op, wie trekt zich terug. Die signalen pik je alleen op als je aanwezig bent. Wil je grip op de sfeer, meet dan het werkgeluk in je team.
Voer het goede verzuimgesprek
Meldt iemand zich ziek, bel dan zelf. Niet om te controleren, maar om contact te houden. Vraag hoe het gaat en wanneer iemand denkt terug te zijn. Vraag welke taken je overneemt. Blijf tijdens de afwezigheid in contact, met een belletje of een kaartje. Dat contact bepaalt vaak hoe snel iemand terugkeert. Het gesprek voer je open, zonder naar de medische reden te vragen. Oefenen met dit soort gesprekken helpt: kijk naar gedragsgerichte vragen voor leidinggevenden.
Begin bij de juiste match en een sterke start
Structureel verzuim begint eerder dan de ziekmelding. Iemand die niet past bij het werk of de rol, loopt eerder vast. Een scherpe selectie en een sterke onboarding leggen de basis voor een gezonde inzet. Investeer in de eerste negentig dagen, want daar bouw je de betrokkenheid op die later verzuim voorkomt. Wie hier goed op stuurt, verlaagt ook het verloop en de kosten daarvan.
Maak afspraken helder
Onduidelijkheid voedt verzuim. Leg vast hoe iemand zich ziekmeldt, bij wie, en wat er daarna gebeurt. Een protocol van een pagina volstaat. Heldere afspraken halen de spanning uit het moment van ziekmelden en geven je team houvast. Combineer dat met een goed beleid om mensen te behouden, dan versterken de twee elkaar.
Wat je wel en niet mag vragen bij een ziekmelding
Hier gaat het vaak mis. Uit betrokkenheid vraag je door naar wat iemand mankeert. Dat is niet toegestaan. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en extra beschermd onder de AVG. Alleen de bedrijfsarts beoordeelt de medische kant. De regels staan in de beleidsregels De zieke werknemer van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Bij een ziekmelding vraag en registreer je alleen dit:
- het telefoonnummer en verpleegadres;
- de verwachte duur van het verzuim;
- de lopende afspraken en taken die je overneemt;
- of iemand onder een vangnetregeling van de Ziektewet valt (niet welke);
- of er een arbeidsongeval speelt, of een verkeersongeval met een aansprakelijke derde.
Deze vragen laat je achterwege:
- de diagnose of de aard van de ziekte;
- de behandeling die iemand krijgt;
- wat iemand nog wel of niet kan qua werk, want dat oordeel is aan de bedrijfsarts.
Vertelt iemand uit zichzelf wat er speelt, luister dan gerust. Je legt het alleen niet vast en gebruikt het niet voor een oordeel over de inzetbaarheid.
Let op: leg nooit medische gegevens vast
De Autoriteit Persoonsgegevens beboet organisaties die de aard van de ziekte registreren. Zelfs vrijwillig gedeelde informatie leg je niet vast. Laat de medische kant over aan de bedrijfsarts, die een beroepsgeheim heeft.
Wanneer je de bedrijfsarts inschakelt
Duurt het verzuim langer, dan komt de Wet verbetering poortwachter in beeld. De bedrijfsarts stelt uiterlijk in de zesde week een probleemanalyse op, maar je schakelt de arts eerder in bij twijfel of bij dreigend langdurig verzuim. Bij ziekte betaal je het loon tot twee jaar door, en vroeg ingrijpen loont. De bedrijfsarts kijkt naar de medische kant en de mogelijkheden, jij houdt contact en regelt passend werk. Meer over preventie vind je bij het Arboportaal van de Rijksoverheid.
Word sterker als leidinggevende
Leer het goede gesprek voeren en je mensen betrokken houden. Oefen met gesprekstechnieken, betrokkenheid en het sneller invullen van je vacatures.
Veelgestelde vragen over ziekteverzuim verlagen
Wat is een goed ziekteverzuimpercentage?
Het gemiddelde ziekteverzuim in Nederland lag in het eerste kwartaal van 2026 op 5,8 procent, meldt het CBS. Kleine bedrijven zitten meestal lager, rond 2,8 procent, grote organisaties hoger. Een goed percentage hangt af van je sector: zorg en welzijn zit structureel boven de 8 procent, horeca rond de 3,4 procent. Vergelijk je cijfer met je eigen branche, niet met het landelijk gemiddelde.
Wat mag je als leidinggevende vragen bij een ziekmelding?
Je vraagt naar bereikbaarheid, de verwachte duur en de taken die je overneemt. Je vraagt niet naar de diagnose, de oorzaak of wat iemand nog wel of niet kan. Dat oordeel is aan de bedrijfsarts. Vertelt iemand uit zichzelf wat er speelt, dan leg je dat niet vast.
Hoe pak je frequent kortdurend verzuim aan?
Frequent verzuim is vaak een signaal. Voer een open gesprek zonder naar de medische reden te vragen. Bespreek hoe het werk gaat, of de druk te hoog ligt en wat helpt. De oorzaak zit vaak in werkdruk, een conflict of gebrek aan betrokkenheid, niet in de gezondheid zelf.
Wat kost een zieke medewerker per dag?
Verzuimspecialisten en verzekeraars schatten de kosten op 250 tot 405 euro per dag. Dat bedrag omvat loondoorbetaling, vervanging en verlies aan productiviteit. Het CBS publiceert dit bedrag niet, zie het daarom als richtlijn en niet als hard cijfer.
Wanneer schakel je de bedrijfsarts in?
Uiterlijk in de zesde week van het verzuim stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. Je schakelt de arts eerder in bij twijfel of bij dreigend langdurig verzuim. Dat hoort bij de Wet verbetering poortwachter en voorkomt problemen verderop in het traject.
Over de auteur
Jacco Valkenburg is recruitment architect, trainer en auteur van negen vakboeken. Hij traint leidinggevenden en MKB-ondernemers in het voeren van goede gesprekken en het sneller invullen van vacatures.
