Wat is Onboarding? Stappenplan & Programma

Maandag 08.30 uur staat de nieuwe collega bij de receptie en niemand weet wie de laptop heeft. Zo begint onboarding in veel organisaties, met een zoektocht naar een wachtwoord.

Voor de recruiter zit het werk erop zodra het contract getekend is. De nieuwe medewerker ziet dat anders en zoekt de eerste weken naar meer dan een wachtwoord. Die zoekt bewijs dat de overstap klopte.

In Nederland heeft dat bewijs een deadline. Staat er een proeftijd in het contract, dan stapt de nieuwe medewerker in die 1 of 2 maanden op zonder opzegtermijn.

Je leest wat onboarding is en hoe je de eerste maanden inricht met de 6 C’s van Talya Bauer.

Wat is onboarding en wat betekent het?

Het Engelse woord betekent letterlijk aan boord stappen. In de praktijk draait het om een simpele vraag. Wanneer draait iemand zelfstandig en met plezier mee in het team? Tot dat moment loopt het traject.

Inwerken is daar een onderdeel van. Bij inwerken leert de nieuwe medewerker de taken, systemen en procedures van de functie. Het bredere traject gaat ook over relaties en ongeschreven regels. Daarnaast toets je of de baan klopt met wat in de selectiegesprekken beloofd is. Wie alleen een inwerkplan voor de nieuwe medewerker heeft, regelt de taken en laat de rest aan het toeval over.

Het traject start eerder dan de eerste werkdag. De weken tussen handtekening en start heten preboarding. Ook in die periode haakt een kandidaat soms af, bijvoorbeeld na een tegenbod van de huidige werkgever.

Waarom onboarding je wervingsresultaat bepaalt

Een vacature is pas vervuld als de nieuwe medewerker blijft. Toch beoordeelt een recruitmentteam zijn succes vaak op getekende contracten en niet op wie er na een jaar nog zit.

Het UWV noemt het eerste jaar bij een werkgever een make-or-break periode. Volgens het UWV zet 19% van de werkgevers in op betere inwerktrajecten om uitstroom te voorkomen. Werkgevers met meer dan 100 medewerkers doen dat vaker.

De L&D Monitor 2024 van het Nederlandse leerplatform Studytube zet er een cijfer naast. Daarin vertrekt 27% van de nieuwe medewerkers binnen 12 maanden. Een derde van die vertrekkers noemt te weinig inwerktijd als reden. Ruim 1 op 3 noemt een mismatch in verwachtingen.

Die mismatch begint niet op dag 1. Die ontstaat in de vacaturetekst, de vacature-intake en de selectiegesprekken, waar iedereen de baan net iets mooier maakt dan de werkelijkheid. Onboarding is daarom het laatste deel van je recruitmentproces en geen los HR-project. Gaat het mis, dan begint de werving opnieuw en betaal je de kosten van een mislukte aanname een tweede keer.

[tekst gaat door onder de afbeelding]

De 6 C’s van onboarding volgens Talya Bauer

Het bekendste model komt van Talya Bauer, hoogleraar management aan Portland State University. In 2010 beschreef ze voor de SHRM Foundation de 4 C’s. Later breidde ze het model uit tot 5 C’s met Confidence en daarna tot 6 met Checkback.

Bauer ziet de C’s als een trap. Bijna elke organisatie regelt Compliance, want zonder contract en accounts start niemand. Volgens Bauer stijgt het effect op behoud met elke trede die je daarboven zet.

Compliance heeft in Nederland een wettelijke kant. Sinds 2022 geldt de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden. Een nieuwe medewerker ontvangt daardoor de kerngegevens van de baan binnen 1 week na de start op papier. De overige informatie volgt binnen 1 maand. De Arbowet vraagt daarnaast om voorlichting over de risico’s van het werk.

Clarification en Confidence liggen grotendeels bij de leidinggevende. Geef in week 1 een taak met een zichtbaar resultaat en niet alleen e-learnings en kennismakingen. Wie na 2 weken iets afgerond heeft, voelt sneller dat de overstap de goede keuze was.

Connection en Culture regel je niet met alleen een welkomstlunch. Een vaste buddy beantwoordt de vragen die een nieuwe collega niet aan de leidinggevende stelt. Checkback sluit de cirkel, want in die gesprekken hoor je wat er in de eerste weken schuurde.

De 4 fasen van onboarding in de eerste 3 maanden

Elke organisatie vult de fasen anders in, maar de volgorde ligt vast. Plan ze vanaf de handtekening en niet vanaf de eerste werkdag, want dan heb je de eerste fase al gemist.

Voor elke fase staat een uitgewerkte gids in de kennisbank. Daar lees je hoe je een draaiboek voor de eerste werkdag maakt en hoe het 90-dagen stappenplan voor een nieuwe medewerker eruitziet. Zet je het geheel liever op papier, gebruik dan het stappenplan voor een onboarding programma.

Plan het eerste checkback-gesprek ruim voor het einde van de proeftijd. Dan bespreek je twijfels op een moment dat je nog bijstuurt, in plaats van ze te horen bij de opzegging.

Wie doet wat in de eerste maanden?

Een goede start mislukt zelden door gebrek aan goede wil. Het mislukt omdat iedereen denkt dat een ander het oppakt.

HR ontwerpt het programma en regelt de Compliance. De leidinggevende draagt Clarification en Confidence, want die bepaalt de taken, de doelen en de feedback. De buddy zorgt voor Connection en Culture in het dagelijks werk.

De recruiter ontbreekt vaak in dit rijtje, terwijl juist die weet wat er in de gesprekken beloofd is. Denk aan thuiswerkdagen, een opleiding of het project waar de kandidaat zin in had. Draag die afspraken over aan de leidinggevende en leg die overdracht vast in je afspraken met de hiring manager. Een manager die de beloftes niet kent, breekt ze zonder het te merken.

Zo meet je of je onboarding werkt

Zonder meting blijft het een gevoel. Met 4 cijfers zie je snel waar het lekt en daar heb je geen dure software voor nodig.

• Vroeg verloop, het deel van de nieuwe medewerkers dat binnen 12 maanden vertrekt, per afdeling en per leidinggevende.
• De tijd tot het eerste zelfstandige resultaat, die je in week 1 samen afspreekt.
• Een korte vraag na 30 en 90 dagen, zoals een eNPS-vraag of de vraag of de baan klopt met wat beloofd is.
• Een exitgesprek met iedereen die in het eerste jaar vertrekt.

Leg de uitkomsten naast je wervingsdata. Komen de vroege vertrekkers vooral via hetzelfde kanaal binnen, of bij dezelfde leidinggevende? Dan zit het probleem eerder in de werving dan in de periode na de start.

Wat automatiseer je met software?

Software neemt de Compliance-kant goed over. Denk aan formulieren, het aanvragen van accounts, checklists en herinneringen voor de leidinggevende. Dat scheelt HR handwerk en voorkomt dat de laptop op maandag ontbreekt.

Connection en Confidence automatiseer je niet. Een welkomstvideo vervangt geen leidinggevende die op dag 1 tijd vrijmaakt. Bij thuiswerkers telt dat dubbel. Lees daarvoor hoe je nieuwe medewerkers online inwerkt.

Veelgestelde vragen over onboarding

Wat is onboarding in het kort?

Onboarding is het proces waarin een nieuwe medewerker na het tekenen van het contract uitgroeit tot een volwaardig lid van de organisatie. Het start met preboarding voor de eerste werkdag en loopt door tot 3 tot 12 maanden erna. Naast de taken leert de medewerker de regels, de verwachtingen, de collega’s en de cultuur kennen. Talya Bauer vat dat samen in 6 C’s, namelijk Compliance, Clarification, Confidence, Connection, Culture en Checkback.

Wat is het verschil tussen onboarding en inwerken?

Inwerken gaat over de taken, systemen en procedures van de functie en duurt meestal een paar dagen tot enkele weken. Onboarding is breder en loopt langer. Het gaat ook over relaties, ongeschreven regels en de vraag of de baan klopt met wat in de selectiegesprekken beloofd is. Inwerken is daarmee een onderdeel van het geheel.

Hoe lang duurt onboarding?

Reken op minimaal 3 maanden en voor complexe functies op 6 tot 12 maanden. De eerste maanden wegen het zwaarst, omdat een eventuele proeftijd in Nederland hooguit 1 of 2 maanden duurt. In die periode stapt een nieuwe medewerker op zonder opzegtermijn. Plan daarom het eerste checkback-gesprek ruim voor het einde van de proeftijd.

Wie is verantwoordelijk voor onboarding?

HR ontwerpt het programma en regelt contract, accounts en wettelijke informatie. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de rol, de doelen en de feedback. Een buddy helpt met collega’s en ongeschreven regels. De recruiter draagt de afspraken uit de selectiegesprekken over aan de leidinggevende, zodat geen belofte verloren gaat.

Wat is preboarding?

Preboarding is de periode tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag. Door de opzegtermijn bij de huidige werkgever duurt die periode vaak 1 tot 2 maanden. Een welkomstbericht van de leidinggevende, een klaarliggende laptop en een agenda voor week 1 laten zien dat de nieuwe collega verwacht is. Ook in deze fase haakt een kandidaat soms nog af.

Wat kost een goed inwerktraject?

De grootste kostenpost is tijd en geen software. Denk aan de uren van de leidinggevende en de buddy in de eerste 3 maanden en aan de voorbereiding door HR. Software voor formulieren en checklists is een aanvulling. Zet daar de kosten tegenover van een nieuwe medewerker die binnen een jaar vertrekt, want dan begint de werving opnieuw.