Topgrading: wat is het en wanneer werkt het (niet)?

Je hebt net iemand aangenomen. De gesprekken liepen soepel, de referenties klonken positief, het cv was indrukwekkend. Drie maanden later vraag je jezelf af: hoe heb ik dit gemist? De prestaties vallen tegen, de cultuurfit blijkt een mismatch. Weer een verkeerde aanname.

Dit overkomt de meeste organisaties vaker dan ze willen toegeven. Onderzoek van Dr. Bradford Smart toont aan dat gemiddeld 75% van de aannames niet de verwachte prestaties levert. Een verkeerde hire kost je niet alleen salaris. Het kost je tijd, energie en in het ergste geval goede medewerkers die vertrekken door de negatieve impact.

Topgrading claimt dit probleem op te lossen. De methode belooft je succespercentage te verhogen van 25% naar 75-90%. Klinkt aantrekkelijk.

Maar wat is topgrading precies? En belangrijker: wanneer werkt het wel, en wanneer absoluut niet?

Wat maakt topgrading anders dan andere selectiemethodes?

Topgrading is een 12-stappen selectiemethode ontwikkeld door Dr. Bradford Smart in de jaren ’80 en ’90. De kern: identificeer en neem alleen A-spelers aan door een intensief, gestructureerd proces van interviews, scorecards en referentiechecks.

Smart ontwikkelde de methode toen hij als consultant werkte voor General Electric onder Jack Welch. Hij zag dat traditionele selectieprocessen faalden door drie problemen: kandidaten die liegen op hun cv, oppervlakkige interviews die de waarheid niet boven tafel krijgen, en referentiechecks die niets opleveren.

De oplossing van topgrading? Maak het selectieproces zo grondig dat kandidaten je niet meer voor de gek houden. En daar zit meteen het controversiële aspect: de methode gaat ervan uit dat kandidaten niet te vertrouwen zijn totdat het tegendeel bewezen is.

A-spelers, B-spelers en C-spelers: de kern van topgrading

Topgrading verdeelt kandidaten in drie categorieën:

A-spelers zijn de top 10% van beschikbaar talent voor een specifieke functie. Ze presteren bovengemiddeld én passen bij de bedrijfscultuur. Let op: dit gaat niet om de beste mensen op de arbeidsmarkt, maar om de beste match voor jouw specifieke rol en organisatie.

B-spelers vormen de volgende 25%. Ze leveren acceptabele prestaties maar excelleren niet. Met coaching groeien sommigen door naar A-niveau.

C-spelers zijn de overige 65%. Ze presteren onder verwachting of passen niet bij de cultuur. Volgens topgrading neem je deze nooit aan.

Het model klinkt logisch. Toch schuilt hier een eerste valkuil: de categorisering is subjectief. Wie bepaalt wat een A-speler is? En hoe voorkom je dat je eigen biases bepalen wie in welke categorie valt?

Hoe werkt topgrading in de praktijk?

De methode bestaat uit 12 stappen, van voorbereiding tot onboarding. Niet elke stap is even relevant voor elke organisatie, maar vier elementen vormen de ruggengraat van de aanpak.

Job Scorecard: In plaats van een vage functiebeschrijving maak je een gedetailleerde scorecard. Hierin staan meetbare doelen, vereiste competenties en concrete KPI’s. Kandidaten weten precies wat je verwacht. Dit sluit aan bij een goede vacature-intake vooraf.

TORC-methode: De Threat of Reference Check is het meest kenmerkende onderdeel. Je vertelt kandidaten aan het begin dat ze zelf referentiegesprekken met voormalig leidinggevenden regelen. De theorie: kandidaten met iets te verbergen haken af. Wie blijft, is eerlijker over werkgeschiedenis en prestaties.

Tandem interview: Het kerninterview duurt 3-4 uur voor managementfuncties. Twee interviewers stellen chronologische vragen over elke baan die de kandidaat heeft gehad. Wat waren je successen? Welke fouten maakte je? Hoe zou je leidinggevende je beoordelen? En waarom vertrok je?

Door-referenties: Na het interview belt de kandidaat zelf voormalige managers om referentiegesprekken in te plannen. Jij voert die gesprekken en verifieert wat de kandidaat vertelde.

De combinatie van deze elementen maakt topgrading intensiever dan traditionele selectie. De vraag is: rechtvaardigt de opbrengst de investering?

Wanneer is topgrading de juiste keuze?

Topgrading werkt het beste in specifieke situaties.

Senior en managementfuncties: De tijdsinvestering van 4-6 uur interview plus referenties is alleen te rechtvaardigen bij rollen waar een verkeerde aanname grote impact heeft. Bij een salaris van €80.000+ en een mis-hire die 1,5x dat jaarsalaris kost, verdient de investering zich terug.

Scale-ups en groeiende organisaties: Bedrijven die snel groeien en hun cultuur willen behouden, profiteren van de gestructureerde aanpak. De job scorecard dwingt je om vooraf na te denken over wat je echt nodig hebt.

Rollen met hoge autonomie: Functies waarbij medewerkers zelfstandig beslissingen nemen en weinig dagelijkse aansturing krijgen. Hier is de kans op schade door een verkeerde aanname groter.

Onderzoek van Georgia State University onder zes bedrijven die topgrading implementeerden toonde een daling van het mis-hire percentage van 69% naar 10,5%. Indrukwekkend, maar met een kanttekening: dit waren organisaties die de methode volledig implementeerden met training en ondersteuning.

De keerzijde: wanneer topgrading niet werkt

Tot zover de voordelen. Maar topgrading heeft serieuze beperkingen die voorstanders verzwijgen.

Kandidaatervaring lijdt eronder: Niet elke A-speler wil door een 4-uur durend kruisverhoor over elke baan uit het verleden. In een krappe arbeidsmarkt haken topkandidaten af voor organisaties die minder intensieve processen hanteren. Je filtert niet alleen C-spelers eruit, maar ook A-spelers met opties.

TORC is controversieel: De methode veronderstelt dat kandidaten onbetrouwbaar zijn. Dat creëert een sfeer van wantrouwen vanaf het eerste contact. Bovendien: in Nederland zijn referentiechecks lastiger door AVG en een cultuur waarin voormalig werkgevers terughoudend zijn met negatieve feedback.

Categorisering versterkt bias: Het labelen van mensen als A, B of C geeft een schijn van objectiviteit. Maar wie bepaalt de criteria? Onderzoek naar selectiebias toont dat interviewers onbewust mensen selecteren die op henzelf lijken. Topgrading lost dit niet op en versterkt het risico door de intense focus op “fit”.

Niet voor starters en zij-instromers: Kandidaten zonder uitgebreide werkgeschiedenis vallen buiten de boot. Het chronologische interview werkt alleen als er chronologie ís.

De vraag is niet of topgrading werkt. De vraag is of het werkt voor jouw situatie, jouw functies en jouw arbeidsmarkt.

Topgrading vs. STARR: wat kies je wanneer?

Beide methodes streven naar betere selectiebeslissingen, maar verschillen in aanpak.

De STARR-methode focust op gedragsgerichte vragen over specifieke competenties. Je vraagt naar concrete situaties uit het verleden en analyseert Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie. Dit duurt 45-60 minuten per gesprek.

Topgrading is breder en dieper. Je doorloopt de complete loopbaan chronologisch. Dit levert meer informatie op, maar kost ook meer tijd.

Mijn advies: gebruik STARR voor de meeste functies. Overweeg elementen van topgrading, zoals de job scorecard en TORC, voor senior rollen waar de inzet hoog is. De combinatie geeft je structuur zonder de nadelen van het volledige topgrading-proces.

De kern: topgrading is geen wondermiddel

Topgrading biedt waardevolle inzichten. De job scorecard dwingt je om vooraf na te denken over wat je zoekt. De TORC-methode verhoogt eerlijkheid van kandidaten. Het tandem interview voorkomt dat één interviewer de beslissing domineert.

Maar de methode is geen wondermiddel. De tijdsinvestering is enorm, de kandidaatervaring lijdt eronder, en de aanname dat iedereen liegt totdat het tegendeel bewezen is, past niet bij elke organisatiecultuur.

Neem de bruikbare elementen over. Maak scorecards. Voer referentiegesprekken met voormalig leidinggevenden. Interview met twee personen. Maar pas de intensiteit aan op de functie en de arbeidsmarkt waarin je opereert.

A-spelers aannemen begint niet bij een methode. Het begint bij weten wat je zoekt, eerlijk zijn over wat je biedt, en een proces dat zowel voor jou als voor de kandidaat werkt.

Veelgestelde vragen over topgrading

Wat is topgrading precies?

Topgrading is een 12-stappen selectiemethode van Dr. Bradford Smart om A-spelers te identificeren. De methode combineert gedetailleerde job scorecards, chronologische interviews van 3-4 uur en referentiechecks die kandidaten zelf organiseren.

Hoelang duurt een topgrading interview?

Het kerninterview duurt 3-4 uur voor managementfuncties. Het complete proces, inclusief voorbereiding en referenties, kost 8-12 uur per kandidaat.

Wat is de TORC-methode?

TORC staat voor Threat of Reference Check. Je vertelt kandidaten vooraf dat ze zelf referentiegesprekken met voormalig leidinggevenden regelen. De theorie: kandidaten met iets te verbergen haken af, waardoor je eerlijkere gesprekken voert.

Is topgrading geschikt voor alle functies?

Nee. De methode werkt het beste voor senior en managementfuncties waar de impact van een verkeerde aanname groot is. Voor volume-recruitment of startersfuncties is de tijdsinvestering niet te rechtvaardigen.

Wat is het verschil tussen A-spelers en B-spelers?

A-spelers zijn de top 10% van beschikbaar talent voor een specifieke rol: ze presteren bovengemiddeld én passen bij de cultuur. B-spelers leveren acceptabele prestaties maar excelleren niet. Het onderscheid geldt per functie en organisatie, niet universeel.