Gestructureerd interviewen + maatwerk: zo doe je het

Gestructureerd interviewen betekent dat je vooraf competenties bepaalt en objectieve vragen voorbereidt om elke kandidaat eerlijk te beoordelen. Maatwerk betekent dat je afwijkt van het script wanneer de situatie erom vraagt. Deze twee benaderingen sluiten elkaar niet uit, maar versterken elkaar juist voor betere selectieresultaten.

“Moet ik nu elke kandidaat exact dezelfde vragen stellen, of mag ik doorvragen als iemand iets interessants zegt?” Deze vraag horen we regelmatig tijdens onze trainingen. Het verraadt een misverstand over gestructureerd interviewen. Want goede structuur geeft je juist de vrijheid om menselijk en flexibel te blijven.

Het probleem ontstaat door een valse tegenstelling tussen systematiek en empathie. Veel recruiters denken dat ze moeten kiezen: ofwel een starre vragenlijst afwerken, ofwel volledig afgaan op intuïtie. Maar de beste interviewers doen beide. Ze gebruiken structuur als kompas, maar voeren het gesprek met nieuwsgierigheid en aandacht voor de persoon tegenover hen.

Wat is gestructureerd interviewen?

Gestructureerd interviewen betekent niet dat je robotachtig een vragenlijst afwerkt. Het betekent dat je een doordachte aanpak hebt die eerlijke vergelijking tussen kandidaten mogelijk maakt.

De drie pijlers van gestructureerd interviewen

Vooraf bepaalde competenties: Je weet precies welke vaardigheden en eigenschappen belangrijk zijn voor succes in deze functie. Deze competenties baseer je op een grondige functieanalyse, niet op gevoel of gewoonte.

Gestandaardiseerde kernvragen: Alle kandidaten krijgen dezelfde basisvragen over de kerncompetenties. Dit zorgt voor eerlijke vergelijking en vermindert onbewuste vooroordelen en bias aanzienlijk.

Objectieve beoordelingscriteria: Je hebt van tevoren helder wat een goed, gemiddeld of zwak antwoord is. Dit voorkomt dat de laatst gesproken kandidaat beter beoordeeld wordt dan de eerste.

Onderzoek van Schmidt en Hunter toont aan dat gestructureerde interviews een voorspellende waarde hebben van 0.51, terwijl ongestructureerde interviews slechts 0.19 scoren. Recenter onderzoek van de Erasmus Universiteit Rotterdam (2024) bevestigt dit: gestructureerde interviews verminderen ruis en vooringenomenheid aanzienlijk.

Waarom structuur beter werkt dan intuïtie alleen

Ons brein werkt tegen ons bij het beoordelen van kandidaten. We maken binnen seconden een oordeel gebaseerd op uiterlijk, stem, handdruk en eerste indruk. Deze snelle oordelen beïnvloeden hoe we de rest van het gesprek interpreteren.

De psychologie achter onbewuste vooroordelen

Het similarity bias zorgt ervoor dat we kandidaten die op ons lijken positiever beoordelen. Het halo-effect laat één positieve eigenschap alle andere aspecten overstemmen. Het confirmatie bias zoekt vooral naar bevestiging van onze eerste indruk.

Gestructureerd interviewen doorbreekt deze patronen door je te dwingen systematisch naar alle relevante aspecten te kijken. Het is een hulpmiddel tegen je eigen cognitieve beperkingen.

Een meta-analyse van Huffcutt en Arthur toont aan dat gestructureerde interviews vooral beter presteren bij het voorspellen van werkprestaties en het verminderen van discriminatie.

Hoe je maatwerk toepast binnen een gestructureerde aanpak

Je gebruikt structuur als je GPS, maar je rijdt zelf de route. Soms neem je een omweg omdat je iets interessants tegenkomt.

Wanneer af te wijken van je script

Een kandidaat deelt iets persoonlijks: Als iemand emotioneel wordt of een moeilijke periode noemt, ga je niet direct door naar de volgende vraag. Je toont empathie en geeft ruimte voor het verhaal.

Een antwoord roept vervolgvragen op: “Je zegt dat het project mislukte. Wat ging er precies mis?” Dit is geen afwijking van structuur, maar juist goede toepassing ervan.

Een kandidaat is nerveus: Je past je stijl aan. Begin met makkelijkere vragen of deel iets over jezelf om de spanning te verminderen. De kernvragen blijven hetzelfde, maar je aanpak wordt menselijker.

De balans bewaren

Het geheim zit in het onderscheid tussen vorm en inhoud. De inhoud (welke competenties je beoordeelt) blijft constant. De vorm (hoe je de vragen stelt en opvolgt) mag variëren per kandidaat en situatie.

Van voorbereiding tot beoordeling: de praktijk

Stap 1: Functieanalyse en competenties bepalen

Begin met een grondige analyse van wat de functie werkelijk inhoudt. Voer gesprekken met de huidige functiehouder, leidinggevende en interne klanten. Selecteer 4-6 kerncompetenties die werkelijk voorspellend zijn voor succes.

Stap 2: Vragen ontwerpen per competentie

Ontwikkel 2-3 kernvragen per competentie, met ruimte voor doorvragen. Gebruik de STARR-methode als basis: vraag naar concrete Situaties, Taken, Acties, Resultaten en Reflectie.

Voorbeeldvragen per competentie:

• Probleemoplossend vermogen: “Beschrijf een keer dat je voor een probleem stond waar geen standaardoplossing voor was. Hoe pakte je dat aan?”
• Samenwerking: “Vertel over een project waarbij je afhankelijk was van collega’s die minder gemotiveerd waren dan jij. Wat deed je?”
• Leiderschapskwaliteiten: “Geef een voorbeeld van een moment dat je een team door een moeilijke periode moest leiden.”

Stap 3: Het gesprek structureren

Opening (5 minuten): Persoonlijk contact maken, gesprek uitleggen, kandidaat op zijn gemak stellen.

Competentievragen (35-40 minuten): Systematisch door je kerncompetenties heen, met ruimte voor doorvragen en verdieping.

Kandidaatvragen (10 minuten): Ruimte voor vragen van de kandidaat.

Afsluiting (5 minuten): Vervolgstappen uitleggen, dank uitspreken, positief afsluiten.

Stap 4: Beoordeling en documentatie

Maak direct na elk gesprek notities per competentie. Niet algemene indrukken (“leek me een aardige vent”), maar concrete observaties. Gebruik een schaal van 1-5 per competentie met korte toelichting.

5 fouten bij gestructureerd interviewen

Fout 2: Doorvragen vergeten

Eerste antwoorden zijn vaak oppervlakkig of sociaal wenselijk. De interessante informatie komt pas bij doorvragen. “Wat was jouw specifieke rol daarin?” “Hoe reageerden anderen op jouw aanpak?”

Fout 3: Te star vasthouden aan de volgorde

Behandel je vragen als ingrediënten voor een gerecht, niet als stappen in een montagehandleiding. De volgorde mag variëren, zolang alle ingrediënten aan bod komen.

Fout 4: Alleen negatieve voorbeelden uitvragen

Vraag ook naar successen, mooie samenwerkingen en momenten waar iemand trots op is. Dit geeft een completer beeld.

Fout 5: Geen ruimte voor persoonlijkheid

In de focus op competenties vergeet je te kijken naar wie deze persoon werkelijk is. Past hij bij de cultuur? Wordt hij blij van dit werk?

Competentiegericht interviewen als basis

Competentiegericht interviewen vormt de ruggengraat van gestructureerd selecteren. Het gaat verder dan alleen naar ervaring en opleiding kijken, maar richt zich op hoe iemand zijn kennis, vaardigheden en persoonlijke eigenschappen inzet om resultaten te behalen.

Het verschil met traditioneel interviewen

Traditionele interviews focussen op wat iemand heeft gedaan: welke functies, welke opleidingen. Competentiegericht interviewen kijkt naar hoe iemand dingen doet: welke aanpak kiest hij, hoe reageert hij op tegenslagen, hoe werkt hij samen met anderen.

Competenties objectief scoren

Ontwikkel van tevoren duidelijke criteria. Bijvoorbeeld voor “probleemoplossend vermogen”:

• Sterk (5): Methodische analyse, creatieve alternatieven, stakeholders betrokken, resultaat gemeten
• Gemiddeld (3): Logische aanpak, enkele alternatieven overwogen, resultaat bereikt
• Zwak (1): Willekeurige trial-and-error, geen reflectie op uitkomst

Implementatie in jouw organisatie

Start klein en bouw uit

Begin niet direct met alle functies en alle managers. Kies een specifieke functie of afdeling waar je pilot draait. Leer van wat werkt en wat niet, voordat je uitbreidt.

Train je interviewers

Goede vragen stellen is een vaardigheid. Organiseer praktische trainingen waar managers oefenen met STARR-vragen, doorvragen en objectief beoordelen. Laat interviewers elkaar interviewen tijdens de training.

Meet en verbeter continu

Houd bij hoe je nieuwe aanpak presteert. Zijn managers tevreden over de kwaliteit van kandidaten? Ervaren kandidaten de gesprekken als eerlijk? Vraag regelmatig feedback aan zowel interviewers als kandidaten.

Organisaties die overstappen naar gestructureerd interviewen zien meestal een verbetering van 15-25% in de kwaliteit van hun nieuwe medewerkers, volgens onderzoek gepubliceerd in de NVP Sollicitatiecode.

Een goed gestructureerd interview is als een goede gids tijdens een wandeling: hij toont je de weg en wijst op interessante dingen onderweg, maar dwingt je niet in een bepaald tempo of richting. Je komt wel aan je bestemming, maar op een manier die bij jou past.

Gestructureerd interviewen en maatwerk zijn geen tegenpolen, maar partners in betere selectie. De structuur zorgt voor eerlijkheid en vergelijkbaarheid. Het maatwerk zorgt voor menselijke verbinding en natuurlijke gesprekken. Samen leiden ze tot betere matches, tevreden kandidaten en succesvolle teams.

Veelgestelde vragen over gestructureerd interviewen

Wordt het gesprek niet te stijf door alle structuur?

Het tegendeel is waar: goede structuur geeft juist meer ruimte voor natuurlijk gesprek. Je hoeft niet meer na te denken over welke vraag je volgende stelt, waardoor je beter kunt luisteren en doorvragen waar nodig.

Hoeveel tijd kost het om over te stappen naar gestructureerd interviewen?

De voorbereiding voor één functie kost ongeveer 4-6 uur: functieanalyse, competenties bepalen, vragen ontwikkelen en scoreformulieren maken. Deze investering verdient zich snel terug door betere selecties.

Wat als een kandidaat niet goed is in voorbeelden geven?

Help de kandidaat met doorvragen. “Denk eens aan een recent project waarbij…” of “Hoe ging je meestal te werk als…”. Sommige mensen hebben tijd nodig om goede voorbeelden te bedenken. Dat is normaal.

Mag ik nog steeds vertrouwen op mijn intuïtie?

Intuïtie heeft waarde, maar alleen nadat je systematisch alle relevante informatie hebt verzameld. Gebruik je gevoel als aanvullende informatie, niet als primaire beslissingsgrond.

Hoe ga je om met kandidaten die alle antwoorden hebben ingestudeerd?

Vraag door naar details en gevolgen. “Wat was de reactie van je collega’s daarop?” “Hoe lang duurde het voordat je het resultaat zag?” Ingestudeerde antwoorden vallen snel door de mand bij specifieke doorvragen.

Is gestructureerd interviewen geschikt voor alle functieniveaus?

Ja, maar de complexiteit van competenties en vragen verschilt. Voor junior functies focus je op potentieel en leervermogen. Voor senior rollen kijk je naar strategisch denken en change management.

Wat als hiring managers weerstand hebben tegen structuur?

Laat ze ervaren wat het oplevert. Start met een pilot waarbij ze zelf het verschil merken in kwaliteit van informatie en besluitvorming. Weerstand verdwijnt meestal snel als de voordelen duidelijk worden.

Hoe combineer je gestructureerd interviewen met andere selectiemethoden?

Gestructureerde interviews vormen de basis, aangevuld met assessments, referentiechecks of proefperiodes waar relevant. Elke methode heeft zijn eigen waarde.