Wervingsplan maken: 8 stappen naar sneller werven

Een vacature blijft drie maanden open. Je hiring manager belt wekelijks: “Zijn er al kandidaten?” Je budget loopt op. Goede mensen kiezen voor de concurrent.

Dit gebeurt wanneer je zonder plan start met werven. Je weet niet waar je naar zoekt, verspreidt je aandacht over te veel kanalen, en loopt achter omdat iedereen andere verwachtingen heeft.

Een wervingsplan geeft structuur. Het verduidelijkt wat je zoekt, waar je het vindt, wie wat doet, en wanneer het klaar moet zijn. Volgens onderzoek van Aberdeen Group verkorten organisaties met gestructureerde wervingsplannen hun time-to-hire met gemiddeld 30%. Ze besparen tijd, geld en frustratie.

Hier leer je hoe je in 8 praktische stappen een wervingsplan opstelt dat werkt. Je krijgt een template, voorkomt valkuilen, en leert hoe je resultaten meet. Of je nu één vacature invult of tien tegelijk beheert: deze aanpak werkt.

Wat is een wervingsplan en waarom heb je het nodig?

Veel recruiters starten met werven zonder plan. Ze plaatsen een vacature en hopen op sollicitaties. Dit leidt tot:

• Te lange vacatureduur (gemiddeld 42 dagen, waar 30 dagen haalbaar is)
• Hogere kosten per hire
• Verkeerde kandidaten die doorstromen naar gesprekken
• Frustratie bij hiring managers
• Geen overzicht over voortgang

Een wervingsplan lost dit op. Het creëert helderheid voor alle betrokkenen: HR, hiring manager, recruiters, en kandidaten. Iedereen weet wat er verwacht wordt en wanneer.

Vergelijk het met bouwen zonder bouwtekening. Je begint te metselen, maar halverwege blijkt de deur op de verkeerde plek. De loodgieter komt te vroeg. De elektricien te laat. Budget? Allang overschreden. Zo werkt werven zonder plan ook: chaos, vertraging, en hogere kosten.

5 voordelen van een gestructureerd wervingsplan

Wat levert een wervingsplan concreet op? Deze cijfers komen uit onderzoek en praktijk:

1. Kortere time-to-hire
Volgens Aberdeen Group bereiken organisaties met recruitment planning een time-to-hire die 30% korter is dan organisaties zonder plan. Dat betekent: in plaats van 60 dagen ben je klaar in 42 dagen.

2. Lagere kosten per aanname
SHRM (Society for Human Resource Management) berekende dat de gemiddelde cost-per-hire $4.700 bedraagt. Met een effectief plan breng je dit terug met 15-20%. Dat scheelt €700-€1.000 per vacature.

3. Betere kandidaatkwaliteit
Door een helder profiel en gerichte kanalen trek je kandidaten aan die écht passen. LinkedIn’s Global Talent Trends rapport toont aan dat gerichte werving de quality-of-hire met 39% verhoogt.

4. Minder wrijving met hiring managers
Heldere afspraken vooraf betekenen minder discussies achteraf. Je weet wie wanneer wat doet. Feedback komt op tijd. Beslissingen verlopen sneller.

5. Meetbare resultaten
Met een plan leg je KPI’s vast. Je meet wat werkt en wat niet. Dit helpt je om volgende vacatures nóg sneller en goedkoper in te vullen.

8 onderdelen die essentieel zijn

Elk effectief wervingsplan bevat deze acht elementen. Sla er geen over, want elk onderdeel heeft een doel:

1. Strategische analyse
Waarom bestaat deze vacature? Wat is het businessdoel? Dit voorkomt dat je iemand aanneemt die niet aansluit bij de strategie.

2. Functieprofiel
Wat zijn de taken, verantwoordelijkheden, en must-have competenties? Een helder profiel voorkomt onduidelijkheid en mismatch.

3. Doelgroep identificatie
Wie zijn de ideale kandidaten? Waar vind je ze? Wat motiveert hen? Dit helpt je om gericht te sourcen.

4. Wervingskanalen
Op welke platforms ga je werven? Waarom juist deze? Hoeveel budget per kanaal? Focus op 2-3 kanalen die bij je doelgroep passen.

5. Tijdlijn
Wanneer publiceer je? Wanneer voer je gesprekken? Wanneer moet de kandidaat starten? Een realistische planning voorkomt stress.

6. Budget
Wat mag deze vacature kosten? Verdeel je budget over kanalen, tools, en eventueel externe bureaus.

7. Verantwoordelijkheden (RACI)
Wie doet wat? Wie beslist? Wie geeft input? Wie wordt geïnformeerd? Dit voorkomt verwarring en vertraging.

8. KPI’s en evaluatie
Welke cijfers ga je bijhouden? Time-to-fill? Cost-per-hire? Applicant-to-interview ratio? Meet je succes.

Stap 1: Bepaal je businessbehoefte

Start niet met een vacaturetekst. Start met: waarom bestaat deze functie?

Ga in gesprek met je hiring manager. Stel deze vragen:

• Welk businessdoel ondersteunt deze functie?
• Is dit een vervanging, groei, of een nieuwe functie?
• Wat gebeurt er als we deze vacature niet invullen?
• Wat zijn de prioriteiten voor de eerste 90 dagen?
• Welke uitdagingen komen op deze persoon af?

Deze vragen geven context. Je begrijpt niet alleen wát iemand doet, maar ook waarom het belangrijk is. Dit helpt later bij het aantrekken van kandidaten en het verkopen van de functie. Verdieping: Strategisch recruitment: Doorgroeimogelijkheden en interne doorstroom.

Voorbeeld uit de praktijk:
Een hiring manager vraagt om een HR-adviseur. Bij doorvragen blijkt: het team groeit van 50 naar 100 medewerkers, er komen veel vragen over arbeidsrecht, en de manager heeft geen tijd meer voor operationele HR-zaken. Dit betekent: je zoekt iemand met juridische kennis, ervaring in groeifases, en zelfstandigheid. Niet zomaar een HR-adviseur.

Stap 2: Maak een scherp functieprofiel

Een functieprofiel beschrijft wat iemand doet, welke competenties nodig zijn, en hoe succes eruit ziet.

Veel profielen zijn te vaag (“teamplayer met goede communicatieve vaardigheden”) of te breed (“10 jaar ervaring in alles”). Dit trekt verkeerde kandidaten aan of schrikt goede kandidaten af.

Maak onderscheid tussen must-have en nice-to-have:

• Must-have: Zonder deze competenties lukt de functie niet. Maximum 3-4 stuks.
• Nice-to-have: Maakt iemand beter, maar is niet doorslaggevend. Maximum 2-3 stuks.

Voorbeeld functieprofiel – Customer Success Manager:

Kerntaken:

• Onboarding van nieuwe klanten binnen 14 dagen
• Proactief relatiebeheer voor 50-70 accounts
• Hernieuwingspercentage van minimaal 85% behalen
• Upsell kansen identificeren en doorzetten naar sales

Must-have competenties:

• 3+ jaar ervaring in customer success (B2B SaaS)
• Aantoonbare resultaten in klantretentie (cijfers)
• Vloeiend Nederlands en Engels
• Ervaring met CRM-systemen (Salesforce, HubSpot)

Nice-to-have:

• Technische achtergrond
• Ervaring in onze branche

Stap 3: Identificeer je doelgroep

Wie zijn de mensen die deze functie aankunnen? Waar werken ze nu? Wat motiveert hen om te solliciteren?

Maak een kandidaat persona. Dit is een semi-fictief profiel van je ideale kandidaat:

Voorbeeld persona – Marketing Manager:

• Profiel: 30-40 jaar, HBO/WO marketing, 5-8 jaar ervaring
• Huidige functie: Senior marketeer bij scale-up of corporate
• Motivatie: Zoekt meer eigenaarschap, wil impact maken, groei-ambitie
• Frustraties: Te veel overleg, te weinig budget, geen zichtbare resultaten
• Waar te vinden: LinkedIn (actief), marketing events, vakgroepen
• Wat spreekt aan: Autonomie, groeiend bedrijf, innovatieve propositie

Deze persona helpt bij het schrijven van je vacaturetekst, het kiezen van kanalen, en het voeren van gesprekken. Je weet wat kandidaten drijft en waar ze gevoelig voor zijn. Meer over dit onderwerp: Hoe bepaal je de ideale kandidaat? Maak een candidate persona.

Tools om je doelgroep te onderzoeken:

• LinkedIn: Zoek op functietitel en analyseer profielen (waar werkten ze? Welke skills?)
• Glassdoor: Bekijk reviews van concurrenten (waarom vertrekken mensen?)
• Vacaturesites: Wat bieden anderen aan voor vergelijkbare functies?
• Je netwerk: Vraag mensen in de doelgroep wat hen zou aanspreken

Stap 4: Kies effectieve wervingskanalen

Waar vind je je doelgroep? Focus op maximaal 2-3 kanalen die bij je persona passen. Verspreid je budget niet over 8 verschillende platforms.

Overzicht effectieve kanalen per doelgroep:

Professionals (30-50 jaar, HBO+):

• LinkedIn Recruiter: Actief sourcen, InMail campagnes
• Eigen netwerk/referrals: Hoogste quality-of-hire
• Branche-specifieke jobboards: FinancialCareers, TechJobs, etc.

Young professionals (23-30 jaar):

• LinkedIn (gratis): Zij vinden jou via zoekopdrachten
• Indeed: Hoog bereik, jonge doelgroep
• Social media: Instagram, TikTok (voor employer branding)

Technisch talent (developers, engineers):

• GitHub, Stack Overflow: Waar ze actief zijn
• LinkedIn: Voor sourcing
• Hackathons, meetups: Offline netwerken

Volume recruitment (retail, hospitality, callcenter):

• Indeed: Laagdrempelig, groot bereik
• Facebook: Gericht adverteren op locatie
• UWV: Gratis bereik

Budget per kanaal (richtbedragen voor Nederland, 2025):

• LinkedIn Recruiter seat: €600-€800/maand (minimaal 1 jaar contract)
• LinkedIn job posting: €150-€300 per vacature
• Indeed Sponsored: €5-€15 per klik (budget zelf bepalen)
• Recruitment bureau: 15-20% van bruto jaarsalaris
• Referral bonus medewerkers: €1.000-€2.500 per succesvolle aanname

Stap 5: Stel een realistische tijdlijn op

Hoeveel tijd heb je nodig om deze vacature in te vullen? Wees realistisch. Te optimistisch plannen leidt tot stress. Te ruim plannen verlengt de vacatureduur onnodig.

Gemiddelde time-to-hire per functieniveau (Nederland, 2024):

• Junior functies (0-3 jaar ervaring): 25-35 dagen
• Medior functies (3-8 jaar ervaring): 35-50 dagen
• Senior functies (8+ jaar ervaring): 50-70 dagen
• Management/C-level: 70-120 dagen

Verdeel je tijdlijn in fases:

Voorbeeld tijdlijn – Medior functie (totaal 45 dagen):

• Week 1: Intake, functieprofiel, vacaturetekst schrijven
• Week 2: Vacature publiceren, actief sourcen starten
• Week 3-4: Sollicitaties binnenkomen, screening, eerste gesprekken plannen
• Week 5: Eerste gesprekken (video/telefonisch)
• Week 6: Tweede gesprekken (face-to-face)
• Week 7: Referentiecheck, aanbod voorbereiden
• Week 8: Aanbod doen, onderhandelen, contract
• Week 9-12: Opzegtermijn kandidaat (gemiddeld 1 maand)

Reken met:

• Opzegtermijn kandidaat: 1-2 maanden (check dit in eerste gesprek)
• Vertraging door vakanties, agenda’s, besluitvorming: +1-2 weken
• Eventuele tweede sollicitatie-ronde: +2-3 weken

Stap 6: Budget bepalen

Wat mag deze vacature kosten? Een realistisch budget voorkomt teleurstellingen en helpt je keuzes maken tussen kanalen en tools.

Gemiddelde cost-per-hire: Volgens SHRM ligt de gemiddelde cost-per-hire in de VS op $4.700 (ongeveer €4.300). In Nederland hangt het sterk af van niveau en sector, maar reken op 10-15% van het bruto jaarsalaris.

Wat tel je mee in cost-per-hire?

• Externe kosten: Vacaturepublicaties, LinkedIn, bureaukosten, advertising
• Interne kosten: Recruitment uren, hiring manager tijd, interviewtijd
• Overige: Assessments, referentiechecks, background screens, relocation

Budget voorbeeld – Medior Software Developer (€60.000 jaarsalaris):

• LinkedIn Recruiter (1 maand): €700
• Indeed Sponsored (2 weken): €500
• Technical assessment tool: €150
• Referentiecheck service: €100
• Recruiter uren (40 uur x €60): €2.400
• Hiring manager uren (10 uur x €80): €800
• Totaal: €4.650 (7,8% van jaarsalaris)

Houd 20% buffer aan voor onvoorziene kosten (extra advertenties, langere zoektijd, externe assessments).

Besparingstips:

• Test gratis kanalen eerst (LinkedIn gratis postings, eigen netwerk)
• Gebruik referral programma’s (goedkoper dan bureaus)
• Investeer in employer branding (trekt kandidaten organisch aan)
• Train hiring managers in efficiënt interviewen (minder ronden nodig)
• Gebruik LinkedIn effectief: Boek Recruitment via LinkedIn

Stap 7: Definieer verantwoordelijkheden

Wie doet wat? Dit klinkt simpel, maar onduidelijkheid hierover is de grootste oorzaak van vertraging en frustratie.

Gebruik een RACI-matrix. RACI staat voor:

• Responsible: Wie voert de taak uit?
• Accountable: Wie is eindverantwoordelijk?
• Consulted: Wie geeft input?
• Informed: Wie wordt op de hoogte gehouden?

Voorbeeld RACI-matrix voor recruitment:

Maak ook afspraken over responstijden:

• Feedback op cv’s: binnen 48 uur
• Reactie op kandidaat na gesprek: binnen 3 werkdagen
• Beschikbaarheid voor gesprekken: binnen 5 werkdagen
• Eindbeslissing: binnen 1 week na laatste gesprek

Stap 8: Meet en evalueer

Welke cijfers ga je bijhouden? Meet minimaal deze basis KPI’s:

1. Time-to-fill
Aantal dagen tussen vacature-openstelling en contract. Streef naar minder dan 60 dagen voor medior functies.

2. Cost-per-hire
Totale kosten gedeeld door aantal aannames. Vergelijk met vorige vacatures en branchegemiddelden.

3. Source of hire
Welk kanaal leverde de kandidaat op? Dit helpt je om effectieve kanalen te blijven gebruiken.

4. Applicant-to-interview ratio
Hoeveel sollicitanten nodig voor 1 interview? Streef naar 4:1 of lager. Hogere ratio betekent: verkeerde kandidaten of onduidelijke vacature.

5. Offer acceptance rate
Percentage kandidaten dat je aanbod accepteert. Streef naar meer dan 80%. Lager percentage wijst op onrealistische aanbiedingen of slechte candidate experience.

6. Quality of hire
Hoe presteren nieuwe medewerkers na 6-12 maanden? Meet dit via performance reviews. Dit is de belangrijkste (maar moeilijkst meetbare) KPI. Meer over effectieve selectie: 20 cognitieve biases bij selectiegesprekken.

7. Hiring manager satisfaction
Vraag na afloop: “Op schaal 1-10, hoe tevreden ben je met het proces en de kandidaat?” Dit geeft inzicht in je samenwerking.

Plan na elke ingevulde vacature een evaluatiemoment (30 minuten). Bespreek:

• Wat ging goed?
• Wat kan beter?
• Welke kanalen werkten?
• Klopte het budget?
• Was de tijdlijn realistisch?

Verzamel deze inzichten in een recruitment dashboard. Na 5-10 vacatures zie je patronen en verbeter je structureel. Lees ook: Wat is goede onboarding precies? Stappenplan & Programma.

Hoe krijg je commitment van je hiring manager?

Een wervingsplan is waardeloos zonder commitment van je hiring manager. Te vaak gebeurt dit: je maakt een mooi plan, maar je manager reageert te laat op kandidaten, verschuift gesprekken, of wijzigt halverwege de eisen.

Hoe krijg je commitment?

1. Maak impact zichtbaar
“Als jij binnen 48 uur feedback geeft, vinden we 30% sneller iemand. Dat bespaart jou 3 weken zonder teamlid.”

2. Toon de pijnpunten
“Vorig jaar hebben we gemiddeld 87 dagen gedaan over een vacature. Dat kostte ons €12.000 per aanname. Met een plan brengen we dit terug naar 50 dagen en €8.000. Jij krijgt sneller je nieuwe teamlid én we besparen €4.000.”

3. Maak het concreet
Geen vage afspraken als “we houden contact”. Maar: “Elke dinsdag 10:00 een voortgangsgesprek van 15 minuten. Jij geeft binnen 48 uur feedback op kandidaten. Ik lever wekelijks een status update.”

4. Geef eigenaarschap
“Jij bent de expert in wat deze rol vraagt. Ik ben de expert in waar we talent vinden. Samen maken we de beste match.” Dit werkt beter dan: “Dit is mijn recruitment proces, jij mag er aan mee doen.”

5. Vier successen
“Door je snelle feedback hebben we in 5 weken een topper binnengehaald. Andere managers doen er 12 weken over.” Positieve bekrachtiging werkt.

Voor meer tips, lees: Beter samenwerken met je hiring manager: 5 tips die écht werken.

Wervingsplan template: direct aan de slag

Hieronder vind je een praktische template die je direct kunt gebruiken. Pas deze aan naar je eigen situatie.

Veelvoorkomende valkuilen en hoe je ze voorkomt

Zelfs met een plan loop je tegen obstakels aan. Herken deze valkuilen:

Valkuil 1: Het perfecte profiel syndroom
Je zoekt iemand die alles kan, 10 jaar ervaring heeft, en een starter salaris accepteert. Deze kandidaat bestaat niet.
Oplossing: Focus op 3-4 must-have competenties. De rest kan iemand leren.

Valkuil 2: Te veel kanalen tegelijk
Je plaatst op 8 verschillende platforms, raakt het overzicht kwijt, en loopt achter met reageren.
Oplossing: Kies 2-3 kanalen die bij je doelgroep passen. Test, meet, optimaliseer.

Valkuil 3: Geen commitment hiring manager
Je manager reageert pas na een week op kandidaten. Ondertussen zijn goede mensen al weg.
Oplossing: Maak harde afspraken in je RACI. Feedback binnen 48 uur, anders ga je door naar volgende kandidaat.

Valkuil 4: Budget onderschatting
Je rekent alleen met vacatureplaatsing, maar vergeet recruiters tijd, assessments, en hiring manager uren.
Oplossing: Gebruik de volledige cost-per-hire formule. Reken met 10-15% van het jaarsalaris.

Valkuil 5: Geen evaluatie
Je sluit de vacature af en gaat direct door naar de volgende, zonder te leren van cijfers.
Oplossing: Plan altijd een evaluatie. Wat ging goed? Wat kan beter? Welke kanalen werkten? Wat kostte het echt?

Meet je succes: welke cijfers moet je bijhouden?

Data is je vriend. Deze basis KPI’s moet je minimaal registreren:

Per vacature:

• Aantal sollicitaties (totaal en per kanaal)
• Time-to-fill (in dagen)
• Cost-per-hire (in euro’s)
• Aantal gesprekken gevoerd
• Aanbod acceptance rate

Per kwartaal:

• Gemiddelde time-to-fill over alle vacatures
• Gemiddelde cost-per-hire
• Source of hire (welk kanaal leverde hoeveel aannames?)
• Hiring manager tevredenheid (score 1-10)

Per jaar:

• Retentie na 1 jaar (hoeveel nieuwe medewerkers zijn er nog?)
• Quality of hire (prestatie score nieuwe medewerkers)
• Return on investment per wervingskanaal

Start simpel. Maak een Excel met deze basisgegevens. Naarmate je meer data verzamelt, zie je patronen en kun je slimmer werven.

Veelgestelde vragen

Hoelang duurt het om een wervingsplan te maken?

Een basis wervingsplan opstellen kost 2-3 uur. Een uitgebreid strategisch plan met grondige research neemt 6-8 uur in beslag. De investering in tijd vooraf bespaart je later veel tijd en kosten door een gerichter proces.

Wat is het verschil tussen een wervingsplan en recruitmentstrategie?

Een recruitmentstrategie is overkoepelend en beschrijft hoe je organisatie structureel omgaat met werving. Een wervingsplan is specifiek voor één vacature en bevat concrete acties, tijdlijnen en verantwoordelijken.

Welke wervingskanalen zijn het meest effectief?

Dit hangt af van je doelgroep. Voor professionals werkt LinkedIn het best. Voor volume-recruitment zijn Indeed en jobboards effectief. Employee referrals leveren vaak de hoogste kwaliteit, maar zijn langzamer. Test en meet wat voor jouw organisatie en vacature werkt.

Hoe betrek je hiring managers bij het wervingsplan?

Begin met een verplicht intakegesprek waar je commitment creëert. Gebruik een RACI-matrix voor duidelijke verantwoordelijkheden. Plan wekelijkse korte check-ins (15 minuten) en maak harde afspraken over feedbacktijden (binnen 48 uur).

Wat zijn de kosten van een wervingsplan?

Een wervingsplan zelf kost alleen je tijd (2-8 uur). De totale wervingskosten variëren sterk: SHRM meldt een gemiddelde van $4.700 per aanname, maar dit kan oplopen tot €10.000+ voor specialistische functies. Budget 10-15% van het bruto jaarsalaris.

Hoe meet je het succes van een wervingsplan?

Meet minimaal: time-to-fill (streven minder dan 60 dagen), cost-per-hire (10-15% jaarsalaris), applicant-to-interview ratio (4:1), offer acceptance rate (meer dan 80%), en retention na 1 jaar (meer dan 85%). Vergelijk deze cijfers met vacatures zonder plan.

Kan een wervingsplan ook voor freelancers/zzp’ers?

Ja, het principe blijft hetzelfde. Je past de elementen aan: minder focus op onboarding en retentie, meer aandacht voor beschikbaarheid, uurtarief onderhandeling, en contractvoorwaarden. De basis (profiel, doelgroep, kanalen, tijdlijn) geldt ook voor freelance werving.

Werkt een wervingsplan ook in een krappe arbeidsmarkt?

Juist in een krappe arbeidsmarkt is structuur belangrijk. Een plan helpt je om gericht te sourcen, sneller te schakelen, en creatieve kanalen in te zetten. Pas je verwachtingen aan: in krappe markten duurt werving langer en kost het meer. Een plan helpt je dit te managen en verantwoorden.