Beter samenwerken met je hiring manager? 5 tips die goed werken

Vraag jij je soms af of je hiring manager snapt hoe recruitment werkt? Je rent je rot, levert kandidaten aan en dan… stilte.

Of erger. Halverwege het proces liggen er ineens compleet nieuwe functie-eisen op tafel, terwijl jij al weken op het oude profiel zoekt.

Toch heb jij als recruiter de kennis en het stuur in handen. Daarmee maak je van een terughoudende hiring manager een partner, of liever nog een super recruiter.

Dat lukt in 5 stappen. Je legt bij de intake heldere afspraken vast en plant een wekelijkse check-in. Daarna train je de manager in gespreksvoering, werk je samen met een scorecard en maak je feedback geven makkelijk. Zo heb je direct meer grip op je recruitmentproces.

Wat doet een hiring manager en wat doet de recruiter?

In de praktijk schuift veel werk naar de recruiter, terwijl het besluit bij de manager blijft liggen. Een heldere rolverdeling voorkomt dat.

• De manager stelt de behoefte vast, levert de inhoud van het profiel, beoordeelt op vakinhoud en neemt het besluit.
• De recruiter vertaalt het profiel naar de arbeidsmarkt, zoekt en screent kandidaten en bewaakt het tempo.
• Samen bepalen jullie de criteria, de planning en het aanbod.

Waarom de samenwerking vaak stroef verloopt

Werving komt voor de meeste managers bovenop hun eigen werk. De vacature is urgent, maar de agenda zit vol. Daarbij zit het profiel in het hoofd, niet op papier. Dat merk je pas als een kandidaat “toch niet past”.

Aan jouw kant ligt ook een valkuil. Wie alleen cv’s aanlevert, krijgt de rol van leverancier. Wie het proces leidt, groeit door naar recruiter als business partner. Dat verschil maak je met afspraken vooraf.

5 tips voor betere samenwerking met je hiring manager

De tips volgen het recruitmentproces, van de eerste intake tot de feedback na het gesprek.

1. Zonder intake geen werving

Geen intake, geen vacature. Pak de regie en stel de vragen die de manager zelf niet stelt. Welke resultaten verwacht je na een jaar? Wat zijn de must-haves en wat de nice-to-haves? Wie belt de kandidaat terug, en binnen hoeveel dagen?

Leg de antwoorden vast en stuur ze dezelfde dag rond. Dat document is later je anker als de eisen schuiven.

2. Maak afspraken over tempo en houd je eraan

Hollen, stilstaan, wachten. Dat ritme kost je kandidaten die ondertussen elders in gesprek zijn. Spreek daarom vooraf af wie wat doet, binnen welke termijn feedback komt en wanneer het besluit valt.

Een vast wekelijks moment van 15 tot 30 minuten werkt beter dan losse mails. Meer manieren om tempo te maken lees je in time to hire verlagen.

3. Train je hiring manager in gespreksvoering

Een goed gesprek vraagt meer dan een goed gevoel, en niet elke manager beheerst dat van nature. Een gestructureerd interview met vaste vragen en een vaste beoordeling voorspelt werkprestaties beter dan een vrij gesprek. In een Amerikaanse meta-analyse van Sackett en collega’s (2022) eindigde het gestructureerde interview bovenaan.

Help je manager op weg met de STARR-methode en een vaste opbouw van het gestructureerd interview. Voor meer dan een korte instructie lees je wat een hiring manager training oplevert.

4. Stel samen heldere criteria op

“Iemand die in het team past.” Wat betekent dat? Maak verwachtingen concreet in een scorecard. Welke 4 tot 6 criteria zijn doorslaggevend? Hoe ziet een 3 eruit op een schaal van 1 tot 5?

Met een scorecard beoordelen jullie elke kandidaat op dezelfde punten. Dat maakt het besluit beter te verdedigen. Zonder scorecard wint het onderbuikgevoel, en dat zit er vaker naast dan managers denken.

5. Maak feedback geven makkelijk

Na het gesprek blijft het stil, en de manager zit alweer in de volgende meeting. Verlaag de drempel. Een korte scorecard in het ATS levert sneller feedback op dan een uitgebreid formulier.

Geef zelf het goede voorbeeld en koppel binnen 48 uur terug naar de kandidaat. In het artikel over kandidaatmanagement lees je hoe je afhakers voorkomt.

Je eerste stap deze week

Jij brengt kennis van de arbeidsmarkt, de manager kent het team en het werk. Samen maken jullie het verschil, op voorwaarde dat jij het initiatief neemt.

Begin bij tip 1. Plan voor je volgende vacature een intake van 60 minuten en gebruik de voorbereiding hierboven. Loopt het gesprek vast omdat de manager niet luistert? Lees dan hoe je dat lastige gesprek aanpakt.

Leer je het vak liever in de volle breedte, dan behandelt de Opleiding Corporate Recruitment ook het werken met hiring managers.

Veelgestelde vragen over samenwerken met een hiring manager

Wat is een hiring manager?

De hiring manager is de leidinggevende met de openstaande vacature, in het Nederlands ook de vacaturehouder. Deze persoon levert de inhoud van het profiel, voert de inhoudelijke gesprekken en neemt het besluit over de aanstelling. De recruiter leidt het proces en zorgt voor passende kandidaten.

Wat als mijn hiring manager geen tijd heeft voor een intake?

Stuur vooraf een lijst met kernvragen, zodat de manager zich voorbereidt, en plan 30 minuten in plaats van 60. Een korte intake scheelt later uren aan verkeerde kandidaten en extra gespreksrondes.

Hoe voorkom je dat functie-eisen tussentijds wijzigen?

Leg tijdens de intake de must-haves, nice-to-haves en no-go’s vast en laat de manager ze bevestigen. Verandert er onderweg toch iets, verwijs dan naar dat document. Bespreek wat de wijziging betekent voor de planning en voor de kandidaten die al in het proces zitten.

Wat doe je als een manager alleen op gevoel selecteert?

Ontwikkel samen een scorecard met concrete criteria en een vaste schaal. Vraag door bij vage termen als “goede fit”. Laat elke beoordelaar eerst zelf scoren en bespreek de scores pas daarna.