Opleidingsbudget: zo benut je het voor het vervalt

Het opleidingsbudget komt langs in het arbeidsvoorwaardengesprek en verdwijnt daarna in een map die niemand meer opent.

Het geld staat klaar, maar het werk van vandaag gaat voor. Wie er pas laat naar kijkt, kiest de training die nog plek heeft en niet de training die het werk beter maakt.

Daar komt een regel bij die weinig collega’s kennen. Scholing die je werkgever volgens de wet of de cao verplicht aanbiedt, is kosteloos voor jou. Betaal je die toch uit je eigen budget, dan lever je ontwikkelruimte in die van jou is.

Je leest hoe je opleidingsbudget werkt, wanneer het vervalt en hoe je je leidinggevende op 1 A4 overtuigt.

Wat is een opleidingsbudget en hoeveel krijg je?

Hoeveel je krijgt, verschilt per sector en per werkgever. Werkgeversvereniging AWVN peilde het in december 2023 onder haar leden. De meeste werkgevers stellen tussen de €500 en €1.000 per werknemer per jaar beschikbaar. Het gemiddelde ligt rond de €700. In bijna 80% van de cao’s en arbeidsvoorwaardenregelingen staan afspraken over leren en ontwikkelen.

Een bedrag op papier zegt nog niet waaraan je het besteedt. Sommige regelingen gelden alleen voor vakgerichte trainingen, andere laten je vrij kiezen buiten je huidige functie. Lees daarom eerst de regeling zelf of vraag HR om de tekst. Dat kost je 10 minuten en voorkomt een afgewezen aanvraag in december.

Waarom blijft zoveel opleidingsbudget liggen?

Volgens dezelfde AWVN-peiling gebruiken werknemers maar 55% van het budget dat klaarstaat. Dat komt neer op minstens €1,5 miljard per jaar. Het gaat om een schatting op basis van antwoorden van werkgevers, niet om een telling van facturen.

Leerplatform Studytube ziet hetzelfde beeld in de Learning & Development Monitor 2023, een enquête onder 1.414 medewerkers, managers en HR-professionals in Nederland. Bijna 40% van de organisaties laat de helft of meer van het leerbudget liggen. En 66% van de medewerkers weet niet hoeveel budget er voor ze klaarstaat.

Gebrek aan geld is niet de oorzaak. Het werk van vandaag gaat voor en een aanvraag voelt als papierwerk. In de Studytube-monitor noemde 29% van de medewerkers de waan van de dag als grootste drempel om te leren. Wie in maart geen plan maakt, kiest in november op basis van wat er nog plek heeft.

Vervalt je opleidingsbudget op 31 december?

Dat hangt af van je regeling. Bij veel werkgevers loopt het budget per kalenderjaar en staat het op 1 januari weer op nul. AWVN ziet ook regelingen waarin je het budget een paar jaar opspaart. Zoek in je cao of regeling op de woorden sparen, meenemen en looptijd. Staat er niets, vraag het dan per mail na bij HR.

Factuur dit jaar, start volgend jaar

Valt je budget wel op 31 december weg, dan heb je nog een uitweg. Een deel van de opleiders stuurt de factuur nog dit jaar, terwijl je de training pas volgend jaar volgt. Zo besteed je het budget van dit jaar en kies je zelf een rustig moment om te starten.

Check 2 dingen voordat je inschrijft. Accepteert je werkgever een factuur van dit jaar voor een training in het nieuwe jaar? En stuurt de opleider die factuur ook in december? Leg beide antwoorden vast in een mail, zodat er bij de jaarafsluiting geen discussie ontstaat.

Budget van 2 jaar combineren voor een langere opleiding

Een complete opleiding past vaak niet in het budget van 1 jaar. Vraag dan of je het restant van dit jaar en het budget van volgend jaar samenvoegt. Sommige werkgevers verdelen de factuur over 2 boekjaren. Ook hier bepaalt je regeling wat kan, niet de opleider.

Verplichte scholing en je opleidingsbudget: wat zegt de wet?

Niet elke training hoort bij je persoonlijke budget. Sinds 1 augustus 2022 staat in artikel 7:611a van het Burgerlijk Wetboek een harde regel. Is je werkgever volgens de wet, de cao of een overheidsregeling verplicht je een opleiding aan te bieden? Dan is die scholing kosteloos voor jou. De studietijd telt als werktijd en valt waar het kan binnen je gewone werkuren.

Een afspraak waarin je de kosten van zulke verplichte scholing terugbetaalt, is nietig. Dat staat in lid 4 van hetzelfde artikel. Voor vrijwillige opleidingen ligt het anders. Daar mag een werkgever wel een studiekostenbeding met je afspreken.

De wet zegt niet letterlijk dat verplichte scholing buiten je persoonlijke budget valt. De gedachte erachter is wel helder. Verplichte scholing is een kostenpost van de werkgever en je eigen budget is ontwikkelruimte voor jou. Vraag daarom bij elke training of die verplicht is voor je functie. Zo ja, dan hoort de rekening bij een ander potje. Meer over de regels rond werk en werving lees je in arbeidsrecht voor recruiters.

Zo overtuig je je leidinggevende om je opleidingsbudget te gebruiken

Een aanvraag met “ik wil graag deze cursus” belandt onderaan de stapel. Een aanvraag die een probleem in het team oplost, krijgt een handtekening. Zet je voorstel op 1 A4 en beantwoord daarop 5 vragen.

1. Welk probleem los je op? Beschrijf wat er nu misgaat, met een voorbeeld van deze maand.
2. Wat leer je precies? Noem de vaardigheid, niet de titel van de training.
3. Wat merkt het team ervan? Kies 1 cijfer dat je over 3 maanden opnieuw meet.
4. Wat kost het? Prijs, aantal dagen en wie je werk op die dagen overneemt.
5. Wanneer start je? Noem de datum en het boekjaar waarin de factuur valt.

Een voorbeeld uit de praktijk. Een corporate recruiter krijgt weinig reactie op berichten aan kandidaten via LinkedIn. Het voorstel noemt de huidige responsrate, de training waarin je het benaderen oefent en een nieuwe meting na 3 maanden. Zo’n aanvraag gaat niet over een cursus maar over minder openstaande vacatures.

Gebruik het jaargesprek als vast moment voor dit gesprek, dan staat ontwikkeling niet pas in november op de agenda. Twijfelt je leidinggevende over een training voor selectiegesprekken? Laat dan zien wat een interviewtraining oplevert. En vergelijk aanbieders op groepsgrootte, prijs en wat je mee naar huis neemt, zoals in recruitment training kiezen.

Wat HR en recruiters doen tegen onbenut opleidingsbudget

Een budget dat niemand gebruikt, kost de werkgever niets en levert ook niets op. Als HR-professional of recruiter heb je er 2 belangen bij. In je werving noem je het leerbudget bij de secundaire arbeidsvoorwaarden. En in je retentiebeleid is ontwikkeling een van de redenen waarom mensen blijven of vertrekken.

Vier gewoontes helpen hier. Vertel bij de start van het jaar hoeveel budget er is en wanneer het vervalt. Maak het aanvragen simpel, met 1 formulier en een vaste beslisser. Bespreek in elk ontwikkelgesprek welke training past bij het doel van dat jaar. En meet in december welk deel van het budget is besteed.

Plan trainingen niet in november. Leg in het eerste kwartaal per medewerker vast welke training past en boek die direct, dan is december een gewone maand. Hoe je dat breder aanpakt, lees je in ontwikkeling van medewerkers en leven lang ontwikkelen.

Meer nodig dan je opleidingsbudget?

Het opleidingsbudget van je werkgever is niet de enige bron. Er bestaan ook subsidies en regelingen voor werkgevers en werkzoekenden, van de SLIM-regeling voor het mkb tot scholing via UWV. Welke er nu openstaan, wie aanvraagt en wanneer, staat in een apart overzicht.

Veelgestelde vragen over opleidingsbudget

Hoeveel opleidingsbudget krijg je gemiddeld?

De meeste werkgevers in Nederland stellen tussen de €500 en €1.000 per werknemer per jaar beschikbaar, met een gemiddelde rond de €700. Dat blijkt uit een peiling van werkgeversvereniging AWVN uit december 2023. Het exacte bedrag staat in je cao of arbeidsvoorwaardenregeling.

Vervalt mijn opleidingsbudget aan het eind van het jaar?

Bij veel werkgevers wel, want het budget loopt per kalenderjaar. Er zijn ook regelingen waarin je het budget een paar jaar opspaart. Check je cao of regeling op de woorden sparen, meenemen en looptijd, of vraag het per mail na bij HR.

Kan ik mijn opleidingsbudget van dit jaar gebruiken voor een training die volgend jaar start?

Vaak wel, als je werkgever een factuur van dit jaar accepteert en de opleider die factuur nog in december stuurt. Leg beide afspraken vast in een mail voordat je inschrijft.

Betaal ik verplichte scholing uit mijn opleidingsbudget?

Sinds 1 augustus 2022 geldt artikel 7:611a BW. Scholing die je werkgever volgens de wet of de cao verplicht aanbiedt, is kosteloos voor jou. De studietijd telt als werktijd. De wet noemt het persoonlijke budget niet letterlijk, maar verplichte scholing is een kostenpost van de werkgever. Vraag daarom of de rekening uit een ander potje komt.

Mag mijn werkgever opleidingskosten terugvragen als ik vertrek?

Bij verplichte scholing niet, want een terugbetalingsafspraak daarvoor is nietig. Bij vrijwillige opleidingen mag je werkgever wel een studiekostenbeding met je afspreken. Lees dat beding voordat je tekent.

Hoe overtuig ik mijn leidinggevende om mijn opleidingsbudget te gebruiken?

Zet je voorstel op 1 A4. Noem het probleem dat je oplost en wat je leert. Voeg toe welk cijfer je over 3 maanden opnieuw meet, wat het kost en wanneer je start. Een aanvraag die een probleem van het team oplost, krijgt sneller akkoord dan een losse cursuswens.