AI-beleid voor sollicitanten: de regel per selectiestap

Twee interviewers, een vacature en twee kandidaten die AI gebruikten. De ene interviewer haalt de schouders op en de andere noemt het valsspelen. Zonder AI-beleid voor sollicitanten beslist het toeval wie doorgaat.

De kandidaat weet het net zo min. Mag die motivatiebrief met ChatGPT? Een oefengesprek met een chatbot? Een app die tijdens het videogesprek meeluistert? Niemand heeft het gezegd, en daarom trekt elke kandidaat een eigen grens.

Ook de NVP Sollicitatiecode helpt je hier niet verder. Die zegt wat jij als werkgever meldt over je eigen AI-gebruik. Over AI-gebruik door de kandidaat staat er geen woord in.

Je leest hoe je per selectiestap een korte AI-regel opstelt, hoe je die vooraf deelt en wat je doet als iemand de regel breekt.

Waarom valsspelen geen regel is

Valsspelen bestaat alleen als er een spelregel is. Zonder afspraak vooraf bepaalt elke interviewer zelf waar de grens ligt. De ene vindt een met AI geschreven brief slim en de andere ziet er luiheid in. Zo krijgen 2 kandidaten met hetzelfde gedrag een ander oordeel, en dat botst met elk eerlijk selectieproces.

Voor de kandidaat pakt het nog vervelender uit. Wie eerlijk vertelt dat AI hielp bij de brief, loopt het risico op een afwijzing. Wie stiekem een tool laat meeluisteren en niet opvalt, gaat door. Zo beloont een vage norm de verkeerde kandidaat. Onderzoeker Djurre Holtrop van Tilburg University zei in 2025 tegen de NOS dat het voor sollicitanten vaak onduidelijk is of ze AI mogen gebruiken.

Een aantal grote werkgevers heeft dat gat al gedicht. PwC in de Verenigde Staten vertelt kandidaten vooraf dat AI tijdens assessments en interviews niet is toegestaan, tenzij de instructie bij een case het expliciet toestaat.

De AI-regel per selectiestap

Een bruikbaar AI-beleid voor sollicitanten past op een half A4. Je beschrijft per stap wat toegestaan is, wat niet en waar de kandidaat zelf verantwoordelijk voor blijft. Begin met deze regelkaart en pas hem aan op je eigen procedure.

Hieronder lees je per stap waarom de grens daar ligt.

AI bij voorbereiding, cv en brief is toegestaan

Een kandidaat die met een chatbot een gesprek oefent, doet hetzelfde als iemand die een vriend om lastige vragen vraagt. Daar is niets mis mee. Hetzelfde geldt voor een cv of brief die met AI strakker is geformuleerd. De grens ligt bij de inhoud. Elke functie, elk project en elk resultaat klopt, en de kandidaat licht het in het gesprek zelf toe. Een opgepoetst cv met verzonnen ervaring is cv-fraude, met of zonder AI. Lees ook hoe je cv’s screent die met AI geschreven zijn.

Bij een thuisopdracht hoort een eigen AI-regel

Een thuisopdracht is lastig, omdat je niet ziet wat er aan de keukentafel gebeurt. Een verbod zonder controle nodigt uit tot stiekem gebruik. Kies daarom per opdracht. Meet je schrijfvaardigheid of een eigen analyse, sluit AI dan uit en bespreek de opdracht na in het gesprek. Hoort AI bij het werk, laat het dan toe en vraag hoe de kandidaat de tool inzette en wat er daarna nog veranderde. Dat laatste zegt meer over iemands oordeelsvermogen dan het eindproduct.

In het live gesprek geen realtime antwoordhulp

In het selectiegesprek draait het om hoe iemand zelf denkt, twijfelt en redeneert. Een tool die meeluistert en antwoorden op een tweede scherm zet, haalt precies dat weg. Formuleer de regel daarom scherp. Eigen aantekeningen en een voorbereid lijstje vragen zijn prima. Software of een persoon die tijdens het gesprek antwoorden aanreikt, valt erbuiten.

In een van onze interim-projecten beantwoordde een kandidaat voor een interim recruitmentrol mijn vragen over de sourcing-aanpak met hulp van AI. Het klonk veelzijdig en doordacht, inclusief de inzet van een LinkedIn Recruiter-licentie. In de praktijk stuurde deze recruiter alleen 100 connectieverzoeken per week en volgde de reacties op. Op de urenstaat stonden wel 40 uur, elke week. Na een paar weken klaagde de opdrachtgever over uitblijven van resultaten en inzicht in zijn werkzaamheden, en na mijn onderzoek stopte de opdracht direct.

Een regel vooraf vangt zoiets niet vanzelf. Dat doe je met doorvragen tot je bewijs hoort, met de STARR-methode en een gestructureerd interview. De regel zorgt ervoor dat je daarna geen discussie voert over wat wel en niet de bedoeling was.

Assessment en tests alleen met expliciete toestemming

Bij een capaciteitentest of persoonlijkheidsvragenlijst ligt de lat het hoogst. De normgroep van zo’n test maakte de test zonder hulp, en AI-gebruik maakt de vergelijking met die groep waardeloos. Houd hier als standaard aan dat AI niet is toegestaan, tenzij de instructie het noemt. Meer over keuzes en valkuilen lees je in de gids over assessments in selectie.

Bij een werkproef gelden de regels van het werk

Een werkproef of meeloopdag is een stukje van het echte werk. Gebruiken collega’s in die functie AI-tools, laat de kandidaat ze dan ook gebruiken. Zo zie je hoe iemand werkt in de situatie waarvoor je diegene aanneemt. Zeg het vooraf, zodat niemand op de dag zelf twijfelt. Hoe je zo’n dag opzet, lees je in het artikel over meeloopdag en werkproef bij selectie.

Twijfel hoort vooraf op tafel

Geen regelkaart dekt elke situatie. Sluit daarom af met een uitnodiging om het te vragen. Geef een naam en een mailadres, geen algemene inbox. Een kandidaat die vooraf vraagt of een vertaaltool is toegestaan, laat integriteit zien. Het antwoord dat je geeft, geldt daarna voor iedereen in die procedure.

Zo deel je je AI-beleid met kandidaten

Een regel die alleen in een intern document staat, bestaat voor de kandidaat niet. Zet een korte zin in de vacaturetekst of op je werkenbij-pagina. Stuur de volledige regelkaart mee met de uitnodiging voor elke stap, en herhaal de afspraak in 1 zin aan het begin van het gesprek. Een candidate information pack is een logische plek om alles bij elkaar te zetten.

Vergeet je eigen team niet. Een regel werkt alleen als elke interviewer hem op dezelfde manier toepast. Neem hem op in de briefing voor hiring managers en spreek af wie beslist bij een twijfelgeval. En wie van kandidaten openheid vraagt, geeft die zelf ook. Vertel in dezelfde mail waar jij AI inzet, bijvoorbeeld bij het plannen of het screenen. Dat vraagt de NVP Sollicitatiecode ook van je.

Uitzonderingen voor kandidaten met een beperking

Een blanco verbod op AI raakt kandidaten die hulpmiddelen nodig hebben. Denk aan spraak-naar-tekst bij een motorische beperking, voorleessoftware bij een visuele beperking of schrijfhulp bij dyslexie. De Wet gelijke behandeling op grond van handicap of chronische ziekte verplicht je om naar behoefte aanpassingen te doen, tenzij die onevenredig belastend zijn. Dat geldt ook bij de vervulling van een openstaande functie, en daar valt je selectieprocedure onder.

Neem daarom in je AI-beleid voor sollicitanten een zin op waarin je kandidaten uitnodigt om een aanpassing vooraf te melden. Vraag daarbij niet naar een diagnose, maar naar het hulpmiddel en het onderdeel waarvoor de kandidaat het nodig heeft. Gebruikt een kandidaat met dyslexie bij een schriftelijke case een schrijfhulp? Dan beoordeel je analyse en oordeel, en niet de spelling die voor de functie weinig uitmaakt. Meer over drempels in je procedure lees je in neurodivergent talent aantrekken.

Voor taal ligt de grens bij wat de functie vraagt. Een deel van de kandidaten met een andere moedertaal ordent de gedachten met een vertaaltool. Vraagt de functie alleen mondeling Nederlands, dan is vertaalhulp bij het cv en de brief geen probleem en toets je het spreken in het gesprek zelf. Is Nederlandse schrijfvaardigheid een functie-eis, toets die dan ter plekke of in een schrijfopdracht zonder vertaaltool. Zo sluit je niemand uit op een criterium dat niets met het werk te maken heeft.

Wat doe je als een kandidaat de regel breekt?

Maak eerst onderscheid tussen een vermoeden en een vaststelling. Een blik opzij, een korte stilte of een vlot antwoord bewijst niets, want zenuwen geven hetzelfde beeld. Bij een vermoeden vraag je door op de eigen ervaring achter het antwoord. Blijft het vaag en algemeen, dan beoordeel je dat op inhoud. Welke patronen opvallen, lees je in AI-gebruik door kandidaten herkennen.

Staat het vast, omdat de kandidaat het zelf vertelt of omdat een tool zichtbaar in beeld komt, dan gaat het om een regel die vooraf bekend was. Benoem het rustig en zakelijk en geef de kandidaat ruimte om te reageren. Beëindig de procedure als je regel dat zo vermeldt, en doe dat bij elke kandidaat op dezelfde manier. Leg vast wat er gebeurde, zodat een collega of klachtenbehandelaar het later terugleest.

Wat de wet wel en niet regelt

Geen Nederlandse wet verbiedt sollicitanten om AI te gebruiken. Je AI-beleid voor sollicitanten is een procesafspraak, net als de afspraak dat een kandidaat een presentatie voorbereidt. Wel raakt die afspraak aan 4 kaders.

• Gelijke behandeling. De AWGB en de Wet gelijke behandeling op grond van handicap of chronische ziekte vragen dat je iedereen dezelfde regel geeft en aanpassingen doet waar dat nodig is.
• Privacy. Elke vorm van controle valt onder de AVG. Verzamel alleen wat je nodig hebt en vertel kandidaten wat je vastlegt.
• NVP Sollicitatiecode. De code vraagt openheid over je eigen AI-gebruik. Over AI-gebruik door kandidaten zegt de code niets.
• Ondernemingsraad. Neem je de AI-regel op in je aanstellingsbeleid, dan kan de OR instemmingsrecht hebben op grond van artikel 27 WOR (regeling over het aanstellingsbeleid).

Twijfel je over een specifieke situatie, laat dan je jurist of HR-adviseur meekijken voordat je de regel publiceert. Begin daarna klein. Pak je volgende uitnodigingsmail, plak de regelkaart erin en loop hem langs met de hiring manager voordat de eerste kandidaat hem leest.

Veelgestelde vragen over AI-beleid voor sollicitanten

Mag een sollicitant AI gebruiken bij een sollicitatie?

Ja, tenzij de werkgever het voor een stap uitsluit. Geen Nederlandse wet verbiedt sollicitanten om AI te gebruiken. AI bij de voorbereiding, het cv en de motivatiebrief is gangbaar, zolang de inhoud klopt. Bij een live gesprek, assessment of thuisopdracht bepaalt de werkgever de regel. Een AI-beleid voor sollicitanten maakt per stap vooraf zichtbaar wat toegestaan is.

Mag je AI gebruiken tijdens een sollicitatiegesprek?

Bij de meeste werkgevers niet, tenzij ze het expliciet toestaan. In het gesprek beoordeelt de werkgever hoe de kandidaat zelf denkt en redeneert. Een tool die meeluistert of antwoorden aanreikt, haalt dat weg. Eigen aantekeningen zijn in de regel wel toegestaan. Heeft een kandidaat door een beperking een hulpmiddel nodig, dan meldt die dat vooraf.

Wat zet je in een AI-beleid voor sollicitanten?

Een AI-beleid voor sollicitanten beschrijft per selectiestap wat toegestaan is. Het gaat om voorbereiding, cv en brief, thuisopdracht, live gesprek, assessment en werkproef. Daarbij horen een zin over aanpassingen voor kandidaten met een beperking, een contactpersoon voor vragen en de gevolgen van een overtreding. Vermeld ook waar de werkgever zelf AI inzet.

Is een motivatiebrief met AI oneerlijk?

Nee, zolang de inhoud klopt en de kandidaat de brief in het gesprek zelf toelicht. AI helpt sommige kandidaten om hun ervaring beter te verwoorden, bijvoorbeeld bij dyslexie of een andere moedertaal. Oneerlijk wordt het bij verzonnen ervaring, en dat is cv-fraude met of zonder AI. Meet je schrijfvaardigheid, toets die dan apart.

Mag je een kandidaat afwijzen omdat die AI gebruikte?

Alleen als je vooraf duidelijk maakte dat AI in die stap niet was toegestaan en je dezelfde regel bij iedere kandidaat toepast. Een vermoeden is geen bewijs, want een stilte of een blik opzij zegt niets. Vraag door op de eigen ervaring achter het antwoord, beoordeel op inhoud en leg vast wat er gebeurde.