Interne sollicitatie: zo voer je de procedure goed

Bij een interne sollicitatie weet de koffiehoek soms eerder wie de functie krijgt dan de kandidaten zelf.

Daarna begint het lastige deel. Een externe kandidaat wijs je af met een mail. Een collega wijs je af en zie je de volgende ochtend bij datzelfde koffieapparaat terug.

Interne werving voelt als huisvlijt zonder regels. Toch heeft je tijdelijke medewerker recht op informatie over vaste vacatures en praat je OR mee over voorrang voor eigen mensen.

Je leest hoe je de procedure opzet, hoe je een collega eerlijk beoordeelt en hoe je een afwijzing brengt waar je collega verder mee komt.

Waarom een interne sollicitatie anders loopt dan een externe

Een interne kandidaat kent je organisatie, je managers en de gewoontes van het team. Dat scheelt inwerktijd. Het verkleint ook de kans op een verkeerde keuze. In mijn projecten bij grote corporates was interne doorstroming een belangrijke manier om vacatures snel te vullen met goede kandidaten. In kleine organisaties speelt het minder, simpelweg omdat er minder functies zijn om naar door te stromen.

Diezelfde bekendheid maakt de procedure kwetsbaar. Collega’s weten wie er solliciteert, of denken dat te weten. De huidige leidinggevende hoort het soms eerder via de gang dan van de medewerker zelf. En de uitslag ziet iedereen zodra de nieuwe manager begint.

Het derde verschil weegt het zwaarst. De afgewezen kandidaat zit volgende week naast de collega die de functie wel kreeg. Hoe je de procedure voert, bepaalt meer dan wie de stoel krijgt. Het bepaalt ook of medewerkers het een volgende keer nog wagen.

Leg de spelregels vast voordat de vacature online staat

Een interne procedure loopt soms al scheef voor het eerste gesprek. Iemand heeft een favoriet. De eisen blijven vaag en niemand weet wie de afgewezen collega’s belt. Zet daarom vooraf deze punten op papier.

• Wie mag solliciteren. Alle medewerkers, of pas na een minimale periode in de huidige functie?
• Intern eerst of parallel. Werf je eerst intern en pas daarna extern, of loopt alles tegelijk?
• Wie een gesprek krijgt. Nodig je elke interne sollicitant uit, of alleen wie aan de harde eisen voldoet?
• Wie het nieuws brengt. Spreek af dat de hiring manager elke afgewezen collega zelf spreekt.
• Termijnen. Hoe lang duurt de procedure en wanneer hoort iedereen de uitslag?

Maak die spelregels bekend in de interne vacature zelf. Een collega die weet dat interne en externe kandidaten tegelijk meedoen, schrikt minder als de functie naar iemand van buiten gaat. Zet er ook bij welke eisen hard zijn. Een goed functieprofiel opstellen voorkomt dat je achteraf criteria bedenkt die toevallig bij de favoriet passen.

Staat de uitkomst al vast? Zeg dat eerlijk en sla de open procedure over. Een schijnprocedure kost je het vertrouwen van iedereen die er tijd in stak, ook van externe kandidaten die je als decor laat meedoen.

Betrek de huidige leidinggevende zonder vetorecht

Voor de huidige leidinggevende is een interne sollicitatie vooral een risico. Het team raakt een ervaren kracht kwijt. Een vervanger vinden kost tijd. Dat belang is legitiem. Een reden om de overstap te blokkeren is het niet.

Spreek af wie de leidinggevende informeert en wanneer. Een werkbare afspraak is dat de medewerker het zelf vertelt, uiterlijk bij de uitnodiging voor een gesprek. Zo hoort de leidinggevende het niet via HR of via de gang.

Vraag de huidige leidinggevende gerust om een oordeel over het werk. Houd dat oordeel wel apart van de vraag of het team deze persoon kan missen. In de praktijk lopen die twee door elkaar. Dan verandert een zuinige beoordeling ongemerkt in een handige manier om iemand te houden.

Leg ook de overdracht vast. Wie neemt het werk over en hoe lang blijft de collega nog op de oude plek? Zonder die afspraak rekt de afdeling de startdatum op. Voor de medewerker voelt dat als een verkapt nee.

Beoordeel een collega met dezelfde meetlat als een externe kandidaat

Een interne kandidaat brengt een dossier mee. Denk aan jaargesprekken, verhalen van collega’s en die ene presentatie die mislukte. Dat voelt als extra informatie. Het vertekent ook. Wie je kent, beoordeel je al snel op reputatie in plaats van op de eisen van de nieuwe functie.

Twee valkuilen springen eruit. De eerste is affinity bias, waarbij je de collega kiest met wie je al jaren prettig samenwerkt. De tweede werkt andersom. Een sterke specialist lijkt de logische nieuwe teamleider, terwijl leidinggeven andere vaardigheden vraagt dan het vak zelf.

Stel iedereen dezelfde vragen. Scoor op dezelfde criteria. Met gestructureerd interviewen vergelijk je interne en externe kandidaten op wat de functie vraagt. Laat bij voorkeur iemand meebeoordelen die de interne kandidaat niet kent. Doen er externe kandidaten mee? Dan verdienen ook zij een open uitkomst. Een voorkeur voor de eigen mensen is prima, zolang je die vooraf bekendmaakt en de keuze op geschiktheid baseert.

Interne kandidaat afwijzen zonder de collega kwijt te raken

Hoe groot is het risico van een afwijzing? Het bekendste onderzoek komt van Kathryn Dlugos en JR Keller. Zij analyseerden 9.355 afwijzingen van interne sollicitanten bij een Amerikaans Fortune 100-bedrijf over een periode van 5 jaar (Academy of Management Journal, 2021). Volgens het persbericht van Cornell University vertrokken afgewezen interne sollicitanten bijna 2 keer zo vaak als collega’s die de functie kregen of niet solliciteerden.

Twee bevindingen zijn direct bruikbaar. Wie pas na een gesprek met de hiring manager afviel, vertrok half zo vaak als wie eerder in de procedure strandde. En afgewezen kandidaten bleven vaker als een andere interne collega de functie kreeg dan wanneer een externe kandidaat won. De onderzoekers verklaren dat met informatie. Een gesprek vertelt de collega iets over de eigen kansen in de toekomst, een afwijzing zonder gesprek laat alleen een dichte deur zien.

Een kanttekening hoort erbij. Het onderzoek betreft 1 Amerikaanse organisatie. Nederlandse cijfers ontbreken. Dat het gesprek hier net zo werkt, is een doortrekking en geen onderzoeksresultaat.

Laat de hiring manager het nieuws zelf brengen, in een gesprek en niet per mail. Doe dat voordat de benoeming bekend is en wees concreet over wat ontbrak. “Er was een sterkere kandidaat” zegt niets. “Voor deze rol zochten we ervaring met budgetverantwoordelijkheid en die heb je nog niet” geeft de collega iets om mee verder te gaan. Opbouw en formuleringen vind je in het artikel over feedback aan afgewezen sollicitanten.

Neem een ervaren teamleider die solliciteert op een managementfunctie en in de laatste ronde afvalt. De hiring manager spreekt de teamleider de dag erna en loopt de 2 criteria door waarop de ander sterker scoorde. Daarna volgt de vraag wat er nodig is om een volgende keer wel klaar te zijn. Die collega is teleurgesteld, maar weet wel waar die staat.

Beloof alleen wat je waarmaakt. Een ontwikkelplan dat na 3 maanden in een la verdwijnt, doet meer schade dan geen plan. Plan wel een vervolgafspraak na een maand of twee om te horen hoe het gaat. Een stay interview geeft dat gesprek een vaste vorm. En soms vertrekt iemand toch. Is er binnen jouw organisatie geen reëel perspectief op de gewenste stap? Dan is een eerlijk gesprek meer waard dan een belofte die je niet nakomt.

Wat de wet zegt over een interne sollicitatie

Een aparte wet voor de interne sollicitatie bestaat niet. Wel raken een paar bestaande regels je procedure.

Heb je medewerkers met een tijdelijk contract? Dan informeer je hen tijdig en duidelijk over vacatures voor onbepaalde tijd (artikel 7:657 BW). Zien zij de interne vacaturebank niet? Dan loop je risico.

Een wettelijk recht op voorrang voor interne kandidaten bestaat niet. Voorrang volgt uit een cao, een sociaal plan, herplaatsing bij een reorganisatie of re-integratie van een zieke medewerker. Stel je zelf vaste regels op voor interne werving, zoals voorrang of een minimale zittingsduur? Dan valt dat onder het bevorderingsbeleid, waarvoor de ondernemingsraad instemmingsrecht heeft (artikel 27 WOR). Regelt de cao het al, dan gaat de cao voor.

De Algemene wet gelijke behandeling en de Wet gelijke behandeling op grond van leeftijd gelden ook bij bevordering. Meer over de regels vind je in het overzicht van arbeidsrecht bij werving en selectie.

Een nieuwe proeftijd bij een interne overstap is in de regel nietig. Alleen als een nieuwe arbeidsovereenkomst duidelijk andere vaardigheden of verantwoordelijkheden vraagt, is een proeftijd toegestaan (artikel 7:652 BW). Wijzigt alleen de functie binnen het bestaande contract? Dan speelt proeftijd niet. Zoek je een vangnet, spreek dan een terugkeerregeling af.

Ook interne sollicitatiegegevens vallen onder de AVG. Gebruik ze alleen voor deze procedure, deel ze alleen met wie ze nodig heeft en voeg ze niet ongevraagd toe aan het personeelsdossier. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt voor sollicitatiegegevens een bewaartermijn van 4 weken na afloop, of tot een jaar met toestemming. Zie ook AVG in recruitment. Een recht op feedback staat nergens in de wet. Een zorgvuldige toelichting past wel bij goed werkgeverschap.

Regel de overstap van de gekozen collega

De gekozen collega verdient ook aandacht. Een interne overstap voelt als bekend terrein. Daardoor schiet het inwerken er soms bij in. Maar een nieuwe rol en een nieuw team zijn wel degelijk nieuw, helemaal als oud-collega’s ineens aan de nieuwe manager rapporteren.

Maak een kort inwerkplan, net als bij het onboarden van nieuwe medewerkers van buiten. Stem de startdatum af met de oude afdeling en communiceer de benoeming pas als alle afgewezen kandidaten het weten. Zoek je manieren om doorstroming structureel te vergroten, lees dan hoe je interne mobiliteit vergroot.

Veelgestelde vragen over interne sollicitaties

Moet een medewerker de leidinggevende vertellen over een interne sollicitatie?

Een wettelijke plicht bestaat niet. In een interne procedure hoort de huidige leidinggevende het vroeg of laat toch. Een werkbare afspraak is dat de medewerker het zelf vertelt, uiterlijk bij de uitnodiging voor een gesprek. Sommige organisaties leggen dat vast in hun regeling voor interne werving.

Krijgt een interne kandidaat voorrang op externe kandidaten?

Niet automatisch. De wet geeft interne kandidaten geen voorrang. Voorrang volgt uit een cao, een sociaal plan, herplaatsing bij een reorganisatie, re-integratie van een zieke medewerker of een eigen regeling van de werkgever. Voor zo’n eigen regeling heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht op grond van artikel 27 WOR.

Heeft een afgewezen interne kandidaat recht op feedback?

Een wettelijk recht op feedback bestaat niet. Een gesprek met uitleg is wel verstandig. Onderzoek van Dlugos en Keller (2021) bij een Amerikaans Fortune 100-bedrijf wijst in die richting. Interne kandidaten die pas na een gesprek met de hiring manager afvielen, vertrokken half zo vaak als kandidaten die eerder in de procedure afvielen.

Geldt er een nieuwe proeftijd bij een interne overstap?

In de regel niet. Een proeftijd in een nieuwe arbeidsovereenkomst met dezelfde werkgever is alleen geldig als de nieuwe functie duidelijk andere vaardigheden of verantwoordelijkheden vraagt (artikel 7:652 BW). Wijzigt alleen de functie binnen het bestaande contract, dan speelt proeftijd niet. Een terugkeerregeling is dan een alternatief.

Mag je intern en extern tegelijk werven?

Ja. Zorg wel dat interne kandidaten dat vooraf weten en dat je iedereen op dezelfde criteria beoordeelt. Heb je medewerkers met een tijdelijk contract, dan informeer je hen tijdig over vacatures voor onbepaalde tijd (artikel 7:657 BW).

Wat is het verschil tussen een interne sollicitatie en interne mobiliteit?

Een interne sollicitatie is een reactie van een medewerker op een concrete vacature binnen de eigen organisatie. Interne mobiliteit is breder. Het omvat alle bewegingen binnen de organisatie, ook zonder vacature. Denk aan rotatie, een tijdelijke klus op een andere afdeling of een horizontale overstap.