Vraag een hr-adviseur hoeveel open sollicitaties er vorig jaar binnenkwamen. Meestal volgt een schatting. Vraag daarna hoeveel er antwoord kregen en het wordt stil.
Diezelfde organisatie schakelt een half jaar later een bureau in voor een functie waar iemand zich uit zichzelf voor meldde.
Zo’n brief is geen sollicitatie zonder vacature. Het is iemand die al voor jouw organisatie koos, zonder dat je daar wervingsbudget aan kwijt was. Toch verdwijnt die mail bij veel werkgevers in een map die niemand meer opent.
Hieronder lees je wat je met die stapel doet. Wat de AVG toestaat. Hoe een nette reactie eruitziet. En wanneer doorpakken loont.
Haal meer uit je open sollicitaties
Van een mailbox waar niemand naar kijkt naar een werkwijze die tien minuten per brief kost en juridisch klopt.
- Waarom die mail blijft liggen
- Wat is een open sollicitatie je waard?
- Wat de AVG toestaat bij bewaren
- Zo ziet een reactie eruit die wel klopt
- Wanneer je doorpakt naar een kennismaking
- Leg je werkwijze vast in vijf regels
- Wat de kandidaat aan de andere kant ziet
- Veelgestelde vragen over een open sollicitatie
Definitie: Een open sollicitatie komt binnen zonder dat er een vacature openstaat. De kandidaat neemt zelf het initiatief en stuurt cv en motivatie op eigen houtje. Voor jou als werkgever betekent dat twee dingen. Er is geen procedure waar de brief in past. En er is geen einddatum waarop je hem opruimt.
Waarom die mail blijft liggen
De sollicitatie komt binnen op info@ of werkenbij@. Daar zit geen recruiter achter, maar een office manager of een directiesecretaresse. Die leest hem, denkt “we zoeken niks”, en laat hem staan. Niemand is eigenaar. Er staat geen taak tegenover en er is geen deadline.
Bij een vacature ligt dat anders. Daar hoort een sluitingsdatum bij, een selectiegesprek en iemand die de afwijzingen verstuurt. Een open sollicitatie mist dat hele frame. Daarom blijft hij liggen. En daarom raakt hij ook zoek zodra er wel een vacature komt.
Het gevolg zie je terug in je werkgeversimago. Wie geen antwoord krijgt, vertelt dat verder. Niet luid, maar wel aan collega’s in hetzelfde vak. In een klein sectorwereldje is dat genoeg. Zie ook hoe dit doorwerkt in je bredere candidate experience.
Wat is een open sollicitatie je waard?
Op Nederlandse loopbaansites circuleert het cijfer dat een vijfde van alle vacatures langs deze weg wordt ingevuld. Geen van die sites noemt een onderzoek, een jaartal of een steekproef. Harde Nederlandse cijfers hierover ontbreken. Reken jezelf niet rijk.
Je eigen situatie bereken je wel. Tel hoeveel spontane brieven je vorig jaar binnenkreeg. Kijk hoeveel daarvan een profiel hadden dat aansluit bij functies die je regelmatig invult. Zet daar de kosten naast van je laatste bureauplaatsing.
Bij de meeste organisaties valt die rekensom twee kanten op. Krijg je er vijf per jaar, op functies die je zelden hebt, dan volstaat een nette standaardreactie. Krijg je er vijftig, waarvan de helft in een beroepsgroep met structurele krapte, dan laat je geld liggen. Een installatiebedrijf dat elk kwartaal een monteur zoekt, hoort de eigen instroom serieus te nemen.
De winst zit bij functies waar je herhaald instroom nodig hebt. Daar loopt de kandidaat die zich vandaag meldt vaak precies een kwartaal voor op je volgende vacature. Leg je dat profiel opzij met toestemming, dan begin je die vacature niet bij nul. Bij functies die je eens in de vijf jaar invult, levert dezelfde moeite niets op.
Let op het verschil met open hiring. Daarbij is er wel een vacature, maar geen selectieprocedure. Wie zich als eerste meldt, krijgt de baan. Hier werkt het andersom. Er is een kandidaat, maar geen functie.
Wat je met de gegevens mag doen
Bewaren voor later is precies waar het misgaat. Zodra de mail binnenkomt, verwerk je persoonsgegevens, ook zonder procedure.
De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken na afloop van de procedure te verwijderen. Een richtlijn, geen wet. Hier eindigt alleen geen procedure. Laat de klok daarom lopen vanaf je eigen besluit. Houd je iemand langer in beeld voor toekomstige vacatures, dan vraag je toestemming. Maximaal een jaar geldt als redelijk. Stilzwijgend doorschuiven telt niet.
De standaardmail die niets oplevert
“We bewaren je gegevens en nemen contact op als er iets vrijkomt.” Deze zin staat in menig automatisch antwoord. Er zit geen toestemming in en geen termijn. Het profiel gebruik je later niet. Vraag die toestemming gewoon, in dezelfde mail.
Zo ziet een reactie eruit die wel klopt
De NVP Sollicitatiecode schrijft voor dat je een sollicitant uiterlijk twee weken na je besluit informeert, met toelichting. De code is een gedragsrichtlijn en geen wet. Hij sluit wel aan bij de geldende praktijk in Nederland. Hier komt het erop neer dat je binnen twee weken iets van je laat horen.
Een reactie die de AVG-fout vermijdt, ziet er ongeveer zo uit.
Voorbeeldreactie
Beste [naam],
Dank voor je open sollicitatie. We hebben nu geen functie openstaan die aansluit bij je profiel als [functierichting].
Je gegevens verwijderen we binnen vier weken. Wil je liever dat we ze een jaar bewaren, zodat we je benaderen bij een passende vacature? Stuur dan een kort antwoord op deze mail met “ja”. Je trekt die toestemming op elk moment weer in.
Succes met je zoektocht.
Deze tekst kost je eenmalig een halfuur. Daarna nul minuten. De toestemming die je terugkrijgt, leg je vast bij het profiel. Zo bouw je een talentpool op die je later ook mag gebruiken.
Wanneer je doorpakt naar een kennismaking
De meeste spontane brieven eindigen bij die mail. Bij een klein deel loont het om te bellen. Drie signalen wijzen daarop.
- Het profiel past bij een functie die je in twee jaar meer dan eens invulde.
- De motivatie gaat over jouw organisatie en niet over de sector in het algemeen.
- Je verwacht binnen zes maanden verloop of uitbreiding in dat team.
Bel dan kort. Vijftien minuten volstaat om te horen waarom iemand juist bij jou aanklopt. Wees eerlijk over wat het is. Een kennismaking, geen selectiegesprek. Wek geen verwachting die je niet waarmaakt, want dat kost je precies de goodwill waar je het voor deed.
Loopt het gesprek goed en heb je nog steeds geen plek? Houd het lijntje warm via LinkedIn of een bericht bij de eerstvolgende vacature. Dat is candidate relationship management in zijn eenvoudigste vorm.
Leg je werkwijze vast in vijf regels
Een werkwijze die alleen in iemands hoofd zit, verdwijnt zodra die persoon op vakantie gaat. Zet daarom vijf afspraken op papier. Deel ze met iedereen die bij de mailbox komt.
- Alles gaat naar een vast adres, ook genoemd op je werkenbij-pagina.
- Een vaste collega beoordeelt de brieven, op een vaste dag in de week.
- Iedereen krijgt binnen twee weken antwoord, ook bij een nee.
- Zonder toestemming verwijder je de gegevens binnen vier weken.
- Bij toestemming noteer je datum en termijn, en je agendeert het moment waarop je opnieuw vraagt.
Neem deze punten ook op in je privacyverklaring voor sollicitanten. Voor kleinere organisaties zonder recruitmentafdeling is dit vaak het eerste stukje proces dat er ligt. Het scheelt meteen gedoe. Meer over die situatie lees je bij employer branding in het mkb.
Wat de kandidaat aan de andere kant ziet
Tot nu toe ging het over jouw kant. De andere kant verdient net zo goed aandacht. Daar zit iemand die persoonsgegevens afgeeft aan een organisatie zonder procedure, zonder termijn en zonder zicht op de afloop.
Wie op een vacature reageert, weet ongeveer waar hij aan toe is. Er staat een sluitingsdatum en er volgt een besluit. Hier ontbreekt dat allemaal. Iemand stuurt een cv de leegte in en hoort niets. Uit de kandidaatkant van dit onderwerp komt structureel terug dat radiostilte harder aankomt dan een afwijzing.
Dat is meteen het argument om het goed te regelen. Niet omdat het netjes staat, maar omdat een heldere nee je nauwelijks tijd kost. En omdat een fatsoenlijk afgewezen kandidaat over twee jaar terugkomt. Zie ook hoe je feedback geeft aan afgewezen sollicitanten zonder er een dagtaak van te maken.
En nee, dit alles maakt van open sollicitaties geen wervingskanaal. Het is een kleine, onregelmatige instroom die je met weinig moeite netjes afhandelt. Wie het serieus neemt, haalt er af en toe een hire uit. Verbeteringen zijn mogelijk, wonderen niet.
Elke sollicitant een fatsoenlijk antwoord
Leer in een dag hoe je je sollicitatieproces inricht vanuit het perspectief van de kandidaat. Van reactietermijnen en afwijzingen tot meetbare verbetering van je werkgeversimago.
Veelgestelde vragen over een open sollicitatie
Moet je als werkgever reageren op een open sollicitatie?
Er bestaat geen wettelijke plicht om te reageren. De NVP Sollicitatiecode gaat uit van een reactie binnen twee weken na je besluit, met toelichting. Die code is een gedragsrichtlijn, geen wet. Niet reageren raakt vooral je werkgeversimago, omdat kandidaten radiostilte harder ervaren dan een afwijzing.
Hoe lang mag je een open sollicitatie bewaren?
De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken na afloop van de procedure te verwijderen. Zonder vacature is er geen procedure. De termijn start daarom bij je eigen besluit. Voor langer bewaren met het oog op toekomstige vacatures heb je aantoonbare toestemming nodig, met een maximum van een jaar.
Wat is het verschil tussen een open sollicitatie en open hiring?
Bij het eerste is er een kandidaat maar geen vacature. Iemand meldt zich uit eigen beweging. Bij open hiring is er wel een vacature, maar geen selectieprocedure. Wie zich als eerste meldt, krijgt de baan en de proeftijd bepaalt of het past. Het zijn twee losse werkwijzen.
Hoe reageer je op een open sollicitatie zonder passende vacature?
Bedank de kandidaat, meld dat er nu geen passende functie is en geef aan wat je met de gegevens doet. Vraag in dezelfde mail toestemming om het profiel een jaar te bewaren. Beloof niet dat je gegevens bewaart zonder die toestemming te vragen, want dan verwerk je persoonsgegevens zonder grondslag.
Wat zet je op je werkenbij-pagina over open sollicitaties?
Noem een vast adres waar spontane brieven naartoe gaan en vermeld de reactietermijn. Geef daarnaast aan hoe lang je gegevens bewaart en verwijs naar je privacyverklaring voor sollicitanten. Zo weet de kandidaat vooraf waar hij aan toe is. En je voorkomt losse mails bij collega’s die er niets mee doen.
Over de auteur
Jacco Valkenburg is recruitment architect, trainer en auteur van Recruitment 4.0. Hij bouwde als interim corporate recruiter meerdere keren recruitmentinfrastructuur van BearingPoint Nederland op, inclusief de inrichting van instroomkanalen en sollicitantcommunicatie.
