Een privacyverklaring voor sollicitanten is een document op je werkenbij-site waarin je uitlegt welke persoonsgegevens je verzamelt, waarom je dat doet, hoe lang je ze bewaart en welke rechten sollicitanten hebben. Dit is wettelijk verplicht onder de AVG zodra je sollicitatiegegevens verwerkt.
Toch voldeed in 2019 slechts 25% van de onderzochte werkenbij-sites aan de basiseisen, zo bleek uit onderzoek van Digitaal Werven.
Hier lees je welke elementen verplicht zijn, waar organisaties de fout ingaan en hoe je zelf een privacyverklaring opstelt die volledig is.
Zo stel je een privacyverklaring voor sollicitanten op
Van verplichte AVG-elementen tot een concreet voorbeeld dat je direct aanpast voor je eigen werkenbij-site.
Wat is een privacyverklaring voor sollicitanten?
Je verwerkt als werkgever meer sollicitatiegegevens dan je denkt. Niet alleen het cv en de motivatiebrief, maar ook aantekeningen uit gesprekken, e-mailcorrespondentie, assessmentresultaten en soms informatie van LinkedIn-profielen. Al die gegevens vallen onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De privacyverklaring informeert sollicitanten over wat je met hun gegevens doet, zodat ze een bewuste keuze maken om te solliciteren.
Een goede privacyverklaring is niet alleen een juridische verplichting: het is ook een signaal naar sollicitanten dat je organisatie professioneel en zorgvuldig werkt. In een krappe arbeidsmarkt telt dat mee in de candidate journey.
Waarom is een aparte verklaring voor sollicitanten verplicht?
Een algemene privacyverklaring op je bedrijfswebsite is niet genoeg. Die gaat over klanten en websitebezoekers, niet specifiek over sollicitanten. De AVG schrijft voor dat je per doelgroep uitlegt welke gegevens je verwerkt en waarom. Sollicitanten vormen een aparte categorie met eigen verwerkingsdoelen, bewaartermijnen en rechtsgrondlagen.
De NVP Sollicitatiecode (versie september 2025) onderschrijft dit. Daarin staat dat organisaties sollicitanten actief informeren over hoe ze met persoonsgegevens omgaan. De Autoriteit Persoonsgegevens kan bij klachten controleren of je aan deze informatieplicht voldoet.
Praktisch gezien: plaats de privacyverklaring als aparte pagina op je werkenbij-site en verwijs ernaar in je vacatureteksten. Niet verstopt in de footer, maar zichtbaar bij het sollicitatieformulier.
Deze 8 elementen horen in je privacyverklaring voor sollicitanten
De AVG vereist dat je sollicitanten informeert over specifieke onderdelen. Hieronder staan de acht elementen die in je privacyverklaring thuishoren, met per element een toelichting waarom het erin staat en hoe je het formuleert.
1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
Vermeld de naam van je organisatie, het vestigingsadres en contactgegevens. Als je een functionaris gegevensbescherming (FG) hebt, neem dan ook diens contactgegevens op. De sollicitant weet zo bij wie ze terechtkomt met vragen of verzoeken.
2. Welke persoonsgegevens verzamel je?
Som concreet op welke gegevens je verzamelt. Denk aan naam en contactgegevens, cv en motivatiebrief, gespreksaantekeningen, assessmentresultaten, referenties en eventueel informatie van zakelijke social media zoals LinkedIn. Wees eerlijk en volledig. Vermeld je ook dat je pre-employment screening uitvoert? Zet dat erbij.
3. Op welke rechtsgrondslag verwerk je de gegevens?
Dit is het onderdeel waar veel organisaties de mist ingaan. Bij sollicitanten is “toestemming” juridisch zwak als grondslag, omdat een sollicitant niet vrij is om te weigeren zonder de kans op de baan te verliezen. Gebruik liever een van deze twee grondslagen:
- Uitvoering van een (pre)contractuele relatie: je verwerkt gegevens met het oog op een arbeidsovereenkomst.
- Gerechtvaardigd belang: je hebt als werkgever een gerechtvaardigd belang om een zorgvuldig selectieproces te voeren.
“Toestemming” gebruik je alleen voor specifieke aanvullende verwerkingen, zoals het bewaren van gegevens in een talentpool na afwijzing.
4. Voor welk doel verwerk je de gegevens?
Beschrijf concreet waarvoor je de gegevens gebruikt. Bijvoorbeeld: beoordelen van geschiktheid, communicatie over de procedure, uitvoeren van assessments of achtergrondchecks, en eventueel benaderen voor toekomstige vacatures (met toestemming). Houd het bij doelen die direct met het recruitmentproces te maken hebben.
5. Hoe lang bewaar je sollicitatiegegevens?
De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert: verwijder gegevens van afgewezen sollicitanten binnen vier weken na afronding van de procedure. Wil je gegevens langer bewaren voor een talentpool? Dan heb je daar expliciete toestemming voor nodig. De NVP Sollicitatiecode noemt een maximum van een jaar, met jaarlijkse vernieuwing van die toestemming.
Let op: bewaartermijn is geen aanbeveling
De vier weken-termijn is geen vrijblijvend advies. Bij een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens is dit het eerste wat ze controleren. Zorg dat je ATS-systeem automatisch gegevens verwijdert na de ingestelde termijn. Handmatig bijhouden gaat gegarandeerd fout.
6. Met wie deel je de gegevens?
Vermeld welke partijen toegang krijgen tot sollicitatiegegevens. Intern zijn dat de hiring manager en leden van de selectiecommissie. Extern gaat het om partijen zoals assessmentbureaus, een ATS-aanbieder of een screeningsbureau. Met externe verwerkers sluit je een verwerkersovereenkomst.
7. Welke rechten hebben sollicitanten?
Sollicitanten hebben onder de AVG recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Vermeld deze rechten en leg uit hoe ze een verzoek indienen. Noem ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Waar vermeld je AI-gebruik en screening?
Dit element is relatief nieuw en ontbreekt bij veel organisaties. Gebruik je AI-tools in je selectieproces, bijvoorbeeld voor cv-screening, chatbots of matchingalgoritmes? De NVP Sollicitatiecode (2025) schrijft voor dat je dit vooraf meldt. De Europese AI Act classificeert AI bij werving en selectie als “hoog risico” met strenge transparantie-eisen. Vermeld welke AI-tools je inzet, waarvoor, en dat een mens de eindbeslissing neemt.
Voorbeeld privacyverklaring sollicitanten
Hieronder staat een beknopt voorbeeld dat je als startpunt gebruikt. Pas de tekst aan op je eigen organisatie, verwerkingen en systemen. Dit voorbeeld is geen juridisch advies: laat je definitieve versie checken door een jurist of privacy-officer.
Privacyverklaring sollicitanten [naam organisatie]
Verwerkingsverantwoordelijke
[Naam organisatie], gevestigd aan [adres], is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het recruitmentproces. Vragen over deze verklaring richt je aan [e-mailadres] of onze functionaris gegevensbescherming via [e-mailadres FG].
Welke gegevens verzamelen we?
We verwerken de gegevens die je zelf verstrekt bij je sollicitatie: naam, contactgegevens, cv, motivatiebrief en eventuele bijlagen. Tijdens de procedure komen daar gespreksaantekeningen, assessmentresultaten en referenties bij. We raadplegen zakelijke social media (zoals LinkedIn) en bespreken gevonden informatie altijd met je.
Rechtsgrondslag
We verwerken je gegevens op basis van de uitvoering van een precontractuele relatie (artikel 6, lid 1, sub b AVG) en ons gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldig selectieproces (artikel 6, lid 1, sub f AVG). Voor het bewaren van gegevens na afwijzing vragen we je toestemming.
Doelen
We gebruiken je gegevens voor het beoordelen van je geschiktheid, communicatie over de procedure, het uitvoeren van eventuele assessments of achtergrondchecks, en het opstellen van een arbeidsaanbod.
Bewaartermijnen
Binnen vier weken na afronding van de procedure verwijderen we je gegevens. Met je toestemming bewaren we je gegevens maximaal een jaar voor toekomstige vacatures. Na een jaar vragen we opnieuw om toestemming.
Delen met derden
Je gegevens zijn toegankelijk voor de hiring manager en de selectiecommissie. Bij assessments of screening schakelen we [naam bureau] in. Met deze partij hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten. We verstrekken geen gegevens aan partijen buiten de EU zonder passende waarborgen.
Je rechten
Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Een verzoek dien je in via [e-mailadres]. We reageren binnen vier weken. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
AI-gebruik
[Optioneel, indien van toepassing] We gebruiken [naam tool] voor [doel, bijv. voorselectie van cv’s]. Een mens neemt altijd de eindbeslissing over je kandidatuur.
5 veelgemaakte fouten bij de privacyverklaring
Hieronder staan vijf fouten die we in de praktijk regelmatig tegenkomen op werkenbij-sites. De meeste zijn eenvoudig te verhelpen.
1. Geen aparte verklaring voor sollicitanten
De meest voorkomende fout: verwijzen naar de algemene privacyverklaring van de website. Die dekt klanten en bezoekers, maar gaat niet in op sollicitatiegegevens, bewaartermijnen of rechtsgrondlagen die specifiek bij recruitment horen.
2. “Toestemming” als enige grondslag
Veel organisaties vragen sollicitanten om een vinkje “ik ga akkoord met de verwerking van mijn gegevens”. Het probleem: toestemming is bij sollicitanten juridisch zwak vanwege de machtsverhouding. Gebruik een sterkere grondslag zoals precontractuele relatie of gerechtvaardigd belang.
3. Geen bewaartermijnen vermeld
Zonder concrete termijn weet de sollicitant niet hoe lang je gegevens bewaart. En weet jij het zelf ook niet, met alle risico’s van dien. Vermeld de vier weken-termijn en de optionele verlenging met toestemming.
4. Verstopt in de footer
Een privacyverklaring die niemand vindt, voldoet niet aan de informatieplicht. Plaats een link bij het sollicitatieformulier en verwijs ernaar in je vacatureteksten. Zichtbaarheid is het hele punt.
5. AI-gebruik niet vermeld
Steeds meer organisaties gebruiken AI-tools in hun recruitmentproces, maar vermelden dit niet in de privacyverklaring. De NVP Sollicitatiecode 2025 en de AI Act vereisen transparantie over AI-inzet bij werving en selectie. Controleer of je AI-toepassingen beschreven staan.
Arbeidsrecht bij werving en selectie
Van AVG en screening tot de NVP Sollicitatiecode: alle juridische kaders die recruiters en HR-professionals raken bij werving en selectie, op een rij.
Veelgestelde vragen over de privacyverklaring voor sollicitanten
Is een privacyverklaring voor sollicitanten wettelijk verplicht?
Ja. De AVG verplicht elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt om betrokkenen te informeren. Sollicitanten zijn betrokkenen. Zodra je cv’s, motivatiebrieven of andere sollicitatiegegevens ontvangt, verwerk je persoonsgegevens en geldt de informatieplicht. Een aparte privacyverklaring gericht op sollicitanten is de meest praktische manier om hieraan te voldoen.
Hoe lang mag je sollicitatiegegevens bewaren?
De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert om gegevens van afgewezen sollicitanten binnen vier weken na afronding van de procedure te verwijderen. Met expliciete toestemming van de sollicitant bewaar je gegevens maximaal een jaar. Na dat jaar vraag je opnieuw toestemming. Bij indiensttreding worden sollicitatiegegevens onderdeel van het personeelsdossier.
Welke rechtsgrondslag gebruik je voor sollicitatiegegevens?
De twee meest gebruikte grondslagen zijn “uitvoering van een precontractuele relatie” (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en “gerechtvaardigd belang” (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Toestemming is juridisch minder sterk omdat sollicitanten niet vrij van druk instemmen. Gebruik toestemming alleen voor aanvullende verwerkingen, zoals het bewaren van gegevens in een talentpool na afwijzing.
Waar plaats je de privacyverklaring op je werkenbij-site?
Maak een aparte pagina op je werkenbij-site met de privacyverklaring voor sollicitanten. Verwijs naar deze pagina in je vacatureteksten en bij het sollicitatieformulier. Een link in de footer alleen is onvoldoende: de verklaring hoort zichtbaar te zijn op het moment dat iemand sollicitatiegegevens verstrekt.
Wat zegt de NVP Sollicitatiecode over privacy?
De vernieuwde NVP Sollicitatiecode (september 2025) schrijft voor dat organisaties sollicitanten informeren over de omgang met persoonsgegevens, transparant zijn over AI-gebruik in selectie, emotieherkenning en stemanalyse verbieden, en gegevens binnen vier weken na afwijzing vernietigen. De code heeft geen wettelijke status, maar geldt als de branchenorm voor professioneel recruitment in Nederland. Lees meer op de pagina over de Recruiterscode.
Over de auteur
Jacco Valkenburg is recruitment architect, auteur en trainer met 25 jaar ervaring. Hij is auteur van meerdere recruitmentboeken waaronder Recruitment 4.0 en Eerlijk over selectie.
