Je meet recruitment KPI’s, maar waar staan ze? Verspreid over je ATS, Excel-bestanden en losse rapportages. Zodra je manager vraagt hoe het ervoor staat, begint het zoeken. Een recruitment dashboard lost dat op: al je wervingscijfers op één plek, visueel en actueel.
In dit artikel leer je wat een recruitment dashboard is, welke metrics erin horen en hoe je start met bouwen.
Van losse data naar visueel overzicht
Leer hoe je een recruitment dashboard opzet dat past bij jouw rol en stakeholders, van Excel tot PowerBI.
Wat is een recruitment dashboard?
Een recruitment dashboard is een visueel overzicht van je belangrijkste wervingscijfers. Het bundelt metrics als time to fill, cost per hire en source of hire op één plek. Je ziet in één oogopslag waar je staat, waar bottlenecks zitten en welke kanalen presteren.
Het verschil met losse rapportages? Een dashboard is altijd actueel en visueel. Geen ellenlange tabellen, maar grafieken die direct duidelijk maken of je op koers ligt. Uit onderzoek van de Association of Talent Acquisition Professionals (ATAP) blijkt dat 50% van de recruitmentteams al een dashboard heeft, terwijl 38% er actief aan bouwt.
Een goed dashboard beantwoordt drie vragen:
- Hoe presteren we ten opzichte van onze targets?
- Waar zitten vertragingen of knelpunten?
- Welke wervingskanalen leveren de beste resultaten?
Waarom een recruitment dashboard opzetten?
Recruitment zonder dashboard is sturen zonder snelheidsmeter. Je komt wel ergens, maar je weet niet hoe efficiënt. In gesprekken met directie of hiring managers heb je concrete cijfers nodig om je aanpak te onderbouwen.
Sneller problemen signaleren
Een dashboard toont direct wanneer je time to fill oploopt of een wervingskanaal onderpresteert. Zonder dashboard merk je dit pas bij de maandelijkse rapportage, als het al te laat is om bij te sturen.
Budgetgesprekken onderbouwen
“We hebben meer budget nodig voor LinkedIn” klinkt anders dan “LinkedIn levert 40% van onze hires tegen de laagste cost per hire.” Data maakt recruitment strategisch relevant.
Tijd besparen op rapportages
Handmatig cijfers verzamelen voor elke vergadering kost uren. Een dashboard genereert je overzicht automatisch. Die tijd besteed je beter aan sourcing en gesprekken met kandidaten.
Welke metrics horen in je dashboard?
Niet elke KPI hoort in elk dashboard. Kies maximaal vijf tot zeven metrics die aansluiten bij je prioriteiten. De meest gebruikte recruitment KPI’s zijn:
| Metric | Wat het meet | Wanneer relevant |
|---|---|---|
| Time to fill | Dagen van vacature-opening tot aanname | Snelheid prioriteit |
| Cost per hire | Totale kosten per aanname | Budgetverantwoording |
| Source of hire | Welk kanaal levert aannames | Kanaaloptimalisatie |
| Quality of hire | Prestaties nieuwe medewerkers | Kwaliteitsfocus |
| Offer acceptance rate | Percentage geaccepteerde aanbiedingen | Candidate experience |
| Candidate conversion | Doorstroom per funnelfase | Procesoptimalisatie |
Drie dashboards voor drie doelgroepen
Niet iedereen heeft dezelfde informatie nodig. Een recruiter wil dagelijks zien hoeveel kandidaten in de pijplijn zitten. Een directielid wil per kwartaal weten wat recruitment kost en oplevert. Stem je dashboard af op de gebruiker.
| Dashboard | Gebruiker | Focus | Metrics |
|---|---|---|---|
| Operationeel | Recruiter | Dagelijkse sturing | Open vacatures, kandidaten per fase, time to fill per vacature |
| Tactisch | Hiring manager | Teamresultaten | Voortgang eigen vacatures, kwaliteit kandidaten, doorlooptijd |
| Strategisch | HR-directeur / directie | Kosten en impact | Cost per hire, quality of hire trends, FTE-realisatie vs. plan |
Je hoeft niet drie aparte dashboards te bouwen. Eén dashboard met filters per doelgroep werkt ook. Zorg dat iedereen snel kan vinden wat voor hen relevant is.
Recruitment dashboard maken: van Excel naar PowerBI
Je hoeft niet direct te investeren in dure software. Start simpel en schaal op wanneer je er klaar voor bent.
Stap 1: begin met Excel
Voor de meeste recruitmentteams volstaat een goed ingericht Excel-bestand. Maak kolommen voor vacature, openingsdatum, kanaal, kosten en sluitdatum. Bereken automatisch je time to fill en cost per hire met formules. Voeg een draaitabel toe voor overzichten per afdeling of kanaal.
Excel werkt prima als je minder dan vijftig vacatures per jaar hebt en de data handmatig bijhoudt.
Stap 2: schakel over naar PowerBI
Bij groeiende volumes wordt Excel onoverzichtelijk. PowerBI koppelt direct aan je databronnen en ververst automatisch. Je bouwt interactieve dashboards die stakeholders zelf kunnen filteren. De basisversie van PowerBI Desktop is gratis.
PowerBI loont wanneer je data uit meerdere bronnen combineert, zoals je ATS, Excel-bestanden en HR-systeem.
Stap 3: benut ATS-rapportages
De meeste Applicant Tracking Systems bieden ingebouwde rapportages. Tools als Recruitee, Carerix of Bullhorn hebben standaarddashboards voor funnelconversie, doorlooptijden en kanaaleffectiviteit. Check wat je huidige ATS biedt voordat je zelf gaat bouwen.
⚠️ Veelgemaakte fouten bij dashboards
De meeste dashboards falen niet door techniek, maar door verkeerde opzet:
- Te veel metrics: meer dan zeven KPI’s maakt je dashboard onoverzichtelijk
- Onbetrouwbare data: als recruiters statussen niet bijwerken, kloppen je cijfers niet
- Geen actie bij afwijkingen: meten zonder bijsturen is tijdverspilling
- Verkeerde metrics voor je publiek: directie wil geen operationele details zien
In de training Datagedreven Recruitment leer je deze valkuilen vermijden. Je krijgt bewezen templates die direct werken en persoonlijke feedback op je eigen dashboard-opzet.
Van rode cijfers naar actie
Een dashboard vol grafieken heeft weinig waarde als niemand actie onderneemt bij afwijkingen. Spreek vooraf af wat je doet bij rode cijfers.
| Signaal | Mogelijke oorzaak | Actie |
|---|---|---|
| Time to fill boven target | Trage feedback hiring manager | Afspraak: feedback binnen 48 uur |
| Cost per hire stijgt | Dure bureaus, weinig referrals | Referral-programma activeren |
| Lage offer acceptance | Salaris onder markt, trage besluitvorming | Salarischeck, snellere aanbiedingen |
| Kanaal levert weinig hires | Verkeerde doelgroep, slechte vacaturetekst | A/B-test vacaturetekst, kanaal heroverwegen |
Plan maandelijks een kort overleg om je dashboard te bespreken. Bespreek afwijkingen, bepaal eigenaren voor acties en meet het effect bij de volgende review.
📊 Van data naar resultaat in één dag
Wil je niet weken puzzelen maar direct aan de slag? In de training Datagedreven Recruitment leg je basis voor je eigen dashboard.
Veelgestelde vragen over recruitment dashboards
Wat is een recruitment dashboard?
Een recruitment dashboard is een visueel overzicht van je belangrijkste wervingscijfers op één plek. Het toont metrics als time to fill, cost per hire en source of hire in grafieken en tabellen, zodat je snel ziet hoe je recruitmentproces presteert.
Welke KPI’s horen in een recruitment dashboard?
De belangrijkste zijn time to fill, cost per hire, source of hire en quality of hire. Welke je kiest hangt af van je prioriteiten. Focus op maximaal vijf tot zeven metrics om overzicht te houden.
Hoe maak ik een recruitment dashboard in Excel?
Start met kolommen voor vacature, datum, kanaal en kosten. Gebruik formules voor time to fill en cost per hire. Voeg een draaitabel toe voor overzichten per afdeling of periode. Wil je sneller resultaat? In een training krijg je kant-en-klare templates die je direct kunt gebruiken.
Hoe vaak moet ik mijn recruitment dashboard bekijken?
Operationele metrics als open vacatures bekijk je dagelijks of wekelijks. Tactische metrics als cost per hire bespreek je maandelijks. Strategische metrics als quality of hire evalueer je per kwartaal of halfjaar.
Heb ik dure software nodig voor een recruitment dashboard?
Nee, je start met Excel. PowerBI Desktop is gratis voor individueel gebruik. Veel ATS-systemen bieden standaardrapportages. Investeer pas in betaalde tools wanneer je tegen de grenzen van gratis opties aanloopt.
Hoe voorkom ik dat mijn dashboard een dood document wordt?
Plan vaste reviewmomenten en koppel elke KPI aan een concrete actie bij afwijking. Zonder afspraken over wie wat doet bij rode cijfers, blijft je dashboard een mooie visualisatie zonder impact. In de training Datagedreven Recruitment leer je hoe je van meten naar sturen gaat.
Over de auteur
Jacco Valkenburg is recruitment architect, auteur en trainer met 25 jaar ervaring. Hij is auteur van meerdere recruitmentboeken waaronder Recruitment 4.0 en Eerlijk over selectie. Hij combineert wetenschappelijke inzichten met praktische ervaring uit tientallen interim recruitment projecten.
