Frustratie over verkeerde kandidaten die solliciteren? Het probleem is bijna altijd een gehaaste (of geen) vacature-intake. Succesvolle werving en selectie begint niet bij een functieprofiel online te zetten maar bij dit ene belangrijke gesprek.
Toch wordt de vacature-intake vaak afgeraffeld of als formaliteit beschouwd.
Een uitgebreide intake van minstens één uur met de hiring manager maakt je volledige recruitmentproces sterker en verbetert de kwaliteit van elke aanname.
Een goede vacature-intake is het halve werk
Van voorbereiding tot concrete vragen: dit heb je nodig om een strategisch intakegesprek te voeren dat leidt tot betere kandidaten en sterkere samenwerking met hiring managers.
Waarom tijd investeren in je vacature-intake dubbel loont
Recruiters zijn soms terughoudend om veel tijd van de manager te vragen voor een intake. Maar elke minuut die je vooraf investeert, verdien je dubbel terug. Door een intensieve vacature-intake krijg je niet alleen betere vacatureteksten die aansluiten bij de daadwerkelijke functie-eisen, maar ook scherpere selecties en een sterke basis voor je samenwerking met de hiring manager.
Als je de organisatie en het team al goed kent, en het recruitmentproces al kristalhelder is voor de vacaturehouder, kan een half uur voldoende zijn. Maar zelfs dan is het belangrijk om bewust tijd te nemen. Je laat zien dat recruitment meer is dan “even snel een vacature vullen”.
8 voordelen van een goede vacature-intake voor recruiters
1. Commitment: Van vrijblijvend naar verantwoordelijk
Commitment gaat verder dan betrokkenheid en betekent actieve verantwoordelijkheid voor het recruitmentproces. Een gedegen intake zorgt ervoor dat de hiring manager zich expliciet uitspreekt over profieleisen en selectiecriteria. Dit creëert gedeelde verantwoordelijkheid.
Het verschil tussen betrokkenheid en commitment is belangrijk: betrokkenheid is emotioneel en vrijblijvend (interesse, aandacht, enthousiasme), terwijl commitment zich vertaalt naar concrete acties. Commitment van de hiring manager zorgt voor een soepeler verloop van het hele proces.
2. Professioneel: Van uitvoerder naar adviseur
Met een uitgebreide intake positioneer je jezelf direct als strategische partner in plaats van uitvoerder. Je toont expertise, vraagt door en denkt mee over de optimale invulling van de vacature. Deze vakkundige aanpak onderscheidt je van recruiters die alleen oppervlakkig de functie-eisen noteren.
Je laat zien dat je de business begrijpt, de uitdagingen van de manager erkent, en dat je samen naar de beste oplossing zoekt.
3. Proactief: Vooruitdenken in plaats van reageren
Door diepgaande vragen te stellen tijdens de intake, identificeer je mogelijke obstakels vroegtijdig. Je denkt vooruit over mogelijke problemen: schaarste in de markt, salarisuitdagingen of specifieke competentievereisten die moeilijk te vinden zijn.
Deze proactieve houding stelt je in staat om direct realistische verwachtingen te scheppen en alternatieven voor te stellen.
4. Heldere verwachtingen: Van vage functieomschrijving naar scherpte
In een uitgebreide intake spreek je verwachtingen expliciet uit. Wat zoekt de manager écht? Wat is een vereiste en wat is ‘nice-to-have’? Dit voorkomt misverstanden en schept duidelijkheid in het hele selectieproces.
Wanneer je dieper ingaat op de vereisten, ontdek je vaak dat wat op papier staat niet overeenkomt met wat de hiring manager werkelijk zoekt.
Tijdens de intake bespreek je ook welke persoonlijkheidstypes goed in het team passen. De DISC methode helpt teams en kandidaten effectiever te matchen op basis van gedragsstijlen.
5. Sterkere samenwerking: Partners in plaats van leverancier-klant
Een gedegen intake legt het fundament voor een partnerschap in plaats van een transactionele relatie. Door de hiring manager actief te betrekken bij het definiëren van het ideale profiel, creëer je een gevoel van gezamenlijk eigenaarschap.
Deze samenwerkingsrelatie vermindert weerstand en kritische reacties later in het proces.
6. Snellere besluitvorming: Efficiëntie in plaats van vertraging
Wanneer verwachtingen, criteria en processtappen vooraf helder zijn afgestemd, verloopt de besluitvorming tijdens de selectie veel vlotter. Hiring managers beoordelen kandidaten sneller omdat ze weten waarop ze letten.
Dit voorkomt vertraging door twijfel en verhoogt de kans dat topkandidaten niet verloren gaan aan concurrenten.
🎯 Train ook je hiring managers
Onze Training Selectiegesprekken & Competentiegericht interviewen helpt managers om professionele interviews te voeren, de kandidaatervaring te verbeteren en objectiever te beoordelen.
7. Draagvlak en acceptatie: Gedeelde visie in plaats van eenzijdige keuzes
Een grondige intake zorgt voor meer draagvlak binnen de organisatie voor de gekozen richting. Wanneer managers actief hebben meegedacht over het profiel, accepteren ze de voorgestelde kandidaten eerder.
Dit vermindert het risico dat kandidaten worden afgewezen om redenen die vooraf niet zijn besproken.
8. Vertrouwen: De basis van elke succesvolle samenwerking
Het belangrijkste voordeel: een diepgaande intake bouwt vertrouwen op tussen recruiter en hiring manager. Door de tijd te nemen, goed te luisteren en de juiste vragen te stellen, toon je dat je de belangen van de manager en het bedrijf serieus neemt.
Dit vertrouwen versterkt niet alleen het huidige traject, maar legt ook een stevige basis voor toekomstige samenwerking.
7 intake-vragen die je altijd stelt aan de hiring manager
Een goede intake staat of valt met de juiste vragen. Deze zeven vragen leveren je de informatie die je nodig hebt voor een succesvolle search:
🎯 De 7 intake-vragen
1. Hoe is de vacature ontstaan?
Vervanging, groei of reorganisatie? Een nieuwe rol vraagt om een ander profiel dan een bestaande functie.
2. Wat moet iemand doen in 6 maanden om succesvol te zijn?
Concrete KPI’s maken het selectieproces meetbaar en geven kandidaten duidelijke verwachtingen.
3. Wat maakt deze functie bijzonder?
Waarom zou iemand voor júllie kiezen? Dit geeft input voor een onderscheidende vacaturetekst.
4. Beschrijf je beste medewerker
Welke eigenschappen maken iemand succesvol in het team? Dit geeft inzicht in de cultuur-fit.
5. Wat gaat er mis als we niemand vinden?
Toont de urgentie en het belang van de rol.
6. Wat wil je juist NIET terugzien?
Eerdere negatieve ervaringen helpen bij het filteren.
7. Hoe ziet het selectieproces eruit?
Wie beslist, hoeveel rondes, welke assessments?
⚠️ Veelgemaakte intake-fout
Stop met het doorsturen van een intake-formulier als invuloefening. Een vacature-intake is geen checklist die je laat afvinken. Het is het moment waarop je een gesprek aangaat als gelijkwaardige gesprekspartner. Als je niet zonder formulier kunt: beperk het dan tot basis-informatie. Detail informatie ga je alleen krijgen in een gesprek.
Zo bereid je een vacature-intake voor in 4 stappen
Een goede voorbereiding maakt het verschil tussen een oppervlakkig gesprek en een strategische sessie.
Voorbereidingschecklist
- Bestudeer de bestaande functieomschrijving en noteer onduidelijkheden
- Onderzoek de arbeidsmarkt voor soortgelijke functies (schaarste, salarisniveaus)
- Analyseer eerdere searches voor vergelijkbare rollen bij deze opdrachtgever
- Bereid specifieke vragen voor over teamdynamiek en groeimogelijkheden
- Blok direct tijd in de agenda van de manager voor eerste interviews
Succesverhaal: De kracht van een goede vacature-intake
“We worstelden maandenlang met het vinden van de juiste developers. Na een grondige intake van anderhalf uur met onze recruitment partner begrepen ze eindelijk precies wat we nodig hadden. Niet alleen technische skills, maar ook het culturele aspect waar we naar zochten. Het resultaat? Binnen drie weken hadden we twee perfecte kandidaten waarvan we er een hebben aangenomen. Die investering van anderhalf uur heeft ons uiteindelijk maanden zoektijd bespaard.”
Investeer in de intake en betere kandidaten reageren
Een intensieve vacature-intake lijkt tijdrovend, maar het is een van de beste investeringen die je als recruiter doet. Elke 10 minuten die je extra investeert hierin win je een veelvoud terug in het verdere verloop van het reruitmentproces. Je verhoogt de kwaliteit van je vacaturetekst, versnelt het recruitmentproces en versterkt je positie als strategische partner.
De voordelen van een grondige intake maken het verschil tussen een moeizaam proces en een soepele samenwerking. Plan voortaan altijd een uitgebreide intake, en je zult direct het verschil merken in je resultaten én je relatie met de hiring manager.
Veelgestelde vragen over de vacature-intake
Hoe lang duurt een goede vacature-intake?
Idealiter plan je 45-60 minuten voor een volledige intake. Bij bestaande samenwerkingen waar je de organisatie al goed kent, kan een half uur voldoende zijn. Plan liever te veel tijd dan te weinig: een gehaaste intake levert gehaaste resultaten op.
Wie zijn er aanwezig bij een vacature-intake?
Altijd de hiring manager en recruiter. Bij complexere functies is het waardevol om een toekomstig teamlid of andere selecteurs uit te nodigen voor aanvullend perspectief op de rol en teamdynamiek.
Wat zijn de meest voorkomende intake-fouten?
De meest voorkomende fouten zijn: te weinig doorvragen, aannemen dat functie-eisen op papier volledig zijn, cultuur-fit negeren, en niet bespreken wat eerder mislukte bij soortgelijke searches. Ook het versturen van een intake-formulier als “invuloefening” ondermijnt de strategische waarde.
Hoe bereid ik me voor op een vacature-intake?
Bestudeer de functieomschrijving, onderzoek de arbeidsmarkt voor soortgelijke functies, analyseer salarisniveaus in de branche, en bereid specifieke vragen voor over teamdynamiek, groeimogelijkheden en uitdagingen. Blok ook direct tijd voor eerste interviews.
Wat als de hiring manager geen tijd heeft voor een uitgebreide intake?
Leg uit dat elke minuut vooraf geïnvesteerd, dubbel wordt terugverdiend in het selectieproces. Een korte intake leidt vaak tot meer interviews met ongeschikte kandidaten, langere doorlooptijden en frustratie bij alle betrokkenen.
📚 Alles leren over een goede vacature-intake?
Boek onze training Vacatureteksten Schrijven. Van intake tot onderscheidend schrijven en optimalisatie. Inclusief uitgebreide template met intake-vragen.
Over de auteur
Jacco Valkenburg is recruitment architect, auteur en trainer met 25 jaar ervaring. Hij is auteur van meerdere recruitmentboeken waaronder Recruitment 4.0 en Handboek Eerlijk over selectie. Hij combineert wetenschappelijke inzichten met praktische ervaring uit tientallen interim recruitment projecten.
