Geen reiskostenvergoeding bij sollicitatiegesprek? Gemiste kans

Vraag eens rond op je afdeling: “Vergoeden wij de reiskosten van sollicitanten?” Grote kans dat je een opgetrokken wenkbrauw krijgt. Of een schouderophaal. In Nederland is het niet gebruikelijk om reiskosten te vergoeden bij een sollicitatiegesprek. En als een kandidaat ernaar vraagt, wordt dat vaak gek gevonden. “Beetje brutaal, niet?”

Toch is het interessant om hier eens bij stil te staan. In een arbeidsmarkt waar je als werkgever steeds harder moet werken om talent aan te trekken, zijn het juist de kleine gebaren die het verschil maken.

En een reiskostenvergoeding bij een sollicitatie? Dat is zo’n gebaar.

Geen wettelijke verplichting. Geen standaardpraktijk. Maar een kans. En een behoorlijk onderbelichte kans.

Hier lees je vijf situaties waarin het slim is om na te denken over reiskostenvergoeding bij sollicitaties. Niet omdat het moet, maar omdat het werkt. Met praktische tips om het simpel te regelen.

1. “Reiskosten vergoeden? Dat doet toch niemand?”

Klopt. Bijna niemand doet het. En dat is precies waarom het zo’n sterk signaal is als jij het wel doet.

De NVP Sollicitatiecode (vernieuwd in september 2025) schrijft voor dat je als werkgever vooraf duidelijkheid geeft over het al dan niet vergoeden van kosten. Maar verplicht? Nee. De wet zwijgt erover. Het is een kwestie van fatsoen, niet van regelgeving. En de praktijk is simpel: de meeste organisaties vergoeden het niet en kandidaten vragen er niet naar.

Maar kijk eens wat er gebeurt als je het wel doet. De kandidaat leest in de uitnodigingsmail: “Uiteraard vergoeden wij je reiskosten.” Dat is twee seconden lezen. En het effect? Die kandidaat denkt: hier zitten professionals die me serieus nemen.

Uit het jaarlijkse Candidate Experience Benchmark Research van Talent Board (2024) blijkt dat de ontevredenheid onder kandidaten (“candidate resentment”) nog nooit zo hoog was. In die zee van matige ervaringen is elk positief contactmoment goud waard. Een reiskostenvergoeding is een van de goedkoopste manieren om op te vallen.

De les: Juist omdat niemand het doet, val je op als jij het wel doet. Dat is geen kostenpost, dat is onderscheidend vermogen.

2. “Administratief is dat een ramp om te regelen”

En hier zit de echte reden waarom de meeste organisaties het niet doen. Het is niet dat ze het een slecht idee vinden. Het is dat niemand zin heeft in het papierwerk. Declaratieformulieren, goedkeuringen, verwerking door finance. Voor een paar tientjes per kandidaat.

Begrijpelijk. Maar ook een beetje jammer. Want het hoeft niet ingewikkeld te zijn.

De Rijksoverheid lost het simpel op. Volgens de CAO Rijk vergoedt de overheid reis- en verblijfkosten standaard bij sollicitatieprocedures. Gemeenten als Amstelveen vergoeden zelfs eerste klas treinreizen. Ze drukken de kandidaat na het gesprek een formuliertje in de hand. Klaar.

Maar er zijn laagdrempeligere alternatieven. Een vaste vergoeding van €25 per gesprek, zonder bonnetjes (let op: administratieve zuiverheid is wel nodig). Of een QR-code in de uitnodigingsmail waarmee de kandidaat direct een OV-dagkaart bestelt op jouw rekening. Of nog simpeler: een Tikkie na afloop. De onbelaste kilometervergoeding bedraagt in 2026 €0,23 per kilometer, dus je weet precies waar je aan toe bent.

Het administratieve argument is begrijpelijk. Maar het is een oplosbaar probleem, geen onoverkomelijke hindernis.

De les: Maak het niet groter dan het is. Een vaste vergoeding of een simpele Tikkie lost 90% van de administratie op.

3. “Als een kandidaat erom vraagt, vinden we dat een beetje raar”

En dit is de olifant in de kamer. De ongeschreven regel in Nederland: je vraagt niet om reiskostenvergoeding bij een sollicitatie. Net zoals je niet vraagt of de koffie gratis is. Het hoort er gewoon bij. Of niet.

FNV Young & United becijferde dat sollicitanten gemiddeld vier uur besteden aan een sollicitatie. Tel daar reistijd, een vrije dag opnemen en reiskosten bij op. Dat is een behoorlijke investering. Maar een kandidaat die daar iets over zegt? Die wordt scheef aangekeken. “Beetje krenterig, niet?”

Draai het eens om. Als jij als recruiter naar een netwerkborrel gaat, vergoedt je werkgever de reiskosten. Als je naar een klant rijdt, declareer je de kilometers. Maar een kandidaat die naar jou toekomt? Die betaalt zelf. Terwijl jij warmpjes op kantoor zit.

De machtsverhouding is ongelijk. Kandidaten weten dat. En dus zwijgen ze. Maar dat betekent niet dat het ze niets doet. Onderzoek van iCIMS toont dat 95% van de kandidaten de behandeling tijdens het sollicitatietraject ziet als een afspiegeling van het werkgeverschap. Die onuitgesproken teleurstelling over €30 reiskosten weegt zwaarder dan je denkt.

De les: Het feit dat niemand ernaar vraagt, betekent niet dat niemand het verwacht. Bied het proactief aan en je doorbreekt een ongemakkelijke stilte.

4. “Bij ons is het alleen gebruikelijk bij Executive Search”

In de wereld van executive search is het wel gangbaar. Sterker nog: daar sturen ze soms een taxi of limousine. Bij internationale werving worden vliegtickets en hotelkosten vergoed. Logisch, toch? Die kandidaten zijn waardevol.

Maar hier zit een blinde vlek. Alsof alleen executives waardevol zijn. De IT-specialist die je al drie maanden zoekt, is dat niet? De verpleegkundige waar vijf ziekenhuizen tegelijk om vechten, verdient die minder respect?

Het gaat niet om de hoogte van het salaris. Het gaat om het signaal. Bij executive search is de reiskostenvergoeding onderdeel van het totaalpakket waarmee je laat zien: we nemen je serieus. Datzelfde signaal werkt net zo goed bij een junior developer of een teamleider logistiek.

Organisaties met een sterk werkgeversmerk trekken betere kandidaten aan tegen lagere kosten. Die reputatie bouw je niet met een campagne. Die bouw je met tientallen kleine momenten waarop je laat zien dat je het anders doet dan de rest.

De les: Als het bij executive search vanzelfsprekend is, waarom dan niet bij al je vacatures? Het verschil is niet het bedrag, het is de mentaliteit.

5. “Het is een wederzijdse investering, toch?”

Ah, de klassieker. “De kandidaat investeert in de eigen carriere, wij investeren in het gesprek. Iedereen doet wat.” Klinkt eerlijk. Maar is het dat?

Jij als werkgever hebt een vergaderruimte, een koffieapparaat, een hiring manager die toch al op kantoor zit. De kandidaat neemt een vrije dag op, koopt een treinkaartje, trekt nette kleding aan en betaalt parkeerkosten. Dat is niet helemaal fifty-fifty.

Dat geldt des te meer voor werkzoekenden in de WW of bijstand. Het UWV verplicht hen om breed te solliciteren, ook op grotere afstand. Drie gesprekken per week, elk met €20-40 reiskosten: dat loopt snel op tot honderden euro’s per maand. Terwijl het budget beperkt is. Je sluit onbedoeld een groep kandidaten uit. Niet omdat ze niet goed genoeg zijn, maar omdat ze het treinkaartje niet betalen.

Uit het Candidate Experience Report van CareerPlug (2025) blijkt dat 26% van de kandidaten een aanbod afwijst vanwege een slechte ervaring in het sollicitatietraject. Onderzoek van CareerArc toont aan dat 72% van de kandidaten negatieve ervaringen deelt in hun netwerk. Die “wederzijdse investering” van €30 levert je een negatieve review op die honderden potentiele kandidaten bereikt.

De les: Wederzijds investeren klinkt mooi. Maar als je eerlijk rekent, investeert de kandidaat meer dan jij. Erken dat.

Zo pak je het aan (zonder administratieve rompslomp)

Je hoeft het niet ingewikkeld te maken. Drie opties:

Optie 1: Vaste vergoeding. Bied elke kandidaat een vast bedrag aan, bijvoorbeeld €25 per gesprek. Geen bonnetjes, geen declaratieformulieren. Verwerk het als recruitmentkosten.

Optie 2: Kilometervergoeding achteraf. Stuur na het gesprek een simpele Tikkie of maak het bedrag over op basis van de reisafstand. De onbelaste vergoeding bedraagt €0,23 per kilometer in 2026.

Optie 3: Vooraf regelen. Bestel een OV-dagkaart voor de kandidaat, of bied een taxiservice aan. Bij executive search of schaarse profielen is dit een sterk gebaar.

En het begint met een zin. In je vacaturetekst of je uitnodigingsmail: “Wij vergoeden je reiskosten voor het gesprek.” Klaar. Zes woorden. Maximaal effect.

Waarom dit ertoe doet voor jouw candidate experience

Het vergoeden van reiskosten bij een sollicitatiegesprek gaat niet over een paar tientjes. Het gaat over het signaal dat je afgeeft. In een markt waar bijna niemand het doet, is dit een van de makkelijkste manieren om je te onderscheiden.

Elk contactmoment in het sollicitatietraject vormt het beeld dat een kandidaat heeft van jouw organisatie. En dat beeld delen ze. Op Glassdoor, op LinkedIn, aan de keukentafel. Je hoeft geen limousine te sturen. Een Tikkie van €25 en de opmerking “wij vergoeden je reiskosten” is genoeg om indruk te maken.

De vraag is niet of je het je kunt veroorloven. De vraag is of je deze kans wilt laten liggen.

Veelgestelde vragen over reiskostenvergoeding bij sollicitatiegesprek

Is een werkgever verplicht om reiskosten te vergoeden bij een sollicitatie?

Nee. Er is geen wettelijke verplichting. De NVP Sollicitatiecode (2025) adviseert werkgevers om vooraf duidelijkheid te geven, maar verplicht het niet. De overheid (CAO Rijk) doet het standaard, het bedrijfsleven in de regel niet.

Hoeveel reiskostenvergoeding geef je een sollicitant?

De onbelaste kilometervergoeding bedraagt €0,23 per kilometer in 2026. Alternatieven: een vast bedrag per gesprek (€25-50), of vergoeding op basis van een OV-ticket tweede klas.

Wat zegt de NVP Sollicitatiecode over sollicitatiekosten?

De code stelt dat een organisatie vooraf bekendmaakt of ze bereid is kosten te vergoeden. De code is niet wettelijk bindend, maar geldt als algemeen aanvaarde norm voor fatsoenlijk werkgeverschap. In de update van september 2025 zijn ook richtlijnen over salaristransparantie en AI in selectie toegevoegd.

Is het normaal dat een kandidaat om reiskostenvergoeding vraagt?

In de praktijk niet. De meeste kandidaten durven het niet te vragen uit angst voor een negatieve indruk. Juist daarom is het sterk om het proactief aan te bieden.

Hoe regel je de reiskostenvergoeding administratief?

Houd het simpel. Een vaste vergoeding per gesprek zonder bonnetjes, een Tikkie achteraf of een vooraf bestelde OV-dagkaart. Geen declaratieformulieren nodig.

Vergoeden de meeste werkgevers in Nederland reiskosten bij sollicitaties?

Nee. In het bedrijfsleven is het eerder uitzondering dan regel. De overheid vergoedt standaard op basis van de CAO Rijk, maar de meeste private werkgevers doen het niet. Het is geen wettelijke verplichting.