Cost per Hire berekenen & verlaag je kosten

Weet je hoeveel het je organisatie kost om één nieuwe medewerker aan te nemen?

Als je deze vraag niet direct kunt beantwoorden, ben je niet de enige. Uit onderzoek van PlaytoWork (2023) onder 328 recruiters blijkt dat veel recruitmentteams nauwelijks kengetallen gebruiken voor hun proces. En dat terwijl cost per hire de basis vormt voor elk gesprek over recruitment budget.

Cost per hire is het gemiddelde bedrag dat je organisatie investeert om één nieuwe medewerker aan te nemen. Je berekent dit door alle interne en externe recruitmentkosten bij elkaar op te tellen en te delen door het aantal aangenomen medewerkers in een bepaalde periode.

Zonder inzicht in je cost per hire kun je geen budget verdedigen, niet vergelijken met de markt, en niet aantonen of je recruitment investering waarde oplevert.

Wat is cost per hire en waarom is het belangrijk?

Cost per hire (vaak afgekort als CPH) meet de totale kosten die je maakt om één vacature succesvol in te vullen. Het gaat om alle uitgaven vanaf het moment dat je besluit iemand aan te nemen tot het moment dat deze persoon het contract tekent.

Waarom is cost per hire belangrijk?

Deze KPI kan je op vijf manieren helpen bij recruitment, hoewel de waarde per organisatie verschilt:

1. Budget verantwoorden – Je kunt management laten zien waar recruitment budget naartoe gaat
2. Vergelijken met de markt – Benchmarking toont of je efficiënt werkt, maar context blijft nodig
3. Kanalen evalueren – Ontdek welke wervingskanalen kosteneffectief zijn
4. Trends signaleren – Zie of je recruitment duurder of goedkoper wordt
5. Beslissingen onderbouwen – Bepaal wanneer outsourcen wel of niet loont

Nederlandse organisaties besteden doorgaans tussen €3.500 en €8.000 per aanname, maar deze cijfers variëren sterk per sector, functieniveau en recruitment strategie. Een hogere cost per hire is niet automatisch slecht als dit betere kandidaten oplevert.

Cost per hire berekenen: de formule stap voor stap

De Society for Human Resource Management (SHRM) ontwikkelde in 2012 samen met het American National Standards Institute (ANSI) de standaardformule die organisaties wereldwijd gebruiken:

Cost per Hire = (Totale interne kosten + Totale externe kosten) ÷ Aantal aangenomen medewerkers

Deze formule lijkt simpel, maar de uitdaging zit in het correct identificeren van alle kosten. Volg deze drie stappen:

Stap 1: Kies je meetperiode

Selecteer een periode die lang genoeg is voor een representatief beeld. Een kalenderjaar werkt vaak het beste omdat je dan:

• Seizoensschommelingen meeneemt
• Jaarlijkse kosten zoals events en abonnementen correct toerekent
• Makkelijk kunt vergelijken met voorgaande jaren

Je kunt ook per kwartaal meten als je snel wilt bijsturen, maar let op dat korte periodes vertekening geven.

Stap 2: Verzamel alle kostengegevens

Maak een spreadsheet met twee kolommen: interne kosten en externe kosten. Ga door je administratie, facturen en HR-systeem om alle relevante uitgaven te verzamelen. We behandelen precies welke kosten je mee moet tellen in de volgende secties.

Stap 3: Tel op en deel

Tel alle interne kosten bij elkaar op, tel alle externe kosten bij elkaar op, en tel deze twee getallen bij elkaar op voor je totale recruitment kosten. Deel dit totaal door het aantal mensen dat je in dezelfde periode hebt aangenomen.

Nu je de formule kent, is de volgende vraag: welke kosten tel je precies mee? Laten we beginnen met de interne kosten, die vaak het moeilijkst te traceren zijn.

Welke interne kosten tel je mee?

Interne kosten zijn alle uitgaven die je binnen je organisatie maakt voor recruitment. Deze kosten zijn vaak minder zichtbaar omdat ze geen factuur opleveren, maar ze zijn wel reëel.

Salarissen recruitment team

De belangrijkste interne kostenpost:

• Salaris van recruiters (inclusief vakantiegeld, eindejaarsuitkering)
• Salaris van HR-medewerkers die werven
• Tijd van hiring managers voor interviews en selectie
• Tijd van teamleden voor gesprekken met kandidaten

Bereken dit zo: Als een recruiter 40 uur per week werkt aan recruitment en je hebt 10 aannames per jaar, reken dan: (jaarsalaris ÷ 10) = kosten per hire voor deze recruiter.

Bij recruitment teams die ook andere taken doen, schat je het percentage tijd dat naar werving gaat. Een recruiter die 70% van de tijd werft: neem 70% van het jaarsalaris mee.

Recruitment software en tools

Alle digitale hulpmiddelen die je gebruikt:

• Applicant Tracking System (ATS) abonnement
• LinkedIn Recruiter licenties
• Assessment tools
• Videogesprek platforms
• CV-database toegang

Bereken dit door de jaarlijkse abonnementskosten te delen door het aantal aannames.

Overige interne kosten

Vergeet deze posten niet:

• Reiskosten voor sollicitatiegesprekken (kandidaten én interviewers)
• Kantoorruimte voor gesprekken (meestal verwaarloosbaar)
• Administratieve ondersteuning
• Interne trainingen voor het recruitmentteam
• Employer branding activiteiten (als je deze specifiek voor recruitment doet)

Welke externe kosten tel je mee?

Externe kosten zijn uitgaven aan partijen buiten je organisatie. Deze zijn meestal makkelijker te traceren omdat je facturen ontvangt.

Wervingsbureaus en headhunters

De grootste externe kostenpost voor veel organisaties:

• No cure no pay fees (vaak 15-25% van jaarsalaris)
• Retainer fees voor executive search
• Uitzendbureau kosten als je kandidaten eerst via flex inzet

Vacatureadvertenties en platforms

Alle betaalde zichtbaarheid:

• Vacaturesites (Indeed, Nationale Vacaturebank)
• Vakspecifieke jobboards
• Social media advertenties (LinkedIn, Facebook, Instagram)
• Google Ads voor recruitment campagnes
• Carrièrepagina optimalisatie

Screening en assessment

Kosten om kandidaten te beoordelen:

• Pre-employment tests (persoonlijkheid, capaciteiten)
• Referentiechecks via externe partijen
• Achtergrondscreening en VOG
• Assessment centers

Overige externe kosten

Aanvullende uitgaven:

• Employer branding bureau
• Recruitment marketing consultant
• Vacaturetekst schrijvers
• Recruitment events en banenmarkten
• Sign-on bonussen voor kandidaten
• Relocatie kosten bij verhuizing

Met deze complete lijst van interne en externe kosten kun je nu je eigen cost per hire berekenen. Om dit concreet te maken, lopen we door een praktijkvoorbeeld.

Praktisch rekenvoorbeeld: zo doe je het

Laten we cost per hire berekenen voor een middelgrote organisatie die in 2024 twaalf medewerkers aannam.

Interne kosten (totaal €48.000):

• 2 recruiters, elk 50% van tijd aan werving: 2 × (€45.000 × 0,5) = €45.000
• Hiring manager tijd (geschat 80 uur × €75/uur) = €6.000
• ATS abonnement = €3.600
• LinkedIn Recruiter seats (2 × €9.000) = €18.000
• Assessment tools = €2.400

Totaal interne kosten: €75.000

Externe kosten (totaal €33.000):

• Wervingsbureau (3 plaatsingen × €8.000) = €24.000
• Vacaturesites abonnementen = €4.800
• LinkedIn advertising = €2.400
• Referentiechecks en screening = €1.800

Totaal externe kosten: €33.000

Berekening:

Cost per hire = (€75.000 + €33.000) ÷ 12 aannames = €9.000 per aanname

Analyse van dit voorbeeld

Deze organisatie zit boven het Nederlandse gemiddelde van €3.500-€8.000. Dat kan verschillende redenen hebben:

• Moeilijk te vervullen functies (IT, specialisten)
• Gebruik van dure wervingsbureaus (3 van de 12 aannames)
• Twee LinkedIn Recruiter seats (mogelijk te veel voor 12 aannames)

Verbeterkansen:

• Reduceer afhankelijkheid van bureaus door intern meer te sourcen
• Evalueer of 2 Recruiter seats nodig zijn
• Verhoog interne plaatsingsratio van 9 naar 11 = besparing €16.000

Cost per hire benchmark Nederland 2025

Zonder context zeggen je cost per hire cijfers weinig. Vergelijken met de markt laat zien of je efficiënt werkt.

Gemiddelde cost per hire Nederland

Volgens recent onderzoek liggen de cijfers als volgt:

Waarom verschillen de cijfers zo sterk per sector?

De cost per hire hangt af van meerdere factoren. Ten eerste speelt schaarste op de arbeidsmarkt een grote rol. IT-professionals en technici zijn moeilijk te vinden, wat betekent dat je meer kandidaten moet screenen, de doorlooptijd langer is, en je vaker externe bureaus inschakelt. Dit alles drijft de kosten op.

Ook functiecomplexiteit bepaalt je kosten. Specialistische functies vragen meer tijd voor sourcing, grondiger screening, en vaak meerdere gespreksrondes. Een junior administratief medewerker kost minder om te werven dan een senior data scientist.

De lokale arbeidsmarkt maakt verschil. Regio’s met krapte zoals de Randstad en Brainport kennen hogere kosten door concurrentie en hogere bureautarieven. Organisaties in krimpgebieden kunnen vaak goedkoper werven.

Tot slot bepaalt recruitment volwassenheid je efficiency. Organisaties met professionele recruitment teams, goede systemen en sterke employer branding werven efficiënter en dus goedkoper dan organisaties die ad hoc recruitment doen.

Hoe vergelijk je jouw cijfers?

Begin met het berekenen van je cost per hire volgens de stappen die we eerder bespraken. Kijk vervolgens naar de benchmark voor jouw sector in de tabel hierboven. Als je cost per hire hoger ligt dan de benchmark, analyseer dan waar je kunt optimaliseren zonder kwaliteit te verliezen. Zit je juist onder de benchmark? Check dan of dit niet ten koste gaat van je quality of hire. Tot slot is het verstandig om de trend te monitoren door elk kwartaal of jaar opnieuw te meten, zodat je de impact van veranderingen in je proces kunt zien.

Als je ontdekt dat je cost per hire hoger ligt dan je zou willen, is de volgende vraag: hoe verlaag je dit? Laten we zes bewezen strategieën bekijken.

6 strategieën om cost per hire te verlagen

Een lagere cost per hire betekent niet automatisch slechtere aannames. Met slimme optimalisatie verlaag je kosten zonder kwaliteit te verliezen.

1. Bouw een talentpool op

Stop met elke vacature vanaf nul beginnen. Onderhoud een talentpool met interessante kandidaten:

• Afgewezen kandidaten die wel geschikt waren
• Mensen uit eerdere campagnes
• Netwerk van je recruiters

Impact: Tot 40% lagere cost per hire omdat je minder adverteert en sneller plaatst.

2. Optimaliseer je wervingskanalen

Analyseer welke kanalen de laagste cost per hire hebben:

• Meet kosten per kanaal (LinkedIn, Indeed, bureaus)
• Bereken hoeveel aannames elk kanaal oplevert
• Investeer meer in kosteneffectieve kanalen

Voorbeeld: Als LinkedIn Ads €2.000 per aanname kost en referrals €500, verschuif dan budget naar een referral programma.

3. Professionaliseer intern recruitment

Externe bureaus kosten 15-25% van het jaarsalaris. Voor €80.000 functies betaal je €12.000-€20.000 per plaatsing.

In bepaalde gevallen loont het om te investeren in:

• Extra recruiter voor €60.000 die 8-12 plaatsingen per jaar doet
• LinkedIn Recruiter seats voor beter sourcen
• Training voor je hiring managers

Impact: Bij 10 plaatsingen per jaar kun je €40.000-€80.000 besparen.

Let op: Dit werkt alleen als je volume hoog genoeg is. Bij 3-4 aannames per jaar blijven bureaus vaak kosteneffectiever, vooral voor specialistische functies.

4. Implementeer een sterk referral programma

Volgens onderzoek leveren medewerkers die kandidaten aanbrengen:

• Lagere cost per hire (alleen bonus bij aanname)
• Snellere plaatsing (kortere time to hire)
• Vaak betere quality of hire door culturele fit

Maak het aantrekkelijk: Bied €1.000-€2.000 bonus per succesvolle plaatsing. Dit is aanzienlijk goedkoper dan een bureau, hoewel niet elke functie geschikt is voor referral recruitment (zeer specialistische rollen zijn moeilijker).

5. Automatiseer waar mogelijk

Technologie zoals een ATS-systeem kan kosten verlagen door efficiency, maar heeft ook beperkingen:

• Chatbots voor eerste kandidaatvragen (werkt goed voor FAQ’s)
• Automatische CV-screening (blijf kritisch op bias en mis geen goede kandidaten)
• Geautomatiseerde interview planning (bespaart veel administratieve tijd)
• Templates voor vacatureteksten (maar personaliseer wel per functie)

Let op: De initiële investering verhoogt je cost per hire tijdelijk. Bovendien werkt automatisering het beste bij hoge volumes. Voor kleinere organisaties (<20 aannames per jaar) wegen de kosten vaak niet op tegen de baten.

6. Verbeter je employer branding

Sterke employer branding trekt organisch kandidaten:

• Actieve social media met medewerkersverhalen
• Goede glassdoor reviews
• Content marketing over je organisatie

Impact: Meer organische sollicitaties betekent minder advertentiekosten.

Wanneer is cost per hire geen goede KPI?

Cost per hire is nuttig, maar heeft beperkingen. Gebruik deze KPI niet geïsoleerd en wees bewust van deze valkuilen.

Valkuil 1: Blind staren op laagste kosten

Goedkoop werven kan betekenen:

• Minder grondige screening
• Lagere quality of hire
• Hoger verloop binnen een jaar

Beter: Kijk naar de relatie tussen cost per hire en quality of hire. Een aanname van €8.000 die vijf jaar blijft is goedkoper dan een aanname van €3.000 die na zes maanden vertrekt.

Valkuil 2: Verkeerde kosten meetellen

Sommige organisaties rekenen té veel mee:

• Onboarding kosten horen er niet bij
• Salaris van de nieuwe medewerker zelf niet
• Algemene HR overhead meestal niet

Blijf consistent in wat je meetelt voor betrouwbare vergelijking.

Valkuil 3: Te kleine dataset

Cost per hire bij 2 aannames per jaar geeft geen betrouwbaar beeld. Eén dure executive search vertekent alles.

Minimum: Meet pas vanaf 10-12 aannames per jaar, of gebruik langere periodes.

Valkuil 4: Context negeren

€10.000 cost per hire kan prima zijn voor:

• Schaarse IT-specialisten
• Executive functies
• Eerste aannames in nieuwe markt

Maar diezelfde €10.000 voor retail medewerkers duidt op inefficiency.

Wanneer zijn er betere KPI’s?

Overweeg deze alternatieven of aanvullingen:

Hiring Budget (in plaats van cost per hire)

Meet recruitment kosten als percentage van loonsom. Dit houdt rekening met functiezwaarte. Budget tussen 5-20% van totale loonsom is normaal, afhankelijk van schaarste.

Hiring Velocity

Het percentage vacatures dat op tijd wordt ingevuld. Bij kritieke posities is snelheid belangrijker dan kosten.

Quality of Hire

Meet prestaties van nieuwe medewerkers na 6-12 maanden. Hoge quality of hire rechtvaardigt hogere cost per hire.

Cost per hire en andere recruitment KPI’s

Cost per hire werkt het beste in combinatie met andere metrics. Samen geven ze een compleet beeld.

Cost per hire + Time to Hire

Time to hire meet hoelang het duurt vanaf eerste contact met kandidaat tot getekend contract. De relatie:

• Korte time to hire = lagere cost per hire (minder recruiter uren)
• Te korte time to hire = mogelijk slechtere screening
• Lange time to hire = hogere cost per hire maar mogelijk betere match

Ideale balans: Gemiddelde time to hire in Nederland is 42 dagen. Sneller kan, maar niet ten koste van kwaliteit.

Cost per hire + Quality of Hire

Quality of hire meet de waarde van nieuwe medewerkers. Bereken het zo:

Quality of Hire = (Prestatie + Retentie + Cultuurfit + Hiring manager tevredenheid) ÷ 4

Gouden regel: Hogere cost per hire is acceptabel als quality of hire ook hoger is. Lagere cost per hire bij lagere quality of hire kost op termijn meer.

Cost per hire + Source of Hire

Meet welke kanalen de beste return geven:

• Bereken cost per hire per wervingskanaal
• Vergelijk met quality of hire per kanaal
• Investeer in kanalen met beste cost/quality ratio

Voorbeeld:

• LinkedIn Ads: €4.000 cost per hire, quality score 7/10
• Referrals: €1.000 cost per hire, quality score 8/10
• Bureaus: €12.000 cost per hire, quality score 7/10

Advies: Focus op referrals en reduceer bureaus.

Cost per hire + Candidate Experience

Slechte candidate experience verhoogt indirect cost per hire:

• Kandidaten haken af (meer marketing nodig)
• Negatieve reviews (moeilijker werven)
• Lager acceptatiepercentage (meer hires nodig)

Tip: Meet candidate Net Promoter Score (NPS) naast cost per hire.

Veelgestelde vragen over cost per hire

Wat is een goede cost per hire in Nederland?

Voor de meeste organisaties ligt een gezonde cost per hire tussen €3.000 en €6.000. Maar dit hangt sterk af van je sector en functieniveau. IT-functies kosten gemiddeld €5.000-€10.000, terwijl operationele functies vaak tussen €2.000-€4.000 blijven. Vergelijk altijd met je eigen sector en meet vooral de trend over tijd.

Hoe verlaag je cost per hire zonder kwaliteit te verliezen?

Focus op drie gebieden: bouw een talentpool op zodat je niet elke keer vanaf nul begint, implementeer een sterk referral programma (medewerkers die kandidaten aanbrengen hebben lagere kosten én hogere quality), en reduceer afhankelijkheid van dure wervingsbureaus door intern beter te sourcen. Deze strategieën verlagen kosten terwijl quality of hire gelijk blijft of zelfs stijgt.

Moet je salariskosten van recruiters meetellen in cost per hire?

Ja, salaris van recruiters tel je mee als interne kosten. Maar alleen het deel dat naar recruitment gaat. Als een recruiter ook HR-taken doet, schat je het percentage tijd voor werving. Een recruiter die 80% werft: reken 80% van het jaarsalaris mee. Dit geeft het meest realistische beeld van je totale recruitment investering.

Wat is het verschil tussen cost per hire en cost of vacancy?

Cost per hire meet wat het kost om één persoon aan te nemen. Cost of vacancy meet wat het kost als een functie openblijft staan (gederfde omzet, overwerk voor team, gemiste deadlines). Beiden zijn nuttig: cost per hire voor budget, cost of vacancy voor urgentie. Hoge cost of vacancy rechtvaardigt hogere cost per hire om sneller te plaatsen.

Hoe vaak moet je cost per hire berekenen?

Meet minimaal jaarlijks voor een betrouwbaar beeld. Bij grote recruitment volumes (20+ aannames per jaar) kun je elk kwartaal meten om sneller bij te sturen. Gebruik altijd dezelfde meetmethode en periode voor eerlijke vergelijking. Track de trend over meerdere jaren om patronen te zien en impact van veranderingen te meten.

Waarom is mijn cost per hire hoger dan het gemiddelde?

Dit kan verschillende redenen hebben: je werft voor schaarse functies (IT, techniek), je gebruikt vaak dure wervingsbureaus, je hiring managers besteden veel tijd aan screening, of je hebt weinig organische sollicitaties door zwakke employer branding. Analyseer je kostenopbouw per categorie om te zien waar de grootste uitgaven zitten en waar je kunt optimaliseren.