Dinsdag 14:30. Je telefoon gaat. Het is de kandidaat die vorige week enthousiast haar contract tekende voor de marketing functie. “Sorry,” zegt ze, “maar ik heb besloten toch niet te komen. Ik heb een ander aanbod gekregen.”
Je staart naar je telefoon. Drie weken geleden was ze nog dolenthousiast. Ze vroeg door over de bedrijfscultuur, wilde weten met welke collega’s ze ging samenwerken, had zelfs al ideeën voor de eerste projecten. Wat is er gebeurd in die stilte tussen haar handtekening en vandaag?
Dit is de black box van recruitment: de periode tussen “ja” en de eerste werkdag. Soms zijn het dagen, vaak weken waarin kandidaten verdwijnen in een vacuüm. Geen contact, geen informatie, geen betrokkenheid. Een periode waarin enthousiasme kan omslaan in twijfel, waarin andere werkgevers ineens aantrekkelijker kunnen worden.
Nederlandse cijfers tonen een zorgwekkende trend: ongeveer 1 op de 5 nieuwe medewerkers komt niet opdagen op de eerste werkdag. Van degenen die wél komen, vertrekt rond de 40% binnen 6 maanden. We noemen het candidate experience, maar vergeten vaak de meest kritieke fase: die stille periode tussen handtekening en hello.
📊
Definitie: Employee ghosting
Employee ghosting is het fenomeen waarbij nieuwe medewerkers na contractondertekening plotseling alle contact verbreken en niet komen opdagen op de eerste werkdag. Geen telefoontje, geen uitleg – gewoon verdwenen.
De verborgen kosten van die stille weken
Laten we eerlijk zijn over wat er gebeurt in die periode tussen contract en start. Het zijn verhalen die je herkent:
De IT-specialist die na twee weken stilte begon te twijfelen. “Als ze me nu al niet nodig hebben voor vragen, wat zegt dat over de functie?” Hij accepteerde het tegen-aanbod van zijn huidige werkgever.
De sales manager die enthousiast was, maar in die drie weken geen enkel teken van leven kreeg. Toen een headhunter belde met een “veel betere kans”, luisterde ze. Op maandag zou ze starten, zondag stuurde ze een mail: “Ik heb andere plannen gemaakt.”
De teamleider die vier weken moest wachten op zijn startdatum. Vier weken waarin hij met vrienden ging praten, online reviews las, zich afvroeg waarom niemand van zijn nieuwe team contact zocht. Hij kwam wel opdagen, maar vertrok na twee maanden: “Het klikte gewoon niet.”
Deze situaties delen één ding: die stille periode creëert twijfel waar eerst enthousiasme was. En twijfel is de vijand van commitment. Het probleem is dat we deze periode vaak onderschatten. We denken: contract getekend, probleem opgelost. Maar voor kandidaten begint dan juist een nieuwe fase van onzekerheid.
Onderzoek toont aan:
- 28% van mensen trekt zich terug tussen handtekening en start (Robert Half)
- 67% ervaart twijfel in deze periode (Harvard Business Review)
- 64% krijgt helemaal geen contact tijdens preboarding (Vlerick Talmundo)
Dit zijn geen slechte kandidaten. Dit zijn goede mensen die we verliezen door onze eigen stilte.
Waarom die stille weken zo gevaarlijk zijn
Employee ghosting heet het fenomeen wanneer nieuwe medewerkers na contractondertekening ineens verdwijnen. Geen telefoontje, geen excuus – gewoon weg.
De psychologie achter dit gedrag? Na het tekenen van een contract zitten nieuwe medewerkers vaak in de “buyer’s remorse” fase. Dat gevoel dat je krijgt na een belangrijke beslissing: “Was dit wel verstandig?” Harvard Business Review onderzoek laat zien dat 67% van nieuwe werknemers enige vorm van twijfel ervaart tussen ondertekening en startdatum.
Die andere werkgever die nog steeds belt? Die kan ineens veel aantrekkelijker lijken. Het probleem wordt meestal versterkt door wat veel bedrijven doen na contractondertekening: vrijwel niets. Radio-stilte tot de eerste werkdag. Deze stilte kan worden geïnterpreteerd als desinteresse, hoewel dat zelden de bedoeling is.
💭 Wat er vaak gebeurt in die stilte:
- Twijfel kan toenemen waar eerst enthousiasme was
- Andere aanbiedingen krijgen mogelijk meer aandacht
- Familie en vrienden gaan meedenken (“Weet je het zeker?”)
- Online reviews en Glassdoor worden intensiever bestudeerd
- Het ideaalbeeld van de nieuwe baan kan barsten krijgen
De ironie? Veel van deze problemen zijn te voorkomen. Organisaties die actief preboarding doen, ervaren dit fenomeen beduidend minder vaak. Hoewel er altijd individuele omstandigheden kunnen zijn die niet te beïnvloeden zijn.
Preboarding: de vergeten laatste selectiefase
Hier is het cruciale inzicht: preboarding is geen losse HR-activiteit, het is de natuurlijke voortzetting van je selectieproces. Je selecteert niet alleen tijdens gesprekken, je beïnvloedt ook de keuze door hoe je kandidaten behandelt tussen contract en start.
Preboarding begint zodra iemand “ja” zegt en kan enkele dagen tot maanden duren, afhankelijk van opzegtermijnen. In deze periode kunnen vier belangrijke doelen worden behaald:
🎯 De 4 kerndoelen van preboarding
1. Onzekerheid verminderen
Door tijdig persoonlijk contact hun beslissing helpen bevestigen
2. Concurrentie op afstand houden
Actieve betrokkenheid maakt andere aanbiedingen minder aantrekkelijk
3. Verwachtingen aligneren
Het juiste moment voor open gesprek over wederzijdse verwachtingen
4. Integratie voorbereiden
Al verbinding laten opbouwen voordat ze fysiek aanwezig zijn
De 48-uur regel heeft een basis:
Onderzoek suggereert dat het eerste contact na contractondertekening bepalend kan zijn voor de rest van het proces. Binnen 48 uur persoonlijk contact (geen standaard template) kan de kans dat iemand daadwerkelijk start aanzienlijk verhogen. Niet omdat het magisch is, maar omdat het toont dat de beslissing serieus wordt genomen door beide partijen.
Onboarding als verlengstuk van recruitment
Traditioneel zien we onboarding als een HR-verantwoordelijkheid na de eerste werkdag. Maar onderzoek suggereert een andere benadering: onboarding als een logisch vervolg op recruitment. Het recruitment proces eindigt niet bij de handtekening, het wordt voltooid wanneer je nieuwe medewerker succesvol is geïntegreerd.
Hoe lang duurt echte integratie?
Veel bedrijven denken dat onboarding een week duurt. Aberdeen Group onderzoek toont aan dat het gemiddeld veel langer duurt voordat een medewerker volledig productief is. De eerste 100 dagen zijn daarbij meestal cruciaal voor langetermijn succes.
📈 De impact van gestructureerde onboarding
Hetzelfde Aberdeen Group onderzoek onder 230 organisaties laat significante verschillen zien:
- 54% hogere productiviteit bij nieuwe medewerkers
- 50% betere retentie in het eerste jaar
- Dubbel zo hoge betrokkenheid van nieuwe medewerkers
- 62% van nieuwe mensen behaalt eerste doelen (versus 17% zonder programma)
Het verschil tussen organisaties die dit goed doen en die het minder goed aanpakken? Systematiek en consequentie. Goede onboarding gebeurt niet per toeval, het is een bewust ontworpen en uitgevoerd proces.
3 acties die direct impact hebben
Je hoeft geen complex systeem op te zetten. Deze drie acties maken het verschil:
⚡ Direct te implementeren
1. De welkomstmail binnen 48 uur
Een persoonlijke mail van de directe manager (niet HR) binnen twee dagen. Niet een standaard template, maar echt persoonlijk: waarom je blij bent dat ze komen, wat ze kunnen verwachten op dag 1, je kijkt uit naar de samenwerking.
2. Één telefoongesprek halverwege
Een kort gesprek (10-15 minuten) in de helft van de wachtperiode. Niet voor administratie, maar voor verbinding. Hoe voelen ze zich? Hebben ze vragen? Zijn er ontwikkelingen?
3. Team-introductie vooraf
Laat het team alvast kennismaken. Een kort videobericht, teamfoto met namen, of gewoon een mail waarin collega’s zich voorstellen. Mensen voelen zich welkom bij gezichten die ze kennen.
Het verschil:
Kandidaten die dit soort aandacht ervaren, voelen zich meestal gekozen, niet alleen maar aangenomen. Ze beginnen vaak met het gevoel dat ze een goede beslissing hebben genomen. Natuurlijk geldt dit niet voor iedereen – soms zijn er persoonlijke omstandigheden of andere factoren die niet te beïnvloeden zijn.
Hoe je weet of het werkt
Deze signalen laten zien of je aanpak succesvol is:
✅ Positieve signalen:
- Mensen komen daadwerkelijk opdagen op dag 1
- Ze stellen vragen tijdens de preboarding periode
- Ze reageren enthousiast op je berichten
- Ze blijven langer dan 6 maanden
⚠️ Mogelijke waarschuwingssignalen:
- Geen reactie op je welkomstberichten
- Kortaf, puur zakelijke antwoorden
- Veel vragen over voorwaarden, weinig over het werk zelf
- Uitstel van startdatum zonder duidelijke reden
Natuurlijk kunnen er altijd individuele omstandigheden zijn die deze patronen beïnvloeden. Het gaat om trends, niet om absolute voorspellers.
Wat collega’s vaak opmerken:
“Onze nieuwe mensen komen nu anders binnen. Ze kennen al namen, weten waar ze aan beginnen. Het voelt meer als een warme terugkomst dan een koude start.”
Deze verandering in dynamiek is vaak merkbaar voor het hele team. Nieuwe collega’s die al een beetje weten waar ze aan toe zijn, stellen andere vragen en integreren sneller. Het bespaart tijd en energie voor iedereen.
De langetermijn impact:
Organisaties die dit goed doen, merken dat nieuwe mensen sneller integreren, meer betrokken zijn en significant langer blijven. Het wordt onderdeel van je reputatie als werkgever.
Het grotere plaatje: van selectie naar succes
In een krappe arbeidsmarkt gaat het niet alleen om het vinden van mensen, maar om ze ook te houden. Candidate experience wordt steeds belangrijker. Mensen praten. Op Glassdoor, LinkedIn, in hun netwerk. Een slechte ervaring kan zich snel verspreiden.
Een goede preboarding en onboarding ervaring kan ambassadeurs creëren. Mensen die enthousiast vertellen over hun positieve start bij jou. Het omgekeerde is ook waar: slechte ervaringen kunnen viral gaan. Eén frustrerende start kan leiden tot negatieve reviews die jaren achterblijven.
Preboarding wordt steeds vaker een recruitment tool. Kandidaten vragen er actief naar: “Hoe ziet jullie inwerkproces eruit?” Het wordt onderdeel van je employer branding. Organisaties die dit goed doen, kunnen betere kandidaten aantrekken omdat mensen weten wat ze mogen verwachten.
🔄 Een verschuiving in denken wordt zichtbaar:
- Van “contract getekend = klaar” naar “contract getekend = begin”
- Van onboarding als HR-proces naar onboarding als recruitment-voltooiing
- Van administratie naar emotionele verbinding
- Van eerste werkdag focus naar eerste indruk focus
Waar beginnen?
Goed preboarding begint met erkennen dat die stille weken tussen handtekening en start de meest kritieke periode zijn in je hele recruitment proces. Het is het moment waarop enthousiasme kan omslaan in twijfel, of juist kan groeien tot echte betrokkenheid.
Start klein:
- Stuur die welkomstmail binnen 48 uur
- Plan één gesprek in de wachtperiode
- Laat het team zich alvast voorstellen
Het mooie van preboarding? Je hoeft geen budget, geen systemen, geen goedkeuringen. Je hebt alleen aandacht nodig. Aandacht voor mensen die je goed genoeg vond om aan te nemen, en die nu verdienen om zich welkom te voelen.
Die stille weken hoeven niet stil te zijn. Maak er verbindingsweken van.
🎯 Verbeter jouw onboarding aanpak
Wil je leren hoe je een onboarding proces bouwt dat nieuwe mensen doet blijven? Van preboarding tot evaluatie: praktische tools die je meteen inzet.
Veelgestelde vragen over preboarding
Hoelang moet preboarding duren?
Preboarding begint direct na contractondertekening en duurt tot de eerste werkdag. Afhankelijk van opzegtermijnen kan dit 2-12 weken zijn. Plan minimaal 3-4 contactmomenten in deze periode.
Wat is het verschil tussen preboarding en onboarding?
Preboarding gebeurt vóór de eerste werkdag en focust op verwachtingen managen en twijfel wegnemen. Onboarding start op dag 1 en richt zich op integratie, training en productief maken.
Wat kosten slechte onboarding een bedrijf?
Onderzoek toont dat slechte onboarding leidt tot hogere uitval, lagere productiviteit en reputatieschade. De directe kosten variëren per functieniveau, maar de impact op teammoraal en werkgeversmerk kan nog zwaarder wegen.
Hoe voorkom je employee ghosting?
Start binnen 48 uur na contractondertekening met persoonlijk contact. Houd regelmatig (wekelijks) contact tijdens preboarding fase. Geef concrete informatie over eerste werkdag en verwachtingen.
Hoe meet je onboarding succes?
Focus op retentiepercentages na 3, 6 en 12 maanden, tijd-tot-productiviteit cijfers, first-day show-up rates en tevredenheidsscores via regelmatige evaluaties in de eerste maanden.
Over de auteur
Jacco Valkenburg is recruitment architect, auteur en trainer met 25 jaar ervaring in werving, selectie en onboarding van personeel. Als oprichter van RecruitmentTraining.pro heeft hij duizenden professionals getraind en is auteur van het boek “Recruitment 4.0”. Hij combineert wetenschappelijke inzichten met praktijkervaring uit tientallen interim recruitment projecten.
