Geplaatst op Geef een reactie

Diploma’s controleren: handleiding voor werkgevers

Witte tekst op rode achtergrond: Eerlijk over selectie

3D mock-up van het Boek 'Eerlijk over selectie' door Jacco Valkenburg. Titel op rode achtergrond met witte typografieDe arbeidsmarkt is krap. Sollicitanten staan in de rij. Een mooie luxepositie, zou je denken. Toch wringt er iets: hoe weet je of die indrukwekkende cv’s kloppen? Die masterdiploma’s, specialistische certificaten en internationale opleidingen, zijn die allemaal echt?

Volgens onderzoek van achtergrondscreener DISA blijkt bij 8-12% van de sollicitanten iets niet te kloppen met opleidingsinformatie. Dat varieert van kleine aanpassingen (een cursus als ‘diploma’ vermelden) tot complete verzinsels. Tegelijk wil je als werkgever niet elke nieuwe medewerker behandelen alsof ze frauderen.

Waar trek je de grens? En hoe verifieer je diploma’s correct, zonder tijd te verspillen of juridische risico’s te nemen?

Hier ontdek je een praktische aanpak: wanneer verificatie zinvol is, hoe je stap-voor-stap diploma’s controleert via DUO, wat de AVG-regels zijn, en welke alternatieven soms meer zeggen dan een papieren certificaat.

Waarom diploma’s controleren?

De belangrijkste reden is simpel: het voorkomt kostbare fouten. Een verkeerde aanname kost gemiddeld 30% van het jaarsalaris aan wervingskosten, inwerktijd en productiviteitsverlies. Als iemand een functie niet aankan door ontbrekende kennis, betaal je daar maanden later de prijs voor.

Maar er zijn meer redenen:

Veiligheid en compliance
In sectoren als zorg, onderwijs en beveiliging is verificatie wettelijk verplicht. Een arts zonder BIG-registratie, een leraar zonder lesbevoegdheid: dat zijn juridische risico’s die je niet wilt lopen. Wil je meer leren over professioneel recruitment?

Reputatie en vertrouwen
Als blijkt dat je organisatie iemand zonder de vereiste kwalificaties heeft aangenomen, tast dat het vertrouwen aan. Intern bij collega’s, en extern bij klanten of stakeholders.

Eerlijkheid naar andere kandidaten
Kandidaten die wél eerlijk zijn over hun opleiding verdienen een faire selectie. Als jij fraude door de vingers ziet, benadeel je de mensen die geen shortcuts namen.

Definitie: Diplomaverificatie is het proces waarbij je controleert of een door een kandidaat opgegeven diploma authentiek is en daadwerkelijk is behaald bij de vermelde onderwijsinstelling.

Wanneer is verificatie zinvol?

Niet elk diploma hoeft gecontroleerd. Dat kost tijd en geld. Bovendien zegt een diploma op zich vaak weinig over iemands capaciteiten. Gebruik deze checklist om te bepalen wanneer verificatie zinvol is:

Situaties waarin verificatie aan te raden is

1. Wettelijk verplichte diploma’s
In sommige sectoren is verificatie geen keuze maar een verplichting. Denk aan:

  • Zorg: BIG-register voor artsen, verpleegkundigen, etc.
  • Onderwijs: Lesbevoegdheid via DUO
  • Accountancy: NBA-register
  • Beveiliging: SVPB-certificering

2. Functiebepalende opleidingen
Als een specifiek diploma onmisbaar is voor de functie, verifieer dan. Een ingenieur zonder ingenieursgraad, een apotheker zonder farmacie-opleiding: dat zijn dealbreakers.

3. Risicovolle functies
Bij functies waarbij fouten grote gevolgen hebben, is verificatie verstandig. Denk aan financiële functies, compliance-rollen, of technische posities waar veiligheid een rol speelt.

4. Signalen van twijfel
Als je tijdens het gesprek inconsistenties opmerkt, is dat reden om door te vragen. Vage antwoorden over docenten, medestudenten of specifieke vakken verdienen aandacht. Train je hiring managers om deze signalen te herkennen.

Situaties waarin verificatie minder zinvol is

1. Ervaren professionals
Bij iemand met 15 jaar relevante werkervaring zegt een masterdiploma uit 2008 weinig over hun huidige kunnen. Referenties en werkervaring zijn dan betere indicatoren.

2. Niet-functiebepalende opleidingen
Als het diploma een “nice to have” is maar geen harde eis, is verificatie vaak overkill. Focus dan op wat iemand daadwerkelijk kan, via assessments of werkproeven.

3. Administratieve functies zonder specialistische kennis
Voor functies waar specifieke vakkennis minder belangrijk is (algemeen administratief, hospitality, verkoop zonder technische kennis) zegt werkhouding en motivatie vaak meer.

⚠️ Belangrijke kanttekening

Een diploma garandeert geen goede medewerker. Het bevestigt alleen dat iemand ooit bepaalde kennis heeft opgedaan. Over werkstijl, samenwerking, leervermogen en motivatie zegt het weinig. Gebruik diplomaverificatie daarom als één puzzelstukje, niet als enige selectie-criterium.

Mag je diploma’s controleren? AVG en wetgeving

Ja, diplomaverificatie mag. Maar er zitten regels aan. Je moet transparant zijn, toestemming vragen, en proportioneel handelen. Hier lees je wat wel en niet mag volgens de AVG.

Toestemming is verplicht

Je mag niet zomaar bij DUO of een onderwijsinstelling diploma’s opvragen zonder dat de kandidaat dat weet. Informeer kandidaten vooraf, idealiter in de vacaturetekst of tijdens het eerste gesprek. Zo weet iedereen waar ze aan toe zijn.

Vermeld in je sollicitatieprocedure iets als: “Voor deze functie voeren we een standaard diploma-check uit via DUO. Hiervoor hebben we je toestemming en een kopie van je diploma nodig.”

Proportionaliteit: alleen relevante diploma’s

Je mag alleen diploma’s controleren die direct relevant zijn voor de functie. Een volledige opleidingsgeschiedenis opvragen voor een functie waar slechts één specifiek diploma vereist is, gaat te ver.

Vraag dus alleen om het diploma dat echt nodig is. Een hbo-diploma controleren voor een functie waarvoor een hbo-opleiding vereist is: prima. Tegelijk ook de middelbare school checken: niet nodig en dus niet toegestaan onder AVG-regels.

Bewaren: alleen wat nodig is

Bewaar alleen de verificatie-uitkomst, niet onnodige persoonsgegevens. Een notitie “Diploma geverifieerd via DUO op [datum]” is voldoende. Kopieer niet het volledige uittreksel met studiegegevens die je niet nodig hebt.

En vergeet afgewezen kandidaten niet: verwijder hun diploma-informatie na afloop van de procedure, tenzij je een expliciete reden hebt om het langer te bewaren (zoals een potentiële herwerving binnen 6 maanden).

Wat mag wél en wat mag niet

✅ Wel toegestaan:

  • Diploma-verificatie vragen voor functie-relevante opleidingen
  • Kopie diploma opvragen (met toestemming)
  • DUO-verificatie uitvoeren met toestemming kandidaat
  • Screeningsbureau inschakelen (met toestemming)
  • Verificatie vermelden in sollicitatieprocedure

❌ Niet toegestaan:

  • Diploma’s checken zonder kandidaat te informeren
  • Alle diploma’s controleren als alleen één relevant is
  • Diploma-gegevens bewaren zonder geldige reden
  • Verificatie uitvoeren voordat kandidaat serieuze kans maakt
  • Diploma-info delen met derden zonder toestemming

Geregistreerde diploma’s: BIG, NBA, lesbevoegdheid

Sommige beroepen hebben verplichte registers. Deze mag je altijd raadplegen, ook zonder expliciete toestemming van de kandidaat, omdat het om openbare registers gaat:

  • BIG-register: Voor zorgprofessionals (artsen, verpleegkundigen, fysiotherapeuten). Check via bigregister.nl
  • NBA-register: Voor accountants en financial auditors. Check via nba.nl
  • Lesbevoegdheid: Via DUO te controleren voor onderwijsfuncties

Deze verificaties zijn niet alleen toegestaan maar vaak wettelijk verplicht. Als kandidaat in deze sectoren solliciteert zonder geldig BIG-nummer, dan neem je ze simpelweg niet aan.

Hoe controleer je diploma’s via DUO? (stappenplan)

De meest betrouwbare manier om Nederlandse diploma’s te verifiëren is via DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs). Sinds september 2025 heeft DUO een nieuwe digitale verificatietool die het proces aanzienlijk versnelt. Hier volgt het complete stappenplan.

Stap 1: Vraag de kandidaat om een digitaal uittreksel

De kandidaat kan zelf gratis een digitaal uittreksel aanvragen via duo.nl/particulier. Dit gaat via MijnDUO met DigiD-inlog. Het uittreksel is een officieel PDF-document met digitale handtekening van DUO.

Vraag de kandidaat dit document naar je op te sturen. Dit PDF-bestand gebruik je vervolgens voor verificatie. Het aanvragen duurt ongeveer 5 minuten en het document is direct beschikbaar.

Let op: Sommige kandidaten hebben geen DigiD of zijn niet bekend met MijnDUO. Bied in dat geval aan om het proces samen door te lopen, of accepteer een papieren gewaarmerkt uittreksel (kost €72 en duurt langer).

Stap 2: Check welke diploma’s in het register staan

Niet alle diploma’s staan in het DUO-register. Check of het diploma van je kandidaat erbij hoort:

Wel in DUO-register (vanaf welk jaar):

  • Universitair onderwijs (vanaf 1996)
  • HBO (vanaf 1996)
  • MBO (vanaf 2007)
  • HAVO/VWO (vanaf 2006)
  • Staatsexamens (vanaf 2011)

Niet in DUO-register:

  • Pre-master opleidingen
  • Post-HBO cursussen
  • PhD/promoties
  • Zij-instroom lerarenopleidingen
  • Brancheopleidingen

Als het diploma niet in DUO staat, neem dan contact op met de onderwijsinstelling zelf of vraag om een gewaarmerkte kopie.

Stap 3: Verifieer met de online DUO-tool

DUO heeft sinds september 2025 een online verificatietool waarmee je het echtheidscertificaat controleert. Ga naar duo.nl/zakelijk/diplomacontrole en upload het PDF-bestand. De tool controleert binnen seconden of het document authentiek is.

Let op: De tool verwerkt geen persoonsgegevens en slaat het document niet op. Je checkt alleen de digitale handtekening van het PDF.

Bij een groen scherm: het diploma is echt en uitgegeven door DUO.
Bij een rood scherm: het document is niet authentiek. Vraag de kandidaat om een vers uittreksel of neem contact op met DUO (diplomadiensten@duo.nl).

Stap 4: Wat te doen bij twijfel?

Krijg je een negatief resultaat of heb je nog steeds twijfels? Dit zijn je opties:

Optie A: Vraag de kandidaat om opheldering
Leg transparant uit wat je hebt gecontroleerd en vraag om een vers uittreksel. Vaak is er een logische verklaring (oud document, diploma staat nog niet in systeem).

Optie B: Neem contact op met de onderwijsinstelling
Veel universiteiten en hogescholen hebben een verificatieproces. Stuur een mail met toestemming van de kandidaat.

Optie C: Gebruik een screeningsbureau
Organisaties zoals DISA of Validata werken direct samen met DUO en kunnen ook oudere of internationale diploma’s verifiëren.

Belangrijke kanttekening: een geverifieerd diploma garandeert geen goede medewerker. Het bevestigt alleen dat iemand een opleiding heeft afgerond. Over motivatie, werkstijl, samenwerking en probleemoplossend vermogen zegt het weinig. Gebruik verificatie daarom als één van meerdere selectie-instrumenten, niet als dé beslissende factor.

Buitenlandse diploma’s controleren

Bij een kandidaat met een buitenlands diploma wordt verificatie lastiger, maar blijft mogelijk.

Optie 1: Nuffic waardering
Nuffic (nuffic.nl) is de Nederlandse organisatie voor internationalisering van onderwijs. Ze kunnen buitenlandse diploma’s waarderen en aangeven op welk Nederlands niveau ze vallen. Dit kost €143 en duurt ongeveer 4-6 weken. Let op: Nuffic doet geen bronverificatie, alleen een waardering.

Optie 2: Direct contact met instelling
Veel internationale universiteiten hebben een verification service. Zoek op de website van de instelling naar “diploma verification” of “alumni verification”. Met toestemming van de kandidaat kun je hier rechtstreeks contact opnemen.

Optie 3: Focus op competenties
Bij buitenlandse diploma’s is het vaak praktischer om te focussen op aantoonbare werkervaring, referenties of een werkproef. Een assessment of proefdag zegt vaak meer dan een papieren verificatie uit een ander onderwijssysteem.

Vals diploma herkennen: 7 rode vlaggen

Wil je zelf een eerste check doen voordat je de officiële verificatie ingaat? Let op deze signalen:

7 waarschuwingssignalen

1. Vage opleidingsinformatie
De kandidaat is vaag over de onderwijsinstelling, specifieke vakken of docenten. Bij doorvragen komen weinig concrete details.

2. Opvallende timing
Een bachelor in 1,5 jaar? Een master naast een fulltime baan in 6 maanden? Dat kan, maar verdient extra aandacht.

3. Onbekende instelling met verdachte naam
“Cambridge International University” (niet bestaand) klinkt als “Cambridge University” (wel echt). Google de exacte naam en check of de instelling geaccrediteerd is.

4. Diploma kopen online mogelijk
Sommige diploma mills (diploma-fabrieken) verkopen nepopleidingen online. Check of de instelling op de DUO-lijst staat met waarschuwingen.

5. Geen details over instelling
Vraag naar het bezoekadres, docenten, medestudenten. Als de kandidaat alleen een postbus of website kan noemen, wees dan alert.

6. Afwijkende vormgeving
Meeste echte diploma’s hebben specifieke echtheidskenmerken: watermerken, hologrammen, officiële stempels. Papieren documenten zonder deze kenmerken verdienen extra aandacht.

7. Tegenstrijdige informatie
Data op diploma komen niet overeen met cv, of kandidaat vertelt verschillende verhalen over de opleiding. Let ook op andere signalen van oneerlijkheid in sollicitaties.

Deze signalen betekenen niet automatisch fraude, maar zijn wel reden om extra zorgvuldig te verifiëren.

Alternatieven voor diplomaverificatie

Verificatie is nuttig voor specifieke situaties. Maar vergeet niet dat diploma’s maar één puzzelstukje zijn. Diploma’s zijn één indicator van iemands kunnen, maar zeker niet de enige. Vaak zeggen deze methoden meer:

Werkproeven en assessments

Een praktijkopdracht toont direct wat iemand kan. Laat een developer code schrijven, een marketeer een campagne opzetten, of een analist data interpreteren. Dit is objectiever en relevanter dan een diploma uit 2015. Meer weten over het kiezen van het juiste assessment?

Competentiegerichte selectie

Focus op wat iemand daadwerkelijk kan in plaats van papieren certificaten. Gebruik gedragsvoorbeelden (STAR-methode), assessments of simulaties. In mijn trainingen zie ik vaak dat organisaties pas echt succesvol worden in werving wanneer ze loskomen van diploma-fixatie en zich richten op objectieve selectiecriteria.

Uit het bekende onderzoek van Schmidt en Hunter (1998) blijkt dat diploma’s na de eerste werkjaren weinig voorspellende waarde meer hebben voor prestaties. Werkproeven scoren met een validiteit van 0.54, gestructureerde interviews 0.51, en cognitieve testen zelfs 0.51-0.65 voor het voorspellen van werkprestaties. Opleidingsniveau als indicator scoort aanzienlijk lager, vooral bij ervaren kandidaten.

Een diploma vertelt je dat iemand ooit informatie kon opnemen en reproduceren in een academische setting. Het zegt weinig over hoe ze nu functioneren, hoe ze onder druk reageren, of ze goed samenwerken, en of ze snel nieuwe dingen leren in een werkcontext. Dat zijn vaak juist de competenties die het verschil maken.

🎯 Maak de juiste keuze

Leer beter selecteren en competentiegericht interviewen in onze hands-on training. Van kandidaten objectief beoordelen tot STARR-vragen formuleren en oefenen.

Bekijk training Selectiegesprekken →

Proefperiode als verificatie

Iemands functioneren in de eerste 3 maanden zegt meer dan elk diploma. Gebruik de proeftijd actief: stel duidelijke doelen, geef feedback, en evalueer of deze persoon de functie aankan. Een goede onboarding helpt hierbij.

Referentiechecks bij vorige werkgevers

Een gesprek met een vorige leidinggevende geeft vaak meer inzicht dan een diploma-check. Wat waren sterke punten? Waar liep iemand tegenaan? Hoe werkte deze persoon samen? Deze informatie voorspelt toekomstig gedrag beter dan papieren kwalificaties. Lees meer over hoe je referenties effectief controleert.

Veelgestelde vragen

Mag je diploma’s controleren zonder toestemming?

Nee, je hebt toestemming van de kandidaat nodig. Informeer vooraf over welke checks je uitvoert en waarom. Dit is transparant en juridisch correct. Vermeld dit in je vacature of tijdens het eerste gesprek.

Wat kost een diplomacheck?

Via DUO vraag je als kandidaat zelf gratis een digitaal uittreksel aan. De online verificatie door de werkgever is ook gratis. Een papieren gewaarmerkt uittreksel kost €72. Screeningsbureaus rekenen €25-75 per diploma-check.

Hoe lang duurt diplomaverificatie?

Met de DUO-online tool duurt verificatie letterlijk 30 seconden. Het aanvragen van een uittreksel door de kandidaat duurt 5 minuten. Totale proces: 5-10 minuten als het diploma in het DUO-register staat.

Wat doe je als een diploma niet in DUO staat?

Oudere diploma’s, PhD’s en sommige specifieke opleidingen staan niet in DUO. Neem dan contact op met de onderwijsinstelling zelf, of vraag de kandidaat om een gewaarmerkte kopie. Vaak is een alternatieve verificatiemethode (werkervaring, assessment) praktischer.

Moet je oude diploma’s ook controleren?

Vaak niet. Een diploma uit 1995 is bij een professional met 20 jaar werkervaring veel minder relevant dan bij een starter. Die werkervaring is een betere indicator van competenties geworden. Focus op de meest recente en functiebepalende opleidingen, en besef dat voor seniorfuncties de ervaring meestal zwaarder weegt dan het initiële diploma.

Kun je diploma’s achteraf nog controleren?

Ja, maar dan moet je de werknemer wel informeren en om toestemming vragen. Achteraf controleren is een signaal dat je pre-employment screening niet op orde was. Regel het altijd vóór het contractaanbod.

Hoe herken je een vals diploma?

Let op vage informatie over de opleiding, onbekende instellingen met verdacht vergelijkbare namen als echte universiteiten, en afwijkende diploma-vormgeving. Gebruik altijd de officiële DUO-verificatie in plaats van alleen visueel te controleren.

Zijn er sectoren waar verificatie verplicht is?

Ja, in zorg (BIG-register), onderwijs (lesbevoegdheid), accountancy (NBA) en beveiliging (SVPB) zijn verificaties wettelijk verplicht. Voor deze functies is het geen keuze maar een verplichting.

Over de auteur

Jacco Valkenburg is recruitment architect, auteur en trainer met 25 jaar ervaring in talentacquisitie. Als oprichter van RecruitmentTraining.pro heeft hij duizenden HR-professionals getraind. Jacco is auteur van het handboek ‘Eerlijk over selectie’ en expert in innovaties zoals AI, LinkedIn en competentiegericht selecteren.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Laatste nieuws

Handboek: Eerlijk over selectie van personeel [2025-2026]

Verbeter werving en selectie met objectieve beoordelingsmethoden. Maak personeelselectie meetbaar en strategisch. Bouw jouw eigen scorecards.

Lees meer

Wervingsplan maken: 8 stappen naar sneller werven

Stel een effectief wervingsplan op in 8 stappen. Inclusief template, budget tips en KPI's. Vul vacatures sneller en goedkoper in.

Lees meer

Diploma's controleren: handleiding voor werkgevers

Ontdek hoe je diploma's correct controleert via DUO. Een stappenplan, AVG-regels en praktische alternatieven voor werkgevers.

Lees meer
Lees alle artikelen