Je vacature staat alweer 10 weken online. De hiring manager belt voor de derde keer deze week: “Waar blijven die kandidaten?” Ondertussen heb je 80 cv’s bekeken, 15 telefoongesprekken gevoerd, maar nog steeds geen geschikte kandidaat. Herkenbaar?
Traditioneel recruitment werkt volgens een vast stappenplan dat gemiddeld 8 tot 12 weken duurt. Te lang in een krappe arbeidsmarkt waar goede kandidaten binnen 10 dagen een nieuwe baan hebben.
Steeds meer Nederlandse recruiters schakelen daarom over op agile recruitment: werken in korte cycli, snel bijsturen en continu verbeteren.
Over Agile Recruitment
Wat is agile recruitment?
Agile recruitment is een werkwijze waarbij je het recruitmentproces opdeelt in korte, overzichtelijke periodes (sprints) waarin je focust op specifieke doelen. Je werkt niet volgens een rigide stappenplan van A tot Z, maar past continu aan op basis van resultaten en feedback.
De term ‘agile’ komt uit de softwareontwikkeling. In 2001 schreven 17 software-ontwikkelaars het Agile Manifesto met vier kernwaarden: mensen boven processen, werkende software boven documentatie, samenwerking boven contracten en inspelen op verandering boven een vast plan.
Deze principes bleken goed toepasbaar op recruitment. Werven verandert constant: kandidaten trekken zich terug, prioriteiten verschuiven en vacature-eisen worden aangepast. Met agile recruitment anticipeer je hierop door flexibel te blijven.
Het verschil met traditioneel werven
Bij traditioneel recruitment werk je lineair: vacature schrijven, plaatsen, wachten, screenen, gesprekken plannen. Elke stap volgt de volgende. Als een stap vastloopt (bijvoorbeeld te weinig reacties), blijft het hele proces stilliggen. Je merkt dit vaak pas na weken.
Bij agile recruitment werk je in sprints van 1-2 weken. Aan het eind evalueer je: wat werkte, wat niet? Daarna pas je aan. Hierdoor ontdek je problemen meestal na 1 week in plaats van 8 weken.
| Traditioneel recruitment | Agile recruitment |
|---|---|
| Lineair proces (stap voor stap) | Cyclisch proces (sprints) |
| Evaluatie aan het eind | Evaluatie elke 1-2 weken |
| Weinig contact met hiring manager | Dagelijks/wekelijks overleg |
| Problemen pas laat ontdekt | Problemen snel gesignaleerd |
| Gemiddeld 8-12 weken | 30-40% sneller |
Hoe werkt agile recruitment in de praktijk?
Agile recruitment bestaat uit drie basiselementen: scrumbord, stand-ups en sprints.
Het scrumbord: visueel overzicht
Een scrumbord heeft doorgaans drie kolommen: Te doen, Bezig en Klaar. Elke vacature schrijf je op een post-it. Vacature “Marketing Manager” begint links, schuift naar het midden als je actief werft en gaat rechts als de vacature is ingevuld. Dit geeft overzicht: welke vacatures lopen en waar staan ze vast.
Dagelijkse stand-up: 10 minuten afstemming
Elke ochtend sta je 10 minuten met je team of hiring manager. Letterlijk staan, zodat meetings kort blijven. Je bespreekt drie vragen:
De 3 vragen van een dagelijkse stand-up
- Waar werk je vandaag aan? (welke vacature, welke kandidaten)
- Wat blokkeert je? (wacht je op feedback, zijn er problemen)
- Wat heb je nodig? (beslissing, hulp, informatie)
Deze korte check-ins voorkomen dat problemen wekenlang sluimeren.
Werken in sprints: focus per cyclus
Een sprint is een periode van 1-2 weken met een specifiek doel. Week 1 focus je bijvoorbeeld op sourcing: waar vind je de beste kandidaten? Week 2 richt je op eerste gesprekken: welke kandidaten nodigen we uit? Aan het eind evalueer je: bereikten we ons doel? Deze retrospective helpt je leren en verbeteren voor de volgende sprint.
Nederlandse recruiters die agile werken
KPN ICT Consulting: van chaos naar overzicht
Shahira Othman introduceerde in 2016 agile werken voor haar team van 9 recruiters bij KPN ICT Consulting. De aanleiding? Het team werkte ad hoc, iedereen was druk maar niemand wist precies waarmee. Ze implementeerde sprints van 2 weken en een scrumbord.
Het effect was duidelijk merkbaar: recruiters kregen overzicht over wie waaraan werkte en gingen elkaar helpen omdat ze zagen waar collega’s vastliepen. Volgens Othman bracht agile werken “enorme flow” in het team. De samenwerking verbeterde en het werkplezier nam toe.
ABN Amro: van eilandjes naar samenwerking
Ruth Bielderman (Head Talent Attraction bij ABN Amro) startte met agile recruitment om de samenwerking tussen recruiters en hiring managers te verbeteren. Voorheen werkten recruiters vaak in silo’s: ze kregen een vacature, zochten kandidaten en leverden af. Weinig interactie met de hiring manager tussentijds.
Met agile werken veranderde dit. Recruiters en hiring managers zitten nu in één team en overleggen wekelijks. Ze passen samen de aanpak aan als iets niet werkt. Dit verhoogde de kwaliteit van de matches en verminderde miscommunicatie aanzienlijk.
Vier voordelen van agile recruitment
Sneller vacatures invullen
Door wekelijks te evalueren ontdek je sneller wat niet werkt. Een vacaturetekst met te weinig reacties pas je na 1 week aan in plaats van 6 weken. Volgens onderzoek verkort dit de time-to-hire met 30 tot 40%. Dit is belangrijk, want kandidaten die vandaag beschikbaar zijn, zijn dat volgende maand vaak niet meer.
Betere samenwerking met hiring managers
Dagelijkse of wekelijkse check-ins zorgen dat je beter begrijpt wat de hiring manager zoekt. Je bouwt een gezamenlijk begrip op van de ideale kandidaat. Hierdoor voorkom je dat je wekenlang de verkeerde kant op zoekt en verbeter je de kwaliteit van je kandidatenvoorstellen.
Meer overzicht en minder stress
Een scrumbord geeft inzicht waar alle vacatures staan. Je ziet in één oogopslag welke vastlopen en welke goed lopen. Dit voorkomt het gevoel van chaos en vermindert stress. Je krijgt grip op je werk, wat het werkplezier verhoogt en je helpt prioriteiten te stellen.
Continu verbeteren
In plaats van pas aan het eind te evalueren, doe je dit elke 1-2 weken: wat ging goed, wat kan beter? Deze regelmatige retrospectives helpen je leren van fouten en successen. Je wordt iedere sprint een beetje beter en bouwt geleidelijk expertise op in wat wel en niet werkt.
Nadelen en wanneer het niet werkt
Agile recruitment is geen wondermiddel en past niet in elke situatie. Het heeft ook nadelen waar je rekening mee moet houden.
Vereist discipline en tijd
Dagelijkse stand-ups en wekelijkse retrospectives kosten tijd en vergen discipline. Als je team dit niet serieus neemt of als er geen commitment is, wordt het een lege huls. Je moet bereid zijn om hier structureel tijd voor vrij te maken, anders heeft het weinig zin.
Werkt minder goed solo
Agile recruitment werkt het beste in teams waar je intensief kunt samenwerken. Als je als enige recruiter werkt, zijn dagelijkse stand-ups met jezelf niet zinvol. Je kunt wel elementen gebruiken zoals een scrumbord of sprints, maar de samenwerking voordelen ontbreken.
Kan aanvoelen als chaos
Als je gewend bent aan een vast stappenplan met duidelijke fases, kan agile recruitment in het begin aanvoelen als chaos. Je moet wennen aan het idee dat je niet alles vooraf plant, maar onderweg bijstuurt op basis van resultaten. Voor sommige mensen is dit onprettig.
⚠️ Wanneer traditioneel vaak beter werkt
Agile recruitment werkt niet altijd. Traditioneel recruitment is vaak beter bij weinig vacatures per jaar (1-2), zeer gestandaardiseerde functies met vaste processen, of wanneer hiring managers geen tijd hebben voor regelmatig overleg. Je hoeft trouwens niet het volledige framework te implementeren. Begin klein met elementen die bij je situatie passen.
Eerste stap: zo begin je morgen
Je hoeft niet je hele proces om te gooien om te starten met agile recruitment. Begin met één klein experiment dat aansluit bij jouw grootste frustratie.
Start met een scrumbord (30 minuten opzetten)
Pak een whiteboard of flip-over. Teken drie kolommen: Te doen, Bezig en Klaar. Schrijf al je openstaande vacatures op post-its en plaats ze in de juiste kolom. Update dit bord dagelijks door post-its te verschuiven als de status verandert. Dit geeft je overzicht over waar elke vacature staat. Het opzetten kost 30 minuten, bijhouden dagelijks 2 minuten.
Probeer een dagelijkse stand-up (10 minuten per dag)
Spreek met je hiring manager of teamlid af dat je elke ochtend 10 minuten staat voor drie vragen: waar werk je aan, wat blokkeert je, wat heb je nodig? Doe dit consequent 1 week lang en evalueer vrijdag: hielp dit? Verbeterde de afstemming? Zo ja, ga door. Zo nee, probeer iets anders.
Test een 2-weekse sprint (1 uur planning)
Kies één prioriteit vacature. Plan een sprint van 2 weken: wat moet er gebeuren om deze vacature in te vullen? Schrijf concrete doelen op. Check halverwege (na 1 week): lopen we op schema? Evalueer na 2 weken: wat hebben we geleerd? Wat kunnen we volgende keer anders doen?
Welk experiment past bij jou?
- Gebrek aan overzicht? Start met een scrumbord
- Slechte afstemming met hiring managers? Probeer dagelijkse stand-ups
- Te trage voortgang op vacatures? Test een sprint
Wil je strategisch recruitment in de praktijk leren?
Bij RecruitmentTraining.pro helpen we recruiters met strategische en tactische werkmethoden die resultaat opleveren. Van theorie naar praktijk, met concrete tools en begeleiding.
Veelgestelde vragen over agile recruitment
Wat is het verschil tussen agile en traditioneel recruitment?
Traditioneel recruitment werkt lineair: stap 1, dan stap 2, dan stap 3. Agile recruitment werkt cyclisch in sprints van 1-2 weken waarbij je continu evalueert en bijstuurt. Dit maakt agile recruitment flexibeler en sneller, omdat je eerder problemen signaleert en kunt aanpassen.
Hoe lang duurt een recruitment sprint?
Meestal 1 tot 2 weken. Korter dan 1 week is vaak te hectisch omdat je nauwelijks tijd hebt om resultaten te zien. Langer dan 2 weken vermindert de wendbaarheid omdat je te lang wacht met evalueren. Kies wat bij jouw tempo en type vacatures past.
Heb je speciale software nodig voor agile recruitment?
Nee, je kunt starten met simpele middelen zoals een whiteboard en post-its. Wil je digitaal werken, dan volstaan vaak tools die je al hebt zoals Trello, Asana of je bestaande ATS. Dure software is niet nodig om te beginnen.
Werkt agile recruitment ook voor kleine bedrijven?
Ja, mits je meerdere recruiters hebt of intensief samenwerkt met hiring managers. Voor solo-recruiters zijn sommige elementen zoals dagelijkse stand-ups minder relevant, maar een scrumbord en werken in sprints kun je wel gebruiken om structuur en overzicht te creëren.
Over de auteur
Jacco Valkenburg is recruitment architect, auteur en trainer met 25 jaar ervaring in talentacquisitie. Hij is auteur van het boek “Recruitment 4.0” en expert in innovaties zoals AI, LinkedIn en neuromarketing. Jacco combineert wetenschappelijke inzichten met praktische ervaring uit tientallen interim recruitment projecten.
