Een aanbiedingsbrief is meer dan een formaliteit. Het is je laatste kans om een kandidaat te overtuigen. Toch versturen de meeste organisaties een droge opsomming van arbeidsvoorwaarden, waarna de kandidaat alsnog afhaakt. Uit onderzoek van Gartner (1Q25, n=3.000) blijkt dat 35% van de kandidaten zich terugtrekt na het accepteren van een aanbod. Dat percentage is te verlagen met een brief die niet alleen informeert, maar ook enthousiasmeert.
In dit artikel vind je een compleet aanbiedingsbrief voorbeeld dat je direct aanpast voor je eigen organisatie. Je leert welke onderdelen erin horen, hoe je de toon persoonlijk maakt en waarom snelheid en warmte het verschil maken tussen een getekend contract en een gemiste kandidaat.
Alles over het aanbod aan je kandidaat
Van voorbeeld tot overtuigende brief die kandidaten laat tekenen.
Wat is een aanbiedingsbrief?
Een aanbiedingsbrief is een schriftelijk document waarmee je een kandidaat formeel een baan aanbiedt. De brief bevat de functietitel, het salaris, de startdatum en de belangrijkste arbeidsvoorwaarden. Je verstuurt deze brief na het selectiegesprek en voor het tekenen van de arbeidsovereenkomst.
📋 Definitie: aanbiedingsbrief
Een aanbiedingsbrief (ook wel: aanbiedingsmail of offer letter) is een formeel document waarmee een werkgever een kandidaat een baanaanbod doet. De brief vat de functie en voorwaarden samen en gaat vooraf aan de arbeidsovereenkomst. Een aanbiedingsbrief is juridisch niet hetzelfde als een arbeidscontract, maar de inhoud ervan is in Nederland bindend zodra de kandidaat het aanbod accepteert.
Dit document vervult twee functies. Ten eerste is het een zakelijk overzicht dat duidelijkheid schept over wat de kandidaat te wachten staat. Ten tweede is het een overtuigingsinstrument. In de periode tussen het laatste gesprek en de eerste werkdag twijfelen kandidaten. Ze praten met hun partner, vergelijken met andere opties en lezen online reviews over je organisatie. Een sterke brief bevestigt hun keuze en vermindert die twijfel.
Uit het Handboek Selectie van personeel blijkt dat een baanaanbod een emotioneel keuzemoment is. Vier “stemmen” spelen mee in het hoofd van de kandidaat: de rationele stem (salaris, voorwaarden), de emotionele stem (past het bij mij?), de sociale stem (wat vindt mijn omgeving?) en de angststem (wat als het tegenvalt?). Je aanbod spreekt idealiter al deze stemmen aan.
Wat zet je in het aanbod? (9 onderdelen)
Een compleet aanbod bevat de volgende onderdelen:
- Persoonlijke aanhef en felicitatie: Spreek de kandidaat bij naam aan en feliciteer met de selectie. Verwijs naar iets specifieks uit het gesprek, zodat de brief niet als standaardtekst overkomt.
- Functietitel en afdeling: Benoem de exacte functienaam, de afdeling en aan wie de kandidaat rapporteert.
- Startdatum: Geef de beoogde eerste werkdag aan. Vermeld of hier flexibiliteit in zit.
- Salaris en salarisschaal: Vermeld het bruto maandsalaris. Met de EU-richtlijn loontransparantie in aantocht is openheid over salaris extra relevant.
- Secundaire arbeidsvoorwaarden: Denk aan vakantiedagen, pensioenregeling, reiskostenvergoeding, thuiswerkregeling en opleidingsbudget. Verwijs voor een volledig overzicht naar je secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Contractvorm en duur: Benoem of het gaat om bepaalde of onbepaalde tijd, en de eventuele proeftijd.
- Eventuele voorwaarden: Vermeld een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), referentiecheck of diplomaverificatie als die nog nodig zijn.
- Reactietermijn: Geef de kandidaat 3-5 werkdagen om te reageren. Bij senior posities is een week redelijk.
- Warme afsluiting: Sluit af met enthousiasme. Niet: “We zien uw reactie tegemoet.” Wel: “We kijken ernaar uit om je te verwelkomen in het team.”
Goed om te weten
Niet elk onderdeel hoeft uitputtend beschreven te zijn. De brief is een beknopt overzicht: de arbeidsovereenkomst bevat de volledige juridische details. Houd de brief overzichtelijk: maximaal twee A4’tjes.
Voorbeeld: direct te gebruiken template
Hieronder vind je een kant-en-klaar voorbeeld dat je direct aanpast aan je eigen organisatie en vacature. Let op de persoonlijke toon en de verwijzing naar het selectiegesprek.
[Naam organisatie]
[Adres]
[Postcode, Plaats]
[Plaats], [datum]
Beste [voornaam kandidaat],
Wat fijn dat we je dit aanbod mogen doen. Na onze gesprekken zijn we overtuigd: jij bent de persoon die we zoeken voor de functie van [functietitel] binnen ons team [teamnaam/afdeling].
Tijdens ons gesprek op [datum] viel ons op hoe je [specifiek voorbeeld uit het gesprek, bijv. “je aanpak van het migratie-project bij je vorige werkgever toelichtte”]. Dat bevestigde voor ons dat je goed past bij de uitdagingen die we hebben.
Graag bieden we je het volgende aan:
Functie: [Functietitel]
Afdeling: [Afdeling], rapporterend aan [naam leidinggevende]
Startdatum: [datum], in overleg aanpasbaar
Contract: [Bepaalde/onbepaalde tijd], met een proeftijd van [periode]
Salaris: € [bedrag] bruto per maand, op basis van [fte/uren] per week
Vakantiegeld: 8%, uitgekeerd in [mei/juni]
Vakantiedagen: [aantal] dagen per jaar
Pensioen: [omschrijving regeling]
Reiskosten: [vergoeding of leaseregeling]
Thuiswerken: [aantal dagen] per week mogelijk na de inwerkperiode
Opleidingsbudget: € [bedrag] per jaar
Dit aanbod is geldig tot [datum, 5 werkdagen]. De formele arbeidsovereenkomst ontvang je na je akkoord.
[Optioneel: Dit aanbod is onder voorbehoud van een positieve VOG-verklaring.]
Heb je vragen of wil je iets bespreken? Bel of mail me gerust. We kijken ernaar uit om je te verwelkomen in het team.
Hartelijke groet,
[Naam]
[Functie]
[Telefoonnummer]
[E-mailadres]
Dit voorbeeld is bewust persoonlijk geschreven. Je ziet dat de brief begint met een verwijzing naar het gesprek, niet met een opsomming van voorwaarden. Dat is geen toeval. Onderzoek toont dat kandidaten hun beslissing voor een groot deel baseren op gevoel. Het rationele stuk (salaris, dagen, pensioen) volgt daarna vanzelf.
Van standaard naar overtuigend: 5 tips
De meeste brieven zijn zakelijk correct maar emotioneel leeg. Met deze vijf aanpassingen verander je dat.
1. Verstuur dezelfde dag
De timing van je aanbod bepaalt vaak het resultaat. Volgens het Handboek Selectie van personeel ligt de ideale timing tussen 24 en 48 uur na de laatste selectieronde. Hoe langer je wacht, hoe meer ruimte je geeft aan twijfel en concurrerende aanbiedingen.
Stuur direct na het laatste gesprek een kort bericht: “We zijn enthousiast. Je ontvangt morgen ons aanbod.” Dat houdt het momentum vast zonder overhaast over te komen.
2. Maak het persoonlijk
Begin niet met “Hierbij bieden wij u de functie van…” maar met een persoonlijke verwijzing naar het selectieproces. Benoem concreet wat je overtuigde. Dat toont dat het geen standaardbrief is maar een bewuste keuze voor deze specifieke persoon.
Vergelijk deze twee openingen:
| ❌ Standaard | ✅ Persoonlijk |
|---|---|
| “Naar aanleiding van uw sollicitatie en de gevoerde gesprekken bieden wij u hierbij de functie aan van…” | “Na ons gesprek van dinsdag weten we het zeker: jij bent degene die we zoeken. Je visie op teamontwikkeling past precies bij waar we naartoe willen.” |
De eerste variant leest niemand met plezier. De tweede geeft de kandidaat het gevoel gekozen te zijn, niet “geselecteerd”.
3. Kies een toon die bij je organisatie past
Een gemeente schrijft anders dan een startup. Een zorginstelling anders dan een techbedrijf. Laat de toon van je brief passen bij de candidate experience die je in het hele proces hebt geboden. Als je gesprekken informeel waren, schrijf dan geen stijve brief.
Een goede leidraad: zou je de tekst van je brief hardop voorlezen aan de kandidaat zonder je ongemakkelijk te voelen? Zo niet, herschrijf dan.
4. Benoem wat de kandidaat enthousiast maakte
Tijdens het selectiegesprek heeft de kandidaat verteld wat deze persoon aantrekt in de functie of organisatie. Gebruik die informatie. Was de kandidaat enthousiast over het team? Benoem dat. Over de autonomie? Benadruk dat in je brief.
Dit klinkt simpel, maar vrijwel geen concurrent doet het. In de concurrentie-analyse van de top 5 zoekresultaten op “aanbiedingsbrief voorbeeld” ontbreekt dit advies volledig. Het is je kans om je te onderscheiden.
5. Sluit af met een duidelijke volgende stap
Eindig niet vaag met “we horen graag van u”. Geef een concrete reactietermijn en benoem wat er daarna gebeurt. “Je ontvangt na je akkoord de arbeidsovereenkomst. Ondertussen plannen we je kennismaking met het team op [datum].”
Die koppeling naar de volgende stap is ook meteen het begin van je preboarding. Hoe sneller je de kandidaat betrekt na het aanbod, hoe kleiner de kans op ghosting.
⚠️ Veelgemaakte fout
Veel organisaties versturen het aanbod en wachten daarna op een reactie. Ondertussen hoort de kandidaat niets en groeit de twijfel. Plan daarom altijd een belmoment in, twee dagen na verzending. Niet om te pushen, maar om vragen te beantwoorden en betrokkenheid te tonen.
Aanbiedingsbrief vs. arbeidsovereenkomst: het verschil
Een veelgestelde vraag is wat het verschil is tussen beide documenten. Het korte antwoord: de brief is het voorspel, de arbeidsovereenkomst het contract.
| Aanbiedingsbrief | Arbeidsovereenkomst | |
|---|---|---|
| Doel | Formeel aanbod doen en kandidaat overtuigen | Juridische vastlegging van het dienstverband |
| Lengte | 1-2 pagina’s, beknopt | Meerdere pagina’s, gedetailleerd |
| Toon | Persoonlijk en enthousiast | Zakelijk en juridisch |
| Inhoud | Hoofdlijnen: functie, salaris, startdatum | Alles: van concurrentiebeding tot ziekteregeling |
| Bindend? | Ja, bij acceptatie door de kandidaat | Ja, na ondertekening door beide partijen |
| Timing | Direct na selectie (24-48 uur) | Na akkoord op het aanbod |
Belangrijk: in Nederland is een aanbiedingsbrief bindend zodra de kandidaat het aanbod accepteert. Een mondelinge toezegging is juridisch zelfs al voldoende om een overeenkomst te vormen (Van Gelderen Arbeidsrechtadvocaten). Zorg er daarom voor dat de inhoud van je brief overeenkomt met wat je later in de arbeidsovereenkomst opneemt. Raadpleeg bij twijfel een jurist.
Het recruitment proces stopt niet bij het aanbod. Plan na het versturen direct de eerste werkdag en onboarding in. Hoe soepeler die overgang verloopt, hoe groter de kans dat je nieuwe collega blijft.
Wil je ook de keerzijde goed regelen? Lees dan hoe je een respectvolle afwijzingsbrief schrijft voor de andere kandidaten.
🎯 Leer kandidaten overtuigen met je aanbod
Leer je hoe je kandidaten enthousiast maakt en vasthoudt. Van het eerste gesprek tot een getekend contract, met bewezen overtuigingstechnieken en persoonlijke feedback.
Veelgestelde vragen over het aanbod van een baan
Wat is een aanbiedingsbrief?
Een aanbiedingsbrief is een formeel document waarmee een werkgever een kandidaat een baan aanbiedt. De brief bevat de functietitel, het salaris, de startdatum en de belangrijkste arbeidsvoorwaarden. Je verstuurt de brief na het selectiegesprek en voor de arbeidsovereenkomst.
Is een aanbiedingsbrief juridisch bindend?
Ja. In Nederland geldt dat een aanbod bindend is zodra de kandidaat het accepteert. Dit geldt ook voor mondelinge toezeggingen. De brief is niet hetzelfde als een arbeidsovereenkomst, maar de toezeggingen erin zijn rechtsgeldig. Zorg dat de inhoud overeenkomt met het latere arbeidscontract.
Wat is het verschil tussen een aanbiedingsbrief en een arbeidsovereenkomst?
De aanbiedingsbrief is een beknopt document waarmee je het aanbod formeel vastlegt. De arbeidsovereenkomst is het uitgebreide juridische contract met alle details over het dienstverband. De brief gaat vooraf aan de arbeidsovereenkomst.
Hoe snel verstuur je een aanbiedingsbrief?
Verstuur het aanbod binnen 24 tot 48 uur na het laatste selectiegesprek. Hoe langer je wacht, hoe meer kans op twijfel of concurrerende aanbiedingen. Stuur direct na het gesprek alvast een kort bericht om het momentum vast te houden.
Wat als een kandidaat de aanbiedingsbrief niet accepteert?
Neem telefonisch contact op om te achterhalen wat de reden is. Soms gaat het om onderhandelbare punten zoals salaris of startdatum. In andere gevallen heeft de kandidaat een ander aanbod. Blijf professioneel: deze persoon is een potentiële kandidaat of ambassadeur voor je organisatie.
Hoe voorkom je dat kandidaten afhaken na de aanbiedingsbrief?
Start direct met preboarding. Plan een belmoment twee dagen na verzending, stel de kandidaat voor aan het team en houd contact tot de eerste werkdag. Uit een Gartner-onderzoek onder 3.000 kandidaten (1Q25) blijkt dat 35% zich terugtrekt na acceptatie, een daling ten opzichte van 48% in 1Q24. Actief contact houdt dat percentage laag.
Over de auteur
Jacco Valkenburg is recruitment architect, auteur en trainer met 25 jaar ervaring in werving en selectie van personeel. Hij schreef onder andere het Boek Eerlijk over selectie en Recruitment 4.0. Jacco combineert wetenschappelijke inzichten met praktische ervaring uit tientallen interim recruitment projecten.
