Wet DBA checklist voor opdrachtgevers en intermediairs [2026]

Een Wet DBA checklist helpt opdrachtgevers en intermediairs om schijnzelfstandigheid te voorkomen en fiscaal veilig met zzp’ers samen te werken. Deze 9-punten checklist laat je direct zien waar de risico’s zitten en hoe je ze aanpakt.

Werk je als intermediair of opdrachtgever samen met zzp’ers? Dan weet je dat de Wet DBA voor de nodige uitdagingen zorgt. Sinds de invoering in 2016 blijft deze wet onzekerheid creëren bij iedereen die met zelfstandigen werkt.

Het ontbreken van harde regels en de nadruk op de feitelijke arbeidsrelatie maken het tot een grijs gebied waar beoordelingen soms meer op interpretatie dan op objectieve criteria zijn gebaseerd.

Toch is er een pragmatische aanpak mogelijk. Met de checklist in dit artikel verklein je de risico’s aanzienlijk en zet je een fiscaal veilige samenwerking met zzp’ers op. Het gaat om het creëren van echte opdrachtrelaties in plaats van verkapte dienstverbanden, niet alleen op papier, maar ook in de dagelijkse praktijk.

Wat is de Wet DBA?

De Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA) verving in 2016 de oude VAR-verklaring. Het doel was duidelijkheid scheppen over arbeidsrelaties en schijnzelfstandigheid tegengaan.

Bij het beoordelen van een arbeidsrelatie let de Belastingdienst op drie kernelementen:

1. Gezagsverhouding: Is er sprake van leiding en toezicht?
2. Persoonlijke arbeid: Moet de opdrachtnemer het werk zelf uitvoeren?
3. Loon: Is er een vergoeding voor de verrichte werkzaamheden?

Wet DBA checklist voor opdrachtgevers en intermediairs

Het is tijd voor de praktische checklist die je helpt om compliant te blijven met de Wet DBA. De volgende 9 punten vormen het hart van een veilige samenwerking met zzp’ers.

Vink ze niet zomaar af; zie ze als een kompas. Elk punt heeft direct praktische implicaties voor hoe je samenwerkt met zelfstandigen.

1. Focus op resultaat

In de kern draait de Wet DBA om dit onderscheid: bij een echte opdrachtrelatie wordt iemand ingehuurd voor een resultaat, niet voor zijn tijd of aanwezigheid. Dit is het belangrijkste punt van deze checklist.

Een werknemer verkoopt zijn tijd en krijgt daarvoor een loon, ongeacht wat hij in die tijd produceert. Een zzp’er daarentegen verkoopt een dienst of product en wordt betaald voor het resultaat, niet voor de uren die hij erin steekt.

In de praktijk gaat het vaak mis omdat opdrachtgevers en intermediairs de neiging hebben om te controleren of de zzp’er wel genoeg uren maakt. Een veelvoorkomend voorbeeld: tijdschrijfsystemen die exact bijhouden wanneer de zzp’er binnenkomt en weggaat. Dat is juridisch een rode vlag.

Praktijkvoorbeeld: Een intermediair kreeg een naheffing van €175.000 omdat zzp’ers verplicht waren om hun uren te verantwoorden in hetzelfde systeem als werknemers, met dezelfde goedkeuringsprocedure. Voor de Belastingdienst was dit een duidelijk signaal dat er geen sprake was van zelfstandigheid.

De oplossing bleek verrassend eenvoudig: overstappen naar facturering op basis van vooraf gedefinieerde resultaten (sprints of deelprojecten), zonder specificatie van uren. Dit gaf de zzp’ers meer vrijheid in hoe ze hun tijd indeelden en verwijderde een indicatie van een dienstverband.

2. Voorkom een gezagsverhouding

De gezagsverhouding is de meest doorslaggevende factor bij de beoordeling van arbeidsrelaties. Het gaat hier om de vraag: wie bepaalt hoe het werk wordt uitgevoerd?

Als opdrachtgever of intermediair mag je geen leidinggevende rol aannemen tegenover de zzp’er. Je mag wel het ‘wat’ specificeren, maar niet het ‘hoe’. Dit vereist vaak een cultuuromslag binnen organisaties, waar managers gewend zijn om medewerkers aan te sturen en te controleren.

In de dagelijkse praktijk sluipt de gezagsrelatie er vaak ongemerkt in. Een projectmanager die ‘even’ zegt hoe iets moet gebeuren, een teamleider die feedback geeft op de werkwijze, een verplichte aanwezigheid bij de dagelijkse stand-up; het lijkt allemaal onschuldig, maar bij elkaar opgeteld creëert het een gezagsverhouding.

Een interessante casus speelde bij een softwareontwikkelingsbedrijf waar ontwikkelaars gevraagd werd om mee te doen aan de dagelijkse stand-up meetings. De rechter oordeelde dat dit op zichzelf geen gezagsverhouding creëert, zolang de aanwezigheid echt vrijwillig is en er geen consequenties zijn als de zzp’er niet deelneemt. Het draait dus om de nuance: er mogen wel overlegmomenten zijn, maar deze moeten gericht zijn op het resultaat en niet op het controleren van de zzp’er.

3. Garandeer flexibiliteit in tijd en plaats

Een kenmerk van zelfstandig ondernemerschap is de vrijheid om zelf te bepalen wanneer, waar en hoe je werkt. Deze flexibiliteit is niet alleen een praktisch voordeel, maar ook een juridisch belangrijke indicator van zelfstandigheid.

Als een zzp’er verplicht is om van 9 tot 5 op kantoor te zitten, net als de rest van het personeel, dan doet dat af aan zijn zelfstandigheid. Natuurlijk zijn er praktische redenen waarom aanwezigheid op bepaalde momenten of locaties nodig is (een workshop begeleiden kan moeilijk vanuit huis) maar dit moet voortvloeien uit de aard van de opdracht, niet uit bedrijfsregels.

Deze valkuil is subtiel. Neem het geval van een opdrachtgever die zegt: “Natuurlijk mag je werken wanneer je wilt, maar we hebben wel elke dag om 9:30 uur een teamoverleg waar je bij moet zijn, en de klant is meestal tussen 10 en 4 beschikbaar voor vragen.” Voor je het weet, worden impliciet toch vaste werktijden gecreëerd.

Veelgemaakte fout: Zzp’ers die zich vrijwillig aan kantoortijden houden, suggereren onbedoeld een dienstverband. Als intermediair is het belangrijk dit bespreekbaar te maken. Een goed advies is om bewust te variëren in werktijden en -locaties, als de opdracht dat toelaat. Dit kan zo simpel zijn als af en toe een dag vanuit huis werken of op andere tijden starten en eindigen dan het vaste personeel.

Een interessant juridisch punt hierbij is dat het gaat om de mogelijkheid tot flexibiliteit, niet of deze daadwerkelijk wordt benut. Een zzp’er die uit eigen beweging elke dag van 9 tot 5 op kantoor zit, maar hier niet toe verplicht is, voldoet technisch gezien nog steeds aan dit criterium. Maar in de praktijk kijkt de Belastingdienst kritischer als een patroon identiek is aan dat van werknemers.

4. Maak vervanging mogelijk

Een punt dat veel opdrachtgevers over het hoofd zien: een echte opdrachtnemer moet zich laten vervangen. Dit is geen bijzaak, maar een van de kernvragen die de Belastingdienst stelt bij het beoordelen van een arbeidsrelatie.

De logica hierachter is helder: als je iemands persoonlijke arbeid inhuurt, dan is dat een indicatie van een dienstverband. Als je daarentegen een resultaat inkoopt, dan maakt het in principe niet uit wie dat resultaat levert, zolang het maar aan de gestelde eisen voldoet.

Veel organisaties denken dat het voldoende is om in het contract op te nemen dat de zzp’er zich mag laten vervangen. Maar de Belastingdienst is niet naïef; ze kijken naar de praktische uitvoerbaarheid van deze bepaling.

Stel een specialist in kunstmatige intelligentie voor die is ingehuurd voor een specifiek project vanwege zijn unieke expertise. In zijn contract staat netjes dat hij zich mag laten vervangen. Maar in de praktijk weten alle betrokkenen dat er niemand anders is met dezelfde specifieke kennis. De vervangingsclausule is in dat geval niet meer dan een lege huls.

Voor intermediairs: Bespreek het vervangingsrecht expliciet met opdrachtgevers. Leg uit dat dit onderdeel is van een gezonde opdrachtrelatie volgens de Wet DBA. Maak concrete afspraken over het proces: Hoe wordt een vervanger geïntroduceerd? Welke kwalificaties moet deze hebben? Hoe verloopt de kennisoverdracht?

Een pragmatische aanpak die vaak wordt geadviseerd, is om vervanging mogelijk te maken voor delen van de opdracht, zelfs als volledige vervanging niet realistisch is. Bijvoorbeeld: een specialist laat bepaalde routinematige taken door een collega uitvoeren, terwijl hij zelf verantwoordelijk blijft voor de meer gespecialiseerde aspecten.

5. Verdeel risico’s en aansprakelijkheid correct

Ondernemerschap gaat hand in hand met risico nemen. Een echte zelfstandige draagt ondernemersrisico en is aansprakelijk voor het geleverde werk. Dit onderscheidt hem van een werknemer, die grotendeels beschermd is tegen zakelijke risico’s.

Bij gesprekken met opdrachtgevers en intermediairs over de Wet DBA blijkt dit aspect vaak onderbelicht. Men focust op praktische zaken zoals facturering en werktijden, maar vergeet dat de verdeling van risico’s onderdeel is van de beoordeling door de Belastingdienst.

Het voorbeeld van een detacheringsbedrijf illustreert dit punt perfect. Ze boden hun zzp’ers “omzetgarantie” tijdens rustige periodes. Een sympathiek gebaar dat hen aantrekkelijk maakte als intermediair. Maar tijdens een controle zag de Belastingdienst dit als doorslaggevend bewijs dat het ondernemersrisico niet bij de zzp’er lag, maar bij de intermediair, typisch voor een werkgeversrelatie. De naheffing die volgde was substantieel.

Risico voor intermediairs: Als intermediair bestaat een specifiek risico op dit punt. Het is verleidelijk om zzp’ers aan je te binden door bepaalde zekerheden te bieden. “Als deze opdracht afloopt, zorgen wij voor een nieuwe” of “We garanderen je een minimale omzet per jaar.” Deze beloftes komen commercieel goed uit, maar fiscaal zijn ze desastreus. Ze suggereren namelijk dat de intermediair het ondernemersrisico draagt, niet de zzp’er.

Een interessante nuance hierbij is dat het gaat om het dragen van ondernemersrisico in brede zin. Een zzp’er maakt best een vaste prijsafspraak voor een project (en draagt daarmee het risico van extra uren), maar moet daarnaast ook andere ondernemersrisico’s lopen, zoals investeringen in eigen middelen, acquisitiekosten, en het risico van leegloop tussen opdrachten.

6. Hanteer zakelijke financiële afspraken

Geld spreekt een heldere taal, ook in de context van de Wet DBA. De manier waarop je betaalt en wat je vergoedt, zegt veel over de aard van de relatie. Het onderscheid tussen een zakelijke opdrachtrelatie en een dienstverband is hierin vaak kristalhelder.

Een fiscaal jurist verwoordde het eens treffend: “Als je kijkt naar het geldspoor, zie je bijna altijd de ware aard van een werkrelatie.” Dit klopt. De Belastingdienst kijkt nauwlettend naar financiële stromen, omdat die lastig te verhullen zijn.

Een goed voorbeeld komt van een technologiebedrijf. Ze huurden regelmatig IT-specialisten in als zzp’er, maar boden hen ook toegang tot het bedrijfsfitnessabonnement en de collectieve ziektekostenverzekering. “Het kost ons toch niets extra,” was de redenering. Tijdens een controle zag de Belastingdienst dit echter als een duidelijke indicatie dat deze specialisten als werknemers werden behandeld. Het gevolg: een forse naheffing.

Opdrachtgevers en intermediairs worstelen vaak met de vraag hoe om te gaan met onkosten. Het antwoord is eigenlijk simpel: een echte ondernemer factureert zijn diensten inclusief alle kosten die hij maakt om die diensten te kunnen leveren. Als een zzp’er reiskosten maakt voor een project, moet hij die doorberekenen in zijn tarief of als zakelijke kosten op de factuur specificeren, niet als “reiskostenvergoeding” zoals bij een werknemer.

7. Definieer duidelijke begin- en eindpunten

Een van de meest wezenlijke verschillen tussen een dienstverband en een opdrachtrelatie is de tijdshorizon. Dienstverbanden zijn in principe doorlopend, terwijl opdrachten een duidelijk begin en eind hebben. Dit onderscheid is belangrijk voor de Wet DBA-beoordeling, maar wordt in de praktijk verrassend vaak over het hoofd gezien.

Het komt regelmatig voor dat een zzp’er jaar na jaar voor dezelfde opdrachtgever werkt, vaak zonder duidelijke afbakening van wanneer de ene opdracht eindigt en de volgende begint. Het contract wordt ‘automatisch verlengd’ of er is sprake van een ‘raamovereenkomst’ waaronder steeds nieuwe werkzaamheden vallen. Voor de Belastingdienst zijn dit rode vlaggen die wijzen op een doorlopende arbeidsrelatie.

Een typische situatie die vaak voorkomt: Een organisatie huurt een specialist in voor een project van zes maanden. Na afloop blijkt er nog meer werk te zijn, dus de specialist blijft. Na een jaar vraagt iemand: “Hé, moeten we niet een nieuw contract opstellen?” waarop wordt geantwoord: “Nee joh, er staat in het contract dat het automatisch wordt verlengd tenzij een van de partijen opzegt.”

Precies zo’n situatie leidde bij een bedrijf tot een flinke naheffing. De Belastingdienst oordeelde dat er in feite sprake was van een doorlopend dienstverband, omdat er geen duidelijke afbakening was tussen verschillende opdrachten.

Voor intermediairs: Als intermediair speel je hier een belangrijke rol. Zorg ervoor dat elke nieuwe opdracht of substantiële wijziging in werkzaamheden wordt vastgelegd in een nieuwe of aangepaste overeenkomst. Dit lijkt bureaucratisch, maar het is nodig om te laten zien dat het om afzonderlijke opdrachten gaat, niet om een doorlopend dienstverband.

8. Stimuleer het gebruik van eigen materialen

“Een timmerman neemt zijn eigen hamer mee.” Deze oude wijsheid raakt aan een belangrijk aspect van zelfstandig ondernemerschap: investeren in eigen bedrijfsmiddelen. Een echte ondernemer beschikt over zijn eigen gereedschap en materialen om zijn werk uit te voeren.

In de moderne kenniseconomie is dit principe minder zichtbaar geworden. Een consultant of programmeur heeft niet meer nodig dan een laptop en een internetverbinding. Toch blijft het principe overeind: een zelfstandige werkt in principe met eigen middelen, niet met die van de opdrachtgever.

In de IT-sector doet zich regelmatig dezelfde uitdaging voor: beveiligingsbeleid van opdrachtgevers vereist vaak dat externen werken op door de opdrachtgever verstrekte hardware en software. Dit is een legitieme zakelijke noodzaak, maar creëert wel een risico onder de Wet DBA.

Een casus bij een bank illustreert dit: alle externen moesten een laptop van de bank gebruiken. De Belastingdienst zag dit aanvankelijk als problematisch, maar accepteerde uiteindelijk de situatie omdat er een uitgebreide documentatie was over waarom dit noodzakelijk was (compliance-eisen, beveiligingsprotocollen), én omdat deze verplichting beperkt bleef tot het absolute minimum.

Praktische oplossing bij beveiligingseisen: Als het echt noodzakelijk is dat de zzp’er middelen van de opdrachtgever gebruikt, documenteer dan zorgvuldig waarom dit het geval is. Beperk het gebruik tot wat strikt noodzakelijk is en voorkom dat de zzp’er dezelfde faciliteiten krijgt als werknemers. Een zzp’er hoeft bijvoorbeeld geen toegang te hebben tot het intranet, de bedrijfskantine of andere faciliteiten die niet direct nodig zijn voor de opdracht.

9. Voorkom integratie in de organisatie

De meest verraderlijke valkuil in het Wet DBA-landschap is de geleidelijke integratie van zzp’ers in de organisatie. Het is een sluipend proces dat vaak begint met de beste bedoelingen, de externe professional moet zich prettig voelen en goed samenwerken met het team.

“Kom ook naar de vrijdagmiddagborrel!” “Je bent natuurlijk welkom op de kerstlunch.” “We hebben je toegevoegd aan de afdelingsapp.” Het klinkt allemaal onschuldig en welgemeend, maar juist deze kleine gebaren zijn fiscaal problematisch.

Een echte opdrachtnemer staat buiten de organisatie. Hij of zij is geen onderdeel van het team, maar een externe professional die een specifieke dienst levert. Dit onderscheid moet niet alleen op papier bestaan, maar ook zichtbaar zijn in de dagelijkse praktijk.

Een schrijnend voorbeeld betreft een IT-consultant die trots vertelde dat hij zich “helemaal onderdeel van het team” voelde bij zijn opdrachtgever. Hij had een personeelspas, werd uitgenodigd voor alle teamactiviteiten en stond zelfs op de teamfoto op de website. Een jaar later werd die opdrachtgever gecontroleerd door de Belastingdienst. Het resultaat? Een naheffing van meer dan €80.000, mede gebaseerd op het feit dat deze zzp’er in de praktijk werd behandeld als werknemer.

Advies voor intermediairs: Opdrachtgevers moeten begrijpen dat inclusie van zzp’ers in bedrijfsactiviteiten, hoe goedbedoeld ook, fiscale risico’s met zich meebrengt. Dit betekent niet dat de werksfeer kil of onpersoonlijk moet zijn. Het gaat erom een professionele afstand te bewaren die het onderscheid tussen werknemer en zzp’er respecteert.

Veelgemaakte fouten bij de Wet DBA

De praktijk kent uitdagingen die niet in de officiële richtlijnen staan:

Het loyaliteitsdilemma

Zzp’ers die jarenlang voor dezelfde opdrachtgever werken, gaan zich vaak gedragen als werknemers, zelfs zonder dat daarom gevraagd wordt. Dit creëert onbedoeld een patroon dat bij controle als indicatie van een dienstverband wordt gezien.

De modelovereenkomst-mythe

Een goedgekeurde modelovereenkomst beschermt alleen als je ook daadwerkelijk volgens die overeenkomst werkt. De meeste naheffingen komen juist bij partijen met keurige papieren maar afwijkende praktijken.

De tarief-paradox

Een te laag tarief suggereert schijnzelfstandigheid, maar een ongewoon hoog tarief roept ook vragen op bij de Belastingdienst. De gulden middenweg: een tarief dat 30-50% hoger ligt dan vergelijkbaar werk in loondienst.

Wat als het toch misgaat met de Wet DBA?

Zelfs met de beste voorzorgsmaatregelen komt de Belastingdienst soms tot een ander oordeel:

1. Verzamel bewijs van de werkelijke opdrachtrelatie (e-mails, facturen, projectdocumentatie)
2. Schakel specialistische hulp in met ervaring in Wet DBA-zaken
3. Neem een proactieve houding aan en laat zien hoe je processen verbetert
4. Overweeg een vaststellingsovereenkomst voor het verleden

Wet DBA in 2025-2026: huidige status en verwachtingen

De politieke wind waait alle kanten op. Er wordt al jaren gesproken over vervanging van de Wet DBA, maar intussen werken intermediairs en opdrachtgevers gewoon door.

Het handhavingsmoratorium is per 1 januari 2025 beëindigd. De Belastingdienst handhaaft nu actief, met de volgende ontwikkelingen:

• Het ministerie van Financiën bouwt de handhaving stapsgewijs op
• Vanaf 2026 gelden boetes bovenop naheffingen
• De Webmodule Beoordeling Arbeidsrelatie helpt bij het beoordelen van arbeidsrelaties
• Het Besluit Verduidelijking Beoordeling Arbeidsrelaties (VBAR) is in september 2025 gepubliceerd
• Bij uurtarieven onder €33 geldt een rechtsvermoeden van arbeidsovereenkomst

Praktisch actieplan voor opdrachtgevers en intermediairs

Veelgestelde vragen over de Wet DBA

Wat is de Wet DBA precies?

De Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA) is in 2016 ingevoerd om de VAR-verklaring te vervangen. Het doel is om duidelijkheid te scheppen over de aard van arbeidsrelaties en schijnzelfstandigheid tegen te gaan. De Belastingdienst let hierbij op gezagsverhouding, persoonlijke arbeid en de aard van de beloning.

Waarom is een checklist voor de Wet DBA belangrijk?

Zelfs met het huidige handhavingsmoratorium controleert de Belastingdienst bij ‘kwaadwillenden’. Het correct toepassen van de Wet DBA voorkomt hoge boetes en naheffingen die oplopen tot honderdduizenden euro’s. Een checklist helpt opdrachtgevers en intermediairs compliant te blijven.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij de Wet DBA?

Veelgemaakte fouten zijn onder andere het ‘loyaliteitsdilemma’ waarbij zzp’ers zich als werknemers gedragen, de ‘modelovereenkomst-mythe’ waarbij men denkt dat een goedgekeurde overeenkomst voldoende is zonder conforme praktijk, en de ‘tarief-paradox’ waarbij een te laag of juist ongewoon hoog tarief vragen oproept bij de Belastingdienst.

Wat gebeurt er als de Belastingdienst oordeelt dat er sprake is van een dienstverband?

Als de Belastingdienst oordeelt dat er sprake is van een (verkapte) dienstbetrekking, worden naheffingen van loonheffingen en (vanaf 2026) boetes opgelegd. Het is dan nodig om bewijs van de werkelijke opdrachtrelatie te verzamelen, specialistische hulp in te schakelen en proactief te zijn in het verbeteren van processen.

Wat zijn de belangrijkste ontwikkelingen voor de Wet DBA in 2025-2026?

Het handhavingsmoratorium is per 1 januari 2025 beëindigd. De Belastingdienst handhaaft nu actief en vanaf 2026 gelden boetes bovenop naheffingen. Het Besluit Verduidelijking Beoordeling Arbeidsrelaties (VBAR) is gepubliceerd en bij uurtarieven onder €33 geldt een rechtsvermoeden van arbeidsovereenkomst.

Wat is het verschil tussen een zzp’er en een schijnzelfstandige?

Een zzp’er is een echte zelfstandige die werkt voor resultaat, eigen risico draagt, meerdere opdrachtgevers heeft en zelf bepaalt hoe het werk wordt uitgevoerd. Een schijnzelfstandige is iemand die formeel als zzp’er werkt, maar in de praktijk functioneert als werknemer: met vaste werktijden, instructies van de opdrachtgever en integratie in de organisatie.

Hoe lang mag een zzp’er voor dezelfde opdrachtgever werken?

Er is geen harde grens, maar langdurige inzet bij dezelfde opdrachtgever vergroot het risico op schijnzelfstandigheid. Zorg voor duidelijke afbakening tussen opdrachten, nieuwe overeenkomsten bij wijziging van werkzaamheden en bewuste evaluatiemomenten. Variatie in werkzaamheden en regelmatige contractvernieuwing verkleinen het risico.

Dit artikel bevat algemene informatie en geen juridisch advies. Hoewel we streven naar actuele en accurate informatie, raden we aan bij specifieke situaties altijd een gespecialiseerde adviseur te raadplegen en de meest recente informatie van de Belastingdienst te checken.