Je hebt het gevoel dat je recruitmentproces goed draait. Vacatures worden ingevuld, kandidaten reageren positief. Maar als je manager vraagt hoeveel een aanname kost of hoe lang het gemiddeld duurt om een vacature te vullen, heb je geen concreet antwoord.
Recruitment KPI’s maken dat meetbaar. In dit artikel ontdek je welke 8 metrics ertoe doen en hoe je ermee aan de slag gaat.
Over recruitment metrics
Van time to fill tot quality of hire: leer welke KPI’s ertoe doen, hoe je ze meet en wat je ermee doet.
Wat zijn recruitment KPI’s?
Recruitment KPI’s (Key Performance Indicators) zijn meetbare prestatie-indicatoren die de resultaten van je wervingsactiviteiten in kaart brengen. Ze geven antwoord op vragen als: hoe snel vullen we vacatures? Wat kost een aanname? En leveren bepaalde wervingskanalen betere kandidaten op dan andere?
Het verschil tussen KPI’s en metrics
Niet elke metric is een KPI. Een metric is simpelweg een meetwaarde, zoals het aantal sollicitaties per week. Een KPI is een metric die direct gekoppeld is aan een strategisch doel. Als jouw organisatie snelheid prioriteert, is time to fill een KPI. Meet je vooral op kwaliteit? Dan is quality of hire je primaire KPI. Dit onderscheid helpt je focussen op wat ertoe doet, in plaats van alles te meten wat meetbaar is.
Waarom recruitment KPI’s meten?
Recruitment zonder KPI’s is rijden zonder dashboard. Je komt wel ergens, maar je weet niet hoe efficiënt. In een omgeving waar budgetten onder druk staan en talent schaars is, heb je concrete cijfers nodig om je aanpak te onderbouwen.
Van aannames naar onderbouwde keuzes
Met recruitment KPI’s vervang je aannames door feiten. In plaats van te denken dat LinkedIn goed werkt, zie je precies hoeveel kandidaten uit elk kanaal komen en wat hun kwaliteit is. Onderzoek van LinkedIn uit 2024 toont dat het meten van quality of hire de hoogste prioriteit is voor recruitment professionals wereldwijd. Tegelijkertijd geeft slechts 25% aan dat ze dit daadwerkelijk goed in de vingers hebben.
Budget onderbouwen met cijfers
KPI’s geven je de argumenten die je nodig hebt in gesprekken met management. Een cost per hire van €4.000 klinkt abstract. Maar als je kunt aantonen dat investeren in employer branding die kosten met 20% verlaagt, heb je een onderbouwde propositie. Data maakt recruitment strategisch relevant. Wil je meer over deze aanpak leren? Bekijk dan ook ons artikel over een recruitment plan opstellen.
De 8 belangrijkste recruitment KPI’s
1. Time to fill (doorlooptijd vacature)
Time to fill meet het aantal dagen tussen het openen van een vacature en het accepteren van het aanbod door de kandidaat. Deze KPI toont hoe snel je recruitmentproces werkt en waar eventuele vertragingen zitten.
Formule: Datum acceptatie aanbod − Datum vacature-opening = Time to fill
Benchmark: Volgens SHRM-onderzoek is de gemiddelde time to fill 44 dagen. Dit varieert sterk per sector: engineering kent een gemiddelde van 62 dagen, terwijl retail rond de 20 dagen zit.
2. Time to hire (kandidaat doorlooptijd)
Time to hire meet de periode vanaf het moment dat een kandidaat solliciteert tot het accepteren van het aanbod. Waar time to fill het totale proces meet, focust time to hire op de snelheid waarmee je kandidaten door het selectieproces loodst.
Formule: Datum acceptatie aanbod − Datum sollicitatie = Time to hire
Benchmark: De gemiddelde time to hire ligt tussen 20 en 30 dagen, afhankelijk van sector en functieniveau (bron: AIHR).
Een lange time to hire frustreert kandidaten en vergroot het risico dat ze afhaken. Carrièrecoach Orville Pierson toonde aan dat kandidaten gemiddeld 24 afwijzingen krijgen voordat ze worden aangenomen. Elke dag vertraging verhoogt de kans dat je favoriete kandidaat elders tekent. Werk daarom aan je candidate relationship management.
3. Source of hire (kanaaleffectiviteit)
Source of hire laat zien via welke kanalen je nieuwe medewerkers binnenhaalt. Denk aan vacaturesites, LinkedIn, referrals, bureaus of je eigen werkenbij-site.
Formule: (Aantal aannames via kanaal X ÷ Totaal aantal aannames) × 100 = % per kanaal
Door source of hire te meten, ontdek je waar je budget het beste rendeert. Een vacaturesite die 50% van je sollicitaties levert maar slechts 10% van je aannames, is minder waardevol dan die cijfers suggereren. Combineer source of hire met quality of hire om te zien welke kanalen niet alleen veel, maar ook goede kandidaten opleveren.
4. Cost per hire (kosten per aanname)
Cost per hire berekent de gemiddelde kosten om één nieuwe medewerker aan te nemen. Dit omvat zowel interne kosten (salarissen recruiters, ATS-licenties) als externe kosten (vacaturesites, bureaus, employer branding).
Formule: (Interne recruitmentkosten + Externe recruitmentkosten) ÷ Aantal aannames = Cost per hire
Benchmark: SHRM rapporteert een gemiddelde cost per hire van $4.700 (ongeveer €4.300). Dit steeg met 14% sinds 2019. Voor executive functies ligt dit bedrag rond €25.000. De kosten variëren sterk per sector: in tech ligt het gemiddelde rond €5.500-7.000, in de zorg tussen €8.000-11.000.
⚠️ Let op bij cost per hire
Een lage cost per hire is niet per definitie goed. Als je bezuinigt op sourcing en daardoor mindere kandidaten aanneemt, betaal je later de prijs via verloop en lagere productiviteit. Kijk altijd naar cost per hire in combinatie met quality of hire.
5. Quality of hire (kwaliteit nieuwe medewerkers)
Quality of hire meet hoe goed je nieuwe medewerkers presteren. Dit is tegelijkertijd de lastigste KPI om te meten, omdat kwaliteit uit meerdere factoren bestaat. Uit LinkedIn-onderzoek blijkt dat slechts 25% van de organisaties dit goed in de vingers heeft.
Veelgebruikte indicatoren:
- Prestatiebeoordeling na 6-12 maanden
- Behalen van inwerkdoelen
- Feedback van hiring manager
- Tijd tot productiviteit
- Retentie na eerste jaar
Formule (voorbeeld): (Prestatiescores + Behoud% + Hiring manager tevredenheid) ÷ 3 = Quality of hire score
Definieer vooraf met stakeholders wat een “goede hire” betekent voor jouw organisatie. Zonder heldere criteria blijft quality of hire subjectief. Een goede vacature-intake helpt om deze criteria vooraf vast te leggen. Wil je hier dieper induiken? In de training Selectiegesprekken behandelen we dit uitgebreid.
6. Candidate conversion rate (conversieratio)
De candidate conversion rate meet hoeveel kandidaten door elke fase van je wervingsfunnel stromen. Dit toont waar kandidaten afhaken en waar je proces verbeterd kan worden.
Typische funnelfases:
- Sollicitatie → CV-screening
- CV-screening → Eerste gesprek
- Eerste gesprek → Assessment of tweede ronde
- Tweede ronde → Aanbod
- Aanbod → Acceptatie
Formule: (Aantal kandidaten in fase X ÷ Aantal kandidaten in vorige fase) × 100 = Conversie%
Een conversieratio van 2% van sollicitatie naar aanname past bij populaire functies met veel sollicitanten. Maar als slechts 50% van je aanbiedingen wordt geaccepteerd, is er iets mis met je arbeidsvoorwaarden of candidate experience. Let ook op cognitieve biases die je conversie onbedoeld beïnvloeden.
7. Offer acceptance rate (acceptatieratio)
De offer acceptance rate meet welk percentage van de uitgebrachte aanbiedingen wordt geaccepteerd. Een lage acceptatieratio wijst op problemen in de laatste fase van je proces.
Formule: (Aantal geaccepteerde aanbiedingen ÷ Totaal uitgebrachte aanbiedingen) × 100 = Acceptance rate
Benchmark: Een gezonde acceptance rate ligt boven 85%. Onder de 70% verdient aandacht.
Mogelijke oorzaken lage acceptatie:
- Salaris onder marktniveau
- Te trage besluitvorming waardoor kandidaten elders tekenen
- Matige candidate experience
- Onduidelijke functie-inhoud of verwachtingen
8. First year turnover (vroeg verloop)
First year turnover meet hoeveel nieuwe medewerkers binnen 12 maanden vertrekken, vrijwillig of gedwongen. Hoog vroeg verloop wijst op problemen in selectie, onboarding of verwachtingsmanagement.
Formule: (Aantal vertrekkers binnen 1 jaar ÷ Totaal aantal aannames in periode) × 100 = First year turnover%
Benchmark: Een first year turnover boven 20% verdient aandacht. De kosten van vroeg verloop zijn hoog: naast de directe wervingskosten verlies je ook de investering in onboarding en training.
Splits deze KPI uit naar vrijwillig en onvrijwillig verloop. Vrijwillig verloop binnen een jaar wijst vaak op een mismatch in verwachtingen of cultuur. Onvrijwillig verloop suggereert verbeterpunten in je selectieproces. Bekijk ook ons artikel over werkgeluk meten voor aanvullende indicatoren.
Veelgemaakte fouten bij recruitment KPI’s
KPI-obsessie zonder actie
Meten is pas waardevol als je er iets mee doet. Een dashboard vol groene en rode cijfers heeft weinig zin als niemand actie onderneemt bij afwijkingen. Plan maandelijks een moment om KPI’s te bespreken en verbeteracties te definiëren.
Perverse prikkels creëren
Een recruiter die alleen op time to fill wordt afgerekend, gaat snelheid boven kwaliteit stellen. Combineer daarom altijd snelheidsmetrics met kwaliteitsmetrics. Time to fill zonder quality of hire leidt tot verkeerde beslissingen.
Data niet betrouwbaar
KPI’s zijn zo goed als de data waarop ze gebaseerd zijn. Als recruiters vergeten kandidaatstatussen bij te werken in het ATS, kloppen je conversieratio’s niet. Investeer in datahygiëne voordat je grote conclusies trekt.
⚠️ Start niet met acht KPI’s tegelijk
Begin met drie tot vijf metrics die aansluiten bij je strategische prioriteiten. Voeg later KPI’s toe wanneer je de basis op orde hebt. Teveel meten leidt tot verlamming in plaats van actie.
Van meten naar sturen: wat doe je met de inzichten?
KPI’s verzamelen is stap één. De werkelijke waarde zit in de acties die eruit voortkomen. Hier volgt een praktische aanpak om van data naar resultaat te gaan.
Praktische aanpak:
- Stel per KPI een target vast, gebaseerd op benchmarks en je eigen historie
- Review maandelijks de resultaten met hiring managers
- Identificeer knelpunten: waar wijk je af van target?
- Definieer concrete verbeteracties met eigenaar en deadline
- Meet het effect van je interventies
Een hoge time to fill bij IT-vacatures leidt bijvoorbeeld tot de actie: “Binnen 4 weken een talent pool opbouwen van 20 passieve IT-kandidaten.” Meet na een kwartaal of dit de time to fill daadwerkelijk verlaagt. Wil je leren hoe je selecteert op vaardigheden in plaats van cv’s? Lees dan ook over skill-based hiring.
📊 Leer datagedreven werven
Wil je recruitment KPI’s niet alleen meten maar ook strategisch inzetten? In deze training leer je hoe je data vertaalt naar betere wervingsresultaten. Je krijgt praktische templates voor je eigen dashboard en leert hoe je stakeholders overtuigt met cijfers.
Veelgestelde vragen over recruitment KPI’s
Welke recruitment KPI’s zijn het belangrijkst om te meten?
De belangrijkste KPI’s zijn time to fill, cost per hire en quality of hire. Deze drie geven samen een beeld van snelheid, kosten en kwaliteit van je recruitmentproces. Afhankelijk van je strategische prioriteiten voeg je hier source of hire en first year turnover aan toe.
Hoe vaak moet ik recruitment KPI’s meten?
Meet operationele KPI’s zoals time to fill en cost per hire maandelijks. Quality of hire en first year turnover zijn alleen jaarlijks of halfjaarlijks zinvol te meten omdat deze langere periodes nodig hebben om betrouwbaar te zijn. Review de resultaten structureel met stakeholders.
Wat is een goede time to fill?
Het SHRM-gemiddelde is 44 dagen, maar dit varieert enorm. Voor een kassamedewerker is 14 dagen realistisch, voor een senior developer past 60 dagen bij de complexiteit van de rol. Vergelijk je time to fill met je eigen historie en sectorgemiddelden, niet alleen met algemene benchmarks.
Hoe meet ik quality of hire goed?
Combineer meerdere indicatoren: prestatiescores na 6 maanden, hiring manager tevredenheid, en retentie na het eerste jaar. Definieer vooraf met stakeholders wat een succesvolle aanname inhoudt. Koppel dit terug naar je selectiecriteria om je proces te verbeteren.
Heb ik een duur ATS nodig om recruitment KPI’s te meten?
Nee, je start met een eenvoudige Excel-spreadsheet. Registreer per vacature de opening- en sluitdatum, kanaal, en kosten. Voor quality of hire vraag je hiring managers om na 6 maanden een korte beoordeling. Naarmate je groeit, wordt een ATS wel efficiënter.
Wat als mijn organisatie recruitment KPI’s niet serieus neemt?
Begin klein en bewijs de waarde. Kies één KPI die aansluit bij een pijnpunt van management, bijvoorbeeld cost per hire als er bezuinigd wordt. Laat met concrete data zien wat de huidige situatie is en welke verbetering haalbaar is. Successen openen deuren voor meer datagestuurd werken.
Over de auteur
Jacco Valkenburg is recruitment architect, auteur en trainer met 25 jaar ervaring. Hij is auteur van meerdere recruitmentboeken waaronder Recruitment 4.0 en Eerlijk over selectie. Hij combineert wetenschappelijke inzichten met praktische ervaring uit tientallen interim recruitment projecten.
