Pre-employment screening: wanneer wel/niet?

Je hebt de perfecte kandidaat gevonden. De gesprekken verliepen uitstekend, het cv ziet er indrukwekkend uit en iedereen is enthousiast. Toch blijft er twijfel: klopt dit allemaal wel? Pre-employment screening helpt je zekerheid te krijgen over kandidaten.

Maar hoeveel screening is genoeg, en wanneer schiet je door?

Hier ontdek je hoe je proportioneel screent, zonder kandidaten af te schrikken of jezelf in juridische problemen te brengen.

Wat is pre-employment screening?

Pre-employment screening (PES) is het controleren van informatie over een kandidaat voordat je deze in dienst neemt. Je verifieert bijvoorbeeld diploma’s, referenties of werkervaring om te bepalen of iemand geschikt en betrouwbaar is voor de functie.

Het doel van screening is voorkomen dat je iemand aanneemt die niet is wie deze zegt te zijn, of die een achtergrond heeft die risico’s met zich meebrengt. Sommige sollicitanten verfraaien hun cv door functietitels aan te dikken, opleidingen te vermelden die ze niet hebben afgerond, of werkperiodes aan te passen om gaten te verbergen. Screening helpt je dit te signaleren.

Het verschil tussen PES en antecedentenonderzoek

Pre-employment screening en antecedentenonderzoek lijken op elkaar, maar verschillen in diepgang. Een pre-employment screening beperkt zich meestal tot verificatie van cv-gegevens, diploma’s en referenties. Een antecedentenonderzoek gaat verder en onderzoekt mogelijk crimineel verleden, financiële situatie of conflicten bij vorige werkgevers.

Voor de meeste functies volstaat basis pre-employment screening. Een uitgebreid antecedentenonderzoek is alleen zinvol bij vertrouwensfuncties of wanneer de wet dit vereist (zoals in de financiële sector, kinderopvang of bij bepaalde overheidsfuncties).

Wanneer is screening zinvol (en wanneer niet)?

Niet elke functie vereist dezelfde screening. Te veel screening jaagt goede kandidaten weg, kost onnodig tijd en schaadt je employer branding. Te weinig screening verhoogt het risico op problematische aannames die je organisatie kunnen schaden.

De kunst is proportionaliteit: screenen wat nodig is voor de functie, niet meer en niet minder.

Situaties waarin screening waarde toevoegt

Screening heeft zinvolle toegevoegde waarde in deze situaties:

Functies met toegang tot gevoelige informatie vereisen vaak verificatie. Denk aan IT-specialisten die bij klantdatabases kunnen, HR-medewerkers die vertrouwelijke personeelsdossiers inzien, of financieel personeel dat betalingen kan autoriseren. Bij deze functies wil je zekerheid over integriteit en betrouwbaarheid.

Vertrouwensfuncties met veel zelfstandigheid verdienen extra aandacht. Een accountmanager die zelfstandig bij klanten komt, een regiomanager die zonder directe supervisie werkt, of thuiszorgmedewerkers die bij kwetsbare mensen thuis komen – in deze functies is vertrouwen essentieel omdat controle beperkt is.

Wettelijk verplichte screening bestaat voor specifieke sectoren. In de kinderopvang is een VOG verplicht voor iedereen die met kinderen werkt. De financiële sector moet medewerkers op integriteitsgevoelige functies screenen volgens de Wet financieel toezicht. Voor taxichauffeurs geldt eveneens een VOG-vereiste.

Wanneer screening weinig toevoegt

Bij veel functies heeft uitgebreide screening beperkte meerwaarde. Junior functies met directe supervisie – zoals stagiairs of startende medewerkers die dagelijks worden begeleid – behoeven meestal geen zware screening. De begeleiding en directe supervisie beperken risico’s voldoende.

Korte tijdelijke contracten rechtvaardigen meestal geen uitgebreide checks. Bij uitzendkrachten voor enkele weken of seizoenswerk weegt de investering in screening niet op tegen het beperkte risico en de korte duur.

Functies zonder toegang tot vertrouwelijke data of kostbare goederen vereisen vaak alleen basisverificatie. Een productiemedewerker die machines bedient of een klantenservice medewerker die standaard scripts volgt, heeft beperkte mogelijkheden om schade aan te richten.

Het proportionaliteitsprincipe volgens de AVG

De AVG vereist dat screening proportioneel is: de zwaarte moet passen bij de risico’s van de functie. Dit betekent concreet dat je alleen gegevens mag verzamelen die echt noodzakelijk zijn voor de functie-uitoefening. Een kassamedewerker bij een supermarkt hoeft geen uitgebreide financiële screening te ondergaan. Een CFO die grote bedragen kan overmaken wel.

Welke screening past bij jouw functie?

Gebruik deze matrix om snel te bepalen welk screeningsniveau past bij je vacature. De matrix combineert functieniveau (mate van zelfstandigheid en verantwoordelijkheid) met vertrouwelijkheid (toegang tot gevoelige informatie of middelen).

Deze matrix biedt een vertrekpunt. Specifieke omstandigheden kunnen aanleiding geven om hiervan af te wijken. Een junior IT-medewerker met toegang tot alle systemen verdient bijvoorbeeld zwaarder screening dan een senior marketeer zonder systeemtoegang.

Functies waarbij screening wettelijk verplicht is

Voor bepaalde functies schrijft de wet screening voor. In de kinderopvang is een VOG verplicht voor iedereen die werkt met of in de buurt van kinderen. De financiële sector moet medewerkers op integriteitsgevoelige functies screenen volgens de Wet financieel toezicht. Taxichauffeurs hebben een VOG nodig, en voor beveiligingsfuncties geldt vaak een uitgebreid antecedentenonderzoek.

De 5 meest gebruikte screeningsmethoden

1. Referentiecheck: wat vorige werkgevers echt vertellen

Een referentiecheck is het contact opnemen met vroegere werkgevers of leidinggevenden om werkervaring en gedrag te verifiëren. Dit is vaak de meest waardevolle vorm van screening omdat je concreet hoort hoe iemand functioneerde.

Bij een goede referentiecheck vraag je eerst toestemming aan de kandidaat. Sommige kandidaten willen hun huidige werkgever niet informeren over hun sollicitatie, wat begrijpelijk is. Spreek dan met referenties van eerdere functies. Probeer bij voorkeur directe leidinggevenden te spreken in plaats van HR-afdelingen, omdat zij het meest concrete beeld hebben van dagelijks functioneren.

Stel concrete vragen over gedrag en prestaties in plaats van algemene vragen. “Was deze medewerker goed?” levert weinig op. “Kunt u een voorbeeld geven van hoe deze medewerker omging met deadlinedruk?” geeft veel meer inzicht. Gebruik voor alle kandidaten dezelfde vragen, zodat je antwoorden vergelijkbaar zijn.

Enkele effectieve referentievragen zijn: In welke periode en functie heeft deze persoon bij u gewerkt? Wat waren de grootste sterke punten? Op welke punten zag u ontwikkelmogelijkheden? Hoe verliep de samenwerking in teamverband? Wat was de reden van vertrek? Zou u deze persoon opnieuw in dienst nemen, en waarom wel of niet?

Onderzoek van Schmidt & Hunter toont dat gestructureerde referentiechecks een voorspellende waarde hebben van 0,26 voor jobsucces. Dat klinkt bescheiden, maar is significant beter dan alleen een cv beoordelen. Combineer referentiechecks met gedragsgerichte interviews voor het beste resultaat.

2. Diplomaverificatie: echt of vervalst?

Op cv’s komen regelmatig onjuistheden voor over opleidingen. Soms gaat het om een niet-afgeronde opleiding die wel wordt vermeld, soms om aangedikt opleidingsniveau, en in zeldzame gevallen om daadwerkelijk vervalste diploma’s.

Voor diplomaverificatie vraag je de kandidaat om een digitaal uittreksel via DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs). Dit systeem bevat alle in Nederland behaalde diploma’s en biedt zekerheid over authenticiteit. Bij twijfel over originele diploma’s, let dan op echtheidskenmerken zoals watermerken, reliëfdruk en correcte logo’s van onderwijsinstellingen. Lees ook onze uitgebreide handleiding voor diploma’s controleren.

Voor buitenlandse diploma’s gebruik je Nuffic voor verificatie. Deze organisatie beoordeelt of buitenlandse kwalificaties vergelijkbaar zijn met Nederlandse opleidingsniveaus. Bij specifieke twijfel neem je contact op met de onderwijsinstelling zelf.

Diplomaverificatie is vooral belangrijk bij functies waar specifieke kwalificaties wettelijk verplicht zijn. Denk aan BIG-geregistreerde beroepen in de zorg, leraren die bevoegd moeten zijn, of technici die bepaalde certificeringen nodig hebben. Ook bij senior functies waar opleidingsniveau belangrijk is voor geloofwaardigheid, heeft verificatie meerwaarde.

3. VOG (Verklaring Omtrent Gedrag): wanneer en hoe

Een VOG is een verklaring van Justis dat iemand geen relevant strafbaar feit heeft gepleegd. Het woord “relevant” is cruciaal: Justis screent op delicten die relevant zijn voor de specifieke functie. Een kassamedewerker wordt gescreend op financiële delicten, een taxichauffeur op verkeersdelicten, een kinderopvang medewerker op delicten tegen kinderen.

Je vraagt een VOG aan wanneer dit wettelijk verplicht is (kinderopvang, taxi, bepaalde financiële functies), bij functies met contant geld of kostbare goederen, bij functies met toegang tot kwetsbare groepen, of bij vertrouwensfuncties met beperkte supervisie.

De VOG-aanvraag werkt als volgt: werkgever en kandidaat vragen samen de VOG aan, digitaal via Justis. Justis screent justitiële documentatie van doorgaans de laatste vier jaar, soms langer afhankelijk van het delict en de functie. De uitslag volgt binnen één tot vier weken, met een wettelijk maximum van acht weken. De kosten bedragen circa €41, die de kandidaat betaalt maar die je als werkgever mag vergoeden.

4. CV-verificatie: kloppen functietitels en periodes?

CV-verificatie gaat verder dan een referentiecheck. Je controleert systematisch of werkperiodes, functietitels en verantwoordelijkheden kloppen zoals vermeld. Dit betekent checken of de tijdlijn klopt zonder onverklaarbare gaten of overlappende werkperiodes, of functietitels overeenkomen met wat de werkgever bevestigt, of verantwoordelijkheden realistisch zijn voor die functie, en of de reden van vertrek overeenkomt met wat de kandidaat vertelde.

CV-verificatie is vooral zinvol bij senior functies met grote verantwoordelijkheid, wanneer een cv opvallende sprongen of patronen vertoont, of bij functies waar integriteit cruciaal is. Voor veel reguliere functies is een goede referentiecheck voldoende en hoef je niet elk detail te verifiëren.

5. Online screening: wat mag je wel en niet checken?

Social media en online informatie lijken verleidelijk, maar hier liggen juridische valkuilen. De sollicitatiecode en AVG stellen strikte eisen aan wat je mag doen.

Je mag professionele profielen bekijken zoals LinkedIn, publiek toegankelijke bedrijfsinformatie checken, en informatie gebruiken die de kandidaat zelf deelt in een professionele context. Maar je moet wel vooraf informeren dat je online gaat kijken.

Je mag niet infiltreren in privé social media accounts, informatie verzamelen over levensovertuiging, politieke voorkeur of geaardheid, screenshots maken zonder toestemming, of online informatie gebruiken zonder dit te bespreken met de kandidaat.

Screening uitvoeren: stap voor stap

Stap 1: Informeer kandidaat vooraf (transparantie)

Je bent wettelijk verplicht kandidaten te informeren over screening voordat je deze uitvoert. Dit vermeld je al in de vacaturetekst of bij uitnodiging voor het gesprek. Transparantie werkt in je voordeel: kandidaten met niets te verbergen waarderen openheid, en kandidaten met zaken te verbergen haken soms zelf af.

Vertel welke vorm van screening je gaat uitvoeren, waarom deze nodig is voor de functie, wat je precies gaat controleren, en met wie je mogelijk contact opneemt. Houd dit praktisch en niet dreigend. “We voeren een referentiecheck uit bij je vorige werkgever om werkervaring te verifiëren” is helder en respectvol.

Stap 2: Voer relevante checks uit

Combineer referentiechecks met je reguliere sollicitatiegesprekken in plaats van dit als apart proces te organiseren. Vraag een VOG alleen aan bij je definitieve kandidaat, niet bij alle sollicitanten. Documenteer bevindingen systematisch zodat je kandidaten objectief kunt vergelijken.

Stap 3: Bespreek resultaten met kandidaat

Bij uitgebreide screening ben je verplicht resultaten te delen met de kandidaat. Ook zonder deze verplichting is het verstandig. Geef de kandidaat de kans om onduidelijkheden toe te lichten. Bespreek eventuele negatieve bevindingen, want misschien is er een goede verklaring. Toon respect door transparant te zijn over je overwegingen.

Pas na dit gesprek neem je een definitieve beslissing over wel of niet aannemen. Sommige situaties die op papier negatief lijken, hebben bij nadere uitleg een acceptabele verklaring.

AVG en pre-employment screening: wat mag je wel en niet

3 gouden regels voor AVG-conforme screening

Proportionaliteit betekent dat je alleen screent wat nodig is voor de functie. Een magazijnmedewerker hoeft geen financiële screening, een CFO wel. Vraag jezelf af: is deze check echt noodzakelijk om te bepalen of iemand de functie kan uitoefenen?

Transparantie vereist dat je kandidaten vooraf informeert wat je gaat checken en waarom. Deel achteraf wat je hebt gevonden. Kandidaten hebben recht op inzage in gegevens die je over hen verzamelt.

Dataminimalisatie betekent dat je alleen gegevens verzamelt die je echt nodig hebt. Bewaar niet langer dan noodzakelijk: meestal maximaal vier weken na afwijzing, en bij aanname alleen wat relevant blijft voor de functie.

Veelgemaakte fouten bij screening

Screening zonder toestemming gebeurt wanneer je referenties belt zonder de kandidaat te informeren. De oplossing is expliciet toestemming vragen en vertellen welke referenten je gaat benaderen.

Irrelevante informatie verzamelen betekent bijvoorbeeld social media doorzoeken op privéleven of politieke voorkeur. Beperk je tot functie-relevante, professionele informatie.

Screening bij alle sollicitanten is inefficiënt en belastend. Een VOG aanvragen bij iedere sollicitant nog vóór gesprekken is overdreven. Voer zware screening alleen uit bij je definitieve kandidaat na positieve gesprekken.

Gegevens te lang bewaren gebeurt wanneer screeningsrapporten jaren in systemen blijven staan. Verwijder gegevens van afgewezen kandidaten binnen vier weken. Bewaar bij aangenomen medewerkers alleen wat nodig blijft.

Wat als screening negatief uitpakt?

Een negatieve screening betekent niet automatisch afwijzing. Geef kandidaten altijd de kans om te reageren. Een diploma dat niet klopt kan een administratieve fout zijn of verkeerde registratie. Een negatieve referentie vraagt om context en mogelijk andere referenties. Een gat in het cv heeft misschien een goede reden zoals ziekte, sabbatical of persoonlijke omstandigheden. Bij een geweigerde VOG bespreek je wat er speelt en of dit relevant is voor de functie.

Sommige mensen verdienen een tweede kans na eerlijke uitleg. Anderen niet. Dat is jouw afweging als werkgever, gebaseerd op functierisico’s en proportionaliteit.

Veelgestelde vragen over pre-employment screening

Is pre-employment screening verplicht in Nederland?

Pre-employment screening is niet standaard verplicht, behalve voor specifieke functies. Verplichte screening geldt voor kinderopvang (VOG), financiële sector (PES bij integriteitsgevoelige functies), taxichauffeurs (VOG) en sommige overheidsfuncties. Voor andere functies mag je screening uitvoeren als dit proportioneel is en kandidaten transparant geïnformeerd worden.

Hoeveel kost een pre-employment screening?

Kosten variëren sterk per methode. Een VOG kost circa €41. Referentiechecks en diplomaverificatie zijn vaak gratis zelf uit te voeren, alleen tijdsinvestering. Externe screeningsbureaus rekenen €450-€1.500+ per kandidaat afhankelijk van intensiteit. Voor de meeste MKB-functies zijn basis-checks zelf goed uitvoerbaar zonder externe bureaus.

Wat is het verschil tussen pre- en in-employment screening?

Pre-employment screening vindt plaats vóór aanname bij sollicitanten. In-employment screening gebeurt tijdens het dienstverband, bijvoorbeeld bij functiewijziging, promotie naar vertrouwensfunctie, of periodieke herscreening bij bepaalde functies (elke vijf jaar bij sommige financiële functies). De regels zijn vergelijkbaar: ook in-employment screening moet proportioneel en transparant zijn.

Mag je social media checken van sollicitanten?

Social media checken mag onder strikte voorwaarden: je moet de kandidaat vooraf informeren, alleen publiek toegankelijke professionele informatie bekijken, en bevindingen achteraf bespreken. Je mag géén discriminerende informatie verzamelen (religie, etniciteit, geaardheid). In de praktijk raden experts vaak af om social media te screenen vanwege juridische risico’s en lage voorspellende waarde.

Hoe lang mag je screeningsgegevens bewaren?

Voor afgewezen kandidaten: maximaal vier weken na afwijzing, tenzij de kandidaat langer bewaren toestaat. Voor aangenomen medewerkers: alleen gegevens bewaren die relevant blijven voor de functie, meestal gedurende het dienstverband. Verwijder altijd data die je niet meer nodig hebt volgens het AVG-principe van dataminimalisatie.

Wat doe je als een screening negatief uitpakt?

Bespreek negatieve bevindingen altijd eerst met de kandidaat voordat je een beslissing neemt. Veel situaties hebben een redelijke verklaring. Beoordeel of de bevinding werkelijk relevant is voor functie-uitoefening. Iemand die tien jaar geleden problemen had in een studentenbijbaan, is mogelijk uitstekend geschikt voor een professionele functie nu. Proportionaliteit en nuance zijn essentieel.

Hoe vraag je toestemming voor screening?

Informeer de kandidaat helder over geplande screening: welke checks, waarom noodzakelijk, wat je gaat verifiëren. Dit kan schriftelijk of mondeling, maar zorg voor duidelijkheid. Vraag expliciet toestemming voor checks waarbij je derden benadert zoals referenties. Sommige organisaties laten kandidaten een consent-formulier tekenen, anderen documenteren mondelinge toestemming in het gespreksverslag.