Beter samenwerken met je hiring manager? 5 tips die écht werken

Vraag jij je soms af of je hiring manager snapt hoe recruitment werkt? Je rent je rot, levert kandidaten aan, en dan… stilte. Of erger: halverwege het proces komen er ineens compleet nieuwe functie-eisen op tafel.

Geloof me, je bent niet de enige. Maar eerlijk is eerlijk: als recruiter heb jij de kennis én het stuur in handen. Het is dus aan jou om van die terughoudende hiring manager een echte partner te maken. Of liever nog: een super recruiter.

Beter samenwerken met je hiring manager doe je door: duidelijke intake afspraken maken, wekelijkse check-ins plannen, concrete scorecards opstellen, feedback processen versnellen en interviewtechnieken verbeteren. Deze 5 praktische stappen geven je direct meer grip op je recruitmentproces.

Waarom samenwerking met hiring managers vaak stroef verloopt

Je kent het scenario: je levert kandidaten aan, maar krijgt dagen later pas reactie. Of erger nog, halverwege het proces komen er plotseling nieuwe eisen bij. “We zoeken eigenlijk ook iemand met leidinggevende ervaring.”

Dit komt je bekend voor omdat 7 van de 10 recruiters vergelijkbare frustraties ervaren. Hiring managers hebben vaak geen recruitmentachtergrond en weten niet hoe hun gedrag het proces beïnvloedt. Ze zijn druk, hebben andere prioriteiten en zien werving als iets wat “erbij” hoort.

Maar hier is het goede nieuws: als recruiter heb jij de kennis om dit om te draaien. Door de juiste werkafspraken en wat begeleiding verander je een terughoudende hiring manager in een actieve recruitment partner.

5 praktische tips voor betere samenwerking

Of je nu werkt in een krappe arbeidsmarkt of midden in een groeispurt zit, deze 5 tips helpen je om de samenwerking met je hiring manager te verbeteren én de kwaliteit van je werving omhoog te krikken.

1. Zonder intake geen werving

Serieus: geen intake, geen vacature. Dat eerste gesprek is de basis van alles. Dus niet afraffelen of doorschuiven, maar regie pakken. Jij weet wat werkt op de arbeidsmarkt. Jij kent de doelgroep. Dus stel de juiste vragen: wat is het profiel, wat zijn de must-haves en nice-to-haves, hoe ziet het proces eruit, wie belt wie terug?

Duidelijke afspraken zorgen voor snelheid en duidelijkheid. En jij voorkomt dat je achteraf alles moet rechtbreien.

👉 Leestip: Vacature-intake: 8 onmisbare voordelen voor je werk als recruiter. Waarom elke succesvolle werving begint met een goede intake, en hoe jij daarmee het verschil maakt als recruitmentprofessional.

2. Maak afspraken en hou je eraan

Hollen, stilstaan, wachten… het is killing voor je kandidaten én voor jezelf. Maak daarom vooraf een planning: wie doet wat, wanneer komt er feedback, hoe snel beslissen we?

Zet reminders, check deadlines en houd de vaart erin. Want een goed tempo betekent niet alleen minder afhakende kandidaten, maar ook meer grip voor jou als recruiter.

Pro tip: plan een wekelijks voortgangsgesprek van 30 minuten.

3. Train je hiring manager in gespreksvoering

Een goede sollicitatie-ervaring begint bij een goed gesprek. En nee, niet elke hiring manager kan dat van nature. Dus help ze op weg. Laat ze trainen, oefenen, en reflecteren. Niet met een suf intern handboek, maar een training interviewtechnieken door professionals.

Zo voorkom je dat kandidaten afhaken omdat ze zich niet serieus genomen voelen en verhoog je je conversie.

4. Stel samen heldere criteria op

“Iemand die in het team past”… wat betekent dat eigenlijk? Maak verwachtingen concreet. Werk samen een scorecard uit: welke competenties zijn echt cruciaal, welke ervaring telt mee, welke eigenschappen maken het verschil? Zo voorkom je dat gesprekken alle kanten op gaan of dat je hiring manager op gevoel beslist.

Objectiviteit helpt iedereen verder.

5. Maak feedback geven makkelijk

Je herkent het vast: je hebt kandidaten op gesprek gehad, maar dan blijft het stil. En je hiring manager? Die zit alweer in de volgende meeting. Maak het makkelijk om feedback te geven: via een standaardformulier, een wekelijkse check-in of zelfs een snelle voice memo. En geef zelf het goede voorbeeld.

Zo hou je het proces in beweging, en je kandidaat ook.

Direct toepassen: jouw eerste stap

Een goede samenwerking met je hiring manager is noodzaak. Jij hebt de kennis van de arbeidsmarkt, zij kennen het team en de inhoud. Samen maken jullie het verschil. Maar dan moet je wel samenwerken als partners. Neem dus het initiatief, stel duidelijke kaders en zorg dat je hiring manager z’n rol pakt.

Start deze week met tip 1: plan een grondige intake van minimaal 60 minuten voor je volgende vacature. Gebruik de checklist hierboven en merk het verschil.

Meer tips en praktische tools? Tijdens onze recruiter opleiding leer je precies hoe je een hiring manager betrekt, enthousiasmeert én scherp houdt. Het is je tijd meer dan waard.

Veelgestelde vragen over samenwerking met hiring managers

Wat als mijn hiring manager geen tijd heeft voor een intake?

Maak het makkelijk: stuur vooraf een lijst met kernvragen en plan maximaal 30 minuten in. Benadruk dat een goede intake tijd bespaart tijdens het hele proces.

Hoe geef ik feedback aan een moeilijke hiring manager?

Blijf altijd constructief en focus op het gemeenschappelijke doel: de beste kandidaat vinden. Gebruik concrete voorbeelden en stel alternatieven voor.

Welke tools helpen bij snellere communicatie?

WhatsApp voor snelle updates, standaard scorecards voor consistente feedback, en wekelijkse 15-minuten check-ins via Teams of telefoon.

Hoe voorkom ik dat eisen tussentijds wijzigen?

Leg alles vast tijdens de intake: must-haves, nice-to-haves en no-go’s. Verwijs hier bij wijzigingen naar terug en bespreek de impact op timing.

Wat doe ik als mijn hiring manager alleen op gevoel selecteert?

Ontwikkel samen een scorecard met concrete criteria. Vraag altijd door: “Wat bedoel je precies met ‘goede fit’?” Maak het tastbaar.