Je hebt net de perfecte kandidaat gevonden voor die lastige vacature. Gefeliciteerd! Maar nu wacht een minder leuke taak: de andere kandidaten vertellen dat ze het niet zijn geworden. De meeste recruiters sturen een standaard afwijzingsmail en gaan door naar de volgende vacature. Dat is een gemiste kans.
Hier lees je waarom feedback geven aan afgewezen kandidaten je werkgeversmerk versterkt, welke drie manieren er zijn om feedback te geven, en hoe het Reinier de Graaf Gasthuis via een sollicitatiespreekuur 12 eerder afgewezen kandidaten alsnog aannam.
Waarom feedback geven aan afgewezen kandidaten?
Elke afgewezen kandidaat is een potentiële ambassadeur of criticus van je organisatie. Die keuze ligt bij jou.
Onderzoek suggereert dat kandidaten die binnen 24 uur feedback krijgen, je organisatie vaker aanbevelen bij anderen. Wacht je langer dan een week, dan daalt dat percentage fors. Het verschil tussen een snelle, persoonlijke reactie en radiostilte bepaalt hoe kandidaten over je praten in hun netwerk.
De impact op je werkgeversmerk
Een kandidaat die geen reactie krijgt, deelt die ervaring gemiddeld met 5 tot 10 mensen. In een krappe arbeidsmarkt waar talent schaars is, wil je niet bekend staan als de werkgever die kandidaten laat hangen. Zeker niet als die kandidaten over een jaar perfect passen bij een andere vacature.
Bij het Reinier de Graaf Gasthuis in Delft merkten recruiters dat 80% van de kandidaten bij aanvang van hun feedbackgesprek zegt hoe bijzonder ze het vinden dat de organisatie aandacht besteedt aan afgewezen sollicitanten. Die kandidaten delen hun positieve ervaring vervolgens in hun netwerk, zonder dat het ziekenhuis daar iets voor hoeft te doen.
Afgewezen kandidaten komen terug
Een goede afwijzing houdt de deur open. Kandidaten die respectvol worden behandeld, solliciteren vaker opnieuw als er een passende vacature ontstaat. Ze staan ook open voor contact via LinkedIn of je talentpool.
Het omgekeerde geldt ook. Een slechte ervaring zorgt ervoor dat kandidaten je organisatie actief vermijden, zelfs als ze later de perfecte match zouden zijn. Lees meer over dit onderwerp in ons artikel over kandidaatervaring verbeteren.
Drie manieren om feedback te geven
Niet elke afwijzing vraagt om dezelfde aanpak. De fase waarin een kandidaat zich bevindt, bepaalt welke vorm van feedback passend is.
1. Schriftelijke feedback na cv-screening
Kandidaten die je alleen kent van hun cv en motivatiebrief, hoef je niet te bellen. Een persoonlijke mail volstaat. Het verschil met een standaard afwijzing zit in de details: noem iets specifieks uit hun achtergrond en geef aan waarom ze niet doorgaan.
Vermijd zinnen als “we hebben gekozen voor kandidaten die beter aansluiten bij het profiel.” Dat zegt niets. Schrijf liever: “We zoeken iemand met minimaal drie jaar ervaring in projectmanagement. Jouw achtergrond ligt meer in de uitvoering, wat voor deze functie niet aansluit.”
2. Telefonische feedback na gesprekken
Kandidaten die op gesprek zijn geweest, verdienen een telefoontje. Ze hebben tijd vrijgemaakt, zich voorbereid en hun beste beentje voorgezet. Een mail voelt dan afstandelijk.
Bel binnen twee werkdagen na je beslissing. Houd het gesprek kort: bedank voor hun tijd, deel de beslissing, geef één of twee concrete verbeterpunten en wens ze succes. Vraag of ze vragen hebben, maar ga niet in discussie over je beslissing.
3. Persoonlijk feedbackgesprek
Voor kandidaten die ver zijn gekomen in het proces of die je graag in je talentpool houdt, is een persoonlijk feedbackgesprek waardevol. Dit hoeft niet lang te duren. Vijftien minuten is genoeg om concrete feedback te geven en de relatie warm te houden.
Een deel van de organisaties bundelt deze gesprekken in een vast moment: het sollicitatiespreekuur. Daarover later meer.
Wat bespreek je in een feedbackgesprek?
Een feedbackgesprek is geen herhaling van het selectiegesprek. Je doel is de kandidaat iets mee te geven waar ze wat aan hebben, zonder valse hoop te wekken.
Focus op gedrag, niet op persoonlijkheid
Zeg niet: “Je kwam onzeker over.” Zeg: “Tijdens het gesprek aarzelde je bij vragen over je leiderschapservaring. Dat maakte het lastig om te beoordelen of je die ervaring hebt.”
Dit verschil is groot. De eerste variant voelt als kritiek op wie iemand is. De tweede variant beschrijft waarneembaar gedrag dat iemand kan veranderen. Meer over biases en valkuilen bij selectiegesprekken lees je in ons uitgebreide artikel.
Drie gesprekspunten die werken
1. Wat ging goed? Begin positief. Noem iets specifieks dat opviel tijdens het gesprek of in de sollicitatie.
2. Waarom niet deze functie? Wees concreet over de mismatch. Ging het om ervaring, vaardigheden of fit met het team? Vermijd vage formuleringen.
3. Wat is je advies? Geef één concrete tip mee. Dat kan gaan over hun cv, hun verhaal tijdens gesprekken of de richting van hun zoektocht.
⚠️ Veelgemaakte fout bij feedback
Vergelijk de kandidaat nooit met degene die je wel hebt aangenomen. Dat voelt als zout in de wonde en levert risico’s op. Blijf bij de feiten over deze kandidaat, niet over anderen. Wek ook geen valse hoop door te zeggen dat je ze “zeker belt als er iets past.” Doe dat alleen als je het meent en ook daadwerkelijk opvolgt.
Het sollicitatiespreekuur: een innovatieve aanpak
Het Reinier de Graaf Gasthuis in Delft bedacht een opvallende oplossing voor het feedbackprobleem: een maandelijks sollicitatiespreekuur voor afgewezen kandidaten. Dit initiatief won in 2018 de publieksprijs van de Werf& Awards.
Hoe werkt het?
Elke kandidaat die een digitale afwijzing ontvangt, krijgt de mogelijkheid zich aan te melden voor het spreekuur. De gesprekken duren vijftien minuten per persoon en worden gebundeld op een vaste dag per maand.
Tijdens het spreekuur bespreken recruiters wat goed was aan de sollicitatie, wat verbeterpunten zijn en helpen ze desgewenst met het opbouwen van een sterker online profiel. De inhoud hangt af van de wensen van de kandidaat.
Wat levert het op?
Jaarlijks melden zo’n 200 mensen zich aan voor het spreekuur. Tot nu toe hebben 12 kandidaten via dit spreekuur alsnog een baan gekregen. In sommige gevallen bleek tijdens het persoonlijke gesprek dat de kandidaat wél geschikt was, maar dat de recruiter op basis van het cv de verkeerde conclusie had getrokken.
De tijdsinvestering per recruiter? Ongeveer 10 tot 11 uur per jaar. Het effect op het werkgeversmerk en de candidate experience is volgens het ziekenhuis groot.
Is dit iets voor jouw organisatie?
Een volledig spreekuur is niet voor elke organisatie haalbaar. Maar het principe erachter wel: bundel feedbackmomenten, maak ze laagdrempelig en geef kandidaten de keuze om er gebruik van te maken.
Begin klein. Voeg aan je afwijzingsmail één zin toe: “Wil je feedback op je sollicitatie? Neem dan contact met ons op.” Je zult merken dat lang niet iedereen reageert, maar degenen die dat wel doen, waarderen het in de meeste gevallen enorm.
🎯 Professionaliseer je selectiegesprekken
Leer gestructureerd interviewen, objectief beoordelen en constructieve feedback geven in onze hands-on training. Van STARR-vragen formuleren tot kandidaten respectvol afwijzen.
Veelgestelde vragen over feedback na afwijzing
Hoe lang duurt een feedbackgesprek?
Een telefonisch feedbackgesprek duurt vijf tot tien minuten. Een persoonlijk gesprek, zoals bij een sollicitatiespreekuur, duurt ongeveer vijftien minuten. Langer is zelden nodig als je je goed voorbereidt.
Moet je elke afgewezen kandidaat feedback geven?
Nee, dat is praktisch onhaalbaar bij grote aantallen sollicitaties. Richt je op kandidaten die op gesprek zijn geweest of die je in je talentpool wilt houden. Voor kandidaten na cv-screening volstaat een persoonlijke afwijzingsmail.
Wat als een kandidaat boos reageert op feedback?
Blijf rustig en professioneel. Erken hun teleurstelling, maar ga niet in discussie over je beslissing. Herhaal kort je belangrijkste punt en sluit het gesprek vriendelijk af. De meeste kandidaten waarderen eerlijke feedback, ook als het even tegenvalt.
Hoe voorkom je dat feedback discriminerend overkomt?
Focus op functie-eisen en waarneembaar gedrag, niet op persoonlijke kenmerken. Zeg niet “je past niet in ons team” maar “we zoeken iemand met meer ervaring in klantcontact.” Documenteer je feedback zodat je later kunt aantonen waarop je beslissing is gebaseerd.
Over de auteur
Jacco Valkenburg is recruitment architect, auteur en trainer met 25 jaar ervaring. Hij is auteur van meerdere recruitmentboeken waaronder Recruitment 4.0 en Eerlijk over selectie. Hij combineert wetenschappelijke inzichten met praktische ervaring uit tientallen interim recruitment projecten.
