Recruitment funnel optimaliseren: Ontdek waar je kandidaten verliest

Krijg jij ook te horen: “Te weinig goede kandidaten”? Je plaatst vacatures, krijgt sollicitaties binnen, plant gesprekken… maar uiteindelijk wordt niemand aangenomen. Of het duurt maanden voordat je iemand vindt die past. Het probleem zit vaak niet in de kandidaten, maar in je proces. Je weet alleen niet precies wáár het misgaat.

Een recruitment funnel geeft je dat inzicht. Het laat zien waar kandidaten afhaken en waarom.

Hier ontdek je de 5 meest voorkomende lekken in je wervingsproces en hoe je ze direct aanpakt. Zodat je met minder inspanning betere hires maakt.

Wat is een recruitment funnel en waarom heb je dit inzicht nodig?

Een recruitment funnel is een visueel model dat je wervingsproces weergeeft als een trechter. Breed aan de bovenkant met veel potentiële kandidaten, smal aan de onderkant met één nieuwe medewerker. Het laat zien hoeveel mensen elke fase doorlopen en waar ze afhaken.

De 5 fases van elke recruitment funnel

Bijna elk recruitmentproces doorloopt vijf basisfases. In de eerste fase gaat het om bekendheid: hoeveel mensen zien je vacature en besluiten te solliciteren? Deze groep stroomt door naar fase twee, de sollicitatie-fase, waar je bepaalt wie voldoet aan je basiseisen.

Kandidaten die door de eerste screening komen, bereiken fase drie: het gesprek. Hier ontmoet je elkaar en onderzoek je of er een match is. Na gesprekken volgt fase vier, waarin je beslist aan wie je een aanbod doet. Tot slot is er fase vijf: de aanbod-acceptatie. Dit is het moment waarop kandidaten ja zeggen en de handtekening zetten.

Deze vijf fases vormen samen je recruitment funnel. Door te meten hoeveel kandidaten van de ene naar de andere fase gaan, zie je waar jouw proces hapert. Voor een complete uitleg van elk van deze stappen, lees ons artikel over het recruitment proces van vacature tot onboarding.

Waarom de meeste recruiters hun funnel niet kennen

Je herkent dit waarschijnlijk: een hiring manager klaagt over te weinig goede kandidaten. Jij start extra campagnes, plaatst op meer kanalen, investeert meer budget. Maar het echte probleem? Dat zie je niet.

Misschien haken kandidaten af na het cv-screenen omdat je functie-eisen te streng zijn. Of je verliest ze tussen gesprek en aanbod omdat je proces te traag is. Zonder funnel-inzicht bestrijg je symptomen in plaats van oorzaken. Je gooit meer kandidaten in de trechter, terwijl het lek ergens halverwege zit. Dat kost tijd, geld en energie.

Met inzicht in je funnel voer je gesprekken met data in plaats van onderbuikgevoel. Je laat zien waar het proces hapert en waarom bepaalde vacatures langer duren. Dat maakt je werk meetbaar en bespreekbaar.

Conversiepercentages: Wat zijn goede benchmarks per fase?

Conversiepercentages vertellen je hoeveel kandidaten van de ene fase naar de volgende overgaan. Deze benchmarks zijn gebaseerd op Nederlands en internationaal onderzoek uit 2024-2025.

Fase 1: Van bekendheid naar sollicitatie

Van alle mensen die je vacature bekijken, solliciteert gemiddeld 3 tot 5%. Dit percentage hangt sterk af van je employer brand, de aantrekkelijkheid van je vacaturetekst en hoe makkelijk het sollicitatieproces is. Een sterke employer brand kan dit percentage naar 7% tillen, terwijl een onduidelijke vacature of complex formulier het kan laten zakken naar 1%.

Zit je boven de 5%? Dan doe je het goed. Je vacaturetekst spreekt aan, je arbeidsvoorwaarden zijn helder en kandidaten voelen zich uitgenodigd om te solliciteren. Zit je onder de 2%? Dan is er iets mis met je vacature, je proces of je aanbod.

Fase 2: Van sollicitatie naar screening

Ongeveer 20 tot 30% van alle sollicitanten haalt de eerste selectie. Dit zijn kandidaten die voldoen aan je harde eisen en in aanmerking komen voor verdere screening. Veel organisaties wijzen meer dan 70% van de cv’s direct af omdat kandidaten niet matchen met basiseisen.

Dit lijkt misschien inefficiënt, maar het is normaal. Het vertelt je wel iets over de kwaliteit van je wervingskanalen. Als je 80% afwijst, trek je waarschijnlijk te veel verkeerde kandidaten aan. Dat wijst op een probleem in fase 1.

Fase 3: Van screening naar gesprek

Van de gescreende kandidaten nodig je 30 tot 50% uit voor een gesprek. Deze fase toont hoe selectief je bent na de eerste screening. Sommige organisaties zijn strenger en spreken maar 1 op de 5 kandidaten. Anderen nodigen bijna iedereen uit.

Wat werkt beter? Dat hangt af van je functie. Voor schaarse functies wil je breed spreken. Voor functies met veel sollicitanten ben je beter af met een strengere voorselectie.

Fase 4: Van gesprek naar aanbod

Gemiddeld krijgt 30 tot 50% van de gesprekspartners een aanbod. Dit percentage varieert sterk per functieniveau en schaarste. Bij schaarste doe je soms aan 80% een aanbod omdat je blij bent met elke goede kandidaat. Bij overschot aan kandidaten ligt dit percentage lager.

Een conversie onder de 20% betekent dat je te veel mensen laat doorstromen naar gesprekken die niet echt passen. Dan is je screening te zwak of zijn je selectiecriteria onduidelijk.

Fase 5: Van aanbod naar acceptatie

Als je een aanbod doet, accepteert 80 tot 90% dit. Een lagere acceptatie wijst op problemen met verwachtingsmanagement, concurrentie of onrealistische aanbiedingen. Kandidaten die tot deze fase komen, zijn vaak al mentaal ‘verkocht’ aan je organisatie. Als ze dan toch afwijzen, is er iets misgegaan in het proces.

Nu je weet wat normale percentages zijn, gaan we kijken naar de meest voorkomende problemen. Want waar verlies jij eigenlijk je kandidaten?

Waar verlies jij kandidaten? De 5 meest voorkomende lekken

Elk lek in je funnel vraagt om een andere oplossing. Herken jij één van deze situaties?

Lek 1: Te weinig sollicitaties ondanks veel views

Je vacature wordt honderden keren bekeken, maar je krijgt maar 5 tot 10 sollicitaties. Je conversie zit onder de 2%. Dit is één van de meest frustrerende situaties: je bereikt mensen, maar ze besluiten niet te solliciteren.

Dit gebeurt meestal omdat kandidaten geïnteresseerd genoeg zijn om te klikken, maar afhaken als ze de vacature lezen. Misschien is je tekst te vaag of te lang. Of je sollicitatieformulier is te complex. Uit onderzoek van CareerBuilder blijkt dat 60% van de kandidaten een online sollicitatieformulier afbreekt als het te lang duurt of te complex is.

Andere mogelijke oorzaken zijn onrealistische functie-eisen (“5 jaar ervaring voor junior functie”), het ontbreken van salarisindicatie, of te weinig context over je bedrijf als je werkgever onbekend bent.

Wat je eraan doet: Test een kortere vacaturetekst met duidelijke USP’s in de eerste alinea. Vereenvoudig je sollicitatieprocedure tot maximaal 5 minuten. Vermeld een salarisindicatie. Zorg dat kandidaten binnen 48 uur een reactie krijgen. Deze simpele aanpassingen tillen je conversie vaak al van 2% naar 4%.

Lek 2: Hoge afwijzing na cv-screening

Je krijgt 50 sollicitaties, maar moet er 40 direct afwijzen. Slechts 20% komt door je screening. Dit voelt als verspilde tijd: al die cv’s lezen voor niks. Het echte probleem is dat je de verkeerde kandidaten aantrekt.

Je vacaturetekst is waarschijnlijk te algemeen, waardoor iedereen zich aangesproken voelt. Of je gebruikt verkeerde wervingskanalen voor je doelgroep. Een vacature voor een senior finance professional op Facebook zal andere kandidaten aantrekken dan dezelfde vacature op LinkedIn.

Soms is ook je functietitel misleidend, of staan je harde eisen niet prominent genoeg vermeld. Kandidaten scrollen over de vereisten heen en solliciteren op basis van een hoopvolle inschatting. Het probleem van te veel verkeerde sollicitanten herken je? Lees waarom soms niemand wordt aangenomen na maanden zoeken.

Wat je eraan doet: Maak je functie-eisen explicieter in de vacaturetekst. Plaats een “Dit ben jij”-sectie bovenaan met de 3 belangrijkste must-haves. Test verschillende wervingskanalen en meet welke de beste kwaliteit leveren. Wees eerlijk over vereiste ervaring en wees niet bang om kandidaten af te schrikken die niet passen.

Lek 3: Kandidaten haken af voor of na het gesprek

Je nodigt kandidaten uit, maar 30% zegt af. Of ze komen wel, maar trekken zich daarna terug. Je conversie van screening naar aanbod is onder de 15%. Dit wijst op een probleem met snelheid of candidate experience.

Kandidaten verliezen interesse tijdens het wachten. Te lange doorlooptijd tussen uitnodiging en gesprek (meer dan 2 weken) is giftig. In die tijd krijgen ze andere aanbiedingen of raken ze afgeleid. Geen tussencommunicatie versterkt dit: kandidaten voelen zich vergeten.

Ook slechte gespreksvoering speelt een rol. Als kandidaten ervaren dat de interviewer slecht voorbereid is, onduidelijke verwachtingen schetst, of niet luistert naar hun vragen, haken ze af. De candidate experience tijdens het gesprek bepaalt of ze doorgaan. Wil je objectiever selecteren? Gebruik assessments in je selectieproces voor betere voorspelbaarheid.

Wat je eraan doet: Plan gesprekken binnen 7 dagen na screening. Stuur een persoonlijke uitnodiging met agenda en wat ze verwachten. Bel kandidaten tussen screening en gesprek om verbinding te houden. Train je hiring managers in gesprekstechnieken. Geef binnen 48 uur na het gesprek feedback. Deze aanpak verhoogt je conversie aanzienlijk.

Lek 4: Lage conversie van gesprek naar aanbod

Je spreekt 10 kandidaten, maar doet maar aan 1 of 2 een aanbod. Je conversie is onder de 20%. Dit betekent dat je te veel mensen laat doorstromen naar de gespreksfase die eigenlijk niet passen.

Vaak komt dit door een vage vacature-intake. Je weet niet precies wat je zoekt, dus nodigt iedereen uit die “interessant lijkt”. Of de hiring manager verandert eisen tijdens het proces: eerst was autonomie belangrijk, nu plotseling teamspirit. Zonder heldere criteria selecteer je op onderbuikgevoel. Een goede vacature-intake voorkomt dat functie-eisen halverwege veranderen.

Soms zijn de verwachtingen ook gewoon te hoog. Je zoekt een unicorn: iemand met 10 jaar ervaring, een bescheiden salariswens, flexibel in werktijden én instant beschikbaar. Die bestaat niet.

Wat je eraan doet: Doe een betere intake met de hiring manager vooraf. Maak heldere selectiecriteria en houd je daaraan. Screen strenger vóór je uitnodigt. Gebruik scorecards tijdens gesprekken om objectief te beoordelen. Stop met zoeken naar perfecte kandidaten en accepteer dat 80% match vaak genoeg is.

Lek 5: Aanbod wordt afgewezen

Je doet een aanbod, maar de kandidaat wijst af. Je acceptatiepercentage zit onder de 70%. Dit is pijnlijk omdat je zoveel energie hebt geïnvesteerd in deze kandidaat. Er is een mismatch tussen wat de kandidaat verwacht en wat je aanbiedt. Of je concurrent was sneller en beter.

Salaris ligt vaak onder verwachting, maar dat was niet besproken in eerdere fases. Arbeidsvoorwaarden komen als verrassing: “Wat, maar 25 vakantiedagen?” Of je hebt te lang gewacht met een aanbod doen, waardoor de concurrent sneller was. Kandidaten wachten niet eeuwig.

Ook speelt relatie een rol. Als je geen goede band hebt opgebouwd tijdens het proces, voelt een aanbod zakelijk en koud aan. Kandidaten kiezen dan voor de werkgever waar ze wél een klik hadden. Na acceptatie begint een nieuwe fase: onboarding van nieuwe medewerkers.

Wat je eraan doet: Bespreek salarisverwachtingen al in de screening. Wees transparant over arbeidsvoorwaarden vanaf het begin. Doe binnen 24 uur na besluit een aanbod. Bouw al tijdens het proces een relatie op door regelmatig contact te houden. Vraag actief wat kandidaten zoeken in hun volgende stap. Deze kleine aanpassingen verhogen je acceptatiepercentage naar 85% of hoger.

Je recruitment funnel in kaart brengen in 4 stappen

Je hebt geen duur ATS nodig om je funnel in kaart te brengen. Een Excel-sheet en 30 minuten tijd zijn genoeg.

Stap 1: Bepaal je 5 basisfases

Gebruik de standaard indeling: Views (hoeveel mensen bekeken de vacature?), Sollicitaties (hoeveel mensen solliciteerden?), Screenings (hoeveel kandidaten kwamen door eerste selectie?), Gesprekken (hoeveel kandidaten sprak je?) en Aanbod plus Acceptatie (hoeveel aanbiedingen deed je en hoeveel werden geaccepteerd?). Deze vijf fases geven je al 80% van het inzicht dat je nodig hebt.

Stap 2: Tel kandidaten per fase

Pak je laatste 5 ingevulde vacatures en tel per vacature hoeveel kandidaten er waren in elke fase. Noteer dit in een simpele tabel. Vergeet niet: ook afgewezen kandidaten tellen mee in de fase waar ze afvielen. Als je 30 sollicitaties kreeg en er 20 afwees, dan zijn dat 30 sollicitaties en 10 screenings.

Stap 3: Bereken conversiepercentages

Deel het aantal kandidaten in fase B door het aantal in fase A en vermenigvuldig met 100. Bijvoorbeeld: 20 sollicitaties naar 5 screenings is (5 ÷ 20) × 100 = 25% conversie. Bereken dit voor elke overgang: Views naar Sollicitaties, Sollicitaties naar Screenings, Screenings naar Gesprekken, Gesprekken naar Aanbod, en Aanbod naar Acceptatie.

Stap 4: Identificeer je grootste lek

Leg je percentages naast de benchmarks uit dit artikel. Waar zie je de grootste afwijking? Dat is je belangrijkste lek. Focus je energie eerst daarop. Eén fase verbeteren met 10 procentpunt heeft meer impact dan vijf fases met 2 procentpunt verbeteren. Dit is het 80/20-principe: 80% van je resultaat komt uit 20% van je inspanning.

Veelgestelde vragen over de recruitment funnel

Wat is een recruitment funnel precies?

Een recruitment funnel is een visueel model dat je wervingsproces weergeeft als trechter. Het toont hoeveel kandidaten elke fase doorlopen (van vacature-view tot acceptatie) en waar ze afhaken. Door conversiepercentages te meten tussen fases, identificeer je knelpunten en verbeter je je proces gericht.

Hoeveel sollicitanten heb je gemiddeld nodig voor 1 hire?

Gemiddeld heb je 500 tot 600 vacature-views nodig voor één succesvolle aanname. Dit vertaalt zich naar ongeveer 20 tot 25 sollicitaties, 5 tot 7 screenings, 2 tot 3 gesprekken en 1 aanbod. Deze cijfers variëren per functieniveau en schaarsgraad van de doelgroep.

Wat is een goed conversiepercentage van views naar sollicitaties?

Een gezonde conversie ligt tussen 3 en 5%. Boven de 5% doe je het goed en heb je waarschijnlijk een sterke employer brand. Onder de 2% wijst op problemen met je vacaturetekst, arbeidsvoorwaarden of sollicitatieprocedure. Check dan je tekst, vereenvoudig je formulier en wees transparanter over salaris.

Hoe bereken je de conversie in je recruitment funnel?

Deel het aantal kandidaten in de volgende fase door het aantal in de huidige fase en vermenigvuldig met 100. Voorbeeld: van 20 sollicitaties gaan 5 door naar screening: (5 ÷ 20) × 100 = 25% conversie. Meet dit voor elke overgang tussen fases om te zien waar je grootste lek zit.

Wanneer is je recruitment funnel te breed of te smal?

Te breed: Als je meer dan 50 sollicitaties krijgt waarvan je 80% direct afwijst. Dan trek je verkeerde kandidaten aan. Te smal: Als je minder dan 10 sollicitaties krijgt voor een niet-schaarse functie. Dan bereik je te weinig mensen of schrikt je vacaturetekst af. Het gaat om kwaliteit, niet kwantiteit.

Kun je een recruitment funnel ook zonder ATS gebruiken?

Ja, zeker. Een simpele Excel-tabel is genoeg. Maak kolommen voor elke fase en tel handmatig je kandidaten per vacature. Het kost 30 minuten per vacature om dit bij te houden, maar het inzicht dat je krijgt is die investering dubbel waard. Start klein met je laatste 5 vacatures.