Pre-screening van sollicitanten automatiseren met chatbots

Recruiters besteden nog steeds uren per week aan screeningsgesprekken die nergens toe leiden. Ondertussen krijgen kandidaten geen antwoord op basale vragen omdat de recruiter eerst moet overleggen met de hiring manager. En sinds AI-sollicitatiebots hun intrede doen, groeit de stapel onzin-sollicitaties. Er is een betere manier.

Chatbots en WhatsApp-bots nemen het saaie, repetitieve werk over. Ze stellen de vragen die jij nu in elk eerste gesprek stelt. En ze doen dat binnen minuten na de sollicitatie, niet een week later.

Waarom dit werkt

De meeste recruiters bellen nog steeds handmatig om te vragen of iemand een rijbewijs heeft. Niet omdat ze dat willen, maar omdat hun systemen en processen er niet op zijn ingericht. Toch is de technologie er al. Sommige recruitmentbureaus gebruiken al AI-agents hiervoor. En partijen als VONQ bieden kant-en-klare oplossingen zoals EQO waarmee je pre-screening direct koppelt aan je vacaturecampagnes.

Je maakt een efficiëntieslag

Hoeveel screeningsgesprekken voer je per week? En hoeveel daarvan leiden tot een vervolgstap? Bij veel recruiters is dat minder dan de helft. De rest was verspilde tijd, voor jou en voor de kandidaat. Een chatbot filtert vooraf. Je spreekt alleen nog mensen die aan de basisvereisten voldoen.

Saai werk verdwijnt

Dezelfde vragen stellen, dezelfde antwoorden noteren, dezelfde Excel bijwerken. Dat is geen werk waar je als recruiter voor bent opgeleid. Een bot neemt het over. Jij focust op wat je goed doet: mensen inschatten, relaties bouwen, de juiste match maken.

Kandidaten zijn blij

Kandidaten hebben basale vragen. Wat is het salaris? Hoeveel dagen per week? Is thuiswerken mogelijk? De meeste recruiters beantwoorden die vragen niet in het eerste gesprek, want ze weten het zelf niet zonder de hiring manager te raadplegen. Een chatbot geeft direct antwoord, 24/7, ook op zondagavond als de kandidaat zit te solliciteren.

Snelheid: van weken naar uren

Het klassieke proces duurt weken. Sollicitatie binnen, cv bekijken, gesprek plannen, gesprek voeren, terugkoppelen. Met een chatbot heb je binnen uren een compleet dossier met alle basisinformatie. De time-to-hire daalt, en snelle bedrijven winnen de beste kandidaten.

Filter op AI-sollicitatiespam

AI-sollicitaties is een probleem alleen maar groeit. Kandidaten gebruiken AI-tools om massaal te solliciteren. Ze klikken op alles, ongeacht of ze matchen. Een chatbot filtert deze eruit: kandidaten moeten echt de moeite nemen om vragen te beantwoorden, bots kunnen dat (nog) niet.

Wat er nu misgaat

Het klassieke sollicitatieproces kent een vertraging die niemand helpt. Een kandidaat solliciteert, de recruiter bekijkt het cv een paar dagen later, plant een kennismakingsgesprek, en pas dan komen de praktische vragen. Heeft deze persoon een rijbewijs? Accepteert deze persoon het geboden salaris? Kan deze persoon op de gevraagde dagen werken?

Bij een deel van de kandidaten is het antwoord nee. Dat wist je alleen niet, want je had de vraag nog niet gesteld. Het gesprek was verspilde tijd.

Dit speelt vooral bij functies met veel sollicitanten of heldere knock-out criteria. Logistiek (rijbewijs verplicht), retail (weekendbeschikbaarheid), zorg (BIG-registratie), productie (ploegendienst). Hier bepalen feitelijke vereisten of iemand überhaupt in aanmerking komt.

Wat een chatbot doet na de sollicitatieklik

Direct na het klikken op ‘solliciteer’ start een gesprek via chat of WhatsApp. De kandidaat beantwoordt vragen op een moment dat het uitkomt. Binnen minuten heb je een compleet dossier.

Knock-out criteria checken

De belangrijkste tijdwinst zit in het vroegtijdig filteren. De chatbot stelt de vragen die bepalen of iemand überhaupt in aanmerking komt:

• Beschikbaarheid: welke dagen en hoeveel uur per week?
• Salarisverwachting: past dit binnen de schaal?
• Rijbewijs: B of hoger aanwezig?
• Werkvergunning: mag je in Nederland werken?
• Locatie: acceptabele reisafstand?
• Startdatum: wanneer beschikbaar?

Voldoet een kandidaat niet? Dan krijgt deze persoon direct een vriendelijke melding of doorverwijzing naar een andere vacature. Geen wachttijd, geen teleurstelling na een gesprek.

Sollicitatiedossier compleet maken

De chatbot vraagt wat je nodig hebt: contactgegevens, motivatie in eigen woorden, cv of LinkedIn-profiel. Kandidaten zonder actueel cv beantwoorden een paar korte vragen over hun ervaring. En bij functies waar documenten nodig zijn (rijbewijs, diploma, ID), vraagt de bot kandidaten deze direct te uploaden.

Wat je wel en niet automatiseert

Een chatbot is geen vervanging voor een recruiter. Het is een filter. Jij besteedt je tijd aan kandidaten die voldoen aan de basisvereisten.

De grens is simpel: vraagt het antwoord interpretatie? Dan doe jij het. Is het een feitelijke check? Dan doet de bot het.

Aan de slag

Begin klein. Schrijf de vragen op die je nu in elk eerste gesprek stelt. De vragen die je standaard stelt, ongeacht de kandidaat, zijn kandidaat voor automatisering. Bepaal welke antwoorden knock-out zijn. En kies een kanaal: de meeste chatbots werken via je werkenbij-site of via WhatsApp.

Een ding is belangrijk: houd altijd een escape. Kandidaten die vastlopen of complexe vragen hebben, schakelen door naar een recruiter. Automatisering werkt alleen als het de kandidaatervaring verbetert, niet verslechtert.

Veelgestelde vragen over pre-screening door AI

Verliezen we de menselijke touch?

Nee, je krijgt juist meer tijd voor échte gesprekken. Nu besteed je tijd aan het stellen van administratieve vragen. Straks besteed je die tijd aan het inschatten van competenties, motivatie en cultuurfit. Dat is waar je als recruiter waarde toevoegt.

Wat als kandidaten geen zin hebben in een bot?

Een deel van de kandidaten geeft de voorkeur aan direct menselijk contact. Dat is prima. Bied altijd een alternatief: “Liever bellen? Laat je nummer achter.” In de praktijk vindt 80% het prima om eerst een paar vragen te beantwoorden, zeker als ze daardoor sneller antwoord krijgen.

Accepteren kandidaten een chatbot bij solliciteren?

Uit onderzoek blijkt dat kandidaten chatbots waarderen voor praktische vragen. Ze krijgen direct antwoord, ook buiten kantoortijden. Transparantie helpt: vertel dat het een bot is. En houd menselijk contact beschikbaar voor wie dat wil.

Hoe snel heb ik een compleet dossier?

Binnen minuten na de sollicitatie. Gemiddeld duurt het invullen 5-10 minuten. Vergelijk dat met het plannen en voeren van een screeningsgesprek: dat kost je al snel een week en een half uur per kandidaat.

Werkt dit ook voor senior functies?

Voor functies met weinig sollicitanten en hoge complexiteit is een chatbot minder zinvol. Bij executive search blijft persoonlijk contact vanaf het begin de norm. Maar voor volumefuncties en functies met heldere criteria is het een no-brainer.

Hoe voorkom ik dat goede kandidaten afhaken?

Houd de vragenlijst kort. Stel alleen vragen die je nodig hebt voor de eerste selectie. En geef kandidaten de mogelijkheid om later terug te komen. Een goed selectiegesprek blijft de basis voor de uiteindelijke keuze.