Zo organiseer je een open dag voor recruitment

Je plaatst je vacature op LinkedIn. Je betaalt voor Indeed. Je investeert in een LinkedIn Recruiter seat van €10.000 per jaar. En wat krijg je? Tien reacties waarvan er negen niet eens de vacaturetekst lijken te hebben gelezen. De ene geschikte kandidaat? Die haakt af na het eerste gesprek.

Online recruitment kost je bakken met geld en levert steeds minder op. Niet omdat jij iets fout doet, maar omdat de arbeidsmarkt veranderd is. Volgens onderzoek van LinkedIn en Intelligence Group is ongeveer 70% van alle professionals niet actief op zoek naar een nieuwe baan. Die mensen scrollen voorbij jouw vacature. Die zie je nooit, tenzij je een andere weg kiest.

Een recruitment open dag kan die mensen naar je toe halen. Je geeft kandidaten een kijkje achter de schermen, laat ze het team ontmoeten en de werkplek ervaren. Succesvolle open dagen trekken tientallen tot honderden bezoekers, wat leidt tot meerdere sollicitaties en nieuwe medewerkers.

Het grote voordeel: je bereikt kandidaten die online nooit hadden gereageerd, en je investering per hire ligt vaak lager dan bij traditionele online recruitment.

Waarom een recruitment open dag vaak beter werkt dan online werven

Je hebt het vast wel eens meegemaakt. Je spreekt een kandidaat telefonisch of via video. Het gesprek verloopt prima. Jullie maken een afspraak voor een tweede ronde. En dan? Ghosting. De kandidaat reageert niet meer.

Dit gebeurt regelmatig omdat online contact vrijblijvend aanvoelt. Een kandidaat heeft weinig commitment. Geen fysieke investering. Geen sociale druk. Afzeggen kost één click.

Een open dag werkt vaak anders. Iemand die de moeite neemt om naar je bedrijf te komen, heeft al een commitment gemaakt. Die persoon heeft tijd vrijgemaakt, reistijd geïnvesteerd en is fysiek aanwezig. Psycholoog Robert Cialdini beschrijft dit als het commitment & consistency principe: mensen hebben de neiging om consistent te zijn met hun eerdere acties. Deze fysieke aanwezigheid zorgt voor een sterker commitment dan online contact.

Daarnaast krijg je op een open dag direct inzicht in de cultural fit. Je merkt of iemand enthousiast reageert op je werkplek. Of ze goed communiceren met je huidige medewerkers. Of de energie klopt. Dit voorkomt mismatches die je online pas na weken ontdekt.

Het kostenplaatje speelt ook mee. Een open dag kost je meestal tussen de €2.000 en €5.000 aan catering, promotiemateriaal en eventuele externe hulp. Dat verdien je in de regel terug met één of twee hires. Een LinkedIn Recruiter seat kost je €6.000 per jaar zonder enige garantie op resultaat.

Let wel: een open dag is geen wondermiddel. Je bereikt vooral lokaal talent en het werkt beter voor sommige functies dan voor andere. Lees verder voor wanneer een open dag wel en niet past bij jouw situatie.

Voor wie werkt een recruitment open dag (en voor wie niet)?

Een open dag levert vaak goede resultaten op in deze situaties:

Je werft voor veel vergelijkbare functies. Denk aan productie, zorg, retail of klantenservice. Je hebt tien vacatures voor magazijnmedewerker of vijf voor verpleegkundige. Met één event bereik je een grote groep potentieel geschikte kandidaten.

Je wilt lokaal talent aantrekken. Een open dag werkt goed voor kandidaten in een straal van 30-50 kilometer. Ze hoeven niet ver te reizen en je wordt zichtbaar in de lokale gemeenschap. Dit is waardevol voor MKB bedrijven die geen landelijke naamsbekendheid hebben.

Je employer brand heeft een boost nodig. Mensen kennen je bedrijf niet of hebben vooroordelen. Een open dag laat zien hoe het echt is. Werknemers vertellen hun verhaal. Kandidaten zien de werkplek in plaats van het imago dat ze hadden. Meer over employer branding strategieën.

Je kunt ook verschillende formats overwegen. Een grote open dag met 100+ bezoekers past bij volume recruitment. Een kleine, exclusieve kennismakingsdag met 20-30 uitgenodigde kandidaten kan beter werken bij specialistische functies. Kies het format dat aansluit bij je doelgroep en vacatures.

8 stappen om je recruitment open dag te organiseren

Je hebt ongeveer acht weken nodig om een goede open dag te organiseren. Minder kan, maar dan loop je het risico op stress en vergeetachtigheden. Volg deze stappen:

Stap 1: Bepaal je doel en doelgroep (week 1-2)

Begin met twee vragen. Eén: wat wil je bereiken? Vijf nieuwe magazijnmedewerkers? Tien verpleegkundigen? Een talentenpool opbouwen voor toekomstige vacatures?

Twee: wie wil je bereiken? Starters zonder ervaring? Ervaren professionals die willen switchen? Passieve kandidaten die niet actief zoeken maar wel openstaan voor iets nieuws?

Schrijf dit op. Dit wordt je kompas voor alle beslissingen die volgen.

Stap 2: Prik je datum en reserveer je locatie (week 2)

Kies een zaterdag tussen 10:00-14:00 uur of een vrijdagmiddag van 16:00-19:00 uur. Zaterdagen werken vaak goed voor kandidaten met een fulltime baan. Vrijdagmiddagen passen bij mensen die flexibel werken of eerder kunnen stoppen.

Check vooraf of er geen grote events in je regio zijn. Een open dag tijdens een WK-wedstrijd of lokaal festival trekt vaak weinig bezoekers.

Gebruik bij voorkeur je eigen bedrijfspand als locatie. Dit scheelt kosten en kandidaten zien meteen de werkomgeving. Zorg dat de ruimte er netjes uitziet. Geen volle bureaus, rondslingerende spullen of vieze koffiekoppen. Eerste indruk telt.

Stap 3: Stel je kernteam samen (week 2-3)

Je hebt minimaal drie mensen nodig: iemand van HR (jij), iemand van marketing (voor promotie) en een enthousiaste medewerker die rondleidingen geeft.

Betrek ook één of twee hiring managers. Zij praten met kandidaten over het werk zelf. En vraag facilitair om te helpen met catering en de praktische kant.

Plan wekelijks een kort overleg van 30 minuten. Zo blijft iedereen op de hoogte en vergeet je niks.

Stap 4: Maak je programma (week 3-5)

Houd het simpel. Een goede open dag duurt meestal twee tot drie uur. Begin met een ontvangst met koffie en thee, zodat mensen op hun gemak komen. Plan daarna rondleidingen door het bedrijf in kleine groepen van maximaal tien personen. Grote groepen maken persoonlijk contact lastiger.

Reserveer tijd voor een informele kennismaking met medewerkers. Dit is vaak het meest waardevolle onderdeel: kandidaten kunnen alle vragen stellen die ze hebben. Geen powerpoints of formele presentaties, gewoon koffie en gesprekken.

Overweeg korte speed-dates met hiring managers van vijf tot tien minuten per kandidaat. Dit werkt goed voor kandidaten die direct willen laten zien wat ze kunnen. Het is niet verplicht, maar kan de drempel verlagen om te solliciteren.

Sluit af met tijd om te netwerken, vragen te stellen en eventueel sollicitatieformulieren in te vullen. Sommige kandidaten willen meteen actie ondernemen, maak het ze makkelijk.

Maak de rondleiding interactief. Laat mensen dingen aanraken, uitproberen of even meekijken met een medewerker. Passief rondgeleid worden is vaak saai en blijft minder goed hangen.

Stap 5: Bepaal je budget (week 4-5)

De kosten van een recruitment open dag variëren flink. Voor catering (koffie, thee, wat lekkers) reken je op €300-800 afhankelijk van het aantal bezoekers. Promotiemateriaal zoals flyers en social media advertenties kosten meestal €500-1.500. Dit is je belangrijkste investering: zonder goede promotie komen er geen bezoekers.

Give-aways met je logo zijn optioneel en kosten €200-500. Denk aan pennen, tassen of notitieblokjes. Externe hulp zoals een fotograaf of extra personeel kost €500-1.000, maar is alleen nodig bij grote events.

In totaal kom je uit op €2.000-5.000 afhankelijk van de schaal. Vergelijk dit met de gemiddelde €3.000-5.000 die online recruitment per hire kost. Met enkele succesvolle hires kan je investering zich terugverdienen.

Stap 6: Start je promotie op 5 kanalen (week 5-7)

Dit is de bepalende stap. Een goed georganiseerde open dag zonder bezoekers levert niets op. Promoot via deze vijf kanalen:

1. Social media: Post minstens acht keer over je open dag. Gebruik foto’s van je werkplek, quotes van medewerkers en video waarin je team zich voorstelt. LinkedIn werkt goed voor professionele functies, Facebook en Instagram voor retail, horeca en zorg. Boost je belangrijkste posts met €50-150 per kanaal om meer bereik te krijgen. Bekijk ook onze gids over social media recruitment.

2. Je eigen netwerk: Vraag al je medewerkers om de open dag te delen op hun persoonlijke LinkedIn of Facebook. Mensen vertrouwen berichten van hun vrienden meer dan bedrijfsposts. Overweeg een beloning: wie het vaakst deelt of de meeste aanmeldingen genereert, wint een etentje of tegoedbon. Lees meer over referral recruitment programma’s.

3. Lokale media: Stuur een persbericht naar lokale kranten en nieuwssites. Haak het aan een nieuwswaardige hoek: “Bedrijf X opent deuren om 50 nieuwe banen te laten zien” of “Open dag als antwoord op krapte arbeidsmarkt”. Lokale media schrijven hier vaak graag over, en het kost je niks.

4. Jobboards: Plaats een banner op je vacaturepagina’s en voeg een call-to-action toe aan al je huidige vacatures: “Wil je ons eerst leren kennen? Kom naar onze open dag op [datum].”

5. Direct mail (optioneel): Heb je een talentenpool of database van eerdere sollicitanten? Mail ze persoonlijk met een uitnodiging. Gebruik een pakkende onderwerpregel: “Kom kennismaken op [datum]. Geen sollicitatiegesprek, gewoon koffie en een rondleiding.”

Start zes weken van tevoren met kleine hints. Vier weken van tevoren ga je all-in. Twee weken van tevoren stuur je een reminder. Eén week van tevoren nog een laatste push.

Stap 7: Voer de dag uit (week 8)

Zorg dat je team er een uur van tevoren is. Check of alles klaarstaat: catering, naamkaartjes, bewegwijzering, presentatiemateriaal. Wijs iemand aan als hoofdcoördinator die overzicht houdt.

Maak foto’s en video’s tijdens de dag. Dit materiaal is waardevol voor je volgende promotie en je employer brand.

Leg bij de ingang een gastenlijst klaar. Vraag bezoekers om naam, emailadres en telefoonnummer. Zo kun je ze later benaderen. Maak dit opt-in: kandidaten moeten expliciet akkoord gaan met contact, anders overtreed je privacywetgeving.

Zorg dat sollicitatieformulieren direct beschikbaar zijn. Sommige kandidaten willen meteen solliciteren. Maak het ze makkelijk. Een QR-code naar je sollicitatiepagina werkt ook goed.

Stap 8: Follow-up en conversie (week 8-10)

De dag na je open dag stuur je alle bezoekers een bedank-mail. Voeg een link toe naar je vacatures en moedig ze aan om te solliciteren.

Drie dagen later stuur je een reminder: “Heb je al nagedacht over een sollicitatie? We helpen je graag verder.”

Een week later nodig je kandidaten die nog niet hebben gesolliciteerd uit voor een informeel gesprek: “Twijfel je nog? Kom een keer koffiedrinken.”

Overweeg ook om kandidaten die enthousiast leken persoonlijk te bellen. Een telefoontje van vijf minuten kan het verschil maken tussen wel of niet solliciteren.

Hoe trek je gekwalificeerde kandidaten naar je open dag

De kwaliteit van je bezoekers hangt sterk af van je promotie. Sommige bedrijven trekken 150 bezoekers maar krijgen maar vijf sollicitaties. Andere trekken 60 bezoekers en krijgen 20 sollicitaties. Het verschil zit in wie je bereikt en hoe je communiceert.

Actieve werkzoekenden bereik je via jobboards en LinkedIn. Deze groep reageert snel en heeft een lage drempel. Nadeel: ze solliciteren vaak ook bij tien andere bedrijven. Je concurrentie is groot.

Passieve kandidaten bereik je via je netwerk en lokale media. Dit zijn de mensen die niet actief zoeken maar wel openstaan voor iets nieuws. Volgens onderzoek van Intelligence Group vormt deze groep ongeveer 70% van alle professionals. Ze zijn vaak tevreden in hun huidige baan maar nieuwsgierig naar jouw bedrijf. Als je ze weet te overtuigen, heb je een gemotiveerde kandidaat zonder dat er tien concurrenten in de race zitten.

Je kunt mensen vooraf laten registreren via een formulier. Dit geeft je inzicht in het aantal bezoekers. Nadeel: de drempel is hoger. Sommige kandidaten besluiten impulsief om te komen en registreren zich niet vooraf.

Je kunt ook een walk-in organiseren waar iedereen welkom is zonder aanmelding. Dit trekt vaak meer bezoekers maar geeft minder controle. Een praktische oplossing: kies voor pre-registratie met walk-ins toegestaan. Zo krijg je inzicht én flexibiliteit.

Begin je promotie met een teaser. Post een foto van je team met de tekst: “Over vier weken openen we onze deuren. Wil je zien waar je straks werkt? Save the date.” Dit prikkelt de nieuwsgierigheid zonder direct veel te vragen.

Follow-up: van bezoeker naar sollicitant

Je open dag is geslaagd. 80 mensen kwamen langs. Tien solliciteerden direct. En nu?

De eerste 24 uur zijn bepalend. Stuur alle bezoekers een persoonlijke mail. Bedank ze voor hun komst. Voeg een link toe naar je vacatures. Sluit af met: “Vragen? Mail of bel me gerust.”

Stuur drie dagen later een reminder naar kandidaten die nog niet solliciteerden: “We vonden het leuk je te ontmoeten. Ben je nog aan het nadenken? Kom gerust nog een keer koffiedrinken voor je solliciteert.”

Bel na een week de vijf kandidaten die het meest enthousiast leken. Vraag direct: “We zoeken iemand zoals jij. Wanneer kunnen we je weer zien?”

Uit praktijkervaring blijkt dat de conversie van bezoeker naar sollicitant tussen de 10-20% ligt. Van de 80 bezoekers solliciteren er 8-16. Van die sollicitanten nodig je er ongeveer 5-8 uit voor een gesprek. Van die gesprekken huur je er uiteindelijk 2-4 in. Meer over recruitment funnel optimalisatie.

Kandidaten die niet solliciteren zijn niet verloren. Voeg ze toe aan je talentenpool. Mail ze elke drie maanden met updates over nieuwe vacatures. Zo bouw je een database van 50-100 warme contacten die je later kunt benaderen.

Budget en ROI: wat kost een recruitment open dag?

De kosten verschillen per schaal. Een kleine kennismakingsdag voor 30-50 mensen kost meestal €2.000-3.000. Een grote open dag voor 100+ mensen kost €4.000-5.000.

Je grootste kostenpost is promotie (€500-1.500). Bespaar hier niet op. Een open dag zonder bezoekers kost je net zoveel maar levert niks op.

Catering is de tweede kostenpost (€300-800). Je kunt besparen door dit intern te regelen. Vraag je kantine of facilitair om koffie, thee en wat lekkers te verzorgen in plaats van een externe cateraar in te huren.

Je ROI reken je zo uit: een open dag van €3.000 met drie hires levert je €1.000 per hire op. Vergelijk dit met online recruitment waar je gemiddeld €3.000-5.000 per hire kwijt bent volgens verschillende recruitment benchmarks. Dit kan een aanzienlijke besparing opleveren.

Daarnaast bouw je employer brand op, verzamel je contacten voor je talentenpool en versterk je je lokale zichtbaarheid. Deze zachte waarde is moeilijk in euro’s uit te drukken maar heeft wel degelijk impact op je toekomstige werving.

Veelgestelde vragen over recruitment open dagen

Hoe lang van tevoren moet je een open dag organiseren?

Start bij voorkeur acht weken van tevoren. Dit geeft je genoeg tijd om een team samen te stellen, promotie te regelen en alles voor te bereiden zonder stress. Minder kan, maar dan loop je het risico dat je dingen vergeet of te weinig bezoekers trekt omdat je promotie te laat begon.

Hoeveel mensen komen gemiddeld naar een recruitment open dag?

Dit hangt sterk af van je promotie en je naamsbekendheid. Kleine bedrijven zonder sterke employer brand trekken vaak 30-60 bezoekers. Middelgrote bedrijven met goede promotie trekken meestal 50-100 bezoekers. Grote, bekende werkgevers zoals ziekenhuizen of overheidsinstellingen trekken soms 100-200 bezoekers.

Wat kost het om een recruitment open dag te organiseren?

Reken op €2.000-5.000 afhankelijk van de schaal. Kleine open dag (30-50 mensen): €2.000-3.000. Grote open dag (100+ mensen): €4.000-5.000. Je grootste kosten zijn promotie en catering.

Hoe promoot je een recruitment open dag effectief?

Gebruik minimaal vijf kanalen: social media (LinkedIn, Facebook, Instagram), je eigen netwerk (medewerkers laten delen), lokale media (persbericht), jobboards (banner op vacaturepagina’s) en direct mail (talentenpool mailen). Start zes weken van tevoren en ga vier weken van tevoren all-in.

Kun je ook een online open dag organiseren?

Technisch kan het, maar het verliest de belangrijkste kracht van een fysieke open dag: persoonlijk contact. Kandidaten zien je werkplek niet echt, ruiken de sfeer niet en voelen minder commitment. Een online variant kan helpen als je geen andere optie hebt, maar verwacht minder conversie naar sollicitaties.

Wat is het verschil tussen een open dag en een banenmarkt?

Een banenmarkt is een groot event met tientallen werkgevers waar kandidaten langslopen. Je staat tussen veel concurrenten en hebt weinig tijd per kandidaat. Een open dag organiseer je zelf in je eigen bedrijf. Kandidaten komen specifiek voor jou en je hebt alle tijd om ze te overtuigen. Uit ervaring blijkt dat een open dag vaak beter werkt voor conversie.

Hoe meet je het succes van je open dag?

Track deze cijfers: aantal bezoekers, aantal sollicitaties binnen twee weken, aantal uitgenodigde kandidaten voor gesprek, aantal hires binnen twee maanden. Bereken je cost-per-hire (totale kosten gedeeld door aantal hires) en vergelijk met je gemiddelde online cost-per-hire. Een open dag is succesvol als je cost-per-hire lager is en je time-to-hire korter.

Welke dag en tijd zijn het beste voor een recruitment open dag?

Zaterdagochtend of -middag (10:00-14:00 uur) werkt vaak goed voor kandidaten met een fulltime baan. Vrijdagmiddag (16:00-19:00 uur) past bij flexwerkers. Vermijd zondagen (mensen willen vrij zijn) en doordeweekse avonden (mensen zijn vaak moe na een werkdag).

Is een open dag iets voor jou?

Een recruitment open dag kan goed werken als je meerdere vergelijkbare functies wilt vervullen, lokaal talent wilt aantrekken of je employer brand een boost wil geven. Het kost je €2.000-5.000 en ongeveer acht weken voorbereiding. Daar staat tegenover dat succesvolle events tientallen tot honderden bezoekers trekken, wat leidt tot meerdere sollicitaties en nieuwe medewerkers binnen enkele maanden.

Je bereikt de groep passieve kandidaten die online vaak niet reageert. Een open dag kan een effectieve aanvulling zijn op je online recruitment strategie. En je bouwt een talentenpool op van warme contacten voor toekomstige vacatures.

Begin klein als je het nog nooit hebt gedaan. Organiseer een eerste kennismakingsdag voor 30-50 mensen. Leer van wat werkt en wat niet. Schaal daarna op naar grotere events als je resultaat ziet.

Open je agenda. Prik over tien weken een zaterdag. Dat is het enige wat je nu hoeft te doen. De rest komt later.