De eerste werkdag van je nieuwe medewerker beïnvloedt hoe de rest van de samenwerking verloopt. Toch laten veel organisaties deze dag aan het toeval over. Het resultaat: een nieuwe collega die zich verloren voelt, een werkplek die niet klaar is en een leidinggevende die improviseert.
Dit draaiboek geeft je een concrete planning van 08:00 tot 17:00. Je weet precies wat er wanneer gebeurt, wie wat doet en hoe je veelgemaakte fouten voorkomt. Pas het aan op jouw organisatie en gebruik het als startpunt.
Draaiboek eerste werkdag
Een praktische planning van 08:00 tot 17:00 zodat je nieuwe medewerker zich vanaf minuut één welkom voelt.
Waarom een draaiboek voor de eerste werkdag?
Nederlands onderzoek onder 4.400 respondenten toont dat bij 28% van nieuwe medewerkers de werkplek niet klaar is op de eerste werkdag. Bij 40% ontbreekt een inwerkprogramma volledig. Neurowetenschappelijk onderzoek laat zien dat negatieve eerste indrukken tot 7 keer sterker beklijven dan positieve.
Een draaiboek voorkomt improvisatie. Het zorgt dat je nieuwe collega zich verwacht en welkom voelt. Het verschil tussen “we zien wel” en “we zijn voorbereid” is voor een nieuwe medewerker direct merkbaar.
Voorbereiding: de werkdag ervoor
Controleer de dag voor de eerste werkdag deze zaken:
- Werkplek ingericht met laptop, telefoon, toegangspas
- Accounts en inloggegevens actief en getest
- Welkomstkaart of bloemetje op bureau
- Agenda eerste dag gedeeld met nieuwe medewerker
- Team geïnformeerd over aankomsttijd en programma
- Buddy of mentor gebrieft over taken
- Lunch geregeld
Het draaiboek: uur voor uur door dag 1
08:00-08:30 – Voorbereiding ontvangst
De leidinggevende of buddy staat klaar bij de ingang. Koffie of thee staat gereed. De werkplek is nog een laatste keer gecontroleerd.
08:30-09:00 – Ontvangst en welkom
Ontvang de nieuwe collega persoonlijk bij de ingang. Geen wachten bij de receptie zonder dat iemand komt. Loop samen naar de werkplek en wijs onderweg de belangrijkste ruimtes aan: toiletten, keuken, vergaderruimtes.
Bij de werkplek: korte toelichting op de welkomstkaart. Bied direct koffie of thee aan.
09:00-10:30 – Kennismaking met het team
Voorstelronde met directe collega’s. Houd het informeel. Laat iedereen kort vertellen wie ze zijn en wat ze doen. Geef de nieuwe medewerker ruimte om zichzelf voor te stellen, maar forceer geen uitgebreide presentatie.
Plan deze kennismaking niet als vergadering, maar als koffieronde waarbij je langs bureaus loopt.
10:30-12:00 – Werkplek en systemen
De buddy helpt met inloggen op alle systemen. Loop samen door de belangrijkste tools: e-mail, agenda, intranet, vakspecifieke software. Laat de nieuwe collega zelf typen en klikken, niet alleen meekijken.
Bespreek praktische zaken: werktijden, pauzes, thuiswerkbeleid, parkeren.
12:00-13:00 – Gezamenlijke lunch
Lunch met het directe team of minimaal met de buddy. Geen werkinhoudelijke gesprekken, wel ruimte om elkaar informeel te leren kennen. De nieuwe collega betaalt niet zelf.
13:00-15:00 – Introductie rol en verwachtingen
Gesprek met de leidinggevende over:
- Wat de functie inhoudt en hoe succes eruitziet
- Verwachtingen voor de eerste week en maand
- Belangrijkste projecten of taken die eraan komen
- Vragen die de nieuwe medewerker heeft
Dit is geen functioneringsgesprek. Houd de toon licht en uitnodigend.
15:00-16:00 – Eerste taken
Geef een concrete, afgeronde taak die dezelfde dag af kan. Dit geeft een gevoel van bijdragen, niet alleen informatie opnemen. Voorbeelden: een document lezen en samenvatten, een kort mailtje schrijven, een collega interviewen over een werkproces.
16:00-16:30 – Informele afsluiting
Koffie of thee met de buddy. Ruimte voor vragen die gedurende de dag zijn ontstaan. Check hoe de dag is ervaren.
16:30-17:00 – Vooruitblik en vertrek
Korte afsluiting met de leidinggevende. Bespreek hoe de eerste dag was en wat er morgen op het programma staat. Vertel bij wie de nieuwe collega terecht kan met vragen.
Laat de nieuwe medewerker op tijd naar huis gaan. Overwerken op dag 1 geeft het verkeerde signaal.
Wie doet wat op de eerste werkdag?
Spreek vooraf af wie wat doet. Niets is pijnlijker dan een nieuwe medewerker die van het kastje naar de muur wordt gestuurd.
| Rol | Verantwoordelijkheden dag 1 |
|---|---|
| HR | Administratie, contract, toegangspas, systeemaccounts voorbereiden |
| Leidinggevende | Persoonlijke ontvangst, gesprek over rol en verwachtingen, afsluiting dag |
| Buddy | Rondleiding, hulp bij systemen, gezamenlijke lunch, informele check-ins |
| Teamleden | Beschikbaar voor kennismaking, open houding |
Drie fouten die je wilt voorkomen
⚠️ Fout 1: De werkplek is niet klaar
Geen laptop, geen toegangspas, geen bureau. De nieuwe medewerker zit de eerste uren te wachten. Dit communiceert: “We hadden je niet echt verwacht.” Voorkom dit door twee dagen van tevoren alles te testen.
⚠️ Fout 2: Niemand heeft tijd
De leidinggevende zit in vergaderingen, collega’s zijn druk, de buddy is ziek. De nieuwe medewerker voelt zich een lastpost. Voorkom dit door de eerste dag heilig te verklaren. Blokkeer agenda’s en regel een backup-buddy.
⚠️ Fout 3: Informatie-overload
Presentaties over de organisatiegeschiedenis, uitleg van alle systemen, stapels documenten. De nieuwe collega is uitgeput en onthoudt niets. Voorkom dit door te doseren. Focus op wat iemand nodig heeft om zich welkom te voelen. Bekijk het 90-dagen stappenplan voor de verdeling over de eerste maanden.
🎯 Verbeter jouw onboarding aanpak
Wil je leren hoe je een onboarding proces bouwt dat nieuwe mensen doet blijven? Van preboarding tot evaluatie: praktische tools die je meteen inzet.
Veelgestelde vragen over de eerste werkdag
Wat moet er minimaal geregeld zijn voor de eerste werkdag?
Werkplek met laptop, actieve accounts en inloggegevens, toegangspas, informatie over starttijd en locatie, en iemand die de nieuwe medewerker opvangt bij aankomst.
Hoe stel je een nieuwe medewerker voor aan het team?
Houd het informeel met een koffieronde langs bureaus of een korte voorstelronde. Laat de nieuwe collega kort vertellen wie ze zijn, maar forceer geen uitgebreide presentatie.
Hoelang moet de eerste werkdag duren?
Een normale werkdag, maar laat de nieuwe medewerker op tijd naar huis. De eerste dag is mentaal intensief.
Hoe leer je een goede eerste werkdag organiseren?
De basis staat in dit artikel. Wil je dieper ingaan op het complete traject van preboarding tot evaluatie? In de training Onboarding leer je hoe je een programma bouwt dat nieuwe mensen doet blijven.
Over de auteur
Jacco Valkenburg is recruitment architect, auteur en trainer met 25 jaar ervaring. Hij is auteur van meerdere recruitmentboeken waaronder Recruitment 4.0 en Eerlijk over selectie. Hij combineert wetenschappelijke inzichten met praktische ervaring uit tientallen interim recruitment projecten.
