Functieomschrijving: wat is het en hoe maak je er een?

Een functieomschrijving is een zakelijk document dat de taken, verantwoordelijkheden en vereisten van een functie beschrijft. Het vormt de basis voor je functieprofiel en vacaturetekst, en geeft structuur aan je recruitment proces. Een goede functieomschrijving helpt je helder te krijgen wat de functie inhoudt en wat ervoor nodig is.

Toch zie je vaak dat recruiters en HR-managers deze termen door elkaar gebruiken. Het ene moment hebben ze het over een functieprofiel, dan weer over een functieomschrijving, en vervolgens blijkt het om een vacaturetekst te gaan. Deze verwarring leidt tot onduidelijkheid in het recruitmentproces.

Lees hier hoe je in 5 stappen een heldere functieomschrijving maakt die de basis vormt voor je werving.

Wat is een functieomschrijving?

Een functieomschrijving is een zakelijk document dat objectief beschrijft wat een functie inhoudt. Het benoemt de taken, verantwoordelijkheden en vereisten zonder wervende of commerciële taal. Denk aan het als een neutrale “instructie” van wat de functie vraagt.

Dit document gebruik je intern om helderheid te krijgen over de functie. Het helpt je bij functioneringsgesprekken, salarisschalen bepalen en organisatiestructuur. Het is de basis waarop je later je vacaturetekst bouwt.

Een functieomschrijving is vaak algemeen genoeg dat je deze voor vergelijkbare functies bij andere organisaties zou kunnen gebruiken. Het beschrijft de functie-inhoud, niet de unieke context van jouw organisatie.

Het verschil: functieprofiel, functieomschrijving en vacaturetekst

Velen gebruiken deze termen door elkaar, maar elk document heeft een eigen functie in je HR of recruitmentproces. Het begrijpen van dit verschil voorkomt verwarring.

Functieomschrijving: wat moet er gebeuren? (Basis)

Een functieomschrijving beschrijft objectief wat de functie inhoudt. Welke taken horen erbij? Wat zijn de verantwoordelijkheden? Wat is het doel van deze rol? Dit document is zakelijk en neutraal.

Net als het functieprofiel is de functieomschrijving redelijk algemeen. De taken van een “medewerker klantenservice” zijn bij veel bedrijven vergelijkbaar: vragen beantwoorden, klachten afhandelen, data registreren.

Gebruik: Intern document voor functioneringsgesprekken, organisatiestructuur en als basis voor alle andere documenten.

Functieprofiel: wie zoeken we?

Een functieprofiel beschrijft de ideale kandidaat. Welke opleiding, ervaring en eigenschappen heeft deze persoon? Dit document is volledig intern gericht en helpt je bij het screenen van cv’s en het voeren van gesprekken.

Het kenmerk van een functieprofiel: het is generiek. Als je de naam en het logo van je organisatie verandert, klopt het profiel nog steeds. Een “sales manager met 5 jaar B2B ervaring en leidinggevende capaciteiten” past bij honderd organisaties.

Gebruik: Intern document voor functiewaardering, salarisschalen, selectie en als basis voor vacatureteksten.

Vacaturetekst: waarom bij ons werken?

Een vacaturetekst is wervend, uniek en onderscheidend. Hier vertel je waarom kandidaten specifiek bij jouw organisatie willen werken. Je gebruikt employer branding, persoonlijke aanspreekvorm en een call-to-action.

Het grote verschil: een vacaturetekst is niet algemeen. Als je de naam en het logo weghaalt, klopt de tekst niet meer. De cultuur, missie, het team, de locatie … alles is specifiek voor jouw organisatie.

Gebruik: Extern document om kandidaten te interesseren en te overtuigen om te solliciteren.

4. Candidate Information Pack: volledige informatie

Een Candidate Information Pack is een uitgebreid, vertrouwelijk document dat je deelt met serieuze kandidaten op je longlist. Het bevat alle informatie die ze nodig hebben om een weloverwogen beslissing te maken, inclusief strategische context en (enigszins) vertrouwelijke details zoals organigram of doelstellingen. Het is een professioneel vormgegeven PDF met corporate identity, fotografie, infographics, tabellen, etc.

Dit document gebruik je vooral bij executive search en senior functies. Je deelt het pas nadat kandidaten zich hebben gemeld en je een eerste screening hebt gedaan. Het is bedoeld voor gekwalificeerde kandidaten die een volledig beeld willen.

Gebruik: Uitgebreid document met informatie die minder geschikt is voor openbare publicatie. Bedoeld voor longlist kandidaten, headhunter briefing en executive search.

Waarom een functieomschrijving maken?

Een heldere functieomschrijving is de basis van professioneel recruitment. De voordelen reiken verder dan alleen het wervingsproces:

Je creëert helderheid intern. Voordat je naar buiten gaat met een vacature, weet je precies wat de functie inhoudt. Dit voorkomt dat je halverwege het proces ontdekt dat de verwachtingen van de hiring manager anders zijn dan wat je communiceert.

Je hebt een basis voor functioneren. De functieomschrijving gebruik je ook tijdens functioneringsgesprekken. Medewerkers weten waar ze op beoordeeld worden en wat er van ze verwacht wordt. Dit voorkomt discussies over taken die “niet in de functieomschrijving staan.”

Je bouwt een sterke vacaturetekst. Een goede vacaturetekst begint met een heldere functieomschrijving. Als je niet weet wat de functie precies inhoudt, schrijf je vage teksten vol buzzwords die geen kandidaat overtuigen.

Je vergelijkt functies objectief. Bij salarisschalen, functiewaardering of organisatiestructuur heb je objectieve beschrijvingen nodig. Een functieomschrijving helpt je functies eerlijk te vergelijken zonder subjectieve interpretaties.

Wat staat er in een functieomschrijving?

Een complete functieomschrijving bevat zes zakelijke elementen. Houd het feitelijk en objectief, de wervende taal komt later in je vacaturetekst.

Functietitel en basisgegevens vermeld je zakelijk. Gebruik geen creatieve titels als “happiness manager” of “growth hacker” in je functieomschrijving. Kies voor herkenbare titels die duidelijk maken wat de functie inhoudt: “marketing manager,” “verpleegkundige niveau 4,” “financieel administrateur.”

Het doel van de functie beschrijf je in één of twee zakelijke zinnen. Waarom bestaat deze rol? Een medewerker personeelsadministratie zorgt dat personeelsdossiers correct worden bijgehouden en salarisverwerking op tijd gebeurt. Geen wervende taal, gewoon de feiten.

Taken en verantwoordelijkheden som je objectief op. Gebruik neutrale formuleringen: “verwerkt maandelijks 200-300 salarisadministraties,” “bereidt wekelijkse management rapportages voor,” “onderhoudt contact met externe accountant.” Vermijd vage termen als “diverse werkzaamheden”, wees specifiek.

Bevoegdheden zijn belangrijk maar worden vaak vergeten. Mag deze functie beslissingen nemen tot een bepaald budget? Kan deze persoon zelfstandig personeel aansturen? Heeft deze functie ondertekeningsbevoegdheid? Dit voorkomt onduidelijkheid over de reikwijdte van de rol.

Vereiste kwalificaties houd je minimaal. Alleen wat nodig is om de functie uit te voeren: welk opleidingsniveau, hoeveel jaar relevante ervaring, welke verplichte certificaten of vergunningen. Geen verlanglijstje, dat komt in je functieprofiel.

Functie-eisen beschrijven bijzondere omstandigheden. Moet iemand regelmatig zwaar tillen? Zijn er onregelmatige werktijden? Is reisbereidheid vereist? Dit zijn objectieve, functie-gebonden eisen die je moet vermelden.

Functieomschrijving maken in 5 stappen

Met dit stappenplan maak je een heldere, zakelijke functieomschrijving die de basis vormt voor je recruitment:

Stap 1: Voer een vacature-intake uit

Plan een intakegesprek met de hiring manager voordat je iets opschrijft. Bespreek waarom deze functie bestaat, wat de belangrijkste taken zijn, en hoe deze rol bijdraagt aan het team. Vraag door bij vage antwoorden.

Stem ook praktische zaken af: wat is de rapportagelijn, wat zijn de werktijden, zijn er fysieke eisen aan de functie? In de praktijk blijkt dat recruiters die een gedegen intake doen 40% minder vaak terug hoeven met aanvullende vragen. Bekijk ook onze tips voor een betere samenwerking met je hiring manager.

Stap 2: Definieer het doel van de functie

Formuleer in één of twee zakelijke zinnen waarom deze functie bestaat binnen de organisatie. Een HR-adviseur zorgt dat HR-beleid correct wordt toegepast en medewerkers worden ondersteund bij HR-vraagstukken. Een magazijnmedewerker zorgt dat goederen op tijd worden ontvangen, opgeslagen en verzonden.

Houd het objectief en feitelijk. Dit is geen wervende tekst waar je de functie aantrekkelijk maakt, dat doe je later in je vacaturetekst.

Stap 3: Beschrijf taken objectief

Maak een zakelijke opsomming van de hoofdtaken. Gebruik neutrale, concrete formuleringen zonder overdrijving. Niet “je werkt in een bruisend team aan uitdagende projecten” maar “voert wekelijks 15-20 assessments uit en schrijft rapportages.”

Controleer of taken logisch bij elkaar passen. Het is een valkuil om taken te combineren die weinig overlap hebben. Een technisch specialist die ook marketing moet doen werkt alleen als er duidelijke raakvlakken zijn.

Stap 4: Bepaal minimale kwalificaties

Inventariseer welke opleiding, ervaring en certificaten absoluut noodzakelijk zijn om de functie uit te voeren. Niet wat ideaal zou zijn, maar wat het minimum is. Een verpleegkundige heeft een BIG-registratie nodig, dat is een must. Ervaring met een specifiek patiëntendossier systeem is een nice-to-have.

In de praktijk zie je dat organisaties te veel eisen als must-have labelen. Dit verklein je kandidatenpool onnodig. Vraag bij elke eis: kan iemand de functie überhaupt niet uitvoeren zonder dit?

Stap 5: Voeg functie-eisen toe

Beschrijf bijzondere omstandigheden die bij de functie horen. Denk aan fysieke eisen (tillen, langdurig staan), werktijden (nachtdiensten, weekenden), reisbereidheid of werk in specifieke omstandigheden (buitenwerk, stoffige omgeving).

Deze eisen zijn niet bedoeld om kandidaten af te schrikken, maar om realistische verwachtingen te scheppen. Iemand die solliciteert op een functie met nachtdiensten moet dat vooraf weten.

Van functieomschrijving naar vacaturetekst

Nu je een heldere functieomschrijving hebt, is het tijd om deze te vertalen naar een wervende vacaturetekst. Dit zijn twee compleet verschillende documenten met verschillende doelen.

Je functieomschrijving is zakelijk en algemeen. Deze zou je theoretisch bij een vergelijkbare functie elders kunnen gebruiken. Je vacaturetekst is uniek en onderscheidend. Deze werkt alleen voor jouw organisatie.

Zo maak je het onderscheidend

Voeg context en cultuur toe. Waar je functieomschrijving objectief taken beschrijft, vertel je in je vacaturetekst over het team, de werksfeer en de bedrijfscultuur. “Je werkt in een hecht team van 6 collega’s die elkaar dagelijks helpen” is veel krachtiger dan “rapporteert aan teamleider.”

Gebruik persoonlijke aanspreekvorm. Je functieomschrijving schrijf je in neutrale vorm (“de medewerker is verantwoordelijk voor”). Je vacaturetekst schrijf je in tweede persoon: “Jij bent verantwoordelijk voor” of “Je gaat aan de slag met.” Dit maakt het persoonlijk en helpt kandidaten zich voor te stellen in de rol.

Maak het concreet en beeldend. Functieomschrijving: “Beantwoordt klantvragen.” Vacaturetekst: “Je telefoon rinkelt, een klant heeft een vraag over zijn bestelling. Met jouw kennis en empathie zorg je dat deze klant tevreden ophangt, vaak binnen 5 minuten.” Zie je het verschil?

Benadruk wat uniek is aan jullie. Wat maakt werken bij jullie anders dan bij de concurrent? Misschien is het jullie duurzame missie, de ontwikkelmogelijkheden, de flexibiliteit of het innovatieve karakter. Dit onderscheidende vermogen ontbreekt in je functieomschrijving maar is cruciaal in je vacaturetekst.

Eindig met een call-to-action. Je functieomschrijving heeft geen CTA, die is immers intern. Je vacaturetekst eindigt altijd met een uitnodiging: “Herken jij jezelf hierin? Solliciteer dan direct via…” of “Wil je eerst kennismaken? Bel dan met…”

Wil je leren hoe je een vacaturetekst schrijft die kandidaten overtuigt? Bekijk onze training vacaturetekst schrijven waar je leert hoe je van een zakelijke functieomschrijving een onderscheidende vacature maakt.

Veelgestelde vragen over functieomschrijvingen

Wat is het verschil tussen een functieprofiel, functieomschrijving en vacaturetekst?

Een functieprofiel beschrijft de ideale kandidaat (intern), een functieomschrijving beschrijft zakelijk wat de functie inhoudt (intern), en een vacaturetekst is de wervende vertaling die uniek en onderscheidend is (extern). De eerste twee zijn algemeen, de laatste is specifiek voor jouw organisatie.

Is een functieomschrijving wettelijk verplicht?

Nee, een functieomschrijving is niet wettelijk verplicht in Nederland. Het is wel sterk aan te raden omdat het helderheid schept over taken en verantwoordelijkheden, wat misverstanden voorkomt en helpt bij functioneringsgesprekken en functiewaardering.

Kan ik mijn functieomschrijving direct als vacature gebruiken?

Nee, dat is niet aan te raden. Een functieomschrijving is zakelijk en algemeen, terwijl een vacaturetekst wervend en onderscheidend moet zijn. Je gebruikt de functieomschrijving als basis, maar vertaalt deze naar een unieke vacaturetekst met employer branding en persoonlijke aanspreekvorm.

Hoe vaak moet je een functieomschrijving bijwerken?

Update je functieomschrijvingen minimaal één keer per jaar en altijd wanneer de functie wezenlijk verandert. Functies ontwikkelen door nieuwe tools, verschuivende prioriteiten of organisatieveranderingen. Een actuele functieomschrijving voorkomt discussies tijdens functioneringsgesprekken.

Moet een functieomschrijving altijd formeel en zakelijk zijn?

Ja, een functieomschrijving is bewust zakelijk en objectief. Het is een intern document voor functioneren, salarisschalen en organisatiestructuur. De wervende, persoonlijke taal gebruik je in je vacaturetekst. Dat zijn twee verschillende documenten met verschillende doelen.

Wanneer gebruik je een Candidate Information Pack?

Een Candidate Information Pack gebruik je bij executive search en senior functies. Je deelt het pas met kandidaten op je longlist, na eerste screening. Het is een professioneel vormgegeven PDF-document van 8-15 pagina’s met vertrouwelijke informatie over strategie, financiën en uitdagingen die je niet publiekelijk deelt in je vacaturetekst.