Wat is Referral Recruitment? De leukste en effectiefste wervingsstrategie!

Wie kent jouw organisatie nu écht het beste? Juist, je eigen medewerkers. Zij weten precies wat een functie inhoudt en welke kandidaten succesvol zullen zijn. Deze kennis maakt referral recruitment niet alleen bijzonder effectief, maar ook de meest authentieke manier van werven.

Referral recruitment is de meest effectieve manier om nieuw talent te werven via je eigen betrokken medewerkers en hun waardevolle netwerken. Deze vorm van via-via-werving vormt het fundament van elke succesvolle recruitmentstrategie.

In dit artikel ontdek je waarom referral recruitment werkt, hoe je het implementeert en welke resultaten je kunt verwachten.

In deze gids ontdek je:

1. Wat is Referral Recruitment?
2. De voordelen van referral recruitment
3. De business case voor referral recruitment
4. De succesfactoren voor meer aanbevelingen
5. Referral recruitment voorbeeld
6. Welke referral recruitment beloning?
7. De rol van technologie
8. Referral Recruitment Software & Employee Advocacy Tooling
9. Zo zet je een referral programma op

Wat is Referral Recruitment?

Definitie: Referral recruitment is het werven via je eigen betrokken medewerkers en het netwerk hiervan. Ook wel via-via-werving genoemd.

Referral recruitment is niet alleen bijzonder effectief, maar ook de leukste en makkelijkste recruitmentmethode. Daarom zou referral recruitment het fundament van elke recruitmentstrategie moeten vormen.

Je kunt dat er alleen niet ‘zomaar even’ bij doen. Het is een manier van werven die je als organisatie eigen moet maken.

Voor een optimaal referralprogramma zijn niet alleen de eigen, vaste medewerkers van belang. Ook het tijdelijk personeel, de consultants, de leveranciers en de klanten kunnen helpen (‘The Strength of Weak Ties’). Zij kennen de organisatie goed en kunnen – mits op de juiste wijze geactiveerd – een uitstekende ambassadeursrol vervullen.

Voor de leesbaarheid zal vanaf nu de term ‘medewerkers’ worden gebruikt, maar vergeet andere netwerken of groepen niet.

Dit artikel bevat inhoud uit het boek Recruitment 4.0 en aangevuld met de meest recente inzichten uit de praktijk.

De voordelen van referral recruitment

Hier volgen 15 voordelen om met referral recruitment aan de slag te gaan:

1. Lage investering vooraf
   De initiële investering in referral recruitment is voornamelijk tijd en aandacht. De daadwerkelijke beloning voor referrals komt vaak pas later, wat de financiële druk in het begin verlicht.
2. Relatief lage kosten
   Referral recruitment kan kostenbesparend zijn, aangezien hogere kosten vaak leiden tot meer referrals. Dit maakt het een kosteneffectieve manier van werven.
3. Snelle terugverdientijd
   De return on investment (ROI) is doorgaans hoog, wat betekent dat de kosten snel worden terugverdiend door de kwaliteit van de kandidaten.
4. Korte implementatieperiode
   Het opzetten van een referralprogramma kan snel worden gerealiseerd, waardoor organisaties snel kunnen profiteren van de voordelen.
5. Hoge kans op succes
   Benchmarkonderzoeken tonen aan dat referral recruitment vaak leidt tot succesvolle plaatsingen, wat de effectiviteit van deze methode onderstreept.
6. Snelle resultaten
   Referral recruitment verkort de tijd die nodig is om een vacature in te vullen, wat de efficiëntie van het wervingsproces verhoogt.
7. Beter geïnformeerde kandidaten
   Kandidaten die via een medewerker worden geworden, hebben vaak al een beter begrip van de organisatie, wat de kans op een goede match vergroot.
8. Kwalitatief beter personeel
   Medewerkers hebben vaak een goed inzicht in de cultuur en vereisten van de organisatie, wat resulteert in kandidaten van hogere kwaliteit.
9. Hogere conversie
   De conversie van kandidaat naar hire is vaak hoger bij referrals, wat de effectiviteit van deze wervingsmethode bevestigt.
10. Verbetering van retentie
    Medewerkers die via referrals zijn aangenomen, blijven vaak langer bij de organisatie, wat de retentie verbetert.
11. Hogere medewerkertevredenheid
    Een referralprogramma kan bijdragen aan een hogere tevredenheid onder medewerkers, omdat zij betrokken worden bij het wervingsproces.
12. Weinig extra tijd of personeel nodig
    Referral recruitment vereist doorgaans niet veel extra middelen, wat het een praktische optie maakt voor veel organisaties.
13. Leukere collega (cultural fit)
    Medewerkers hebben vaak een goed gevoel voor wie goed in de organisatie past, wat bijdraagt aan een positieve werkcultuur.
14. De mens is de beste zoekmachine!
    Medewerkers kennen de organisatie en de vereisten beter dan een extern recruitmentbureau.
15. Wat is er leuker dan je medewerkers belonen?
    Het belonen van medewerkers voor hun referrals kan de betrokkenheid en motivatie verhogen.

Indrukwekkend lijst met voordelen hè?!

De business case voor referral recruitment

Ondanks dat er een overvloed aan bewijs is dat werving enorm kan verbeteren met employee-referralprogramma’s, ligt er mogelijk een uitdaging om een businesscase te maken zodat de benodigde middelen worden vrijgemaakt.

Een veelgehoord argument is dat medewerkers wel ‘van nature’ personen aandragen en er geen stimulans nodig is. Helaas blijkt dit geen consistente resultaten op te leveren.

Of, de angst voor een monocultuur. Dat risico ontstaat misschien als meer dan 60 procent van al het nieuwe personeel via referrals binnenkomt. Maar 60 procent is uitzonderlijk hoog. Probeer maar eens 60 procent te halen!

De succesfactoren voor meer aanbevelingen

Net zoals met veel dingen in het leven; geef iets meer tijd, liefde en aandacht en het zal groeien. Besteed meer tijd en aandacht aan een referralprogramma en het zal betere resultaten opleveren.

Als je iets strategisch wilt verbeteren sla dan de analysefase niet over. Onderzoek eventuele bezwaren die er binnen de organisatie zijn om tijd en budget vrij te maken voor een referral-recruitmentprogramma (ERP). Of als een ERP actief is: wat gaat goed en wat kan beter?

Creëer een werkgroep ‘referral recruitment’. Betrek personeel in de keuzes. Doe onderzoek naar:

• Motivatieredenen voor het aanbevelen van nieuwe medewerkers.
• Welke weerstanden er (mogelijk) zijn.
• Welke informatie de doelgroep nodig heeft om een vacature te verspreiden of een kandidaat enthousiast te maken.
• Hoe de doelgroep het liefst beloond wil worden.

Bijkomend voordeel van een werkgroep is dat je personeel betrekt in de keuzes. Zo zorg je voor draagvlak in de hele organisatie. Of ga een stap verder en maak ze medeverantwoordelijk voor een referral-recruitmentcultuur.

Te vaak wordt een referralprogramma bedacht door een HR-/recruitmentafdeling en eenmalig gelanceerd om vervolgens te verdwijnen naar een intranetpagina die niemand meer bekijkt. Dat is jammer, want daarmee plukken organisaties onvoldoende de vruchten van een effectief referralprogramma.

Een verouderd en ineffectief referralprogramma

Kenmerkt zich door:

• Eenmalige lancering, zonder campagnes.
• Passief proces, het initiatief ligt bij de medewerkers zelf.
• Handmatig of papieren proces.
• Lokaal of op een enkel bedrijfsonderdeel gericht (niet wereldwijd omspannend).
• Bepaalde groepen worden uitgesloten, zoals P&O en managers.
• Geen prioriteit van aanbevolen kandidaten.
• Bonusuitbetaling na proeftijd nieuwe medewerker.
• Geen analyse van referralprogramma.

Een succesvol referralprogramma

Bevat de volgende elementen:

1. Personeel en management is betrokken bij het ontwerp, de implementatie en de uitvoer.
2. Is proactief met push/pull-marketing.
3. Creatieve campagnes met slogans die regelmatig worden vernieuwd. Het doel hiervan is nieuwe energie geven aan ERP met continue aandacht op diverse manieren.
4. Kent geen uitzonderingen in participatie.
5. Referral-kandidaten hebben topprioriteit met snelle opvolging.
6. Waardeert of kent bonus toe voor alle activiteiten die bijdragen aan meer aanbevolen kandidaten (van het aanbrengen van een kandidaat tot hire).
7. Feedback naar de persoon die een ander aanbeveelt.
8. Meetbaar om plannen, doelstellingen en resultaten te evalueren.
9. Bij voorkeur met geautomatiseerde administratie en een speciale programmacoördinator.

Iedereen bij een organisatie is er verantwoordelijk voor dat de beste talenten worden gevonden en aangenomen voor het team. Betrek dus de gehele organisatie bij de werving van nieuwe medewerkers. Zowel medewerkers, managers als directie. Recruitment is niet uitsluitend een verantwoordelijkheid van de personeelsafdeling. Alleen dan kun je als organisatie succesvol zijn om inhoud te geven aan goede arbeidsmarktcommunicatie en referral recruitment. Op basis van persoonlijke relaties, snelheid en kwaliteit.

Tip: Stel de volgende vraag in de analysefase aan de diverse groepen: ‘Zou jij ons als werkgever aanbevelen in jouw netwerk?’ Als het antwoord overwegend ‘nee’ is, dan kun je stoppen. Dan is er eerst flink wat werk te doen om het werkgeversmerk te versterken en iedereen ambassadeur van de organisatie te maken.

Referral recruitment voorbeeld: Accenture

In een krappe arbeidsmarkt kan social referral recruitment − mits goed toegepast − een krachtig recruitmentinstrument zijn. Accenture zag dit en ging als een van de eerste grote organisaties van start met een compleet referralplatform waar zowel recruiters als medewerkers alle tools vinden om hun eigen netwerk in te zetten.

Na een grondige voorbereiding en een stevige interne campagne is referral recruitment nu één van Accentures belangrijkste recruitmentactiviteiten (een derde van alle nieuwe medewerkers komt binnen via het eigen sociale netwerk).

Het bedrijf bespaart hierdoor aanzienlijk op de kosten van werving- en selectiebureaus, bovendien zijn er secundaire positieve effecten ten aanzien van de arbeidstevredenheid en betrokkenheid van oude én nieuwe medewerkers. Het concept is door Accenture aangemerkt als best practice en wordt wereldwijd uitgerold.

De belangrijkste succesfactoren

1. Vip-status: employee referrals krijgen de hoogste prioriteit tijdens het werving- en selectieproces.
2. Goede administratie van referrals maakt het verschil.
3. Actieve terugkoppeling (inclusief status-updates) naar medewerkers via een speciale website gedurende het gehele selectieproces.
4. Slimme bonusstructuur in plaats van hogere bonussen.
5. Drie maanden durende crossmediacampagnes, van persoonlijke (e-)mailings tot en met een complete ‘campagnewebsite’.
6. Iedereen kan referrals aandragen. Er worden geen uitzonderingen gemaakt voor (senior) management of recruiters.
7. Er worden zowel gerichte als open sollicitaties geaccepteerd.

Andere feiten en cijfers over deze casus:

• 33 procent van alle nieuwe medewerkers werd in Nederland geworven via het vernieuwde referral-recruitmentprogramma. Dit was 14 procent (op een totaal van 1000 hires).
• Het programma leverde al snel een kostenbesparing op van 600.000 euro in drie maanden.
• 80 procent van de gebruikers opende e-mails die afkomstig waren uit het referralsysteem. Ter vergelijking: 50 procent opent een e-mail van een managing director.

Welke referral recruitment beloning?

Waar denk je aan bij een bonus? Volgens VanDale woordenboek is het ‘iets dat je extra krijgt’. Dat kan een financiële beloning zijn, maar ook iets anders. Grote kans dat in je onderzoek naar de motivatieredenen om anderen aan te bevelen ‘anderen helpen’ of ‘persoonlijke waardering’ vaker genoemd worden dan ‘geld’.

In een onderzoek uitgevoerd door LinkedIn kwam het volgende beeld naar voren:

1. 35 procent zegt een ander helpen.
2. 32 procent motiveert het om de werkgever te helpen of het team te versterken.
3. 26 procent gaat het om persoonlijke waardering.
4. 6 procent vindt financiële beloning belangrijk.

Het moment van belonen doet er ook toe als je de participatie wilt verhogen. Hoe langer je wacht met belonen, hoe minder personeel je activeert om er tijd en moeite in te steken. Pas belonen na de proeftijd is zelden een goed idee. Het werkt enorm demotiverend om pas een beloning/waardering toe te kennen aan iemand waar diegene het minst invloed op heeft. Bovendien, wat is het percentage nieuwe medewerkers dat niet door de proeftijd heen komt? Vermoedelijk frustreer je met een late bonus meer dan 98 procent van alle referral hires. Het kost ook nog extra administratie en moeite om het bij te houden.

Succesvolle referralprogramma’s hebben dit gemeen: ze belonen (veel) eerder in het proces. Waardeer het noemen van een naam, het doorsturen van een cv of als iemand op gesprek komt. Dat kan een individuele bonus zijn, een teambonus of een blijk van waardering aan externen.

De rol van technologie

Het landschap van referral recruitment software biedt diverse oplossingen om je programma te ondersteunen. Van gespecialiseerde referral platforms tot employee advocacy tools – er is voor elke organisatie een passende oplossing.

Echter, laat je niet verblinden door glimmende features en beloftes. Een tool is slechts een middel, geen doel op zich. De echte kracht van referral recruitment zit in het menselijke aspect: de authentieke connecties, persoonlijke aanbevelingen en waardevolle relaties die je medewerkers bouwen.

Technologie moet daarom altijd ondersteunend zijn aan deze menselijke kant van via-via werving. De ideale tool:

• Automatiseert routinematige taken zodat er meer tijd overblijft voor betekenisvolle gesprekken
• Vereenvoudigt het delen van vacatures en content via sociale netwerken
• Stroomlijnt administratieve processen zonder het persoonlijke contact te vervangen
• Maakt het meten en optimaliseren van je programma mogelijk

Referral Recruitment Software & Employee Advocacy Tooling

Hier is een overzicht van referral recruitment software, met namen van aanbieders en leveranciers (in alfabetische volgorde).

• Ambissafy (Belgie); Employee Engagement and Advocacy solution
• Radancy (voorheen FirstBird) (Oostenrijk): hun tooling faciliteert een ‘belonen voor elke wervingsbijdrage’ referral programma.
• Floyd Hamilton (Nederland): ReferralApp
• Jobvite.com (US) / RolePoint (Canada / UK)
• Hollaroo (UK); Talent engagement platform
• LinkedIn Elevate; Employee Advocacy and Engagement (nieuws update)
• Real Links (UK); Use Automation & Gamification to Boost Referrals
• Refer2 (Nederland); advies, onderzoek en training over referral recruitment programma’s. Van strategie tot uitvoer.
• Soworker (Nederland); een employee advocacytool om eenvoudig je content te delen. Je maakt een bericht voor je collega’s, zij ontvangen een notificatie en met een druk op de knop delen ze het binnen hun eigen social media netwerk.
• Talentry (Germany); Talent Relationship Platform
• Sprad (Oostenrijk); Sprad benadert de juiste medewerkers, vereenvoudigt doorverwijzingen, motiveert en synchroniseert alles met je ATS.

Een tool is slechts een middel om een doelstelling te behalen. Technologie moet altijd ondersteunend zijn aan het menselijke aspect van via-via werving. Gebruik technologie om routinetaken te automatiseren, zodat er meer tijd overblijft voor betekenisvolle interacties. Bijvoorbeeld om administratieve processen automatisch te laten verlopen of het eennvoudig te maken om vacatures of andere content te delen via sociale media.

Verdieping? Zo zet je een referral programma op

Benut de kans om de beste talenten binnen te halen voor jouw organisatie. Ontdek de verborgen kracht van jouw team. Schrijf je in voor onze Masterclass Referral Recruitment.

Deze training is speciaal ontwikkeld voor HR- en Recruitment Professionals die:

• Hun cost-per-hire willen verlagen ✅
• De kwaliteit van hun hires willen verhogen ✅
• Een duurzaam referral programma willen bouwen ✅
• Meetbare resultaten willen behalen ✅

Claim je plek in onze eerstvolgende training en word expert in referral recruitment:

Direct aanmelden voor de masterclass