Candidate Information Pack: wat is het en hoe werkt het?

Een Candidate Information Pack is een uitgebreid, vertrouwelijk document dat je deelt met gekwalificeerde kandidaten tijdens het recruitmentproces. Het bevat alle informatie die een serieuze kandidaat nodig heeft om een weloverwogen beslissing te maken over een functie, inclusief strategische context, arbeidsvoorwaarden en organisatiedetails die je niet publiekelijk deelt.

Toch zien veel recruiters en HR-professionals dit document over het hoofd. Ze sturen kandidaten door naar het volgende gesprek zonder volledige informatie, of delen juist te veel in de publieke vacature. Het resultaat: kandidaten haken af omdat ze te weinig weten, of concurrenten krijgen strategische informatie in handen.

Hier ontdek je wat een Candidate Information Pack precies is, wanneer je het gebruikt, en hoe je er een maakt die topkandidaten overtuigt. Zo maak je het verschil bij het werven van senior professionals.

Wat is een Candidate Information Pack?

Een Candidate Information Pack is een professioneel vormgegeven document van 8-15 pagina’s dat je deelt met kandidaten op je longlist. Het bevat vertrouwelijke informatie over de organisatie, de functie en de strategische context die je niet in een publieke vacature plaatst.

Dit document gebruik je vooral bij executive search en senior functies waar kandidaten een carrièrestap overwegen. Ze willen meer weten dan wat in de vacaturetekst staat voordat ze investeren in een sollicitatietraject. Het pack geeft ze die informatie.

Een Candidate Information Pack is geen verlengstuk van je vacature. Het is een zakelijk document dat transparant is over uitdagingen, verwachtingen en context. Denk aan het als een uitgebreide briefing die kandidaten volledig informeert.

Verschil met andere recruitment documenten

Een Candidate Information Pack is het vierde document in je recruitment proces, naast de functieomschrijving, het functieprofiel en de vacaturetekst. Elk heeft een eigen rol.

De vier recruitment documenten

Je functieomschrijving is een zakelijk intern document dat beschrijft wat de functie inhoudt. Het bevat taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Dit document is de basis voor alle andere documenten.

Je functieprofiel beschrijft wie je zoekt: opleiding, ervaring en eigenschappen van de ideale kandidaat. Dit is ook intern en helpt je bij het screenen van sollicitaties.

Je vacaturetekst is de wervende, publieke versie die kandidaten enthousiast maakt. Deze is kort, scanbaar en onderscheidend. Je deelt hier geen vertrouwelijke informatie.

Het Candidate Information Pack deelt je alleen met gekwalificeerde kandidaten. Het bevat strategische informatie, financiële details en organisatiecontext die je niet publiek wilt maken maar die kandidaten wel nodig hebben.

Wanneer gebruik je een Candidate Information Pack?

Een Candidate Information Pack is niet voor elke vacature nodig. Je gebruikt het in specifieke situaties waar kandidaten meer informatie nodig hebben dan een publieke vacature kan bieden.

Executive search en senior functies

Bij het werven van directeuren, managers en specialisten op C-level niveau wil je niet alle informatie publiek delen. Strategische plannen, financiële uitdagingen of organisatieveranderingen bespreek je alleen met serieuze kandidaten.

Een CFO-kandidaat wil bijvoorbeeld weten wat de exacte financiële situatie is, welke acquisities er spelen en hoe de board eruitziet. Deze informatie hoor je niet in een LinkedIn-vacature, maar wel in het Candidate Information Pack.

Vertrouwelijke searches

Soms zoek je een opvolger voor iemand die nog in functie is. Of je hebt een strategische functie waarbij je niet wilt dat concurrenten weten wat je plannen zijn. Het pack deel je dan alleen na ondertekening van een geheimhoudingsverklaring.

In de praktijk zie je dit bij vervangingen van zittende directeuren, nieuwe functies bij fusies of overnames, of bij kritieke posities waar marktkennis een concurrentievoordeel oplevert.

Briefing voor headhunters en bureaus

Als je met externe recruitmentbureaus of headhunters werkt, geef je ze een Candidate Information Pack mee. Zo kunnen ze kandidaten professioneel informeren zonder dat jij elke keer dezelfde uitleg hoeft te geven.

Dit bespaart tijd en zorgt voor consistentie. Alle externe partners vertellen hetzelfde verhaal aan kandidaten. Het pack fungeert als gestandaardiseerde briefing die iedereen dezelfde informatie geeft.

Na eerste screening van kandidaten

Je ontvangt sollicitaties of benadert kandidaten actief. Na een eerste kennismaking en wederzijdse interesse stuur je het pack. Dit gebeurt typisch na het eerste gesprek, voordat kandidaten beslissen of ze verder willen.

Op dit moment wil een kandidaat dieper duiken. Ze zijn geïnteresseerd, maar willen meer weten over de strategische context, het team, de uitdagingen en de voorwaarden. Het pack beantwoordt deze vragen.

Wat staat er in een Candidate Information Pack?

Een Candidate Information Pack is uitgebreider en gedetailleerder dan je publieke vacaturetekst. Het bevat zeven kernelementen die samen een volledig beeld geven.

1. Over de organisatie

Begin met context over de organisatie. Niet alleen de marketing-praat uit je employer branding, maar ook zakelijke informatie. Wanneer is het bedrijf opgericht? Wat is de marktpositie? Hoeveel medewerkers werken er? Wat zijn de financiële cijfers?

Voor senior kandidaten is deze informatie belangrijk. Ze willen weten of de organisatie stabiel is, groeit of krimpt. Ze beoordelen of dit een verstandige carrièrestap is. Wees eerlijk over de situatie – dat bouwt vertrouwen.

2. Strategische context van de vacature

Leg uit waarom deze vacature bestaat. Is het een nieuwe functie vanwege groei? Een vervangingsvacature? Ontstaat de rol door een reorganisatie? Welke uitdagingen moet deze persoon aanpakken?

Dit geeft kandidaten inzicht in wat er speelt. Een groeirol heeft andere uitdagingen dan een turn-around situatie. Een nieuwe functie vraagt om opbouwen, een vervangingsvacature om continuïteit. Kandidaten willen dit weten.

3. De functie in detail

Neem de volledige functieomschrijving op met alle taken en verantwoordelijkheden. Voeg een organogram toe dat laat zien waar de functie in de organisatie zit. Wie zijn de directe collega’s? Hoeveel mensen rapporteren aan deze functie?

Beschrijf ook de teamsamenstelling. Leeftijden, achtergronden, ervaring van teamleden. Dit helpt kandidaten inschatten of ze passen bij het team. Een ervaren manager in een jong team heeft andere uitdagingen dan iemand die een doorgewinterd team leidt.

4. Verwachtingen eerste jaar

Wees concreet over wat je verwacht in het eerste jaar. Geen vage doelen als “groeistrategie uitrollen” maar specifiek: “binnen 12 maanden twee concurrenten acquireren en integreren, team uitbreiden van 8 naar 15 mensen, omzet verhogen met 30%.”

Senior kandidaten willen weten waar ze voor tekenen. Ze beoordelen of deze doelen haalbaar zijn met de beschikbare middelen. Onrealistische verwachtingen schrikken goede kandidaten af, realistische trekken ze juist aan.

5. Rapportagelijn en stakeholders

Voeg korte profielen toe van de directe leidinggevende, board members en belangrijkste stakeholders. Niet hun hele cv, maar relevante achtergrond: ervaring, leiderschapsstijl, waar ze voor staan.

Voor senior functies is de fit met de leidinggevende bepalend. Een kandidaat wil weten of de CEO een hands-on micro-manager is of juist veel vrijheid geeft. Deze informatie helpt inschatten of de samenwerking past.

6. Arbeidsvoorwaarden volledig

Wees transparant over alle arbeidsvoorwaarden. Geef een salarisindicatie of -bandbreedte. Beschrijf de bonusregeling, pensioenregeling, auto van de zaak, aandelenopties. Vermeld ook secundaire voorwaarden als opleidingsbudget en vakantiedagen.

Uit onderzoek blijkt dat 80% van kandidaten minder snel solliciteert zonder salarisindicatie. Bij senior functies is transparantie over het totale pakket nog belangrijker.

7. Het selectieproces

Beschrijf alle stappen in het proces: hoeveel gesprekken, met wie, welke assessments, referentiechecks. Geef een realistische tijdlijn. Dit helpt kandidaten plannen en voorkomt frustraties over onverwachte extra rondes.

Vermeld ook wie betrokken zijn bij de beslissing. Voert alleen de leidinggevende gesprekken? Moet het hele MT instemmen? Heeft de board een stem? Deze transparantie bouwt vertrouwen en voorkomt verrassingen.

Hoe maak je een Candidate Information Pack?

Een sterk Candidate Information Pack maak je niet in een middag. Het vraagt voorbereiding, input van stakeholders en professionele vormgeving. Volg deze stappen voor het beste resultaat.

Stap 1: Verzamel alle informatie

Begin met een grondige vacature-intake met de hiring manager. Bespreek niet alleen de functie, maar ook de strategische context, teamdynamiek en verwachtingen. Vraag door bij vage antwoorden.

Verzamel ook organisatie-informatie: financiële cijfers (voor zover deelbaar), marktpositie, groeicijfers, strategische plannen. Interview stakeholders over hun verwachtingen en de samenwerking met deze functie.

Stap 2: Schrijf de content

Schrijf alle secties uit in heldere, zakelijke taal. Geen marketing-praat maar feitelijke informatie. Wees eerlijk over uitdagingen – senior kandidaten waarderen transparantie.

Houd het leesbaar: korte paragrafen, duidelijke koppen, logische opbouw. Denk eraan dat kandidaten dit document scannen op zoek naar specifieke informatie. Maak het makkelijk te navigeren.

Stap 3: Laat het professioneel vormgeven

Een Candidate Information Pack is geen Word-document dat je snel in elkaar zet. Schakel een visual designer in die het document professioneel vormgeeft als PDF. Dit is je visitekaartje naar topkandidaten.

Gebruik je corporate identity, kwalitatieve fotografie van het kantoor en team, infographics voor cijfers en organogram, en een strakke layout. Het document moet uitstralen: dit is een serieuze organisatie.

Reken op 2-4 weken voor vormgeving, afhankelijk van complexiteit en beschikbaarheid van beeldmateriaal. Investeer hier in – het verschil tussen een Word-doc en professioneel PDF is enorm.

Stap 4: Markeer als vertrouwelijk

Plaats duidelijk op elke pagina dat het document vertrouwelijk is. Voeg eventueel een disclaimer toe dat informatie niet gedeeld mag worden zonder toestemming. Dit beschermt gevoelige informatie.

Overweeg bij zeer vertrouwelijke searches om kandidaten eerst een geheimhoudingsverklaring te laten tekenen voordat je het pack deelt. Dit is gebruikelijk bij C-level functies of strategische posities.

Stap 5: Update regelmatig

Houd het document actueel. Organisaties veranderen, strategieën wijzigen, teams groeien. Een verouderd pack met verkeerde informatie schaadt je geloofwaardigheid meer dan het helpt.

Maak van elk search een nieuw pack. Hergebruik de template en standaard organisatie-informatie, maar pas altijd de functie-specifieke content aan. Kandidaten merken het als je een generiek document deelt.

Veelgemaakte fouten bij Candidate Information Packs

Zelfs ervaren recruiters maken fouten bij het maken van een Candidate Information Pack. Herken je deze valkuilen?

Te vroeg delen

De grootste fout: het pack sturen naar iedereen die solliciteert. Dit document is voor gekwalificeerde kandidaten op je longlist, niet voor de eerste 50 sollicitanten. Vertrouwelijke informatie deel je alleen met serieuze kandidaten.

Deel het pack pas na een eerste screening, telefonisch gesprek of intake. Op dat moment weet je of iemand gekwalificeerd is en serieuze interesse heeft. Voorkom dat strategische informatie bij concurrenten of nieuwsgierige sollicitanten terecht komt.

Te algemeen houden

Een pack vol standaard marketing-teksten uit je website helpt kandidaten niet. Ze willen specifieke informatie over deze functie, dit team, deze uitdagingen. Generieke content over “wij zijn innovatief en hebben een prettige cultuur” slaat nergens op.

Wees concreet: wie zijn de teamleden, wat zijn hun namen en achtergronden? Wat zijn de exacte targets voor het eerste jaar? Welke projecten lopen er nu? Deze specificiteit maakt het pack waardevol.

Onrealistische verwachtingen schetsen

De verleiding is groot om de functie mooier voor te stellen dan het is. Maar senior kandidaten prikken daar doorheen. Als je schrijft dat “alles perfect georganiseerd is” terwijl de werkelijkheid rommelig is, verlies je geloofwaardigheid.

Wees eerlijk over uitdagingen. Een turn-around situatie aantrekkelijk noemen voor kandidaten die daar energie van krijgen werkt beter dan problemen verstoppen. Transparantie bouwt vertrouwen.

Slechte vormgeving

Een Word-document met alleen tekst suggereert dat je recruitment niet serieus neemt. Topkandidaten vergelijken je pack met die van andere organisaties. Een slecht vormgegeven document schaadt je employer brand.

Investeer in professionele vormgeving. Dit is geen onnodige luxe maar een essentieel onderdeel van je recruitment bij senior functies. Het kost geld, maar de ROI in betere kandidaten is het waard.

Verouderde informatie

Een pack uit 2022 delen in 2025 met oude cijfers, vertrokken teamleden en achterhaalde strategieën werkt averechts. Kandidaten vragen zich af hoe actueel je andere informatie is als je basisgegevens niet klopt.

Plan twee keer per jaar een update-moment in je agenda. Check of alle informatie nog klopt, cijfers actueel zijn en teamsamenstelling correct is. Dit voorkomt gênante situaties in gesprekken.

Veelgestelde vragen over Candidate Information Packs

Wat is het verschil tussen een Candidate Information Pack en een vacaturetekst?

Een vacaturetekst is publiek, kort en wervend. Een Candidate Information Pack is vertrouwelijk, uitgebreid en informatief. De vacature wekt interesse, het pack informeert gekwalificeerde kandidaten volledig zodat ze een weloverwogen beslissing kunnen nemen.

Voor welke functies heb je een Candidate Information Pack nodig?

Vooral voor executive search, directiefuncties, senior management en strategische posities. Bij functies waar kandidaten grote carrièrestappen overwegen en waar je vertrouwelijke informatie moet delen die niet in een publieke vacature past.

Wanneer deel je een Candidate Information Pack met kandidaten?

Na eerste screening en wederzijdse interesse, typisch na een intake- of telefoongesprek. Niet bij de eerste sollicitatie, maar wanneer kandidaten op je longlist staan en serieus overwegen verder te gaan in het proces.

Hoe lang moet een Candidate Information Pack zijn?

Tussen 8 en 15 pagina’s A4 is gebruikelijk. Lang genoeg om volledig te informeren, kort genoeg om te lezen. Het moet professioneel vormgegeven zijn als PDF met corporate identity, fotografie en infographics.

Moet je een geheimhoudingsverklaring laten tekenen?

Bij zeer vertrouwelijke searches voor C-level functies of strategische posities is dit gebruikelijk. Voor de meeste senior functies volstaat een duidelijke vertrouwelijkheidsmarkering op het document zelf. Beoordeel per situatie wat passend is.

Kun je een Candidate Information Pack hergebruiken?

De template en algemene organisatie-informatie kun je hergebruiken. Maar pas altijd de functie-specifieke content aan: teamsamenstelling, strategische context, verwachtingen en proces. Kandidaten merken het als je een generiek document deelt.