Antecedentenonderzoek en personeel screenen: Hoe check je personeel?

Antecedentenonderzoek van personeel is screening van kandidaten voordat je ze aanneemt. Je checkt of iemands verleden klopt met wat ze claimen. Dat varieert van diploma verificatie tot referentiechecks, en in sommige gevallen een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag).

Dit artikel laat je zien welke checks je wanneer uitvoert, hoe je privacy respecteert, en welke red flags aandacht vragen. Je krijgt een praktisch stappenplan dat je direct toepast in je screeningsproces.

Wat is antecedentenonderzoek van personeel precies?

Antecedentenonderzoek betekent dat je controleert of het verleden van een kandidaat klopt met wat deze persoon vertelt. Je verifieert claims en check je of er signalen zijn die relevant zijn voor de functie.

Het gaat om verificatie, niet om spionage. Je checkt of diploma’s echt zijn, of werkervaring klopt, en of referenten bevestigen wat de kandidaat claimt. Voor sommige functies vraag je ook een VOG aan om te zien of iemand een justitieel verleden heeft dat relevant is voor de functie.

Pre employment screening is de Engelse term die vaak gebruikt wordt, vooral in internationale organisaties. Het betekent hetzelfde: screening voordat iemand in dienst treedt.

Waarom je personeel screent

Sommige mensen versieren hun cv. Diploma’s die niet kloppen, functietitels die mooier zijn dan ze waren, werkervaring die anders verliep. Screening helpt je dit te ontdekken voordat je iemand aanneemt.

Maar er zijn betere redenen dan alleen het vangen van leugenaars. Goede screening helpt je betere aannames te maken. Referentiechecks voorspellen functiesucces beter dan sollicitatiegesprekken. Een studie van Schmidt en Hunter uit 1998 toont aan dat referentiechecks een voorspellende validiteit hebben van .26, terwijl ongestructureerde interviews slechts .38 scoren. Door referenties te combineren met gestructureerde interviews verhoog je je voorspellende waarde aanzienlijk.

Screening beschermt ook je organisatie. Bij functies met toegang tot vertrouwelijke informatie, financiële verantwoordelijkheden, of contact met kwetsbare groepen wil je zekerheid dat iemand betrouwbaar is. Een VOG is dan geen formaliteit, maar een zakelijke noodzaak.

Tot slot: reputatie. Als je iemand aanneemt die fraudeert, discrimineert, of anderszins schade aanricht, reflecteert dat op jouw organisatie. Zorgvuldige screening voorkomt dat je achteraf verrast wordt.

Welke checks voer je uit bij screening?

Afhankelijk van de functie gebruik je verschillende verificatiemethoden. Hier zijn de standaard checks die HR-professionals uitvoeren.

Diploma verificatie

Begin met het checken of diploma’s echt zijn. In Nederland doe je dit via DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs) voor Nederlandse opleidingen. Sinds oktober 2025 heeft DUO een nieuw systeem waarmee je binnen enkele minuten diploma’s verifieert via MijnDiplomas.nl.

Voor internationale diploma’s gebruik je IDW (International Degree Verification) of neem je contact op met de desbetreffende onderwijsinstelling. Dit duurt langer, soms weken, dus plan dit vroeg in je proces.

Waarom dit belangrijk is: sommige mensen claimen diploma’s die ze niet hebben. Of ze zijn bijna afgestudeerd maar missen nog vakken. Voor functies waar een specifieke opleiding vereist is, check je dit altijd.

Werkervaring verificatie

Bel vorige werkgevers en vraag of de functieperiode klopt. Vraag naar functietitel, verantwoordelijkheden, en de reden van vertrek. Veel organisaties geven alleen bevestiging van dienstverband en periode vanwege privacyregels. Dat is prima, het gaat je om verificatie van de feiten.

Als een organisatie niet wil bevestigen, vraag dan om een arbeidscontract of loonstrook als bewijs. Kandidaten hebben vaak kopieën beschikbaar.

Referentiechecks

Referentiechecks zijn waardevol als je ze goed uitvoert. Vraag niet alleen “hoe vond je deze persoon werken?” maar stel specifieke vragen over gedrag, prestaties, en ontwikkelpunten.

Goede vragen zijn: “Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin deze persoon onder druk presteerde?” of “Wat zou je deze persoon adviseren om te ontwikkelen in een volgende rol?”

Spreek idealiter met twee tot drie referenten: een directe leidinggevende, een collega, en eventueel een klant of samenwerkingspartner. Dit geeft je meerdere perspectieven.

Let op: referenten zijn vaak positief. Mensen geven zelden iemand mee als referent als ze negatief zijn. Luister dus naar wat er niet gezegd wordt. Aarzeling, vaagheid zonder concrete voorbeelden, of overdreven diplomatieke formuleringen zijn signalen om door te vragen.

Online aanwezigheid check

Google de naam van de kandidaat en bekijk hun LinkedIn profiel. Klopt het LinkedIn profiel met het cv? Zijn er openbare uitspraken of posts die relevant zijn?

Wees voorzichtig met social media screening. Je mag niet discrimineren op basis van persoonskenmerken die je ontdekt via iemands privé-accounts. Gebruik social media alleen voor functie-relevante informatie, zoals professionele expertise die iemand deelt.

Privacywetgeving (AVG) vereist dat je alleen informatie verzamelt die relevant is voor de functie. Als je een screenshot maakt van iemands social media voor je dossier, moet je kunnen uitleggen waarom dit relevant is.

Financiële screening (BKR check)

Voor functies met financiële verantwoordelijkheden zoals finance controllers, treasurers, of leidinggevenden met budgetbeheer vraag je soms een BKR-uittreksel aan. Dit toont lopende kredieten en achterstanden.

Je vraagt hiervoor expliciete toestemming. De kandidaat krijgt zelf het BKR-uittreksel en deelt dit met jou. Je legt uit waarom je dit vraagt, bijvoorbeeld: “Voor deze functie heb je toegang tot financiële systemen en budgetten. We vragen daarom een BKR-uittreksel om financiële problematiek uit te sluiten.”

Dit is niet standaard en alleen proportioneel bij functies waar financiële integriteit belangrijk is.

VOG aanvragen: wanneer en hoe

Een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) is een officieel document van het Ministerie van Justitie en Veiligheid dat aantoont of iemand een relevant strafblad heeft. Het is geen algeheel strafblad-overzicht, maar een risico-inschatting specifiek voor de functie.

Hoe werkt een VOG?

Een VOG kijkt naar of antecedenten relevant zijn voor de specifieke functie. Het systeem maakt een afweging: als iemand een veroordeling heeft die niet relevant is voor deze functie, krijgen ze toch een VOG.

Een boekhouder met een veroordeling voor fraude krijgt waarschijnlijk geen VOG voor een finance functie. Diezelfde boekhouder met een veroordeling voor een verkeersovertreding wel. Het systeem kijkt naar functie-relevantie.

Wanneer vraag je een VOG aan?

Een VOG is verplicht voor sommige sectoren: onderwijs, kinderopvang, zorg, en taxi zijn de bekendste. Deze wettelijke verplichting staat los van jouw afweging, je moet het gewoon doen.

Voor andere functies vraag je een VOG aan bij toegang tot vertrouwelijke informatie, financiële verantwoordelijkheden, veiligheidsrollen, of werken met kwetsbare groepen. Het gaat om proportionaliteit: hoe groter het risico bij misbruik, hoe logischer een VOG.

Hoe werkt het aanvragen?

Het proces is redelijk gestroomlijnd. De werkgever zet de aanvraag klaar via Justis.nl, de kandidaat vult deze aan met DigiD, en binnen vier weken krijgt de kandidaat de VOG toegestuurd. De kandidaat deelt deze vervolgens met jou.

De kosten liggen tussen €30 en €40, meestal betaald door de kandidaat. Sommige werkgevers vergoeden dit, vooral als ze de VOG verplicht stellen voor veel functies.

Praktische tip: Vermeld in je vacature als een VOG vereist is. Dan schrik je kandidaten niet achteraf, en mensen met relevante antecedenten solliciteren vaak niet. Dit bespaart iedereen tijd en voorkomt teleurstellingen later in het proces.

Beperkingen van een VOG

Een VOG is een momentopname. Het toont het justitiële verleden tot het moment van aanvraag. Voor sommige vertrouwensfuncties zoals bij politie, defensie, of in de financiële sector is continue screening verplicht. Dan krijgt de werkgever signalen als er nieuwe ontwikkelingen zijn.

Voor de meeste functies is een VOG bij aanname voldoende. Je hoeft niet elk jaar opnieuw te screenen, tenzij de functie of verantwoordelijkheden significant wijzigen.

Wanneer doe je welke check?

Timing maakt veel verschil in de efficiëntie van je screeningsproces. Te vroeg screenen verspilt tijd aan kandidaten die later afvallen. Te laat screenen creëert risico’s en teleurgestelde kandidaten als je iemand moet afwijzen na een (bijna) mondeling aanbod.

Na cv-selectie, voor het eerste gesprek

Voer alleen een snelle LinkedIn-check uit. Klopt het profiel globaal met het cv? Meer doe je bewust niet. Je hebt de persoon nog niet gesproken, dus weet je niet eens of ze interessant zijn. Elke uur aan screening die je nu doet kan straks verspild zijn.

Na het eerste gesprek, voor de tweede ronde

Het is nog steeds te vroeg voor tijd-intensieve checks. Je bent aan het verkennen, aan het ontdekken of er wederzijdse interesse is. Screening komt later, als de interesse concreet wordt.

Na het eindgesprek

Nu start je screening. De kandidaat is bijna definitief in jouw ogen. Nu investeer je tijd in verificatie. Communiceer dit helder: “We zijn enthousiast en gaan door met het checken van referenties en diploma’s.” Dit geeft de kandidaat geen valse hoop, maar wel duidelijkheid over waar ze staan in het proces.

Parallelle uitvoering voor tijdwinst

Slim is om verschillende checks tegelijk te laten lopen. Start diploma verificatie, dit duurt meestal 1 tot 3 dagen. Tegelijkertijd plan je referentiechecks in en voer je deze uit binnen 3 tot 5 dagen. Als een VOG nodig is, start deze dan vroeg, want hier gaat 4 weken overheen.

Voor het aanbod wil je alle checks afgerond hebben. Geen verrassingen meer mogelijk. Een aanbod doe je alleen bij positieve screening. Anders creëer je een ongemakkelijke situatie waarbij je een aanbod moet intrekken.

Uitzondering: VOG bij wettelijke verplichting

Als een VOG wettelijk verplicht is voor de functie (onderwijs, zorg, kinderopvang), start deze aanvraag eerder in het proces, idealiter na het tweede gesprek. Vier weken wachttijd is te lang om je hele proces op te houden. Door vroeg te starten heb je de VOG klaar zodra je een definitief aanbod wilt doen.

Dit vraagt wel om heldere communicatie met de kandidaat. Leg uit dat je de VOG nu al aanvraagt om het proces soepel te laten verlopen, maar dat dit nog geen toezegging is.

Red flags herkennen en bespreken

Je vindt een gat van acht maanden in het cv. Of een referent is opvallend vaag over concrete prestaties. Of diploma’s kloppen niet helemaal met wat je verwachtte. En nu?

Red flags zijn geen automatische afwijzing, maar ze vragen om doorvragen en het zoeken naar context. Vaak is er een logische verklaring. Soms niet. Jouw taak is om het verschil te zien.

Veelvoorkomende red flags

Gaten in werkgeschiedenis zijn een van de meest voorkomende signalen. Maar werkloosheid is niet automatisch problematisch. Vraag naar de context: was er sprake van burn-out, ziekte, een sabbatical, of een gezinssituatie?

Wat iemand in die periode heeft gedaan vertelt je meer dan de duur. Studie, vrijwilligerswerk, of bewuste heroriëntatie tonen eigenlijk proactiviteit. Acht maanden op de bank zonder activiteit is een ander verhaal.

Veel korte banen (minder dan een jaar) vragen om uitleg als er een patroon ontstaat. Eén korte baan kan toeval zijn, een verkeerde match. Drie of vier korte banen achter elkaar suggereert mogelijk een patroon. Soms is er een goede reden: een reeks reorganisaties, of een periode van zoeken naar de juiste richting.

Vraag: “Ik zie dat je bij drie werkgevers minder dan een jaar bent gebleven. Kun je me meenemen in wat daar speelde?” De manier waarop iemand antwoordt zegt vaak net zoveel als het antwoord zelf.

Tegenstrijdige informatie tussen verschillende bronnen is ernstiger. CV zegt “teamleider van acht mensen”, referent zegt “had geen leidinggevende rol”. Dit gaat verder dan perspectief-verschil. Confronteer dit direct maar constructief: “Ik heb verschillende informatie gekregen over [onderwerp]. Kun je dit toelichten?”

Diploma niet verifieerbaar komt soms voor bij oude opleidingen. Systemen veranderen, instellingen fuseren of stoppen. Of iemand is bijna afgestudeerd maar heeft nog één vak open staan. Vraag naar alternatief bewijs: een cijferlijst, een studieverklaring, of contact met de instelling zelf.

Vage referenties zijn een subtiel signaal. Als alle referenten neutraal tot negatief zijn zonder concrete voorbeelden te geven, is dat sterker dan één duidelijk negatieve referent. Mensen willen vaak niet expliciet negatief zijn, maar hun vaagheid verraadt hun terughoudendheid.

Hoe bespreek je red flags met kandidaten?

Stap 1: Verzamel eerst alle informatie. Ga niet meteen het gesprek aan na één signaal. Voltooi je screening en kijk naar patronen. Eén afwijking kan toeval zijn, meerdere afwijkingen vormen een patroon dat aandacht vraagt.

Stap 2: Benader vanuit nieuwsgierigheid, niet beschuldiging. “Ik wil graag begrijpen wat er speelde in die periode” werkt beter dan “Waarom heb je geen werk gevonden?” Je zoekt context en begrip, geen bekentenis of verdediging.

Stap 3: Geef de kandidaat ruimte om uit te leggen. Vaak is er een logische verklaring die je nog niet kende. Iemand die openlijk vertelt over een moeilijke periode of een verkeerde match toont eigenlijk zelfreflectie. Dat is meestal een positief signaal.

Stap 4: Let op consistentie in het verhaal. Strookt de uitleg met andere informatie die je hebt? Blijft iemand bij hetzelfde verhaal of verandert het als je doorvraagt? Inconsistentie is een reden om voorzichtig te zijn.

Stap 5: Beslis op basis van het totaalplaatje. Eén red flag met een goede, consistente uitleg? Vaak geen probleem. Meerdere rode vlaggen met vage of wisselende uitleg? Dan is voorzichtigheid geboden.

Wanneer pak je wel of niet door?

Doorpakken is verstandig wanneer er inconsistenties zijn die de kandidaat niet kan uitleggen, referenten waarschuwen voor specifiek gedrag dat relevant is voor jouw functie, diploma’s of certificaten niet kloppen terwijl deze essentieel zijn voor de rol, of er een patroon is van onbetrouwbaarheid met meerdere signalen die dezelfde richting wijzen.

Loslaten is vaak beter wanneer de kandidaat openlijk vertelt over een moeilijke periode en groei laat zien, er één negatieve referent is terwijl anderen positief zijn (iedereen past niet overal), gaten in het cv logisch verklaard worden en de kandidaat ontwikkeling toont, of er kleine afwijkingen zijn in functietitels omdat organisaties verschillende benamingen gebruiken.

Een enkele rode vlag is zelden reden tot afwijzing. Een patroon van rode vlaggen zonder goede uitleg of met inconsistente verhalen is dat wel. Context maakt het verschil.

Veelgestelde vragen

Wat mag je controleren bij een sollicitant?

Je mag alles controleren wat relevant is voor de functie, mits je vooraf toestemming vraagt. Werkervaring, diploma’s en referenties zijn standaard. Financiële gegevens via BKR of een VOG vraag je alleen aan bij relevante functies. Medische informatie is verboden, tenzij er een PMO (Preventief Medisch Onderzoek) vereist is voor de functie.

Hoe vraag je toestemming voor screening?

Simpel en transparant werkt het beste. Een email volstaat: “Voor deze functie voeren we standaard referentiechecks en diploma verificatie uit. Kun je bevestigen dat je hiermee akkoord gaat?” Voor een VOG gebruik je het officiële formulier via Justis. Vraag toestemming voordat je start met bellen of checken, niet achteraf.

Wanneer vraag je een VOG aan?

Voor vertrouwensfuncties, financiële rollen, toegang tot gevoelige informatie, of omdat het wettelijk verplicht is in sectoren als onderwijs, zorg en kinderopvang. Voor een junior marketeer is een VOG disproportioneel. Voor een finance controller of iemand met toegang tot klantgegevens is het logisch. Het gaat om de risico-afweging.

Hoe herken je een nep-diploma?

Check via DUO of MijnDiplomas.nl voor Nederlandse diploma’s. Echte diploma’s staan geregistreerd in officiële systemen. Nep-diploma’s vaak niet, of met afwijkende gegevens die niet kloppen. Internationale diploma’s check je via IDW. Verdachte signalen zijn: kandidaat heeft alleen een foto van het diploma, kan geen cijferlijst overleggen, of het diploma is van een onbekende instelling zonder online aanwezigheid.

Wat doe je bij twijfel over referenties?

Benader een extra referent als je twijfelt. Als twee referenten positief zijn en één twijfelachtig, weeg je af wat je het meeste gewicht geeft. Als alle referenten vaag zijn zonder concrete voorbeelden, vraag dan door: “Kun je een specifieke situatie geven waarin je dat zag?” Soms werkt iemand ergens gewoon niet goed, maar elders wel. Context en omstandigheden maken veel verschil.

Hoeveel tijd kost een grondig antecedentenonderzoek?

Voor reguliere functies investeer je ongeveer 1,5 tot 2 uur hands-on tijd, verspreid over 5 tot 7 dagen wachttijd voor antwoorden. Voor senior functies komt dit op 2 tot 3 uur. VOG-aanvragen kost vrijwel geen eigen tijd maar wel 4 weken wachttijd van Justis, dus plan dit vooruit als je een VOG nodig hebt.