Waarom kandidaten niet komen opdagen (en hoe je dat voorkomt)

Ze had net haar droomjob binnen. Na maanden zoeken kreeg ze eindelijk het aanbod waar ze op hoopte. Ze tekende enthousiast het contract. Drie weken later, op haar geplande startdatum, kwam ze niet opdagen.

Wat deze kandidaat deed, is geen uitzondering. Onderzoek toont aan dat 1 op de 5 nieuwe medewerkers niet komt opdagen op de eerste werkdag. Van degenen die wel komen, barst 25% al in de eerste week in tranen uit.

Deze cijfers komen uit onderzoek van BambooHR onder 1.565 werknemers en diverse HR-studies. Het laat zien dat we als recruiters en HR-professionals een blind spot hebben. We investeren maanden in de candidate journey tot aan de handtekening, maar vergeten wat er gebeurt ná die handtekening.

Dit fenomeen wordt ook wel “employee ghosting” genoemd . Kandidaten die plotseling alle contact verbreken. We stoppen met verleiden op het moment dat de echte candidate journey juist doorgaat.

1. “Het contract is getekend, klaar!”

Maandag tekent je kandidaat het contract. Woensdag krijgt ze een tegenaanbod van haar huidige baas. Vrijdag belt een headhunter met een nog beter aanbod. Volgende week hoort ze vrienden zeggen: “Weet je zeker dat dit slim is?”

Je hebt wekenlang geworven, gescreend en geïnterviewd. De perfecte kandidaat zegt ja. Je drukt het contract in zijn handen en zegt: “Tot over drie weken!”

Dit is het moment waarop veel misgaat. Onderzoek van Vlerick Business School wijst uit dat de periode tussen contractondertekening en eerste werkdag cruciaal is. Kandidaten zitten vol twijfels. Ze moeten hun huidige baan opzeggen, wat stress oplevert. Hun sociale omgeving zaait vaak onbedoeld twijfel. En ja, LinkedIn-recruiters blijven doorrekruteren.

Dit “candidate ghosting” – het plotseling verdwijnen zonder uitleg – is geen uitzondering meer. Het resultaat? Bijna één op de drie getekende contracten resulteert niet in een blijvende arbeidsrelatie.

Wat werkt wel: Harvard Business Review onderzoek toont aan dat organisaties die binnen 24 uur na ondertekening persoonlijk contact opnemen, 40% minder no-shows zien. Niet via HR, maar van de directe manager. Met concrete plannen voor de eerste week en een foto van het team.

2. “We hebben geen tijd voor onboarding-gedoe”

Het is 9:00 uur. Je nieuwe medewerker staat bij de receptie. “Voor wie komt u?” vraagt de receptioniste. “Ik ben de nieuwe…” “Oh. Eh, even kijken hoor.”

Ai. Geen toegangspasje. Geen werkplek. Geen logingegevens. “Ga maar even bij de koffieautomaat staan, we zoeken het uit.”

Nederlands onderzoek onder 4.400 respondenten laat zien dat bij 28% van nieuwe medewerkers de werkplek niet gereed is op de eerste werkdag. Bij 40% ontbreekt een inwerkprogramma volledig. Dit terwijl het brein van je nieuwe collega direct overschakelt naar overlevingsmodus zodra hij zich onwelkom voelt.

Neurowetenschappelijk onderzoek toont aan dat negatieve eerste indrukken tot wel 7 keer sterker zijn dan positieve. Alle twijfels die je kandidaat de afgelopen weken heeft weggedrukt, komen nu hard terug.

Wat werkt wel: Zorg dat iemand hem opwacht. Met naam. Met pasje. Met de koffie die hij lekker vindt. Kleine details die het brein geruststellen dat hij verwacht wordt en welkom is.

3. “Hij redt zich wel, is een volwassen vent”

Hij zit alleen te lunchen. Hij weet niet waar hij mag parkeren, welke meetings belangrijk zijn of hoe de koffieautomaat werkt. Maar hij vraagt niets. Hij wil geen gezeur zijn.

Week twee van zijn nieuwe baan. Je nieuwe medewerker observeert, raaidt en bouwt stilletjes stress op. Hij weet niet welke collega’s hij kan vertrouwen, wat de ongeschreven regels zijn, of hij wel de juiste keuzes maakt.

Onderzoek van Gallup toont aan dat 70% van nieuwe medewerkers binnen de eerste maand beslist of een baan geschikt is. 29% doet dit zelfs al binnen een week. De tijd om een goede eerste indruk te maken is dus beperkt.

Toch denken we vaak: hij vraagt wel als hij iets nodig heeft. Maar dat gebeurt meestal niet. Nieuwe medewerkers willen competent overkomen en vermijden vragen die hen onzeker doen lijken.

Wat werkt wel: Onderzoek van Aberdeen Group laat zien dat organisaties met een buddy-systeem 54% productiever nieuwe medewerkers hebben. Een buddy die niet alleen uitlegt hoe systemen werken, maar ook de informele cultuur deelt. Die proactief vraagt: “Hoe gaat het echt?” en signaleert wanneer iemand vast loopt.

4. “We doen geen kinderachtige spelletjes”

“Een handgeschreven kaartje? Zijn we een basisschool?” “Een welkomstvideo? Daar hebben we geen tijd voor.” “LinkedIn-uitnodigingen van collega’s? Dat doen ze zelf wel.”

Dit zijn reacties die ik vaak hoor als ik praat over de kleine details die het verschil maken. Maar onderzoek naar beïnvloedingspsychologie laat zien dat het brein vooral reageert op kleine signalen, niet op grote programma’s.

Een persoonlijk berichtje bij het contract activeert de waardering-respons in het brein. Een welkomstvideo waarin zijn naam wordt genoemd, triggert de belonging-respons. LinkedIn-uitnodigingen van toekomstige collega’s verhogen social proof nog voordat hij begint.

Het kost je 10 minuten voorbereiding. Het levert je vaak maanden trouw op. Want wat is het alternatief? SHRM onderzoek toont aan dat de kosten van het vervangen van een medewerker tussen de 100% en 300% van het jaarsalaris liggen.

Wat werkt wel: Stop met denken dat persoonlijke aandacht kinderachtig is. Het is gewoon gezond verstand en goed zakendoen.

5. “Onboarding? Dat is toch gewoon uitleggen hoe dingen werken?”

Maandag: presentatie organisatiestructuur. Dinsdag: uitleg pensioensregeling. Woensdag: veiligheidsvoorschriften. Donderdag: IT-handleiding. Vrijdag: nog meer regels.

Dit is wat veel organisaties onboarding noemen. Informatie doorsluizen in plaats van verbinding maken. Procedures uitleggen in plaats van relaties opbouwen. Nederlandse data laat zien dat slechts 12% van werknemers vindt dat hun organisatie een goed onboarding programma heeft.

De eerste 90 dagen zijn cruciaal. SHRM onderzoek toont aan dat 69% van medewerkers die een positieve onboarding ervaren, drie jaar bij een bedrijf blijven. Bij een negatieve ervaring wordt de kans op vertrek binnen een jaar verdubbeld.

Het gaat niet om het perfect uitleggen van alle systemen. Het gaat om het gevoel dat iemand erbij hoort. Dat hij de juiste keuze heeft gemaakt. Dat zijn nieuwe collega’s hem waarderen.

Wat werkt wel: Focus de eerste week op relaties, niet op regels. Laat hem kennismaken met mensen, niet alleen met procedures. Zorg dat hij na week één denkt: “Dit voelt goed” in plaats van “Ik weet hoe het HRIS werkt.” Meer over effectieve onboarding strategieën vind je hier.

De werkelijke kosten van ghosting en weglopen

De cijfers liegen er niet om. Internationale data laat zien dat een kwart van nieuwe medewerkers vertrekt binnen 6 maanden. In Nederland geeft 15% aan dat slechte onboarding de reden van vertrek was.

Dit “employee ghosting”, het verdwijnen zonder uitleg, kost tijd en handenvol geld. Je investeert gemiddeld 24 dagen en 4.000 euro in het vinden van een nieuwe medewerker. Dat zijn nog alleen de directe recruitmentkosten. Tel daar de tijd bij op die je collega’s investeren in gesprekken. De productiviteitsverlies terwijl een positie vacant is. De inwerktijd van de manager.

Maar de grootste kosten zijn de gemiste kansen. Die briljante developer die na twee weken denkt: “Dit was een vergissing.” Die ervaren manager die binnen drie maanden terugkeert naar zijn oude werkgever. De potentiële ambassadeur die een slechte review achter laat op Glassdoor.

Harvard Business Review onderzoek toont aan dat organisaties met een gestructureerd onboarding programma 82% betere retentie hebben en 70% hogere productiviteit. Het is geen soft skill. Het is hard zakelijk denken.

Waar kun je morgen beginnen?

Je hoeft niet alles tegelijk te veranderen. Begin met deze drie acties die direct resultaat opleveren:

Stuur die welkomstmail. Binnen 24 uur na contractondertekening. Van de manager, niet van HR. Met een persoonlijke boodschap en praktische informatie over de eerste dag.

Wijs die buddy aan. Niet de drukste collega, maar iemand die graag nieuwe mensen helpt. Geef hem een checklist van onderwerpen om te bespreken in de eerste weken.

Schrijf dat kaartje. Bij het getekende contract. Handgeschreven. Waarin je benoemt waarom je blij bent dat hij komt. Het kost 2 minuten en maakt vaak meer indruk dan het hele sollicitatieproces.

Kandidaten verleiden stopt niet bij de handtekening. Het begint daar pas echt. Want een goed begin is het halve werk, maar doorpakken is goud waard.

Wil je de complete candidate journey optimaliseren? Begin met ons 4-fasen model voor de candidate journey. Over de pre-boarding fase lees je meer in onze onboarding gids. Of leer in onze Onboarding training hoe je van elke nieuwkomer een betrokken medewerker maakt.