Een nieuwe medewerker checklist is een overzicht van alle stappen die je doorloopt van contractondertekening tot succesvolle integratie. De checklist bevat administratieve verplichtingen, preboarding-acties, de voorbereiding van de eerste werkdag en evaluatiemomenten in de eerste 90 dagen.
Je hebt weken gezocht, gesprekken gevoerd en eindelijk de juiste kandidaat gevonden. Het contract is getekend. Klaar? Nog lang niet. Juist na die handtekening begint het echte werk. Uit een BambooHR-onderzoek (2023, n=1.565) blijkt dat 70% van nieuwe medewerkers binnen de eerste maand beslist of een baan bij hen past. Dat maakt een goede voorbereiding bepalend voor retentie.
Hier vind je een complete nieuwe medewerker checklist in 4 fases: van administratie tot evaluatie na 90 dagen. Per fase lees je precies wat je regelt, wie verantwoordelijk is en waar het in de praktijk vaak misgaat.
Wat staat er in deze checklist?
Overzicht: 4 fases in je nieuwe medewerker checklist
| Fase | Wanneer | Verantwoordelijk | Belangrijkste actie |
|---|---|---|---|
| 1. Administratie | Direct na contractondertekening | HR-afdeling | ID-bewijs, loonbelasting, IT-accounts en werkplek regelen |
| 2. Preboarding | Weken voor de start | Leidinggevende | Welkomstmail binnen 48 uur, buddy toewijzen, team voorstellen |
| 3. Eerste werkdag | Dag 1 | Leidinggevende + buddy | Opwachten bij ingang, werkplek gereed, samen lunchen |
| 4. Eerste 90 dagen | Week 1 t/m maand 3 | Leidinggevende + HR | Wekelijkse check-ins, evaluaties op 30, 60 en 90 dagen |
Fase 1: direct na contractondertekening (administratie)
De administratiefase begint direct na contractondertekening en omvat alle formele verplichtingen: van ID-verificatie tot het aanvragen van IT-accounts.
De eerste fase van je nieuwe medewerker checklist draait om alles wat je formeel regelt zodra het contract is getekend. Dit is de basis: zonder deze stappen loopt je nieuwe collega op dag 1 vast.
Dit regel je direct na ondertekening:
- Kopie ID-bewijs en eventuele werkvergunning opvragen en verifiëren
- Loonbelastingverklaring laten invullen (of gegevens doorgeven aan salarisadministratie)
- Aanmelding bij de Belastingdienst en UWV
- Pensioenregeling aanmelden
- Arbeidsovereenkomst archiveren in personeelsdossier
- IT-accounts en toegangsrechten aanvragen (laptop, e-mail, software)
- Werkplek inrichten of reserveren
- Toegangspas of sleutels regelen
Een veelgemaakte fout: IT-aanvragen pas op de laatste dag indienen. Bij veel organisaties duurt het aanmaken van accounts en het bestellen van een laptop 1 tot 3 weken. Begin hier direct mee.
Kernpunt: begin uiterlijk 2 weken voor de startdatum met IT-aanvragen. Bij veel organisaties kost het aanmaken van accounts en bestellen van hardware 1 tot 3 weken.
Fase 2: preboarding (weken voor de start)
De preboarding-fase loopt van contractondertekening tot de eerste werkdag en richt zich op het wegnemen van twijfel door persoonlijk contact, teamintroducties en het toewijzen van een buddy.
Dit is de fase die de meeste organisaties overslaan, en waar het vaakst misgaat. Preboarding is alles wat je doet tussen contractondertekening en de eerste werkdag. Het doel: twijfel wegnemen en betrokkenheid opbouwen.
Ongeveer 1 op de 5 nieuwe medewerkers komt niet opdagen op de eerste werkdag. Van degenen die wel starten, vertrekt rond de 40% binnen 6 maanden. De reden? Vaak is het die stille periode waarin niemand contact opneemt.
Preboarding is de periode tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag. In deze fase richt je je op het verminderen van onzekerheid, het opbouwen van verbinding met het team en het aligneren van verwachtingen.
Je preboarding-checklist:
- Stuur binnen 48 uur een persoonlijke welkomstmail van de direct leidinggevende (niet van HR, niet een standaard template)
- Plan minimaal 1 contactmoment halverwege de wachtperiode: een kort telefoongesprek van 10-15 minuten
- Laat het team zich voorstellen via een korte mail, video of teamfoto met namen
- Stuur praktische informatie: parkeergelegenheid, dresscode, luncharrangement, eerste-dag programma
- Wijs een buddy toe en laat die persoon vooraf contact opnemen
- Deel alvast relevante documenten: organogram, teamoverzicht, projectinformatie
Gallup-onderzoek toont aan dat nieuwe medewerkers hun onboarding 3,4 keer beter beoordelen als de leidinggevende actief betrokken is (Gallup). Een buddy versterkt dat effect: het biedt laagdrempelig contact en toegang tot ongeschreven regels die een leidinggevende niet altijd deelt.
Fase 3: de eerste werkdag
De eerste werkdag draait om verbinding en gevoel: zorg dat iemand je nieuwe collega opwacht, dat de werkplek gereed is en dat kennisoverdracht verspreid wordt over de eerste weken.
De eerste werkdag zet de toon voor de rest van het dienstverband. Uit hetzelfde BambooHR-onderzoek blijkt dat 62% van medewerkers zegt dat hun eerste indruk nog steeds klopt, en 60% vindt dat een eerste indruk nauwelijks te veranderen is. Bereid deze dag voor als een belangrijk moment, niet als een administratieve formaliteit.
Je checklist voor dag 1:
- Zorg dat iemand je nieuwe collega bij de ingang opwacht (bij naam)
- Werkplek is volledig ingericht: laptop werkt, accounts zijn actief, bureau is schoon
- Welkomstpakket klaarleggen (klein gebaar, grote impact)
- Kennismaking met direct team en leidinggevende plannen
- Samen lunchen met buddy of teamgenoten
- Rondleiding door het gebouw (inclusief praktische zaken: koffie, toilet, printer)
- Eerste-week programma doornemen zodat verwachtingen helder zijn
- Eindig de dag met een kort gesprek: hoe was het? Zijn er vragen?
Een veelgemaakte vergissing: de eerste dag volproppen met presentaties over organisatiestructuur, pensioenregeling en veiligheidsvoorschriften. Dat is informatieoverload. Verdeel die kennisoverdracht over de eerste weken. Op dag 1 draait het om verbinding en gevoel, niet om regels. Lees ook ons draaiboek eerste werkdag voor een uitgebreid stappenplan.
Fase 4: de eerste 90 dagen
De vierde fase loopt van week 1 tot en met maand 3 en omvat het inwerkprogramma, wekelijkse feedbackgesprekken en evaluaties op 30, 60 en 90 dagen.
De eerste werkdag is slechts het begin. Een goede onboarding duurt minimaal 90 dagen. In die periode groeit je nieuwe collega van nieuwkomer naar volwaardig teamlid.
Je checklist voor de eerste 90 dagen:
- Week 1: inwerkprogramma starten, eerste doelen bespreken, dagelijkse check-ins door buddy
- Week 2-4: kennismaking met andere afdelingen, eerste taken zelfstandig uitvoeren, wekelijkse feedbackgesprekken
- Maand 2: evaluatie met leidinggevende, bijstellen van doelen, verdieping in vakinhoudelijke taken
- Maand 3: 90-dagen evaluatie, functioneringsgesprek plannen, ontwikkeldoelen vaststellen
Slechts 12% van medewerkers vindt dat hun organisatie onboarding goed aanpakt (Gallup). Uit een Enboarder HR Leader Survey (2025) blijkt dat bij 20% van de organisaties de helft van nieuwe medewerkers in de eerste 90 dagen vertrekt. Die 90 dagen investeren betaalt zich terug in retentie en productiviteit.
Toch is een checklist alleen niet voldoende. Onboarding is mensenwerk. Iedere nieuwe medewerker is anders en heeft andere behoeften. Gebruik deze checklist als leidraad, maar blijf luisteren naar wat je nieuwe collega nodig heeft. Meer verdieping vind je in ons artikel over onboarding en employee experience.
De drie fouten die organisaties het vaakst maken
Na het trainen van duizenden HR-professionals en recruiters zie ik steeds dezelfde patronen terugkomen. Deze drie onboarding fouten ondermijnen zelfs de beste checklist:
1. Preboarding overslaan
“Het contract is getekend, we zien ze op dag 1.” Deze houding leidt tot ghosting en vroeg verloop. De weken tussen handtekening en start zijn de meest kwetsbare periode. Wie hier niets doet, verliest een deel van de nieuwe medewerkers nog voor ze beginnen.
2. Geen eigenaar van het inwerkproces
HR denkt dat de manager het doet. De manager denkt dat HR het regelt. Het team denkt dat het vanzelf gaat. Resultaat: niemand voelt zich verantwoordelijk en de nieuwe collega valt tussen wal en schip. Benoem voor elke fase een duidelijke eigenaar.
3. Onboarding beperken tot de eerste week
Na 5 dagen zeggen dat iemand is “ingewerkt” is niet realistisch. Integratie kost 90 dagen. Organisaties die hun onboarding beperken tot een introductieweek, zien hogere uitval in de maanden daarna. Plan evaluatiemomenten in op 30, 60 en 90 dagen.
Herken je een of meer van deze patronen? In onze onboarding training leer je hoe je deze valkuilen voorkomt met bewezen methoden en direct toepasbare templates.
🎯 Van checklist naar onboarding die werkt
Leer hoe je een onboarding bouwt die nieuwe medewerkers doet blijven.
Veelgestelde vragen over een nieuwe medewerker checklist
Wat moet je regelen voor een nieuwe medewerker?
Regel in ieder geval: kopie ID-bewijs, loonbelastingverklaring, aanmelding Belastingdienst en pensioen, IT-accounts, werkplek, toegangspas en een buddy. Start de administratie direct na contractondertekening en begin tegelijk met preboarding.
Hoe lang duurt het inwerken van een nieuwe medewerker?
Goed inwerken duurt minimaal 90 dagen. De eerste week is kennismaking, maand 1 en 2 zijn voor verdieping en zelfstandig werken. Na 90 dagen volgt een evaluatie. Onderzoek toont dat organisaties met een 90-dagen programma hogere retentie en productiviteit bereiken.
Wat is het verschil tussen inwerken en onboarding?
Inwerken richt zich op taken en systemen leren. Onboarding is breder en omvat ook sociale integratie, cultuuroverdracht en het opbouwen van verbinding met het team. Beide zijn nodig voor een succesvolle start.
Waarom is een buddy bij onboarding zo belangrijk?
Een buddy geeft laagdrempelig toegang tot informele kennis en ongeschreven regels. Gallup-onderzoek toont dat actieve betrokkenheid van collega’s en leidinggevende de onboarding-ervaring 3,4 keer beter maakt. De buddy stelt vragen die een nieuwe collega niet aan de leidinggevende durft te stellen.
Wanneer begin je met preboarding?
Direct na contractondertekening. Stuur binnen 48 uur een persoonlijke welkomstmail en plan contactmomenten tot de eerste werkdag. Hoe langer de wachtperiode, hoe belangrijker actieve preboarding is om ghosting te voorkomen.
Over de auteur
Jacco Valkenburg is recruitment architect, auteur en trainer met 25 jaar ervaring in werving, selectie en onboarding van personeel. Als oprichter van RecruitmentTraining.pro heeft hij duizenden professionals getraind en is auteur van het boek “Recruitment 4.0” en “Eerlijk over selectie“.
