Een correcte werkgeversverklaring invullen vereist één persoon, één blauwe pen, alle velden ingevuld, exacte overeenkomst met loonstrook, juiste handtekening en datum. Fouten leiden tot afwijzing en vertraging. Zo vul je werkgeversverklaringen foutloos in.
Je werknemer komt naar je toe met een werkgeversverklaring. “Kun je dit even invullen? Ik heb het nodig voor mijn hypotheek.” Lijkt simpel, maar onderzoek van het Hypotheken Data Netwerk toont aan dat werkgeversverklaringen gemiddeld 2,4 keer opgestuurd moeten worden vanwege fouten. Dit betekent niet alleen frustratie voor je werknemer en extra werk voor jou, maar kan in sommige gevallen zelfs betekenen dat een huiskoop niet doorgaat.
De gevolgen van een foutieve werkgeversverklaring reiken verder dan je in eerste instantie zou denken. Je werknemer zit in onzekerheid over zijn hypotheek, de hypotheekverstrekker wijst het document af, en jij moet het formulier opnieuw invullen. Ondertussen kunnen rentetarieven stijgen of kan een verkoper besluiten voor een andere koper te kiezen.
Een zorgvuldige invulling vanaf het begin voorkomt deze cascade van problemen.
Wat is een werkgeversverklaring en waarom is correct invullen belangrijk?
Het document wordt gebruikt voor:
- Hypotheekaanvragen bij banken
- Huurcontracten voor woningen
- Leningen en financieringen
- Visa-aanvragen voor sommige landen
Deze brede toepassing betekent dat je als HR-professional regelmatig met dit document te maken krijgt. Elk gebruik stelt specifieke eisen aan de nauwkeurigheid van de informatie.
Waarom gaat het vaak fout?
Volgens onderzoek worden werkgeversverklaringen door hypotheekverstrekkers in ongeveer 90% van de gevallen bij de eerste indiening geweigerd vanwege fouten. De meest voorkomende redenen zijn onvolledig ingevulde velden, verkeerde bedragen, meerdere handschriften, of gegevens die niet overeenkomen met de loonstrook.
De kwaliteit van jouw werkgeversverklaring bepaalt mede de eerste indruk die een bank krijgt van je organisatie. Een professioneel ingevuld document straalt betrouwbaarheid uit.
Werkgevers zijn niet wettelijk verplicht een werkgeversverklaring af te geven, maar moeten wel voldoen aan ‘goed werkgeverschap’. Dit betekent dat zij afgifte niet onredelijk mogen weigeren zonder goede reden.
De 8 meest gemaakte fouten van een werkgeversverklaring
1. Meerdere personen vullen het formulier in
De fout: HR vult een deel in, de directeur tekent, en iemand anders voegt nog informatie toe.
Waarom dit fout gaat: Banken beschouwen dit meestal als een potentieel onbetrouwbaar document.
Zo doe je het goed: Eén persoon vult het complete formulier in én ondertekent het. Deze persoon moet bevoegd zijn om namens de organisatie te handelen.
2. Verkeerde pen of meerdere kleuren
De fout: Beginnen met een zwarte pen, overstappen naar blauw, of verschillende tinten blauw gebruiken.
Waarom dit fout gaat: Banken accepteren doorgaans alleen consistent handschrift als teken van authenticiteit.
Zo doe je het goed: Gebruik één pen voor het hele document.
3. Onvolledige of overgeslagen velden
De fout: Een vakje niet aankruisen of “n.v.t.” invullen waar een specifiek antwoord verwacht wordt.
Waarom dit fout gaat: Elk veld moet ingevuld worden, ook als het antwoord “nee” of “0” is.
Zo doe je het goed: Loop systematisch door elk veld. Als iets niet van toepassing is, schrijf dan “Geen” of “0” in plaats van het veld leeg te laten.
4. Bedragen kloppen niet met loonstrook
De fout: Het bruto jaarsalaris op de werkgeversverklaring wijkt af van wat op de loonstrook staat.
Waarom dit fout gaat: Banken controleren deze overeenkomst in vrijwel alle gevallen. Ook kleine afwijkingen leiden vaak tot afwijzing.
Zo doe je het goed: Bereken het jaarsalaris als 12,96 x het maandsalaris exclusief vakantiegeld. Controleer dit tegen de meest recente loonstrook. Let op: elke CAO is anders dus bereken het jaarsalaris goed.
5. Parttime salaris verkeerd berekend
De fout: Bij een parttime werknemer het fulltime-equivalent salaris invullen in plaats van het werkelijke parttime salaris.
Waarom dit fout gaat: De werkgeversverklaring moet het daadwerkelijke inkomen tonen, niet wat iemand zou verdienen bij fulltime werk.
Zo doe je het goed: Vul altijd het echte salaris in. Werkt iemand 24 uur per week? Dan vul je het salaris voor 24 uur in, niet het salaris dat bij 40 uur zou horen.
6. Datum vergeten of verkeerd
De fout: Geen datum invullen of een oude datum gebruiken.
Waarom dit fout gaat: Zonder datum is onduidelijk wanneer de verklaring is opgesteld. Een werkgeversverklaring is slechts 3 maanden geldig.
Zo doe je het goed: Vul altijd de datum in waarop je het formulier invult en ondertekent. Gebruik de Nederlandse datumnotatie: dag-maand-jaar.
7. Correcties met tipp-ex of doorhalingen
De fout: Een fout corrigeren door overheen schrijven, doorhalen, of tipp-ex gebruiken.
Waarom dit fout gaat: Elke correctie maakt het document ongeldig vanwege mogelijke fraude.
Zo doe je het goed: Bij een fout begin je opnieuw met een schoon formulier. Geen uitzonderingen.
8. Verkeerde bedrijfsgegevens
De fout: De handelsnaam invullen in plaats van de officiële bedrijfsnaam, of een verkeerd KvK-nummer.
Waarom dit fout gaat: De gegevens moeten exact overeenkomen met de inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
Zo doe je het goed: Gebruik de volledige, officiële bedrijfsnaam zoals geregistreerd bij KvK. Check het KvK-nummer vooraf.
Stap-voor-stap: werkgeversverklaring correct invullen
Een correcte werkgeversverklaring invullen hoeft niet ingewikkeld te zijn als je systematisch te werk gaat. Door deze stappen te volgen, voorkom je de meeste fouten en help je je werknemers efficiënt verder met hun plannen. Het draagt bij aan een professionele HR-service waar zowel jij als je werknemers van profiteren.
Voorbereiding
Een goede voorbereiding voorkomt fouten en bespaart tijd. Verzamel vooraf deze documenten:
- Meest recente loonstrook van de werknemer
- Arbeidsovereenkomst van de werknemer
- KvK-uittreksel van je bedrijf
- Een blauwe pen
Deze voorbereidingstijd verdien je ruim terug door een foutloze invulling. Het voorkomt ook dat je halverwege moet stoppen om informatie op te zoeken.
| Contracttype | Wat invullen | Aandachtspunten |
|---|---|---|
| Vast contract | Contract voor onbepaalde tijd | Eenvoudigst in te vullen |
| Tijdelijk contract | Contract voor bepaalde tijd + einddatum | Mogelijk intentieverklaring nodig |
| Flexwerk | Flexibele arbeidsrelatie | Vaak perspectiefverklaring vereist |
| Proeftijd | Contract + proeftijd vermelding | Transparant zijn over proeftijd |
Stap 1: Bedrijfsgegevens invullen
Vul in:
- Volledige, officiële bedrijfsnaam (geen handelsnaam)
- Volledig adres inclusief postcode
- KvK-nummer (check dit na)
- Vast telefoonnummer (geen mobiel tenzij je geen vast nummer hebt)
Let op: Het adres moet overeenkomen met het KvK-adres.
Stap 2: Werknemersgegevens
Controleer deze gegevens tegen de loonstrook:
- Volledige naam (exact zoals op loonstrook)
- Adres en postcode
- Geboortedatum
- Functie/functietitel
- Ingangsdatum dienstverband
Cruciale controle: Alle gegevens moeten 100% overeenkomen met loonstrook en arbeidsovereenkomst.
Stap 3: Dienstverband specificeren
Kruis aan:
- Contract voor onbepaalde tijd
- Contract voor bepaalde tijd
- Flexibele arbeidsrelatie (uitzend/oproep)
Bij tijdelijke contracten: vermeld einddatum.
Intentieverklaring nodig? Dit is alleen relevant bij tijdelijke contracten en alleen als de bank hier specifiek om vraagt. Een intentieverklaring is een separate handtekening waarbij je aangeeft van plan te zijn het tijdelijke contract om te zetten naar een vast contract. Let op: dit is geen juridische verplichting.
Stap 4: Inkomensgegevens
Bruto jaarsalaris berekenen:
- 12 x maandsalaris inclusief vakantiegeld (bij maandelijkse uitbetaling)
- 12,96 x maandsalaris exclusief vakantiegeld
Extra inkomensonderdelen:
- Vakantietoeslag (meestal 8% van jaarsalaris)
- 13e maand (als contractueel vastgelegd)
- Structurele onregelmatigheidstoeslag
- Vaste eindejaarsuitkering
Niet meenemen:
- Eenmalige bonussen
- Wisselende overuren
- Kostenvergoedingen
Stap 5: Aanvullende vragen
Leningen en beslag:
Meestal “Nee” en “€ 0” invullen. Bij fietsplannen of laptop-regelingen: deze wél vermelden als lening.
Contactpersoon verificatie:
Vul je eigen gegevens in als degene die de verklaring invult en vragen kan beantwoorden.
Stap 6: Ondertekening
- Naam ondertekenaar (jouw naam)
- Functie in de organisatie
- Datum van ondertekening
- Handtekening (dezelfde persoon die het formulier invulde)
Bedrijfsstempel: Niet altijd verplicht, maar wel wenselijk. Geen stempel? Maak dan een separate verklaring op briefpapier.
Checklist: werkgeversverklaring controleren voor verzending
Voordat je ondertekent
- ☐ Eén persoon heeft alles ingevuld – geen meerdere handschriften
- ☐ Eén blauwe pen gebruikt – consistente kleur
- ☐ Alle velden ingevuld – geen lege vakjes
- ☐ Bedragen kloppen met loonstrook – exacte overeenkomst
- ☐ KvK-nummer gecontroleerd – juiste cijfers
- ☐ Datum ingevuld – vandaag’s datum
- ☐ Geen correcties – schoon document
Inhoudelijke controle
- ☐ Bedrijfsnaam is officiële naam – geen handelsnaam
- ☐ Adres klopt met KvK-registratie – exact hetzelfde
- ☐ Werknemersgegevens kloppen met loonstrook – naam, functie, salaris
- ☐ Jaarsalaris correct berekend – 12x of 13x maandsalaris
- ☐ Contracttype juist aangekruist – vast/tijdelijk/flex
- ☐ Alleen structurele inkomsten – geen eenmalige bedragen
Voor verzending
- ☐ Handtekening gezet – door dezelfde persoon die invulde
- ☐ Naam en functie bij handtekening – duidelijk leesbaar
- ☐ Kopie bewaard – voor je eigen administratie
- ☐ Bijlagen toegevoegd – als extra verklaring nodig
⚠️ Belangrijke waarschuwing
Een werkgeversverklaring is een belangrijk financieel document. Fouten kunnen leiden tot afwijzing en vertraging. Controleer altijd dubbel voordat je ondertekent. Bij twijfel over specifieke situaties, raadpleeg een HR-specialist of juridisch adviseur.
Veelgestelde vragen over werkgeversverklaringen
Wie mag een werkgeversverklaring ondertekenen?
Iemand die bevoegd is om namens de organisatie te handelen. Dit kan de directeur zijn, HR-manager, of bijvoorbeeld een teamleider met de juiste volmacht. Belangrijkst: dezelfde persoon die het formulier invult, moet het ook ondertekenen.
Hoelang is een werkgeversverklaring geldig?
Een werkgeversverklaring is drie maanden geldig vanaf de datum van ondertekening. Plan dus niet te ver vooruit. Wacht liever tot je werknemer een concrete woningkoop in zicht heeft.
Wat gebeurt er bij fouten in de werkgeversverklaring?
De hypotheekverstrekker wijst het document af en vraagt een nieuwe versie. Dit kan dagen tot weken vertraging opleveren. In sommige gevallen kan dit betekenen dat een koop niet doorgaat of dat rentetarieven zijn gestegen.
Is een bedrijfsstempel verplicht op een werkgeversverklaring?
Niet altijd, dit verschilt per bank. Wel wordt het gewaardeerd omdat het extra authenticiteit geeft. Heb je geen stempel? Maak dan een aparte verklaring op bedrijfsbriefpapier met dezelfde informatie.
Wat is het verschil tussen een werkgeversverklaring en intentieverklaring?
Een werkgeversverklaring toont de huidige arbeidsrelatie. Een intentieverklaring is een aanvullend onderdeel waarbij je aangeeft van plan te zijn een tijdelijk contract om te zetten naar een vast contract. Let op: dit is geen juridische verplichting.
Kunnen we een werkgeversverklaring weigeren?
Werkgevers zijn niet wettelijk verplicht om een werkgeversverklaring af te geven. Wel moet je als werkgever voldoen aan ‘goed werkgeverschap’, wat betekent dat je afgifte niet onredelijk mag weigeren zonder goede reden. Een transparante communicatie hierover met je werknemers voorkomt misverstanden.
Mogen we een oude werkgeversverklaring hergebruiken?
Nee, elke werkgeversverklaring moet actueel zijn. Kopiëren van oude versies leidt tot fouten omdat salarissen, functies of contractvormen kunnen zijn gewijzigd.
Wat doen we bij elektronische handtekeningen?
Sommige banken accepteren elektronische handtekeningen, andere niet. Check dit vooraf bij de bank. Bij twijfel: gebruik een handgeschreven handtekening.
Hoe gaan we om met werknemers in proeftijd?
Vermeld dit eerlijk in de werkgeversverklaring. De bank houdt hier rekening mee in hun beoordeling. Verhul het niet, want dit komt altijd aan het licht.
Wat als we een fout ontdekken na verzending?
Neem direct contact op met je werknemer. Deze kan de bank informeren dat er een nieuwe versie aankomt. Begin meteen met een correcte versie – wachten maakt het alleen maar erger.
Over de auteur
Jacco Valkenburg is recruitment architect, auteur en trainer met 25 jaar ervaring in talentacquisitie. Als oprichter van RecruitmentTraining.pro heeft hij duizenden professionals getraind. Jacco is auteur van het boek “Recruitment 4.0”.
⚠️ Let op: Deze informatie is algemeen educatief materiaal en vormt geen juridisch advies. Controleer altijd de specifieke eisen van de bank of instantie. Bij twijfel raadpleeg een professional. Gebruik voor eigen risico.
