Een sollicitant staat op het punt om jouw vacature te bekijken. In de eerste 30 seconden beslist hij of jouw organisatie het waard is om tijd in te investeren. Wat ziet hij of zij? Een standaard vacaturetekst vol jargon, onduidelijke verwachtingen en een sollicitatieproces dat meer lijkt op een hindernisbaan dan een uitnodiging.
En drie weken geleden ontving je 47 sollicitaties op die nieuwe managementfunctie. Perfecte cv’s, ervaren kandidaten, precies wat je zocht. Vandaag heb je nog 3 kandidaten over. De rest trok zich terug, reageerde niet meer op je berichten of ging plotseling voor “andere opties.”
Dit is geen toeval. Het is candidate experience.
Maar niet zoals je het mogelijk kent uit oude HR-handboeken of recruitment blogs. Dit gaat over wat er daadwerkelijk gebeurt in het hoofd van een sollicitant vanaf het moment dat hij jouw vacature ziet. Het gaat over zijn twijfels, zijn frustraties, zijn vertrouwen en uiteindelijk zijn beslissing om wel of niet door te gaan met jouw organisatie.
Na vele jaren werken met tienduizenden sollicitanten weet ik één ding zeker: de beste candidate experience ontstaat niet door betere systemen of mooiere websites. Het ontstaat door te begrijpen wat sollicitanten echt willen en daarop in te spelen.
Want een nieuwe baan zoeken is net zo ingrijpend als een huis kopen. Niemand neemt die beslissing lichtvoetig.
Zo verbeter je de Candidate Experience
Candidate experience – in het Nederlands ‘kandidaatervaring‘ genoemd, hoewel de Engelse term gangbaarder is onder recruiters – bepaalt of toptalent jouw aanbod accepteert of wegloopt naar de concurrentie.
Het sollicitant perspectief: wat gebeurt er werkelijk?
Een goede candidate experience begint met begrijpen wat er omgaat in het hoofd van een sollicitant. Elke fase van jouw recruitment proces triggert emoties, verwachtingen en beslissingen die je als organisatie vaak niet ziet.
De eerste 30 seconden
Een sollicitant ziet jouw vacature. Niet omdat hij wanhopig op zoek is, maar omdat hij nieuwsgierig is naar wat er mogelijk is. Hij heeft waarschijnlijk een baan, mogelijk zelfs een prima baan. Maar hij denkt: “Kan het beter?”
In die eerste 30 seconden scan hij jouw vacature op deze vragen:
- Begrijp ik wat dit werk inhoudt?
- Spreekt dit me aan?
- Lijkt dit op mijn niveau?
- Vertrouw ik deze organisatie?
De meeste vacatures falen hier al. Ze zijn geschreven vanuit het HR-perspectief (“Wij zoeken een…”) in plaats van vanuit de sollicitant (“Jij gaat…”). Ze staan vol met interne jargon, vage functieomschrijvingen en requirements lijsten die meer afschrikken dan aantrekken. Dit wordt bevestigd door onderzoek: 65% van kandidaten geeft aan dat zij zelden of nooit feedback krijgen over de status van hun sollicitatie, wat bijdraagt aan onduidelijkheid over wat er van hen verwacht wordt.
Een slechte eerste indruk van je vacature heeft directe gevolgen voor je candidate experience nog voordat iemand daadwerkelijk solliciteert.
Herkenbaar voorbeeld
Wat je schrijft:
“Wij zoeken een ervaren Marketing Manager die onze marketingactiviteiten verder gaat professionaliseren en uitbouwen in een levendige omgeving met volop groeikansen.”
Wat de sollicitant denkt:
“Professionaliseren betekent waarschijnlijk dat het nu een chaos is. Uitbouwen klinkt als overuren. Levendig betekent onduidelijke verwachtingen. Volop groeikansen… dat zegt iedereen.”
Het twijfelmoment
Stel dat je vacature de eerste scan overleeft. Dan komt de sollicitant bij het tweede belangrijke moment: de beslissing om daadwerkelijk te solliciteren.
Hier begint zijn interne afweging:
- Is dit het waard om tijd in te investeren?
- Hoe groot is de kans dat dit iets wordt?
- Wat moet ik allemaal doen om te solliciteren?
- Wie krijgt mijn gegevens en wat gebeurt daarmee?
De gemiddelde sollicitant heeft er meestal 3-4 dagen over nagedacht voordat hij besluit te solliciteren. Onderzoek van CareerArc toont aan dat kandidaten gemiddeld 3-4 uur besteden aan research en het voorbereiden van één sollicitatie, terwijl werkgevers vaak minder dan 15 minuten besteden aan het bekijken van die sollicitatie.
Hij heeft vaak jouw website bekeken, reviews opgezocht en mogelijk zelfs mensen in zijn netwerk gevraagd. Dit is doorgaans geen impulsieve beslissing.
Toch behandelen we sollicitanten vaak alsof ze er al volledig voor hebben gekozen. We vragen uitgebreide motivaties, laten ze formulieren invullen en verwachten dat ze enthousiast blijven terwijl ze weken niets horen. Dit is begrijpelijk vanuit organisatie-perspectief, maar kan contraproductief werken.
De commitment test
Elke stap in jouw proces is een test voor de sollicitant: “Ben ik nog steeds bereid om hier energie in te stoppen?” Bij elke negatieve ervaring zakt zijn commitment een beetje. Bij elke positieve ervaring groeit zijn interesse.
Het probleem is dat de meeste organisaties dit omgekeerd zien. Ze denken: “De sollicitant moet zich bewijzen aan ons.” Maar in werkelijkheid bewijst jouw organisatie zich ook aan de sollicitant. En hij beoordeelt jullie de hele tijd.
De 4 kernbehoeften van sollicitanten
Uit een onderzoek van loopbaanexpert Aaltje Vincent blijkt dat de wensen van sollicitanten vaak terug te voeren zijn naar vier kernbegrippen: Kennis, Eenvoudig, Transparant en Snelheid. Dit KETS-model® is ontwikkeld door sollicitatie-expert Aaltje Vincent en helpt je om vanuit het perspectief van de sollicitant naar je recruitmentproces te kijken.
Kennis: “ik wil weten waar ik aan begin”
Sollicitanten willen zo veel mogelijk informatie voordat ze zich committeren. Niet alleen over de functie, maar over de organisatie, de cultuur, de verwachtingen, het team en de ontwikkelmogelijkheden.
Wat werkt goed
- Vacatures die een dag uit het leven beschrijven
- Korte video’s van toekomstige collega’s
- Duidelijke organisatie-informatie op de website
- Open communicatie over salaris en voorwaarden
Wat werkt niet
- Vage termen zoals “uitdagende functie” of “levendige omgeving”
- Alleen interne jargon gebruiken
- Belangrijke informatie achterhouden tot het gesprek
- Standaard bedrijfspraat uit folders
Praktijkvoorbeeld:
In plaats van “Je werkt in een hecht team” schrijf je: “Je werkt samen met een projectleider, data-analist en creatief medewerker aan campagnes voor klanten in de zorg. Elke ochtend stemmen jullie af over de dag, en vrijdag wordt traditioneel koffie met gebak gedeeld als de week goed is verlopen.”
Eenvoudig: “maak het me niet onnodig moeilijk”
Solliciteren kost tijd en energie. Hoe eenvoudiger je het maakt, hoe meer kansen je hebt dat goede kandidaten de moeite nemen.
Wat werkt goed
- Sollicitatie in 1 minuut mogelijk maken (in andere landen kan langere tijd acceptabel zijn)
- CV uploaden in plaats van alles overtypen
- Duidelijke stappen communiceren
- Mobiel-vriendelijk proces
Praktijkvoorbeeld:
“Stuur je cv + korte toelichting waarom deze functie je aanspreekt naar recruitment@bedrijf.nl. Binnen 3 werkdagen hoor je of we elkaar willen leren kennen.”
Dit werkt beter dan: “Upload je cv, motivatiebrief en referenties via ons portaal nadat je een account hebt aangemaakt en het uitgebreide sollicitatieformulier hebt ingevuld.”
Transparant: “vertel me hoe het echt werkt”
Sollicitanten waarderen eerlijkheid, ook over minder leuke aspecten. Ze willen een realistisch beeld zodat ze een goede keuze maken.
Praktijkvoorbeeld
“We zijn eerlijk: dit is een drukke periode waarbij overuren soms nodig zijn. Tegelijkertijd krijg je veel vrijheid om projecten naar je hand te zetten. Vorige jaar implementeerde onze marketeer een nieuw CRM-systeem dat zij volledig heeft mogen uitkiezen en inrichten.”
Snelheid: “laat me niet te lang wachten”
Sollicitanten hebben alternatieven. Hoe langer je proces duurt, hoe groter de kans dat ze afhaken of voor een ander kiezen.
Praktijkvoorbeeld:
“We plannen binnen een week een eerste gesprek, gevolgd door een praktijkopdracht (1 uur) en een kennismaking met het team. Binnen 2 weken na je sollicitatie weet je of we verder gaan.”
Waarom sollicitanten afhaken: de 5 meest voorkomende redenen
Onderzoek naar kandidaat gedrag laat zien dat er meestal een aantal terugkerende patronen zijn waarom mensen tijdens het sollicitatieproces afhaken. Het begrijpen van deze patronen helpt je om proactief verbeteringen door te voeren.
“Ik begrijp niet wat ik zou gaan doen”
De vacature staat vol met bedrijfsjargon, vage omschrijvingen en interne termen. De sollicitant kan zich geen concreet beeld vormen van een gewone werkdag. Dit gebeurt vaak wanneer vacatures door verschillende mensen worden geschreven en beoordeeld, waarbij interne kennis wordt verondersteld die de buitenwereld niet heeft.
Oplossing: Schrijf alsof je het uitlegt aan je buurman. Gebruik concrete voorbeelden van werkzaamheden en vermijd interne termen. Test je vacature door hem voor te leggen aan iemand buiten jouw organisatie.
“Dit voelt als tijdverspilling”
Het sollicitatieproces is onduidelijk, traag of vol bureaucratie. De sollicitant denkt: “Als ze nu al op deze manier omgaan met mijn tijd, hoe is het dan als ik er werk?” Deze perceptie ontstaat vaak onbedoeld door interne procedures die logisch lijken voor de organisatie, maar frustrerend voor buitenstaanders.
Oplossing: Maak elk contact waardevol. Geef feedback, deel informatie, toon interesse. Behandel sollicitanten als gasten, niet als bezoekers. Vraag jezelf regelmatig af: “Wat levert dit contact op voor de sollicitant?”
“Ik vertrouw deze organisatie niet”
Door slechte communicatie, onduidelijkheid of negatieve signalen krijgt de sollicitant twijfels over de betrouwbaarheid van de organisatie. Vertrouwen is fragiel en wordt vaak onbedoeld beschadigd door kleine inconsistenties in communicatie of gedrag.
Oplossing: Doe wat je zegt en zeg wat je doet. Houd je aan afspraken, communiceer proactief en wees eerlijk over uitdagingen. Als er iets misgaat, erken het en leg uit hoe je het oplost.
“Ik vind een beter alternatief”
Terwijl jouw proces voortgaat, vindt de sollicitant een andere organisatie die sneller, duidelijker of aantrekkelijker is. In een markt waar goede kandidaten meerdere opties hebben, wint vaak de organisatie die het meest responsief en professioneel overkomt.
Oplossing: Wees de organisatie die anderen kopiëren qua snelheid en duidelijkheid. Behandel elke sollicitant alsof hij je beste optie is, ook al heb je meerdere kandidaten in procedure.
“Dit past toch niet bij me”
Door gebrek aan informatie of misleidende eerste indrukken ontdekt de sollicitant tijdens het proces dat de functie toch niet past bij zijn verwachtingen. Dit is vaak het gevolg van te optimistische presentatie in de beginfase.
Oplossing: Wees vanaf het begin realistisch en volledig in je informatie. Beter een goede afwijzing dan een slechte aanname. Dit bespaart tijd aan beide kanten en voorkomt latere teleurstellingen.
🎯 Verbeter jouw candidate experience
Leer kandidaten echt centraal zetten in je recruitment proces. Van vacaturetekst tot onboarding.
De mindset shift: van selecteren naar helpen kiezen
De grootste verandering in candidate experience is niet technisch, maar mentaal. Stop met denken dat sollicitanten zich moeten bewijzen aan jou. Begin te denken dat jullie elkaar moeten helpen ontdekken of het een goede match is.
Deze verschuiving in denkwijze lijkt klein, maar heeft grote gevolgen voor hoe je het hele proces inricht. Het verandert je van een beoordelaar in een facilitator van een wederzijdse keuze.
Van “wij kiezen” naar “wij helpen kiezen”
Traditionele mindset:
“We bekijken of deze kandidaat goed genoeg is voor ons.”
Nieuwe mindset:
“We ontdekken samen of dit een goede match is voor beide kanten.”
Dit lijkt een klein verschil, maar het verandert je hele benadering:
- Je gaat actief informatie delen in plaats van achterhouden.
- Je stelt vragen om de kandidaat te helpen, niet alleen om hem te testen.
- Je behandelt afwijzing als een service, niet als een oordeel.
Zelfselectie: laat sollicitanten betere keuzes maken
Hoe beter de informatie die je geeft, hoe beter sollicitanten kunnen inschatten of zij geschikt zijn. Dit levert doorgaans betere kandidaten op en voorkomt mismatches. Het vraagt wel moed om transparent te zijn over minder aantrekkelijke aspecten van de functie.
Voorbeelden van zelfselectie-informatie
- “Deze functie vereist regelmatig overleg met internationale collega’s in verschillende tijdzones”
- “Je werkt veel zelfstandig met deadlines die soms onverwacht verschuiven”
- “Ons team houdt van informele communicatie en directe feedback”
- “We zijn een scale-up waarbij processen nog volop in ontwikkeling zijn”
Sommige mensen lezen dit en denken: “Klinkt niet als iets voor mij.” Dat is prima! Die mensen zouden waarschijnlijk toch niet gelukkig worden. Anderen denken: “Dit klinkt als precies wat ik zoek.” Dat zijn je ideale kandidaten.
Praktische veranderingen die direct impact hebben
Deze aanpassingen vereisen meestal geen grote investeringen, maar wel een andere manier van denken over je recruitment proces. Het gaat om kleine veranderingen die grote effecten hebben op hoe sollicitanten jouw organisatie ervaren.
1. Herschrijf je vacatures vanuit sollicitant perspectief
De manier waarop je een vacature formuleert bepaalt welk type kandidaten je aantrekt en hoe zij over je organisatie denken.
In plaats van: “Wij zoeken een Marketing Manager die onze organisatie naar een hoger niveau tilt.”
Schrijf: “Als Marketing Manager ga je campagnes opzetten die echt impact hebben. Vorige maand genereerde onze SEA-campagne 40% meer leads dan verwacht. Jij bouwt dit verder uit.”
De eerste versie is abstract en gecentreerd rond de organisatie. De tweede versie is concreet en laat de sollicitant zich voorstellen wat hij gaat doen.
2. Maak solliciteren fijn en gemakkelijk
Elke interactie moet iets opleveren voor de sollicitant. Dit vraagt een ander perspectief: niet “wat hebben wij nodig van de kandidaat” maar “wat kunnen wij de kandidaat bieden in elke interactie.”
Dit kan zijn:
- Snelle ontvangstbevestiging met tijdlijn
- Nuttige informatie over de organisatie bij afwijzing
- Feedback over sterke punten na sollicitatiegesprekken
- Duidelijkheid over vervolgstappen
3. Train je team in candidate experience
Recruiters en hiring managers hebben vaak geen bewuste training gekregen in hoe kandidaten recruitment processen ervaren. Investeer in training die zich richt op het kandidaat perspectief.
Dit kan zijn:
- Mystery shopping van je eigen sollicitatieproces door externe partijen
- Rollenspellen waarbij recruiters en hiring managers de kandidaat rol spelen
- Training in interviewtechnieken die aandacht besteedt aan candidate experience
- Feedback sessies met recent aangenomen medewerkers over hun ervaring
- Video-analyse van gesprekken om te zien hoe kandidaten reageren
Een effectieve manier is het aanbieden van een training selectiegesprekken die specifiek aandacht besteedt aan candidate experience tijdens het interview proces.
4. Meet de juiste dingen
Stop met alleen meten hoeveel sollicitanten je krijgt. Begin met meten wat er met hen gebeurt in jouw proces:
- Hoeveel mensen beginnen met solliciteren en maken het af
- Hoe lang duurt het voordat mensen reageren op je berichten
- Hoeveel kandidaten trekken zich terug en waarom
- Wat zeggen afgewezen kandidaten over hun ervaring
Deze metingen geven je inzicht in waar je proces kansen heeft voor verbetering.
Vanuit sollicitant perspectief werken
Organisaties die vanuit het sollicitant perspectief werken ervaren meestal concrete veranderingen in hun recruitment resultaten. Academisch onderzoek van McFarland et al. naar “collective candidate experience” laat zien dat positieve kandidaat ervaringen op organisatie-niveau meetbare effecten hebben op nieuwe medewerker outcomes en bedrijfsresultaten.
Nederlandse data van CareerArc bevestigt dit patroon: bijna 60% van kandidaten heeft wel eens een slechte candidate experience gehad, en 72% van hen deelt deze ervaring online of mondeling. Dit heeft directe gevolgen voor je reputatie als werkgever.
Kwalitatieve verbeteringen
- Kandidaten die solliciteren zijn vaak beter geïnformeerd en gemotiveerder
- Minder mismatches omdat verwachtingen beter zijn afgestemd
- Positieve mond-tot-mond reclame, ook van afgewezen kandidaten
- Snellere acceptatie van aanbiedingen door meer vertrouwen
Meetbare veranderingen
- Hogere voltooiing van sollicitatieprocedures
- Kortere doorlooptijden van vacatures
- Minder herhalingssollicitaties voor dezelfde functie
- Lagere kosten per succesvolle hire
Het belangrijkste resultaat is vaak dat je als organisatie bekend komt te staan als een fijne plek om te solliciteren. In een krappe arbeidsmarkt kan dat een belangrijk concurrentievoordeel zijn, hoewel resultaten kunnen variëren afhankelijk van je sector en type functies.
Veelgestelde vragen over Candidate experience
“Als we alle informatie vooraf geven, waarom zouden mensen nog solliciteren?”
Omdat goede kandidaten juist meer interesse krijgen als ze een realistisch beeld hebben. Ze denken niet: “Klinkt saai.” Ze denken: “Eindelijk een organisatie die eerlijk is.” Transparantie werkt als filter: ongeschikte mensen haken af, geschikte mensen raken geïnteresseerd.
“Kost dit niet veel meer tijd van onze recruiters?”
Aan de voorkant vaak wel, aan de achterkant meestal niet. Je krijgt vaak betere kandidaten die sneller beslissen. Het scheelt tijd in interviews met ongeschikte mensen en in het overtuigen van twijfelende kandidaten. De totale tijd-investering blijft meestal gelijk, maar wordt anders verdeeld.
“Wat als we te veel informatie weggeven aan kandidaten?”
Sommige organisaties vrezen dat transparantie hen kwetsbaar maakt. “Als we eerlijk zijn over uitdagingen, werkdruk of cultuur, schrikken we dan goede kandidaten niet af? En wat als kandidaten onze openheid gebruiken om bij concurrenten betere vragen te stellen?”
Het tegendeel is waar. Transparantie creëert vertrouwen en zorgt voor betere matches. Kandidaten die wegblijven omdat je eerlijk bent over uitdagingen, zouden waarschijnlijk toch niet gelukkig geworden zijn. En als jouw informatie kandidaten helpt om elders een betere match te vinden, voorkom je een mismatch bij jezelf. Bovendien onthouden mensen welke organisatie hen respectvol heeft behandeld – ook als ze ergens anders gaan werken.
“Hoe krijgen we hiring managers mee in deze aanpak?”
Door ze het verschil te laten voelen. Laat ze een keer mee luisteren naar een tevreden sollicitant of naar feedback van iemand die een andere keuze heeft gemaakt maar wel positief is over jullie proces. Concrete voorbeelden werken vaak beter dan theoretische uitleg.
Candidate experience begint met een andere bril
De beste candidate experience ontstaat niet door betere technologie of mooiere procedures. Het ontstaat door te begrijpen dat solliciteren een emotionele ervaring is waarbij mensen hun toekomst in jouw handen leggen.
Sollicitanten willen niet perfect lijken. Ze willen de juiste keuze maken. Help hen daarbij door transparant te zijn, hun tijd te respecteren en hen te behandelen als partners in een wederzijdse keuze.
Candidate experience gaat uiteindelijk niet over systemen of processen. Het gaat over mensen die vertrouwen stellen in jouw organisatie om hen te helpen ontdekken of zij bij jullie gelukkig worden. Dit vertrouwen verdien je door consequent vanuit hun perspectief te handelen.
De vraag is niet: “Hoe krijgen we betere kandidaten?”
De vraag is: “Hoe helpen we kandidaten ontdekken of zij bij ons gelukkig worden?”
Als je die vraag eerlijk beantwoordt, lost candidate experience zichzelf op. Het wordt dan niet meer iets wat je doet, maar hoe je bent.
Over de auteur
Jacco Valkenburg is recruitment architect, auteur en trainer met 25 jaar ervaring in werving, selectie en candidate experience. Als oprichter van RecruitmentTraining.pro heeft hij duizenden HR-professionals getraind. Jacco is auteur van het boek “Recruitment 4.0”. Hij combineert wetenschappelijke inzichten met praktische ervaring uit tientallen interim recruitment projecten.
